Dokumenthanterarens officiella rättigheter och skyldigheter

Varje tjänsteman har vissa rättigheter och skyldigheter relaterade till sin officiella verksamhet. De anges direkt i hans arbetsbeskrivning, anges i anställningsavtalet. I artikeln kommer vi att analysera dokumenthanterarens rättigheter och skyldigheter i denna åd. Tänk på vilka krav som ställs till denna anställd, att han ska veta vilket ansvar som ställs för honom.

kategori

Vad betyder "jobbansvar för en dokumenthanterare i kategori 1"? Denna position representeras av flera kategorier - när det gäller utbildning, arbetstagares erfarenhet:

• Första. Närvaron av professionell högre utbildning inom dokumenthantering, erfarenhet av positionen som dokumenthanterare i 2: a kategorin - minst 3 år.
• Den andra. Närvaron av högre yrkesutbildning inom det aktuella området, arbetslivserfarenhet som dokumentspecialist - minst 3 år.
• Dokument kontorist. Denna anställd måste ha en högre yrkesutbildning inom dokumenthantering. Arbetsgivaren har inga krav på sin arbetslivserfarenhet.

När det gäller uppgifterna för en dokumenthanterare, tillhandahålls deras maximala uppsättning för specialister i den första kategorin. Minsta - för arbetare som ännu inte har en kategori.

Professionell kunskap

Dokumenthanterarens ansvar börjar med att en specialist måste ha en viss kunskap som krävs för att delta i officiell verksamhet.

Följande standarduppsättning föreskrivs i jobbbeskrivningarna:

• Normativa, lagstiftande, rättsakter, beslut, beslut, andra beslut av högre strukturer som rör dokumentationen av arbetsgivarens verksamhet.
• De viktigaste bestämmelserna i Unified State Records Management System.
• Standarder för en enhetlig struktur i organisatoriska och administrativa dokument.
• Metoder för planering, design och vidareutveckling av dokumentationssystem.
• Tekniker för att designa, planera, utföra dokumentationsstöd med datorutrustning.
• Förfarandena för registrering, klassificering, lagring, granskning av arbetsdokumentation.
• Förfarandet för att utöva kontroll över genomförandet av dokumentation.
• Krav för hantering av olika dokument - inkommande, interna, utgående.
• Krav för planering och rapportering av dokumentation om verksamhetsvektorerna för en organisations strukturella enheter.
• Organisering av arkivering.
• Reglerande dokument och metodutveckling för design och användning av automatiserade hanteringsinformationssystem.
• Grunderna i att dokumentera.
• Grunderna i programmering.
• Inhemsk och utländsk erfarenhet inom dokumentationsstöd för arbetsgivarens verksamhet.
  

Allmän kunskap

Dokumenthanterarens ansvar kommer också att inneha den kunskap som är nödvändig för varje gruppmedlem, anställd i tjänstesektorn, som arbetar på kontoret:

• Förfarandet för drift av en dator, annat kontor, datorutrustning.
• Grunder i sociologi, ergonomi, socialpsykologi.
• Grunder i ekonomi, såväl som personalledning, ledning, arbetarorganisation.
• Rysk arbetslagstiftning.
• Reglerna för det anställda företagets interna arbetsschema.
• Stadga, kollektivavtal för den anställda organisationen.
• Bestämmelserna i den ryska konstitutionen.
• Befintliga normer och regler för arbetarskydd.
• Kontorsetik.
• Kommunikationskulturen.
• Grunderna i förvaltningsrätten.
• Brandsäkerhetsföreskrifter.

Ledarskap i aktiviteter

Dokumentförvaltarens uppgifter i skolan, i ett företag, i ett kommersiellt företag är också förvaltningen av följande handlingar i sin verksamhet:

• Rysslands konstitution.
• Faktisk rysk lagstiftning.
• Stadgan för den anställda organisationen.
• Arbetsgivarens kollektivavtal.
• De interna arbetsföreskrifterna i arbetsgivarens organisation.
• Beställningar, förordningar, direkt anställd av anställden.
• Jobbbeskrivning.
  

Dokumenthanterarens funktionella ansvar

Detta är en väsentlig del av alla jobbbeskrivningar. Dokumenthanterarens ansvar i en organisation beror naturligtvis på vektorn för dess aktivitet, antalet dokumenthanterare och andra faktorer.

Standarduppsättningen är som följer:

• Utveckling och implementering av tekniska processer för att arbeta med dokumentation (dokumentdata) baserat på användning av dator- och kontorsutrustning. Detta inkluderar redovisning, kontroll, utförande, utfärdande av certifikat, operationell lagring.
• Deltagande i planering, organisation, förbättring av dokumenthanteringsavdelningen i den anställda organisationen. Övervaka det allmänna tillståndet på kontorsarbetet.
• Utarbetande av förslag för att säkerställa en uppsättning åtgärder för ergonomiska arbetsvillkor, rationalisering av arbetarnas arbetsplatser på organisationens dokumentationsstöd.
• Utveckling av enhetliga dokumentationssystem, ark med affärspapper för olika ändamål, hanteringsnivå, dokumentdataklassificeringar.
• Organisering och implementering av ett dokumenthanteringssystem.
• Åtgärder för att effektivisera sammansättningen av dokumentation, olika informationsindikatorer, minska antalet, organisera sökningar efter affärspapper.
• Deltagande i urvalet av dokument som lämnats in för lagring av staten, i granskningen av värdet på affärspapper.
• Deltar i att sätta mål, planera, designa, driva och förbättra informationsbilsystem, informationshanteringssystem.
• Deltar i utvecklingen av innovativ informationsteknologi, som bygger på användning av mikroprocessor- och datateknik, design och vidare uppdatering av databaser.
• Studie och syntes av avancerad rysk och utländsk erfarenhet inom området stöd för dokumentation.
• Utveckling av normativ och metodisk dokumentation inom deras kompetensområde.
• Deltar i urval, placering, utbildning och avancerad utbildning av personal från dokumentationsavdelningen.

Naturligtvis kan ansvaret för en dokumentförvaltare i dagis vara något annorlunda. Riktningen för organisationens verksamhet påverkar direkt fyllningen av detta avsnitt i arbetsbeskrivningen.

Andra variationen

Om vi ​​talar om jobbansvaret för en dokumentansvarig i skolan, kan följande uppsättning presenteras här:

• Registrering i enlighet med administrativ dokumentation.
• Att säkerställa full, högkvalitativ och modern prestanda för officiella uppgifter.
• Rationell användning av material, tekniska resurser som en del av utförandet av arbetsuppgifter.
• Bevarande av betrodd dokumentation från avslöjande av kommersiella, officiella hemligheter.
• Registrering av inkommande korrespondens.
• Övervaka den exakta dokumentationen.
• Förberedelse och leverans till arkivet med exekverade dokument.
• Säkerhetsövervakning av pålitliga affärspapper.
• Förberedelse av rapportering, planeringsdokumentation.
• Utskrift och kopiering av kontordokument.
• Utarbetande av utkast till beställningar för utbildningsverksamhet.
• Utfärdande av certifikat till anställda och studenter.
• Underhålla och tillhandahålla redovisning (månadsvis) tidrapporter.
• Utförande av andra instruktioner från deras direkta ledarskap.
  

Specialisträttigheter

Vi bestämde arbetsansvaret för en dokumentansvarig vid institutionen. Nu nämner vi denna arbetares rättigheter:

• Kom med förslag på förbättring av organisationen av dokumentationsstöd, dess rationalisering inom ramen för befintliga standarder.
• Kravet från tjänsterna, avdelningarna, enskilda anställda som förbereder dokumentationen i organisationen för att följa vissa normer och normer.
• Utveckling och implementering av enhetliga, enhetliga dokumentationssystem, tidsrapporter för affärsdokument, efterlevnad av krav och riktlinjer inom dokumenthantering.
  

Utökade rättigheter

En arbetsgivare kan komplettera en dokumentförvaltares rättigheter med följande bestämmelser:

• Rätten att begära från chefer, anställda i företaget den dokumentation som krävs för att säkerställa prestanda.
• Rätten att använda ett gemensamt bibliotek, informationsfonder, tjänster för sociala, medicinska, hushållsenheter i det anställningsföretag.
• Rätten, på det föreskrivna sättet, att överklaga order både från avdelningschefen och företagsledningen.

ansvar

En ledande dokumenthanterares ansvar kommer naturligtvis att vara bredare än den vanliga specialistens funktionsansvar. Men de är båda ansvariga för sina aktiviteter. Som standard är det som följer:

• För underlåtenhet att utföra funktionella uppgifter (anges i arbetsbeskrivningarna).
• För inkonsekvent verklighetsdata om statusen för utförandet av instruktioner och uppgifter.
• För brott mot reglerna för det interna arbetsschemat i arbetsgivarens organisation.
• För brott mot säkerhetsföreskrifter hos företaget, brandsäkerhetsstandarder.
  

Vi granskade de grundläggande rättigheterna och skyldigheterna för en dokumenthanterare. Som framgår av artikeln måste den anställde också ha en viss kunskap när han ansöker om detta jobb. För felaktig utförande av uppgifter är han ansvarig.