Revision av försäljningsavdelningen: mål och mål

Även i väst är en revision av en försäljningsavdelning nästan en obligatorisk händelse för alla företag, men många ryska företagare underskattar fortfarande dess värde. Och förgäves. Om vi ​​vänder oss till statistik kan vi faktiskt se att konkurrensen på bara tio år har ökat avsevärt och vinsten tvärtom har minskat (från ~ 70-80% till 10-15%).

En kompetent revision av försäljningsavdelningen gör det möjligt även i de inledande stadierna att ta reda på var företagets Achilles 'Heel ligger och vilka problem som hindrar effektiv marknadsföring av produkter. Enkelt uttryckt är detta ett test som avgör hur effektivt denna konstruktionsenhet fungerar och hur dess prestanda kan förbättras.

När man ska spendera

Detta beror i stor utsträckning på företagets storlek, liksom på specificiteten på marknaden där det verkar. Men experter rekommenderar att en revision av marknadsföring och försäljning genomförs minst en gång om året. Verifiering är nödvändig i sådana situationer:

• försäljningstillväxt hos företaget under de planerade indikatorerna;
• chefen vill öka vinsten på grund av försäljningstillväxt;
• vanliga kunder lämnar företaget (eller minskar inköpsvolymen);
• en konkurrent tar högre positioner och erövrar marknader som ännu inte är tillgängliga för dig;
• inom avdelningen finns en "personalomsättning".

Om revisionen genomförs på rätt sätt kan företaget uppnå en betydande försäljningstillväxt och öka avdelningens effektivitet.

Viktiga uppgifter

Det första villkoret för att organisera en revision är att tydligt sätta mål. Det är nödvändigt att avgöra i vilket exakt skede affärerna ofta bryts, vilka är styrkorna och svagheterna hos personalen, vilka klienter är lättast / svårast att arbeta med. Dessutom studeras teknik som anställda använder när de kommunicerar med potentiella köpare. Vad är det här för:

• identifiera fel, felberäkningar i marknadssystemet;
• förstå vilka förändringar som kan göras i det befintliga systemet;
• identifiera de viktigaste riktningarna för att öka försäljningen;
• göra försäljningsprocessen transparent och förståelig - både för anställda och för ledningen;
• analysera förhållandet mellan kostnader och intäkter.

Revisionen bör genomföras av oberoende och ointresserade anställda. I stora företag finns det specialenheter för detta.

Det är viktigt att:

Eventuella kontroller hos företag i Ryssland utförs i enlighet med den federala lagen "Om revision" av den 12.30.08 nr 307.

Vad man ska utvärdera

Nej, inte bara antalet köp, som du kanske tror. Och inte ens konverteringsgraden. Ta en titt på processen att skapa och granska försäljningsavdelningen för Business Youth, det största samhället av företagare i Ryssland.

Som ni ser utvärderas prestandan för denna enhet enligt 25 kriterier. Vid första anblicken verkar vissa obetydliga, men praxis visar att endast en integrerad strategi gör att vi kan uppnå maximal effektivitet hos försäljningsavdelningen.

Det finns två huvudstadier av revisionen - extern och intern revision. Samtidigt analyserar de både de anställdas arbete och faktorer som är oberoende av dem.

Extern revision

Det första steget är att undersöka marknaden, dess storlek och konfiguration samt den konkurrensmiljö som företaget verkar i. Det spelar ingen roll hur professionella säljare arbetar för dig, om konsumenten har möjlighet att köpa något mycket bättre och billigare. Håller du med? Låt oss sedan prata om vad du behöver vara uppmärksam på.

Marknaden

Vid bedömning av både befintliga och potentiella marknader är det nödvändigt att bestämma deras kapacitet och struktur för att besvara följande frågor:

1. Vad är modellen för produktdistribution? Var och hur ser potentiella kunder efter information, gör köp?
2. Vilka är de viktigaste konsumentsegmenten? Vilka är deras funktioner? Vilka segment är nyckeln (vem riktar du dig in)?
3. Vad är utsikterna för denna marknad? Utvecklingstrender? Utvecklas eller minskar det?

Det är nödvändigt att beräkna företagets marknadsandel i en viss region eller land. Analysen använder också andelen röstindikator - procentandelen marknadsföringskostnader i ett visst territorium i den totala kostnadsstrukturen.

Nyckelkunder

Nästan varje företag har dem. Dessutom är viktiga kunder inte alltid de som ger mest intäkter. Det kan vara köpare som öppnar åtkomst till ett nytt marknadssegment, hjälper till att skapa ett visst rykte etc.

När man gör en granskning av försäljningsavdelningen är det viktigt att förstå hur effektivt företaget attraherar och samarbetar med denna specifika konsumentkategori.

För att göra detta är det nödvändigt att dela upp målgruppen i flera grupper:

1. Nyckelkunder De som det är mest lönsamt att samarbeta med - de måste vara i centrum för företagets verksamhet.
2. Perspektiv. Intresserad av att arbeta med dig och därför betraktas som huvudobjektet för kommersiell aktivitet.
3. Bakgrund. Denna kategori inkluderar kunder vars beställningar du kan utföra enkelt och utan kostnader, men de kontaktar dig inte regelbundet och leveransstorleken är liten.
4. Övrigt. Det här är kunder som aldrig kommer att bli dina nyckelkunder, eftersom deras behov av produkter inte uppfyller dina verksamhets behov.

Under granskningen är det nödvändigt att ta reda på vilka kriterier som används för segmentering, vilken av de nuvarande eller potentiella köpare motsvarar ”porträttet av den ideala kunden”. Du bör också beräkna vinstnivån från varje kategori och förstå vilken del av behoven hos nyckelkunder företaget för närvarande uppfyller.

konkurrenter

Om du tittar på något exempel på en granskning av en försäljningsavdelning från ledande konsultföretag kan du se att de spelar en viktig roll i konkurrensanalysen. Anledningen är enkel - det är verksamheten för andra företag på marknaden, deras antal och aktivitet avgör ofta företagets strategi.

Vad du behöver ta reda på i detta skede:

• främsta konkurrerande företag och marknadsledare;
• vad de erbjuder (varor, tjänster, sortiment);
• arten av konkurrens (intensiv, svag, etc.);
• marknadsföringsstrategier och produktdistributionskanaler som används.

Alla dina konkurrenter kan delas in i fyra kategorier.

Den första typen är direkta konkurrenter som gör samma sak och erbjuder samma sortiment av produkter och tjänster.

Den andra typen är mer intressant - de kallas "konkurrenter för budgeten." Vad betyder detta? Anta att din potentiella klient tror att han skulle äta till middag inom 700 rubel. Och här har han alternativ: beställa pizza, gå till sushibaren eller ta mat i din butik och laga något hemma. I det här fallet "konkurrerar" flera företag om rätten till bättre och bättre tillgodose samma behov.

Den tredje typen av konkurrenter är innovatörer som erbjuder varor och tjänster som ännu inte finns på marknaden och går ”ett steg före” för de andra.

Och slutligen är det fjärde alternativet en situation där en potentiell kund kan göra vad du erbjuder på egen hand. Till exempel förlorar konsultföretag som tillhandahåller revisionstjänster för försäljningsavdelningen hela tiden en del av inkomsterna på grund av att många företagare inte vill betala mer och överlåta denna uppgift till sina anställda.

Internrevision

Försäljningsavdelningens internrevision kan utföras parallellt med den externa eller efter att den har slutförts. För att göra detta bör de anställda som utför revisionen ha obehindrad tillgång till enhetens rapportering och ekonomiska dokument.

Exempel på frågor om internrevision för försäljningsavdelningen som behöver besvaras:

1. Vem är vi: ledarna, de mest erfarna / effektiva / billigaste? (du behöver bara välja en fördel och svara från två positioner - vem du är nu och vem du vill bli).
2. Vad säljer vi: produkt, produkt + tjänst, produkt + service + kunskap?
3. Varför välja oss? Vad kan vi göra för att nästa gång de omedelbart kontaktar oss? Det är oerhört viktigt att ha god feedback, snarare än att spekulera.
4. Var är huvudkontaktpunkter för företaget med målgruppen (webbplats, prenumeration på nyhetsbrev via e-post, kommersiellt erbjudande, visitkort, etc.)?

Internrevision består också av flera viktiga steg. Vilka aspekter av försäljningsavdelningen behöver särskild uppmärksamhet? Det är vad professionella revisorer säger om detta.

Försäljningshanteringsorganisationssystem

Det är viktigt att avgöra om försäljnings- och KPI-planerna (resultatindikatorer) är tillräckliga och överensstämmer med företagets övergripande strategi. Analysen tar hänsyn till sådana faktorer:

• befintligt och nödvändigt antal säljare;
• nivån på anställdas kvalifikation i förhållande till dina produkter och / eller klientens verksamhet;
• motivationssystem (konkreta och immateriella incitament, utvärderingskriterier);
• medelstorlek och beställningsbelopp;
• företagets berömmelse bland potentiella kunder;
• samband mellan planerade och verkliga indikatorer.

En internrevision av försäljningsavdelningens (QMS) kvalitetsstyrningssystem genomförs. Det är nödvändigt att bedöma hur organisationen av enhetens arbete överensstämmer med de viktigaste principerna - kundorientering, medarbetares medverkan, ständiga förbättringar, beslutsfattande baserat på fakta, etc.

Försäljningsavdelningen bör vara ett slags "hjärta" för företaget, vars åsikt beaktas vid utveckling av strategier och operativa planer för alla andra avdelningar.

En bekväm metod att bedriva forskning är en SWOT-analys, som låter dig beskriva företagets aktiviteter, dess styrkor och svagheter, kapacitet.

Anledningar till kundkisel

Varför lämnar de? Detta är den viktigaste frågan som måste besvaras i detta block. Det finns svårigheter här, eftersom många köpare omedelbart tar en defensiv position och inte är redo för en konstruktiv dialog om vad som exakt drev dem bort. I sin tur skylter säljföreträdare ofta priserna för allt, vilket tar bort ansvaret från dem, både från konsumenten och från tillverkaren. Det är emellertid viktigt att "komma till botten" av de verkliga klagomålen och orsakerna till missnöje och misstro hos potentiella kunder, för att förstå i vilket skede affären bryts och varför.

Distributionssystem

Nästa steg är att analysera försäljningens geografi och struktur, de viktigaste försäljningskanalerna och partners. Här finns många alternativ, från direkta leveranser till komplexa distributionssystem på flera nivåer. Beroende på dina affärsdetaljer måste du bestämma:

• antalet distributionsnivåer och mellanföretag som du arbetar med;
• hur det befintliga systemet uppfyller företagets mål och mål;
• vilka mellanhänder och specifika butiker ger dig den största vinsten;
• hur försäljningsvolymerna och vinsterna för var och en av deltagarna kommer att förändras med en ökning eller minskning av antalet distributörer;
• Vad är marknadsandelen för olika mellanhänder (existerande och potentiella).

Ofta i detta skede genomförs också en kostnadsanalys av försäljningsavdelningens organisationsstruktur. Som i sin tur låter dig bestämma hur mycket företaget betalar ut eller betalar ut sina anställda.

Huvudets arbete

Om du tittar på nästan alla exempel på att skriva en revision av en försäljningsavdelning, ser du en oerhört viktig punkt - en analys av en chefs arbete. För att se hela bilden är det viktigt att utvärdera graden av centralisering och metod för att ta emot rapporter.Revisionen tar hänsyn till både effektiviteten i avdelningens arbetsledning och kvaliteten på kontrollen.

I detta skede undersöks arbetsprocessen: hur planeras chefernas aktiviteter, hur får de uppgifter, vem som kontrollerar kvaliteten och villkoren för deras genomförande, hur fylls rapportdatabasen. Syftet med detta test är att se till att avdelningsledningen sätter tydliga och verkliga uppgifter för underordnade.

Servicesystem och personalarbete

Det sista steget i studien är i själva verket en bedömning av hur företagets anställda interagerar med kunderna. Tyvärr är "kundfokus" för många företagare fortfarande bara ett buzzword från affärshängen. Detta är emellertid ett mycket verkligt och till och med mätbart koncept. Vad måste göras i detta skede:

• identifiera kundernas behov och förväntningar;
• analysera befintliga standarder för servicekvalitet och införa nya (enligt specifika, mätbara kriterier);
• utvärdera kvaliteten på feedback (antalet frågor och klagomål, hur snabbt de anställdas svarar etc.).

Det är önskvärt att alla anställda vid försäljningsavdelningen deltar direkt i utvecklingen av kvalitetsstandarder och deras förbättringar. Dessutom är det nödvändigt att beskriva och implementera skript från bästsäljare - det vill säga förstå hur de som lyckas slutföra det största antalet lönsamma transaktioner fungerar.

Skapa en checklista och få lager

Varje prov på revisionen av försäljningsavdelningen, oavsett nisch, innehåller den så kallade checklistan för revisionen av försäljningsavdelningen. I själva verket är detta en lista över viktiga krav och parametrar som avgör företagets tillstånd och prestanda för denna strukturella enhet. Det utarbetas före revisionsstart, och under revisionen gör kommissionen lämpliga anteckningar - vad som är, vad som saknas, vad som behöver förbättras.

Vilka objekt ska checklistan innehålla?

Först beror det på vilka delar av försäljningssystemet som analyseras. För att bedöma efterlevnaden av handelsnormer är de viktigaste kriterierna till exempel:

• övervakning av varor som finns i lager;
• efterlevnad av produktprisetiketter och produktens hållbarhet;
• överensstämmelse med normer och servicestandarder av säljrepresentanter och promotorer
• närvaron av POS-material (reklamflaggor, klistermärken, wobblers etc.).

Revisionsresultat kan också presenteras i form av en rapport eller presentation med visuella grafer och tabeller. Baserat på de mottagna uppgifterna utvecklar företaget specifika lösningar för att förbättra försäljningsavdelningens effektivitet.