Utformningen av arkivinventeringen i vårt land under de senaste åren är särskilt relevant på grund av de ständigt förekommande förändringarna, reformer, omstruktureringar och förändringar som påverkar den ekonomiska sektorn. Information lagrad i arkiv anses vara viktig och värdefull. Det låter dig förstå varför situationen har utvecklats på ett specifikt sätt, samt att förstå vad som är framtidsutsikterna. Arkiv är en ovärderlig informationskälla, men först då verkligen användbar när du kan navigera i den. För detta infördes ett system för att organisera arkiv.
Problemets relevans
Vårt lands arkiv syftar till att samla pålitlig information. Huvudfunktionen för arkivinventeringen är att förenkla sökningen efter nödvändig information i de största informationslagren. För detta tillhandahålls ett referenssystem, en metodisk grund som gäller alla statliga arkivinstitutioner. Vi talar i själva verket om en vetenskaplig och referensapparat som ett arkiv på nationell nivå fungerar på. Effektiviteten för denna enhet beror på hur effektivt och noggrant katalogerna bildas, det vill säga inventeringen.
De nuvarande verkligheterna med att göra affärer är sådana att en arkivinventering av ärenden är en viktig referensguide för att navigera bland ett hav av information. Inventeringen är ett dokument som visar de lagrade filerna, samtidigt som det används för att spela in dokumentation. Informationsbelastningen uppskattas som stor, inventeringen fungerar som grunden för sammanställningen av pekare och guider. Hur många inventeringarna är på många sätt avgör hur lätt och snabbt den information du behöver hittas. De talar om två huvudfunktioner i sådan dokumentation: information och redovisning.
Om terminologi
Arkiveringsfil är den huvudsakliga katalogen som strukturerar arbetet i en arkivorganisation. Inventory är ett redovisningsprotokoll, samtidigt är det ett vetenskapligt och referensobjekt som ger en möjlighet att snabbt hitta det du letar efter. Inventory - det sista steget av pappersarbete med dokumentation som måste lagras i statsarkivet eller organiseras med någon avdelning. För att arkivet ska vara fullt utrustat är det nödvändigt att skapa inventeringar för alla frågor avsedda för lagring permanent eller i mer än ett decennium. Det är nödvändigt att skapa kataloger som beskriver vilken personlig dokumentation som är relaterad till staten har utvärderats av experter och erkänts som värdefull, därför måste den också lagras.
I modernt kontorsarbete, med tal om arkivinventarier och deras syfte, noterar de att dokumentationen tillhör referenskategorin. Det är utformat för att beskriva sammansättningen och innehållet i de lagrade enheterna, samt för att konsolidera det systematiserings- och redovisningssystem som antagits i en viss fond. Objekten som beaktas i inventeringen är enheter. Varje inventering är en nivå. Det bör finnas tillräckligt med information i den så att du kan hitta nödvändiga data i enheten utan att spendera mycket tid på den.
Vilket och var
Enligt metodologiska rekommendationer bör sammanställningen av arkivinventarier individualiseras för fall som är avsedda att lagras permanent, i mer än ett decennium, och om personlig information om personal. Separat är det nödvändigt att sammanställa en inventering av ärenden som är specifika för en juridisk enhet. Det kan till exempel vara officiella utredningar, rättsliga artiklar eller vetenskapliga rapporter - det beror på institutionens art.Vanligtvis bildas inventeringen i samma institution där dokumenten som ska lagras sammanställdes och överfördes med dem till arkivet. Statliga arkivorganisationer har en specialiserad vetenskaplig apparat. Om den mottagna beskrivningen inte uppfyller dess standarder sammanställs inventeringen på nytt med hänsyn till lokala krav.
Genom att sammanställa en arkivinventar kan du avslöja dokumentationens sammansättning, beskriva dess innehåll, förenkla redovisningen av det totala antalet lagrade filer och hjälper till att stabilisera den interna systematiseringen av hanteringen av dokumentärcirkulationen. Varje fall beskrivs på ett speciellt kort. Titeln måste anges, varifrån det är tydligt vilken typ av dokument som lagras inuti, och innehållet i en sådan enhet. En korrekt genomförd inventering beskriver tydligt innehållet i hela dokumentationsfonden.
Funktionalitet och sammanställning: ett antal nyanser
Genom att sammanställa en arkivinventar kan du bestämma hur många enheter som finns i fonden. Genom detta implementeras säkerheten för dokumentation och kontroll över volymjusteringen. Eftersom ärenden tilldelas serienummer kan du snabbt hitta användbar information. Samtidigt hjälper inventeringen att upprätta och ställa in ett rationellt arrangemang av dokumentation som motsvarar tydlig logik. Klassificeringen av dokumentation inom ramen för arkivet är en gruppering baserad på vissa vetenskapliga beräkningar. I det här fallet beaktas de strukturella egenskaper som historiskt accepterats i en viss institution, liksom de specifika detaljerna i fondens arbete.
Klassificering, som är ett integrerat element i arkivinventeringen, innebär att man först utarbetar ett system för att dela upp alla fall i grupper och sedan direkt distribuera det. När du har klassificerat alla kort kan du skapa en inventering för dem. Ibland görs en inventering som återspeglar stiftelsens angelägenheter. Detta behövs vanligtvis om företaget inte längre finns. Om en del av den juridiska enheten upphör att existera, bildas en inventering av alla ärenden under alla år av denna enhet.
Varulager: vad är de för?
Dokumentation som förklarar vad som är viktigt arkivinventarier sammanställs finns på federal nivå - detta är lagstiftning. Dessutom kan lokala rättsakter som styr denna fråga antas av företaget. Som regel görs inventeringar under ett år, men de kan också utarbetas för en annan tidsperiod. Så här klassificerar de affären som dök upp i företaget under denna period. Varulager kan ha olika funktioner, vara tematiska, ämne. Du kan lämna en inventering av alla fondens angelägenheter, du kan skapa ett separat oberoende dokument för olika delar av denna fond.
I själva verket är en arkivinventar en lista över lagrade filer, det slutliga resultatet, ett certifieringsblad, en katalog. Beskrivningen anger vilka enheter som lagras i filen. För att göra detta använder du siffror, index, rubriker, tidsfrister, antalet ark och anteckningar. Vanligtvis är inventeringen sammanställd i en tabell och varje listad parameter har sin egen kolumn. Den primära dokumentationen för den person som är ansvarig för bildandet av inventeringen är den nomenklatur som antagits i företagets kontor. Innan du börjar arbeta i arkiv bör du kontrollera om titlarna på dokumentationen stämmer med namnet på ärendet, hur korrekt det är formaterat, om dokumentationen är korrekt inuti. För att inventeringen ska anses vara korrekt sammansatt måste alla lagringsenheter numreras med hänsyn till de interna reglerna för systematisering. Ett enhetligt normsystem tillämpas både på affärer och på objekt inom dem. För att korrekt fylla i en beskrivande artikel måste du överföra alla rubriker med största precision. När du introducerar element vars rubriker matchar måste du skriva "Samma". Om rubrikerna är olika överförs informationen helt.
Grundläggande regler
Listan över arkivdokument kan bestå av flera ark.På varje ny bör alla rubriker finnas i fullständig ordalydelse, exakt motsvarande originaldokumentationen, även om det föregående arket hade samma namn. I anteckningarna är det nödvändigt att beskriva dokumentets fysiska tillstånd samt att sätta ett märke om fallet faller bort. Om ett fall innehåller dokumentation under flera år är det nödvändigt att sortera det med fokus på underhållets startdatum. Vid numrering får värdet "9999" inte överskridas. Femsiffriga siffror är inte tillämpliga för detta. Om möjligt bör allt systematiseras och beskrivas med hänsyn till kronologin. Den andra sorteringsregeln är företagets interna struktur.
När en inventering av arkivdokument sammanställs är det sista steget i dess bildning ett unikt nummer. För att bestämma det styrs de av ett register över varulager. Om organisationen tar emot varulager från strukturenheten och använder dem i sitt arbete, för att generera en beskrivning av hela företagets arkiv, är det nödvändigt att avdelningen överför alla dokument i duplikat. Årets inventering görs i fyra exemplar, för personalens angelägenheter är tre identiska varulager nödvändiga. För fall som är avsedda att lagras i mer än två decennier, bör en inventering göras med två kopior. När du sammanställer en inventering av dokumentation relaterad till personal måste du först lägga till alla beställningar, sedan listor, kort. Först sedan sorteras personliga filer, sedan räkningar och löneblad. Nästa ordning är arbetsböcker, den sista delen är handlingar som utarbetats inom ramen för industriolyckor. För att systematisera personliga angelägenheter, vänd dig till alfabetisk ordning. Det är nödvändigt att göra ärenden i inventeringen, med fokus på året då personen blev sparken.
Struktur och innehåll: designens subtilitet
För bildandet av olika typer av arkivinventarier är ansvariga för olika strukturer i företaget. Så under ett år bör ett sådant strukturdokument bestå av avdelningar, och ansvaret för bildandet av en konsoliderad inventering ligger hos avdelningsarkivet. Ett sådant dokument kommer att ligga till grund för arbetet med specialister i statsarkivet som tar emot dokument från företaget. De använder en sammanfattande inventering för att bilda sin interna arkivdokumentation på ett sådant sätt att personliga filer och dokument avsedda för permanent lagring finns i olika fack i arkivet.
Någon form av arkivinventar börjar med en titel. Titeln följs av en innehållsförteckning, därefter ett förord, varefter inventeringen börjar direkt. Var noga med att lista alla förkortningar som används i dokumentet, dechiffrera dem, lägg pekare och målaröversättningstabeller. En nödvändig del av inventeringen är en bibliografi. Sedan följer en ordlista med villkor och ett certifieringsblad stänger dokumentet. Titeln måste helt ange namnet på arkivet och företaget som skapade dokumenten, namnet på fonden och registreringsskyltar, namn på varulager och datum.
Vad skriver de om?
Innehållsförteckningen för arkivinventeringen är avsedd att indikera vilka sektioner som finns inuti, på vilka sidor de startar. Förordet samlar information om företaget som bildade dokumentationsfonden, om fonden själv. Här skriver de en kommentar, beskriver vilken typ av dokumentation som lagras inuti. Förordet är också en lista över referensapparaten.
Huvudtexten är en beskrivning. Ange serienumret, dess titel och äkthet för varje enhet. Om före företaget använde lagernummer måste de registreras i huvuddelen av inventeringen. Det nämns också vilka redovisningsenheter som är, hur många ark som finns i en viss enhet, på vilket språk det är sammansatt och i vilken version det reproduceras. I inventeringen kan indikera vissa visuella funktioner i det lagrade fallet. Om det är avsett att lagra särskilt viktig och värdefull dokumentation kan beskrivningen ge anteckningar till sådana objekt.
En lista över förkortningar som används i arkivinventeringen är nödvändig om specifika förkortningar som användes inom ett visst företag användes i arbetet. Genom pekare reflekterar ämnesbegrepp. Ibland är pekare associerade med geografi, namn, datum. Kommentarer är tillåtna. Om specialiserade termer användes i arbetet, måste dessa dekrypteras i ordboken som följer med inventeringen. Certifieringsarket är avsett att ange den totala informationen om dokumentet. Det säger hur många ark som är numrerade inuti, hur många enheter lagras, om kompositionen ändrats under lagring. Kompilatorn av inventeringen krävs för att underteckna ett certifieringsblad. Om ändringar är nödvändiga, registreras dessa på certifieringsbladet av upphovsmannen eller annan person som är ansvarig för proceduren.
Detaljerad och korrekt
Som du kan dra slutsatsen från proverna i arkivregister över ärenden, bör det färdiga objektet utformas i enlighet med standarderna för kontorsarbete. Det är nödvändigt att bilda ett helpdesk tack vare vilken datainsamling blir snabbare och effektivare. Genom en sådan enhet kan du snabbt få ytterligare data om dokumentationsfonden. Referensapparaten som följer med inventeringen bör innehålla en titel sida och dokumentets innehåll, ett förord, en lista över förkortningar och förkortningar som används samt index. I vissa fall kan det finnas ytterligare element - tabeller, ordböcker.
Titeln måste ange namnet på arkivet som dokumentationen lagras i, vad som är namnet på fonden, inklusive förkortningen, samt dess nummer. Ange antalet inventering och dess namn. Innehållsförteckningen ska innehålla en fullständig lista över alla sektioner och referensapparaten, inklusive förordet, listan över förkortningar som används och namnen på delarna. Varje titel åtföljs av ett sidnummer som tilldelas det när man sammanställer en inventering. Det anses med rätta att för utredningspersonalen är en av de viktigaste delarna förordet, som beskriver historien för den institution som bildade fonden. De skriver den historiska miljön, förhållandena under vilka företaget var aktivt, datumet för dess utseende och den hierarkiska underordnade strukturen. Förordet indikerar hur pappersarbetet var organiserat, hur stort institutionen var och vilka funktioner den utförde, varför det omorganiserades eller likviderades och när det hände.
Om förkortningar
En sådan lista sammanställs med hänsyn till alfabetet. Den bör innehålla alla förkortningar som används i sammanställningen av inventeringen. Dokumentet måste innehålla hela namnet på varje ord som har minskats minst en gång. Vanligtvis används förkortningar för att spara utrymme, bara ofta använda ord förändras. Dessutom dekrypteras helpdesk alla förkortningar. Rätt sammanställning av detta element hjälper till att göra en enhetlig inventering, vars objekt är så informativt som möjligt och förmedlar tydligt den information som krävs för läsaren.
Det finns några förkortningar som allmänt accepteras och aktivt används i skriftligt tal - symboler som kodar längd och massa, andra måttenheter samt förkortningar "t. d. "," t. e. ”och liknande. De behöver inte målas. Det är inte nödvändigt att avkoda de förkortningar som faktiskt används ord. Till exempel hänvisar "fackföreningsutskottet" just till denna kategori förkortningar, som ofta används i samtal.
Hur det hela började
Från mänsklighetens historia är det känt att arkivinventering kanske är den äldsta typen av referensmanual som införts för arkiv. Användningen av varulager under trettonhundratalet bekräftades officiellt, och i dessa dagar användes de för att ta hänsyn till viktiga dokument och säkerställa säkerheten. Tack vare inventeringarna blev det lättare att söka efter dokument, så det var möjligt att använda dem som källor till värdefull information.Under 13-15 århundraden var inventeringarna korta, sammanställda utan speciell systematisering, endast kort beskrivna böcker, manuskript. Det var faktiskt informella listor.
Under det sextonde århundradet blev inventeringsmetoden mer ansvarsfull. Listorna inkluderade en lista över de olika dokumentationsalternativen. Det fanns inventarier där objekten grupperades enligt något attribut, även om de samtidigt användes, där informationen registrerades utan systematik. På sjuttonhundratalet gick framstegen med bildandet av varulager vidare, detaljerade guider började skapas, som skilde sig från varandra i format. De var mycket användbara, och till och med moderna forskare som använder sådana inventeringar får från dem viss viktig information om tidigare genomförda ärenden och sedan utarbetade dokument. Under sjuttonhundratalet konsoliderar slutligen inventering en systematisk beskrivande karaktär.