Granskning av affärsprocesser: när och hur man genomför det? Affärsprocesser - exempel

För att överleva i hård konkurrens är det viktigt för ett modernt företag att snabbt svara på marknadsförändringar och utnyttja tillgängliga resurser rationellt. Med tiden minskar dock effektiviteten - en del av åtgärderna och förfarandena blir föråldrade, avdelningarna börjar duplicera varandras uppgifter. Det är därför en snabb revision av affärsprocesser är så viktig. Genom att känna till företagets svagheter kan ledningen vidta lämpliga åtgärder och optimera arbetet.

definiera

En affärsprocess är en kedja av logiskt anslutna, periodiskt upprepade operationer under vilka organisationens resurser används för att bearbeta ett objekt (praktiskt taget eller fysiskt). Med andra ord, detta är ett visst segment av företagets arbete med verkliga, mätbara resultat.

En internrevision av affärsprocesser är en analys av alla typer av företag: produktion, kommersiell, social. Dess uppgift är att bestämma hur effektivt de viktigaste strukturella enheterna i företaget och kanalerna för informationsöverföring fungerar.

När man ska spendera

1. Efter införandet av ny dokumentation och instruktioner. Till exempel när du installerar annan programvara. I det här fallet är det bättre att genomföra en revision inte omedelbart, men efter ett tag, nödvändigt för "inbrott" och testning. Verifieringsdjupet beror på storleken på förändringarna och vikten av denna process för företaget.

2. Planerad revision. Det utförs enligt det fastställda schemat, minst en gång per år.

3. Oplanerad revision. Det är organiserat på begäran av ledningen eller chefen som ansvarar för en specifik affärsprocess. Ett sådant behov kan uppstå om:

• ett stort fel inträffade;
• klagomål från processklienter (externa och interna) mottas periodiskt;
• Det finns förslag och idéer för att förbättra processen.

Sammanfattningsvis kan vi säga att revision av affärsprocesser är nödvändig i alla fall när några förändringar inträffar i företaget.

Typer av affärsprocesser

I modern ledningsteori accepteras uppdelningen av processer i huvud- och hjälpmedel allmänt. Den första gruppen innehåller allt som gör att en organisation kan tjäna pengar och uppnå vissa mål:

• produktion av varor / tillhandahållande av tjänster;
• marknadsföring och försäljning;
• logistik och leveransservice;
• kommunikation med leverantörer och mellanhänder;
• skatt redovisning;
• kundsupport.

Stödja i sin tur är de processer som säkerställer implementering av kärnan, ger nödvändiga resurser och information. Dessa är interna funktioner, såsom personalhantering, redovisning och att säkerställa ett objekts säkerhet.

Affärsprocesser: exempel och beskrivning

Det är viktigt att notera att varje specifikt företag har sin egen lista över affärsprocesser, med beaktande av dess storlek och aktivitet.

Huvudelementen i vilken PSU som helst inkluderar:

• inmatningsdata;
• resurser (människor, utrustning, infrastruktur, mjukvara);
• kriterier (kundkrav, standarder, lagar);
• dokument och poster (betalningar, ansökningar, beställningar, kvitton, fakturor);
• utdata (produkt, dess del eller nödvändig information);
• mätning av resultat (revision, övervakning, analys).

Dessutom måste varje process ha en utsedd ägare som är ansvarig för slutresultatet.

Låt oss se hur affärsprocesser kan beskrivas. Vi tog exempel från två helt olika sfärer i deras väsen.

Det första företaget säljer franchises.I sitt arbete med kunder kan fyra huvudsakliga affärsprocesser särskiljas. I sin tur består var och en av flera operationer.

1. kvalificering. Uppgift: behandla ansökan. Det här steget låter dig skapa en tratt och utvärdera marknadsföringens effektivitet. Den anställda behandlar den mottagna ansökan och överför den till statusen "Kvalificerad" eller "Avslag". Alla kvalificerade applikationer faller omedelbart i BP-2.
2. Till salu. Uppgifter: att göra en presentation, att arbeta med invändningar, att få ett bidrag och att överföra projektet till kuratorn. För att förbättra arbetseffektiviteten utvecklas ett system för anställdas motivation, en plan och en försäljningsprognos. Transaktioner kommer automatiskt från BP-1 eller skapas manuellt av chefen. Efter överföringen till kuratorn går projektet till BP-3.
3. lansering. Uppgifter: utnämning av en kurator, början av arbetet och förberedelse av en rapport. Den här affärsprocessen ger en stegvis stegfranchiselansering. Nya funktioner läggs till: dokumentfixering, aviseringar till kunder, locka till sig nya anställda och entreprenörer.
4. royalty. Uppgift: i tid för att få ett bidrag (Royalty). Omedelbart efter lanseringen skapas automatiskt en ny affärsprocess och datumet för nästa betalning tilldelas. En plan för franchisetagare håller också på att utarbetas.

Det andra exemplet är en reklambyrå för hela cykeln som producerar tryckprodukter, utomhusreklam, självhäftande material samt hotelltillbehör. Här är tre grundläggande processer:

1. Sök. Det är nödvändigt att hitta potentiella kunder, skapa kontakt och ordna ett möte. Dessutom måste du ta reda på var klienten kom ifrån (från databasen, Internet eller andra källor), omfattningen av den planerade kampanjen (i tusen rubel) och om nödvändigt skälen till avslaget.
2. Till salu. På begäran skickas ett kommersiellt förslag, sedan utfärdas en faktura. Betalningsformen anges (100%, efterbetalning, garantibrev). Sedan går ordern i produktion (BP-3). Efter leverans och mottagande av feedback är huvudmålet att göra det maximala antalet repeterade försäljningar.
3. produktion. Efter mottagandet av beställningen bekräftar produktionschefen tidsfristen (tidsfristen). Teknologiska operationer utförs - förtryck, tryckning, post-pressbehandling. Om klienten är nöjd med resultatet återgår projektet till BP-2, annars återgår det till början av processen för revision.

Det är mest bekvämt att föreställa företagets affärsprocesser i en schematisk form som visar de viktigaste kopplingarna mellan dem (till exempel övergången från den första presentationen till försäljningsstadiet). Du kan också ge information i tabellformat:

Dokumentationen

Revisionen består av följande nyckelpositioner:

1. Uppförandets ordning. Detta dokument är godkänt av den högsta ledningen och innehåller information om orsakerna till revisionen (planerad / oplanerad), mål, anläggningar, ledamöter i kommissionen. Revisionschef utses omedelbart, såväl som villkoren för utveckling och godkännande av programmet.

2. Arbetsdokument från revisorer. Detta inkluderar alla anteckningar som revisorerna gör under revisionen, såväl som ifyllda frågeformulär, undersökningsresultat, intervjuformulär, tester osv. Dessutom lagrar företaget regleringsdokument som anger kraven för arbetsdokument. De bör innehålla:

• datum och plats för sammanställningen, inspektörens namn;
• källor och metoder för att få information (intervjuer, observation, frågeformulär);
• detaljerad beskrivning av de studerade affärsprocesserna;
• resultat av alla tidigare granskningar.

Arbetsdokument fylls i både godtyckligt och i förväg fastställd form - till exempel i form av tabeller, grafer, text etc.

3. Revisionsplanen. Det innehåller flera huvudavsnitt: samla in och sammanfatta information, genomföra djupanalys, slutsatser, utveckla förslag och rekommendationer, sammanställa en rapport och presentera resultaten. I början av revisionen anges dess syfte, en beskrivning av de undersökta affärsprocesserna samt stadierna och huvudverifieringsaktiviteterna. För varje steg är det nödvändigt att fastställa viktiga uppgifter, metoder för insamling och analys av data, tidsfrister, resurser och de som är ansvariga för resultatet.

4. Rapportera. Detta dokument sammanfattar det utförda arbetet, identifierar företagets styrkor och svagheter. Det första avsnittet innehåller allmänna slutsatser, och det andra innehåller detaljerad information om resurserna och resultaten.

5. Revisors rapport. Visar de viktigaste resultaten och rekommendationerna för att optimera affärsprocesser.

deltagarna

Beroende på organisationens komplexitet, dess struktur, antalet anställda och affärsdetaljer beror det på vem som kommer att genomföra revisionen. Tänk på de deltagare som krävs i revisionen.

1. Initiativtagare och person som godkänner revisionen. Som regel är detta en av företagets ledare eller deras suppleanter.
2. Revisionskommission. Obligatoriska krav för deltagare - högre utbildning och arbetslivserfarenhet under minst en viss period.
3. Chef för kommissionen. Denna position tilldelas anställda i en av de oberoende avdelningarna i företaget (avdelningar som är direkt underordnade företagets ägare och inte deltar i den huvudsakliga affärsprocessen - säkerhetstjänst, strategisk utvecklingstjänst, etc.). Ibland är experter från tredje part inblandade.
4. Reviderade personer. De kan vara alla anställda i organisationen som har den information som krävs för verifiering.

I ansedda företag skapar ofta särskilda uppdrag för att kontrollera revisionen.

I storleksordningen

Revisionen av affärsprocesser utförs i enlighet med tydligt definierade krav. Företagets huvudsakliga konjunkturcykler undersöks - utbud, produktion, försäljning, investeringar (investeringar i modernisering och expansion) samt ledning.

Steg 1: Studera de allmänna mönstren

Internrevision inleds med insamlingen av grundläggande information om företagets aktiviteter, dess struktur och enheterna. I grund och botten erhålls det från företagets dokument - en strategisk plan, förvaltningsregler, jobbbeskrivningar, koder, etc. All data matas in i rapporten, vilket indikerar:

• organisationsstruktur;
• lista över viktiga affärsprocesser;
• beskrivning av enhetsarbetet: namn, funktioner, inkommande och utgående dokument, resultat av aktiviteter.

Ofta, efter rapportering, genomförs intervjuer med personalen. Detta gör att du kan upptäcka felaktigheter i tidiga skeden, se skillnaden mellan det verkliga tillståndet och hur de anställda själva representerar organisationen.

Steg 2: Detaljerad analys av affärsprocesser

I detta skede är det nödvändigt att beskriva sekvensen och funktionerna för olika verksamheter i företaget. För enkelhets skull sammanställs tabeller som beskriver varje affärsprocess individuellt.

Dessutom sammanställs detaljerade diagram och aktivitetsdiagram som återspeglar företagets organisationsstruktur, arbetssekvensen, interaktioner mellan anställda vid samma avdelning och olika avdelningar. Hela förfarandet bör dokumenteras. Om möjligt rekommenderas det att organisera ljud- och videoinspelningar.

Steg 3: Modellering

Syftet med detta steg är att systematisera information om företaget och dess processer i visuell grafisk form. Modellen ska visa strukturen för affärsprocesser, funktionerna i deras implementering samt arbetsflödessekvensen.

Först utarbetas en strukturell modell som visar interaktion mellan avdelningar, dokumentation, strukturen för affärsprocesser (från allmänna grupper till privata uppgifter). Dessutom visar det hur data, resurser och dokument flyttas mellan huvuddeltagarna.

Den färdiga modellen överensstämmer med arkitekter, ledande programmerare och specialister i organisationen.

I detta skede utvecklas ett detaljerat arbetsflödesschema. För detta tilldelas varje dokument sitt eget unika registreringsnummer / kod. I en förenklad form ser det ut så här:

Om det finns några avvikelser under inspektionen är det nödvändigt att fastställa deras orsak. Det kan vara antingen externt eller internt, objektivt eller subjektivt (till exempel låg anställdas motivation).

Steg 4: Förberedelse av rapporten och presentation av resultaten

Baserat på den mottagna informationen bör kommissionen ta fram rekommendationer och förslag för att förbättra processerna. I det här fallet är det nödvändigt att svara på viktiga frågor:

• Vilka negativa biverkningar kan jag stöta på?
• Måste jag uppdatera all dokumentation?
• Hur lång tid kommer det att ta effekten av förändringarna?

Därefter förbereder chefen en rapport och en slutsats samt en presentation av resultaten. Således gör revisionen av affärsprocesser företagets ägare möjlighet att lära sig om "svagheter" och problem i organisationen. Samtidigt beaktas synvinkeln för två sidor samtidigt - kontroll och verifiering.

Förbättring och utveckling av affärsprocesser kan omfatta åtgärder för ytterligare utbildning av anställda, mjukvaruutveckling, förslag till främjande av personal och personalförändringar.

Revisionsmetoder och informationskällor

Att starta ett företag och alla väsentliga förändringar i företaget kräver användning av den mest exakta och tillförlitliga informationen. Dessa är främst matematiska förutsägelser, jämförelse och beräkning av data. Datakällorna är dokument:

• uppskattningar, arbetsutföringsloggar;
• dokument för beställning;
• leveransavtal;
• fakturor;
• kort för beräkning av produktionskostnader;
• inventeringskort;
• redovisningsregister;
• rapporter om ankomst och utfärdande av materiella resurser, lagerbokföringskort;
• kontoutdrag, kredit- / debiteringsdokument etc.

Det är också nödvändigt att samla in information om processindikatorerna - inte bara de exakta värdena, utan också hur de beräknade värdena beräknas, vilka åtgärder som vidtas vid avvikelser. Dessa uppgifter kan erhållas i processen för att övervaka framstegen i arbetet samt i intervjuer med anställda, kunder och leverantörer.

Viktiga indikatorer för prestanda

Beroende på vilket syfte revisionen av affärsprocesser genomförs används olika kriterier och utvärderingsmetoder.

Med hjälp av ett balanserat resultatkort kan du omedelbart se vilka arbetsproblem som uppstår. Den svåraste perioden i detta avseende är starten på ett företag, då det inte finns något att jämföra indikatorer med. Det är därför många unga företag engagerar externa experter i revisionen som kan bedöma potentiella risker långt innan de allvarligt stör företagets arbete.