Les voyages d’affaires sont des voyages d’affaires auxquels se rendent différents employés de l’organisation. Au cours de ces voyages, des problèmes importants pour l'entreprise sont résolus, par exemple, le travail de la succursale est contrôlé, un contrat est signé avec de nouveaux entrepreneurs ou certains biens sont achetés au fournisseur. Un employé de la société voyageant lors de ce voyage peut compter sur de nombreuses dépenses. Pour les repas et l'hébergement, une indemnité journalière de subsistance est attribuée pour un voyage d'affaires, dont la taille peut varier considérablement selon les organisations. La norme est fixée dans la documentation locale interne par un ordre du responsable de la société.
Objet du paiement
Le montant des indemnités journalières pendant les voyages d’affaires est déterminé individuellement dans chaque cas, car il tient compte de l’argent dépensé par l’employé au cours du voyage. L’indemnité de subsistance est présentée par le budget de l’employé dans une autre ville ou un autre pays. Toutes les dépenses sont indemnisées en fonction des exigences légales. Pendant tout le temps où l'employé est en voyage d'affaires, le salaire et la place occupée dans l'entreprise sont conservés.
Dans presque toutes les entreprises, les indemnités journalières pour les voyages d'affaires d'une journée ne sont pas payées, période pendant laquelle l'employé ne reste pas dans la nuit dans une autre région. Les indemnités journalières sont utilisées aux fins suivantes:
- sélection et paiement du lieu de résidence de l'employé;
- la nutrition des employés dans les établissements de restauration, ainsi qu'une compensation pour le coût d'achat de divers produits dans les magasins;
- les déplacements dans une autre région ou pays, ainsi que les frais de déplacement en ville par différents types de transport en commun;
- organiser divers événements sur la base d'une mission de gestion;
- d’autres coûts importants, mais ils doivent être nécessaires et appropriés, sinon la direction de la société peut refuser de transférer des fonds.
L'indemnité journalière pour un voyage d'affaires en Russie est déterminée individuellement pour chaque employé. Mais dans le même temps, les paiements maximum peuvent être enregistrés au niveau local.
Quand sont-ils listés?
Chaque entreprise détermine individuellement le moment où l'indemnité journalière doit être transférée à son employé. Deux options peuvent être utilisées pour cela:
- transfert de fonds à l'avance et, dans ce cas, un montant fixe est généralement versé, que l'employé peut gérer lors d'un voyage mais, si nécessaire, après un voyage d'affaires, il peut demander des fonds supplémentaires;
- paiement des indemnités journalières après le voyage, au cours desquelles l'employé doit dépenser ses fonds propres, puis rédiger un rapport contenant des informations sur toutes les dépenses, sur la base duquel celles-ci sont indemnisées.
La deuxième option est le plus souvent utilisée. Par conséquent, presque tous les employés de l'entreprise doivent faire un rapport spécial après le voyage.
Quels documents sont préparés par l'employé?
Après le voyage, un employé de l'entreprise peut compter sur une compensation pour les coûts encourus. Le montant des indemnités journalières accordées en voyage d’affaires dépend des dépenses du citoyen. Pour recevoir de l'argent, l'employé prépare les documents suivants:
- rapport direct, qui contient des informations sur le montant d'argent dépensé par un citoyen pendant le voyage;
- un bail si un citoyen utilise un appartement privé pour vivre un voyage;
- facture d'hôtel;
- des documents confirmant les frais de voyage, notamment des chèques, des reçus pour le linge de lit d'un train, des cartes d'embarquement pour un avion ou d'autres papiers similaires;
- preuve de l'utilisation des services de taxi fournis par divers reçus, chèques ou billets, et si un citoyen utilise un moyen de transport personnel, il transmet ensuite les chèques reçus des stations-service à l'employeur;
- documents confirmant d'autres types de dépenses.
Sur la base d'un tel rapport et d'autres documents, le comptable de l'entreprise calcule l'indemnité journalière. Par conséquent, les dépenses engagées par l'employé sont indemnisées.
Comment est réglé le paiement?
Chaque entreprise détermine indépendamment le montant de ces paiements, en tenant compte de l’objet du voyage, des capacités financières de l’organisation, ainsi que d’autres facteurs individuels. Dans ce cas, les normes enchâssées dans la documentation interne de l'entreprise sont prises en compte.
Pour approuver l'indemnité journalière lors d'un voyage d'affaires, un poste spécial est créé dans l'entreprise. Il est signé par le chef de l'entreprise. De plus, une commande d'indemnités journalières lors d'un voyage d'affaires est émise. Dans ce cas, les normes sont prises en compte, sur la base desquelles les fonds sont transférés de ces paiements vers des fonds différents.
Quand faut-il payer les paiements d’impôt sur le revenu des particuliers et les contributions à divers fonds?
Lors du calcul de l'indemnité journalière, les employeurs doivent déterminer combien ils n'ont pas besoin de payer d'impôt sur le revenu des particuliers et d'autres contributions à des organisations gouvernementales. Par conséquent, si la direction de la société ne souhaite pas que les paiements soient taxés, les restrictions suivantes sont prises en compte:
- si vous planifiez un voyage en Russie, le paiement maximum devrait être de 700 roubles. en une journée;
- si un employé est envoyé dans un autre État, un montant maximum de 2 500 roubles lui est versé. par jour
Si l'employé dépense plus de fonds, l'impôt sur le revenu des personnes physiques est prélevé sur la différence et le montant nécessaire est transféré aux fonds publics. Bien que la loi ne prévoie pas de paiement minimum, chaque organisation doit prendre en compte le montant réel des fonds dont un travailleur aura besoin pour effectuer une tâche dans une autre ville ou un autre État. Par conséquent, une réduction excessive des indemnités journalières lors d'un voyage d'affaires en Russie peut entraîner le mécontentement des employés de l'entreprise.
La durée du voyage est également prise en compte, car si un jour suffit pour mener à bien la tâche, l'employeur ne peut indemniser que les frais de déplacement indiqués dans le rapport. Certaines organisations transfèrent simplement à l'employé 50% de la norme établie.
Règles générales de transfert de fonds
Lors du calcul du montant de l’indemnité journalière lors d’un voyage d’affaires en Russie, les employeurs doivent tenir compte de certaines règles importantes. Ceux-ci comprennent:
- Les indemnités journalières ne sont versées que si le déplacement est dû à des besoins de production et ne constitue pas une initiative de l'employé direct;
- lors d’un voyage d’affaires, le responsable émet un ordre qui énumère toutes les conditions et exigences d’un voyage d’affaires;
- l'employé peut demander une avance, émise sur la base d'un mandat de décaissement en espèces;
- l'employé désigné qui a reçu des fonds de l'employeur doit effectuer certaines tâches pour lesquelles une affectation de travail est formée;
- dans les trois jours suivant le voyage, l'employé soumet un rapport d'avance spécial auquel sont joints d'autres documents confirmant les dépenses engagées;
- le rapport est vérifié par le comptable ou l'économiste de l'entreprise, après quoi le document est approuvé par le responsable;
- Le montant du paiement est calculé en tenant compte de la date de départ et de l’arrivée.
Si, sur la base de documents soumis par un employé, il est établi que celui-ci a dépensé moins que ce qui lui a été attribué à l’avance sous la forme d’une indemnité journalière, il doit restituer la différence au caissier de la société.
Les indemnités journalières sont-elles payées pour une excursion d'une journée?
Souvent, pour résoudre divers problèmes, il est nécessaire de ne pas dépenser plus d’une journée. La question se pose donc de savoir si les indemnités journalières sont versées dans de telles conditions. Un voyage en 1 jour sur la base du TC nécessite le transfert d'indemnité journalière. Un tel voyage est établi de manière standard, par conséquent, la feuille de temps indique que l'employé n'était pas présent sur le lieu de travail principal. Le lendemain, un employé de la société génère un rapport de voyage sur la base duquel il reçoit une rémunération du responsable de la société.
De nombreuses entreprises ne paient pas d'indemnité journalière pour les voyages d'affaires d'une journée, sauf indication contraire dans la documentation locale interne.
Que faire lorsque le voyage de travail se termine tôt?
Les employés reçoivent souvent une avance d’argent, mais dans le même temps, ils rentrent chez eux plus tôt que prévu, car ils s’acquittent rapidement des tâches définies par le responsable. Dans ce cas, ils doivent préparer correctement un rapport de dépenses.
Le comptable de l'entreprise sur la base de la documentation reçue effectue un nouveau calcul. La différence restante avec l'employé est retournée à la caissière de l'entreprise.
Comment le travail du week-end est-il payé?
L'indemnité de subsistance pour un voyage d'affaires est versée pour chaque jour civil du voyage, mais uniquement si le travailleur s'acquitte de sa tâche non seulement les jours de semaine, mais également le week-end.
Si un citoyen est envoyé dans une autre ville pour surveiller le travail de la nouvelle agence pendant plusieurs semaines, aucune indemnité journalière ne lui est attribuée pour le week-end.
Les nuances d'un voyage à l'étranger
Les travailleurs peuvent partir en voyage d'affaires non seulement en Russie, mais même dans un autre pays. Les caractéristiques d'un tel voyage incluent:
- l'indemnité journalière pour un voyage d'affaires dans un autre pays est généralement fixée à 2 500 roubles;
- les fonds ne sont payés en roubles que pour les jours où un citoyen se trouve sur le territoire de la Fédération de Russie;
- lors du passage de la frontière, les indemnités journalières sont versées dans la monnaie du pays où le salarié de la société est envoyé;
- si l'employé est le même jour dans la Fédération de Russie et dans un autre État, le paiement est divisé en deux parties, dont l'une en roubles et l'autre en virements.
Chaque entreprise a le droit, dans sa documentation interne, d’établir une procédure différente en fonction de laquelle l’indemnité journalière pour un voyage d’affaires est payée.
Que dois-je faire si un employé achète de la monnaie dans un autre pays?
En voyage d’affaires, les indemnités journalières permettent aux employés de payer l’hébergement et les repas, ainsi que de compenser les autres dépenses obligatoires. Si un citoyen est envoyé dans un autre pays, l'employeur peut lui émettre des fonds, à la fois en roubles et en devises.
Si l’argent est donné en roubles, l’employé, à son arrivée dans un pays étranger, doit acquérir indépendamment la quantité de monnaie nécessaire. Simultanément, il doit transmettre à l'employeur un document justificatif soumis par relevé bancaire. Il indique la quantité de monnaie achetée à la fin du processus et à quel taux l’achat a été effectué.
L’indemnité de séjour pour les voyages à l’étranger est prise en compte au taux fixé par la banque le jour de la présentation du rapport de mission par la direction à la direction de la société.
Que dois-je faire si un employé revient et part le même jour?
Il arrive souvent que des employés revenant d’un voyage d’affaires partent le même jour pour un autre voyage de travail. Cette situation ne viole en aucun cas les exigences de la loi. Dans les actes normatifs, il n'y a pas d'instructions concernant les règles d'exécution. Par conséquent, l'employeur peut utiliser deux méthodes:
- Deux jeux de documents sont préparés pour chaque voyage. Par conséquent, l'employeur émet deux ordres et forme également deux certificats et tâches. L'indemnité journalière est payée deux fois et le jour où deux voyages se croisent est payé en double.
- Combine deux voyages.Ce processus est utilisé s’il est connu à l’avance qu’un employé sera envoyé en deux voyages à la fois. Par conséquent, les documents sont compilés immédiatement, sur la base desquels le premier voyage est prolongé. En vertu de la loi, la durée du voyage n’est pas limitée, ce qui permet à l’organisation de le prolonger un nombre illimité de fois.
Le choix dépend uniquement de la décision de la direction directe de l'entreprise.
La comptabilité
Un grand nombre d'entreprises ne paient pas d'indemnités journalières pour un voyage d'affaires un jour, mais conformément à la loi, chaque entreprise doit organiser correctement les voyages d'affaires. Pour cela, non seulement un ordre est émis par le responsable et une affectation de travail est établie, mais les informations nécessaires sont également entrées dans les documents comptables.
Les affectations suivantes sont utilisées pour l’indemnité journalière de subsistance:
- D71 K50.2 - l'émission de fonds du bureau de change de la société;
- D71 K50.1 - l'émission d'espèces en roubles, si vous planifiez un voyage à travers le territoire de la Russie;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71 - acceptation du rapport de l'employé pour la comptabilité;
- D91 K71 - amortissement de la différence de change lors de l’achat d’une devise;
- D50 K71 - le retour du reste par l'employé s'il n'a pas utilisé tout le paiement d'avance reçu;
- D71 K50 - émission d'un dépassement si l'employé n'avait pas suffisamment de fonds précédemment reçus;
- D70 K68 - accumulation de l'impôt sur le revenu des particuliers si l'employé a dépensé plus que le montant de la norme établie par la loi.
Si l'employé a dépensé plus de 700 roubles en voyage d'affaires. ou 2.5 mille roubles., l'impôt sur le revenu des personnes physiques est payé de la différence. Le paiement des taxes est enregistré dans les rapports 2-PIT et 6-PIT.
Conclusion
Les voyages d'affaires sont nécessairement accompagnés du transfert d'indemnités journalières à l'employé. Ils sont habitués à payer la chambre et la pension. Leur taille varie selon que les tâches sont effectuées par un employé dans le pays ou s'il est envoyé dans un autre État.
Les fonds peuvent être transférés à l'avance ou après le voyage. Si le montant ne dépasse pas les normes établies par la loi, vous ne devez pas retenir de paiements d'impôt sur le revenu des particuliers.