Définition du terme
On pense qu'en Russie, pour la première fois, par rapport à la pratique étrangère, un système de gestion de documents a été mis en place dans le but d'établir la procédure de documentation des activités de gestion au sein de l'État. En 1973, un tel système s'appelait Unified State Customs Service, ce qui signifie «un État unifié». système de tenue des dossiers. " Au total, l'URSS a développé 16 systèmes unifiés.
La normalisation des documents est le résultat de la réorganisation du flux de documents du système en question qui répond à certaines normes. Réduire la correspondance et la complexité de sa compilation, ainsi que le désir d'éviter la duplication de données, sont considérés comme des problèmes urgents qui doivent être traités dans le cadre du travail de gestion. Un résultat efficace peut être obtenu par l'unification et la normalisation des informations sur le contenu et la forme.
La normalisation des documents consiste à élaborer les mêmes formulaires standard pour les protocoles ayant un objectif similaire, ce qui permet une utilisation plus efficace du papier dans l’impression des actes et des décisions. La normalisation facilite le processus de comptabilité, ainsi que la documentation d'archivage.
Terminologie similaire
Une définition pratiquement similaire est «unification», qui consiste à rassembler quelque chose, y compris des actes documentés, sous une forme unique ou un système commun, ce qui entraîne une réduction de l'ensemble initial des objets en question. L'unification, la normalisation et la normalisation des documents entraînent la formation d'une uniformité rationnelle dans tous les domaines d'activité, en particulier dans le domaine de la documentation. La réduction de la variété injustifiée de formes de données et la mise en place d'une structure unique se font par le biais de structures linguistiques, de détails, d'informations comptables et de leur stockage. Les chaînes de documents en excès sont supprimées au fil du temps pour éviter la duplication inutile d'éléments.
L'unification des documents vous permet d'établir une image unique des formulaires de documents administratifs exécutant les fonctions et tâches du format de gestion. Cette approche permettra de travailler avec un grand volume de documents afin de les normaliser dans le système de production et d'accélérer l'échange de données commerciales.
Augmenter l'efficacité
Un seul système de bureau favorise le traitement opérationnel, réduit le temps passé à travailler avec des documents qui concernent l’ensemble du personnel de bureau: des employés ordinaires aux gestionnaires.
Les objets de normalisation des documents peuvent être leur composition et leurs formes. L'unification de la composition des documents est l'attribution et la consolidation de la totalité des documents nécessaires à la résolution de tâches de gestion. À la suite de telles actions, il est prévu de réduire la composition des documents.L'unification des formulaires correspond à la sélection et à la consolidation des indicateurs d'information, y compris des détails correspondant à l'objectif des documents, ainsi que la définition des exigences générales pour leur création et leur exécution. Dans le travail de bureau, l’unification peut se produire à la fois comme étape de normalisation et comme processus indépendant.
L'essence de la normalisation
La loi fédérale "sur le règlement technique" n ° 184 énonce le principe de la définition: la normalisation des documents est un travail global visant à établir des règles pour leur utilisation volontaire, qui devrait permettre de rationaliser les informations dans les domaines de la production et de la circulation des produits et d'accroître la compétitivité services.
«Standard» peut être appelé un document qui indique les caractéristiques des produits, les règles pour la mise en œuvre de divers processus de production, les caractéristiques du transport et du stockage, du travail ou des services. La norme inclut certaines exigences relatives à la terminologie, à l'étiquetage, au symbolisme, à l'emballage et aux étiquettes.
Les documents normatifs sur la normalisation contiennent des règles et des exigences optimales pour la conception, la préparation, le stockage et la comptabilité des documents commerciaux, qui ont été approuvés de la manière prescrite et recommandés pour une utilisation répétée dans le travail de bureau. La normalisation (en termes simples) consiste à élaborer et à approuver des règles uniformes présentées aux documents afin de les rationaliser.
La normalisation implique l'érection des exigences de base pour les documents dans une norme légale. Grâce à ce processus, la formation de nombreux documents s'effectue selon une règle, plus facile à percevoir pour les destinataires. La normalisation des documents est le résultat de l'unification ou de sa forme la plus élevée.
Éléments de processus typiques
Les transformations peuvent concerner certains types de documents (GOST est indiqué par un numéro), des règles de structure et de conception, des éléments d'un système de documentation unifié (DCL). Un tel système consiste en une combinaison de formes de documents interdépendantes qui donnent une idée informative de certains types d’activités économiques et de gestion. USD repose sur des règles et des exigences uniformes et dispose des données nécessaires pour gérer tous les domaines d’activité.
Le système de documentation habituel est organisé de manière à répondre aux besoins de documentation de certaines activités. Les documents du système de normalisation sont le résultat du processus consistant à rassembler des documents sous une forme et un système uniques, lorsque l'uniformité prévaut, et qu'un ensemble injustifié de modèles de document, leurs détails et indicateurs sont réduits. Dans le processus de normalisation, il y a une transition vers une uniformité rationnelle dans le flux de travail.
Niveau d'approbation et catégories connexes
La normalisation est une forme d'approbation légale des résultats de l'unification, qui est une combinaison d'état. normes et une forme unique de documents inclus.
USD est divisé en:
- l'état les normes;
- formulaires normalisés de documents;
- directives pour leur utilisation.
Les détails du document unifié sont appliqués conformément à la tâche cible et au niveau d'approbation défini. Dans la Fédération de Russie, les documents de normalisation sont divisés en catégories:
- Départemental (division par branches). Ils permettent de documenter les processus de gestion communs à toutes les entreprises, quelles que soient leurs activités et les normes juridiques. L'approbation a lieu au niveau fédéral.
- Formulaires de documents d'entreprises, d'organisations et d'entreprises. Défini localement.
- Tout en russe. Les créateurs de telles formes sont l’Agence fédérale des archives, le Ministère des finances de la Russie, le Service d’État fédéral. statistiques, Banque centrale de la Fédération de Russie.Ces formes de documents sont obligatoires dans toutes les organisations, quelles que soient la forme de propriété et la subordination (par exemple, les documents comptables pour la comptabilité et la rémunération, qui ont été approuvés par la décision du Comité d’État de la Fédération de Russie du 5 février 2004).
- Formulaires de documents des entités constitutives de la Fédération. Leur approbation a lieu aux niveaux régional, régional ou local. Ces formes sont courantes dans le sujet pertinent de la Fédération de Russie.
Les spécificités du support informationnel
Outre les systèmes de gestion de documents interdisciplinaires, des formes de documents du système national de normalisation sont utilisées, qui reflètent les caractéristiques des activités d’industries spécifiques. Ces fonctionnalités sont divisées en:
- Données supplémentaires requises pour résoudre les fonctions de gestion d'un plan type (par exemple, licenciement / admission du personnel de l'éducation ou de la santé).
- Autres activités pour lesquelles une industrie similaire et ses règles de gestion ont été organisées. La documentation spécifique peut inclure:
- des recettes;
- antécédents médicaux;
- congé de maladie;
- des feuilles de témoins;
- des guides;
- inventaire des cas (archives);
- des cartes;
- affaires de puits (production d'exploration);
- les déclarations de performance;
- calendrier (documentation de formation).
Définition de la documentation
Cette question est traitée par des départements et des organisations spécialement autorisés, par exemple l’État russe. la bibliothèque se charge de déterminer la composition de la documentation disponible dans toutes les bibliothèques du pays. Les formes sectorielles de documents sont de nature normative si elles s'inscrivent dans le cadre d'un système départemental (tel qu'un système notarial ou judiciaire), des modèles similaires sont également utilisés dans des organisations spécifiques exerçant des activités similaires (par exemple, médicales ou d'assurance).
L'utilisation de documents de normalisation dans les entreprises permet de réduire les coûts de compilation, de traitement, de fabrication, de traitement des documents et de leur transfert. Ainsi, le flux de documents au sein de l'organisation est accéléré. La réorganisation du contenu des documents améliore la qualité des tâches de gestion. La composition du document est fixée dans la feuille de formulaire (un document réglementaire unique comprenant une liste des documents nécessaires à la mise en œuvre des tâches de gestion de la société ayant un statut juridique), et les transformations de formulaire de document sont fixées dans l'album de documents. La feuille de temps organise le processus de documentation et crée un schéma visuel permettant de comptabiliser tous les types d’activités. Le bulletin est formé de manière à établir certaines règles pour la fixation du lieu et de l’heure, ainsi que pour les décideurs.
Principales caractéristiques
Les types de documents de normalisation concernant l’album de formulaires de document (un ensemble de modèles de formulaires unifiés nécessaires à la gestion documentaire dans une institution) sont présentés:
- un échantillon de référence (sur papier) stocké dans le département ou le bureau;
- contrepartie électronique disponible sur chaque lieu de travail.
Les caractéristiques distinctives de la formation de ces documents sont les suivantes:
- uniformité de la création de la réglementation du contenu des documents, exclusion des doublons;
- terminologie et conventions communes, ce qui vous permet de comparer des indicateurs de différents niveaux de gestion et des systèmes considérés;
- la formation de modèles uniformes pour la construction de formes spécifiques de documents.
Principes et bases de la normalisation des documents
La Commission du CAEM a décrit une normalisation composite dans laquelle il est créé et appliqué à bon escient un système d’exigences connexes pour un objet et ses éléments afin de fournir une solution optimale à un problème spécifique. L'approbation des documents est basée sur les exigences de l'état.normes et règles du CMEA, de l'ISO et d'autres organisations internationales travaillant dans le domaine de l'unification et de la normalisation des documents.
Un changement brutal du contenu habituel des documents peut avoir un impact négatif sur la restructuration psychologique des employés de l'organisation. Par conséquent, le processus de conversion devrait se dérouler sans heurts et ne concerner que les modifications les plus nécessaires, tout en préservant les règles et les fondements des documents de normalisation nationaux, et sans causer de préjudice économique. D'abord, des changements minimes sont introduits, puis des changements radicaux. La conversion progressive des normes permet à tous les participants au processus de standardiser complètement leur flux de travail.
Traitement de l'information
Trouver des documents communs et créer un modèle unique généralement accepté simplifie les méthodes manuelles de traitement des données, rend le travail plus efficace, réduit les coûts de planification financière et réduit le temps nécessaire à la formation des cadres, ce qui entraîne une dynamique positive indéniable. Il est important de veiller au respect des exigences générales applicables aux documents de gestion dans les conditions de fonctionnement des systèmes de contrôle automatisés, lorsque l'effet de l'unification et de la normalisation de tous les documents augmente fortement.
L'archivage, qui étudie les fondements théoriques et pratiques de la science archivistique, influence l'amélioration des formes de documents. L'automatisation des processus de normalisation a commencé avec la classification du système de documents dans l'économie nationale, puis s'est poursuivie dans le domaine de la gestion, où il a atteint sa forme actuelle. Désormais, ce processus concerne des organisations internationales et nationales. Dix organisations étrangères s'efforcent de simplifier le flux des relations commerciales extérieures, notamment la Commission du commerce extérieur, le Comité du développement du commerce de la CEE, l'Organisation internationale de normalisation, etc.