Innan du sammanställer ett meddelande måste du komma ihåg hur etiketten för ett affärsbrev och ett personligt brev skiljer sig åt. Det viktigaste är att observera nivån på förtroende för presentationen av det valda ämnet. Det är mer troligt att mottagaren är genomträngd av detta eller det problemet och kommer att försöka engagera sig i att lösa de frågor som ställs om han känner direkt kommunikation i brevet. Det är därför de som känner till modern etik av affärsskrivning inte inkluderar i texten sådana anakronismer, till exempel "fortsätta från faktum", "du borde" eller ännu mer glömt "Jag härmed informerar dig".
Betydande funktioner
Affärsorienteringen och tydliga målsättningen, konsistensen i uttalandet av fakta, det specifika förslaget och förfrågningarna och informationsinnehållet i meddelanden om handlingar och handlingar har bevarats. Affärsbrev började sammanställas på ett mer avslappnat sätt, men de skaffade sig inte öppna känslomässiga uttryck, epiter och jämförelser från funktionerna i personlig korrespondens; den gamla etiketten av affärsskrivning råder fortfarande här. Och bara för att syftet med ett sådant meddelande, som tidigare, är att lägga fram ett förslag, som ett specifikt svar nödvändigtvis måste följa, bör påverkan av författaren till ett företagsbrev vara mycket stort, eftersom det motiverar mottagaren till handlingar av en specifik karaktär. Dessutom är texten sammanställd på ett sådant sätt att författarens synvinkel inte representerar sin egen inställning till problemet utan gensidigt gynnsamma intressen i dess lösning.
Etiketten i ett företagsbrev föreskriver att inte använda pronomen "jag", som är vanligt i personlig korrespondens, men betoning på ett annat pronomen - "du" är också lämpligt här. Om ett företagsmeddelande skrivs utan fel, skrivs ut korrekt, placeras texten i enlighet med alla regler och befintliga krav, och därför är det inte bara lättläst, utan också med glädje, kommer korrespondensen säkert att fortsätta. Även om det i dag är mycket ofta nödvändigt att dechiffrera nyckfullvridna fraser, leta efter ämnet och predikatet för att komma till botten av deras mening. Reglerna för affärsskrivning förändras mycket snabbt nu. Vilken bra ton var att skriva för hand. Då var det möjligt att vara säker på att meddelandet inte gjordes under kolkopia. Hur mycket personlighet som kunde ses i detta meddelande, och respekt läggs alltid till förhållandet mellan adressaten och författaren. Det är synd att denna anpassning är helt föråldrad, och nästan alla brev har nu blivit elektroniska.
Moderna regler
Ett affärsbrev, med ett prov som kommer att presenteras nedan, representerar korrespondensen med en moderniserad handling. Idag finns det inte mindre olika regler som måste följas. Jämfört med det officiella språket som fanns i landet för femtio år sedan, verkar dessa regler mer som nyanser eller speciella subtiliteter. Först och främst måste du använda en hälsning i den personliga adressen till din adressat innan texten börjar, eftersom reglerna för affärsskrivning anger. Även om företag och alla icke-så små organisationer nu har en intern anslutning till ISQ-formatet, där svaret följer frågan, är frågan efter svaret och i denna snabba korrespondens, adressering med namn inte nödvändig varje gång. Rätt utförande av ett affärsbrev innebär emellertid ett individuellt fokus, och därför är personlig överklagande nödvändig.
Ämnet för brevet i modern korrespondens placeras vanligtvis i ett separat fält, och det måste fyllas i tillräckligt, det vill säga enligt innehållet.Formulera ämnet för brevet på rätt sätt - få halva framgången, eftersom det här är det första adressaten ser. Den exakta formuleringen hjälper honom att ställa in på rätt sätt och förstå den information som erhålls snabbt och i sin helhet. Och du måste definitivt informera mottagaren om att få sitt svar - detta är en bra ton, visar respekt för kollegor och partners, detta gjordes för hundra och tvåhundra år sedan, och då hade du inte bråttom att leva och visste exakt hur du skulle skriva ett företagsbrev. Idag måste du svara på meddelandet snabbt, vilket hjälper e-post - kommunikation sker mycket snabbt. Om du inte kan svara direkt måste du fortfarande skicka ett meddelande om mottagandet av svaret, där du anger tidpunkten för nästa kommunikationssession.
Tid och plats
Det måste komma ihåg att psykologiskt är gränsen för svaret i tid i dess kritiska värde fyrtioåtta timmar. Detta är om det inte finns någon telefonsvararfunktion. När det har gått två dagar är mottagaren redan full av förtroende för att hans brev lämnades obevakad eller i bästa fall förlorat. Reglerna i affärsbrevet innehåller denna punkt: försena aldrig svaret, eftersom det är en oundgänglig förlust av klienten, och partneren kommer att börja oroa sig och fundera på att bryta upp alla slags relationer. I vilket fall som helst är detta en grov kränkning av affärskorrespondensens etik. Om du behöver skicka samma information kan du helt enkelt utöka adresslistan. Att sätta alla adresser i ett "till" -fält minskar leveranstiden kraftigt, och öppenhet upprätthålls i partnerskap: varje person som får brevet ser listan bildad.
Ett stort löfte om att fortsätta partnerskap är den artiga frasen "tack i förväg." Som det skrivs i ett affärsbrev och i vilken del det placeras - bestämmer alla själv. Naturligtvis bör mottagaren se den efter att informationen redan har skaffats och impulsen att agera. I slutet av brevet är framför kontaktblocket det bästa stället för denna fras. Förresten, om kontaktinformation: det ska finnas i varje brev, inte bara i det första. Författarens telefonnummer, position och allt annat kan inte tvingas titta. Att göra ett affärsbrev beror inte på korrespondensens längd. Regler måste alltid följas. Och för att inte gissa om mottagaren mottog brevet finns en begärningsfunktion. Endast i det här fallet kan du vara säker på att den är läst. Korrespondenshistoriken måste bevaras, du kan inte skriva ett svar med ett nytt meddelande. Men när du skickar hela kommunikationstejpen för att lösa en viss fråga, är det nödvändigt att komma ihåg inte bara underordning, utan också konfidentialitet. Om personlig information finns i korrespondensen måste den raderas innan den läsas av tredje part.
Det första alternativet och introduktionen
Hur skriver jag ett affärsbrev så att adressaten omedelbart blir intresserad av detta meddelande och hans intresse inte bleknar förrän slutet av läsningen? Det finns tre punkter som är nästan magiska för dem som använder dem. Först och främst är detta ett ämne som en person ser innan han öppnar ett e-postmeddelande. Det beror på henne om detta kommer att ske, om mottagaren vill bekanta sig med meddelandet. Den andra punkten är den första inledande frasen som sätter personen att läsa. Och naturligtvis är slutet viktigt. Frasen "tack i förväg" fungerar mycket bra. Som skrivet i ett affärsbrev är slutet det viktigaste ögonblicket, det finns ett stort antal alternativ för de slutliga fraserna, det viktigaste är att välja rätt ton. Från det demokratiska "Vad säger du?" till tjänstemannen "Vilken är din åsikt om denna fråga?"
Låt oss nu försöka analysera i detalj företagets exempelbokstav.
Alternativ 1
Ämne: affärsbrev
Datum: 02 juni, fredag
från: Ivan Petrov
till: Anna Sidorova
Hej hej!
Vi inbjuder dig till en intervju med arbetsgivarna den 12 juni kl 14.00. Eftersom det kommer att finnas andra sökande, och arbetsgivarna har planerat att hålla ett möte i bara två timmar, är det bättre att inte vara sent.
Med vänliga hälsningar,
Ivan Petrov.
Det andra alternativet och efterordet
Ämne: Företagsbrev. Möte med arbetsgivare
Datum: 02 juni, fredag
från: Ivan Petrov
till: Anna Sidorova
Hej hej!
Vi granskade noggrant ditt CV och bjuder in dig till en intervju med arbetsgivarna den 12 juni kl. 14.00. Eftersom andra sökande också kommer att intervjuas och arbetsgivarna planerar att hålla ett möte i bara två timmar är det bättre att inte vara sen. Och snälla, ange i svaret om du kommer, och varna också i förväg om du inte kan besöka oss just nu.
Med vänliga hälsningar,
Ivan Petrov.
Här är ett typiskt affärsbrev om ett möte, och enligt de två presenterade alternativen blir det omedelbart klart vem av dem som är mer effektiv. I den andra varianten riktas adressatens uppmärksamhet till ämnet för brevet och han förstår omedelbart vad som kommer att diskuteras. Dessutom kommer han lätt att hitta detta brev på tio dagar, vid mötet, helt enkelt genom att titta på ämnet, även om han får femtio till hundra brev dagligen. Ämnet identifierar meddelandet perfekt. Det vill säga att detta brev handlar precis om mötet och inte om dokument, inte om betalningar, inte om kunder och liknande - allt är tydligt angivet. Den inledande frasen specificerar något situationen och lägger till ömsesidig respekt för samtalarna: den första respekterade och skrev "noggrant övervägd", plus resultatet - en intervju, och den andra borde vara tacksam för detta. Det innehåller också anledningen till brevet. Den sista frasen kräver att mottagaren skriver ett svar.
Affärsposition
De allmänna reglerna för att skriva affärsbrev gäller alla korrespondenser, vare sig det är ett brev där ett möte förhandlas fram, eller om detta är ett vägringsbrev till en misslyckad partner. Strukturen är nästan alltid densamma, den kan helt enkelt komma ihåg, men innehållet kännetecknar författaren och i hans person företaget som han representerar som en civiliserad, korrekt och kompetent samtalspartner. Korrespondens är ofta ett känslomässigt kostsamt och komplicerat arbete, eftersom kommunikation på elektronisk väg har blivit en av de viktigaste och i princip integrerade delarna av en affärspersons arbete.
De skriver till kollegor om arbete, de skriver till ledningen, affärspartner och klienter. De skriver till folk som är välkända och till de som, sannolikt aldrig kommer att behöva se något. Det finns i princip inga krav för att sammanställa affärsbrev enligt en enda modell, läroböcker har inte skrivits ännu, men etik för affärskommunikation har redan utvecklats, eftersom det är just detta som är motorn för framgångsrikt företag. Ett affärsbrev är ett visitkort från ett företag som återspeglar dess officiella ställning. Det beror på korrespondensen om samarbetet kommer att vara bekvämt och produktivt och om det alls kommer att ske. Att följa reglerna för god manering i varje meddelande är därför nyckeln till framgång.
Affärskorrespondens
Reglerna och normerna för affärskorrespondens elektroniskt är exakt desamma som näringslivet driver i någon av sina interaktioner - det här är telefonsamtal, förhandlingar och liknande. Det finns flera särdrag som sätter elektronisk korrespondens i nivå med de länge etablerade sätten för affärskommunikation, och framför allt - detta är tidens krav. Principerna förblir dock desamma och beror inte alls på hur affärskorrespondensen bedrivs - vare sig det är ett elektroniskt brev eller på papper.
1. Motståndare måste ömsesidigt respektera varandras individuella och affärsposition.
2. Motståndare är alltid uppmärksamma varandras affärsintressen.
3. Sekretess respekteras alltid.
4. Informationsutbytet måste åtföljas av punktlighet.
Iakttas dessa principer om ämnesfältet inte är utformat eller inte är tydligt och korrekt formaterat? Nej. Avsändaren uppskattar inte adressatens tid och han utför inte sin uppgift snabbt. En klient eller partner om ett specifikt ämne kommer omedelbart att uppskatta innehållet i meddelandet och läsens prioritering. Det är också viktigt att veta hur man startar ett affärsbrev. Detta är en personlig hälsning. Detta bestämmer samtalens förtroende, ger ett visst personligt fokus. Att ignorera mottagarens namn är oacceptabelt eftersom det anses vara felaktigt.
adresse
Här bör allt tänka på till minsta detalj. Fält "Till", "Kopiera" eller - ännu viktigare - "Bcc" är de viktigaste verktygen för etisk kommunikation och dess effektivitet. Den moderna affärsmiljön har redan utvecklat de grundläggande riktlinjerna för användningen av dessa fält. Om namnet är direkt i fältet "till" måste adressaten svara på detta brev, avsändaren av detta svar väntar, eftersom brevet antagligen ställde frågor. Om det finns flera namn i samma fält, betyder det att avsändaren får svar från varje mottagare. Om namnet finns i fältet "Kopiera" är det inte nödvändigt att svara, bara avsändaren behöver att du är uppdaterad. Men om materialet i brevet intresserat och får dig att delta i korrespondensen, behöver du en speciell fras i början, som kommer att tjäna som ett tecken på god smak. Exempel på fraser på ett företagsbrev om adressatens namn visas i fältet "kopia": "Låt mig också tala om den här frågan ...", "Låt mig gå med i diskussionen ..." eller, mer demokratiskt, "Ledsen att störa ...".
Etikett indikerar särskilt subtilt situationen när adressatens namn är i fältet "Bcc." I det här fallet är affärsetik mer sårbar än någonsin, eftersom detta uppfattas som ett instrument för hemlig information och kontroll. Ingen ser dessa mottagare. Men de ser alla och allt. Många företag i företagskorrespondens förbjuder detta verktyg eftersom de är noggranna när det gäller affärsetik. Den enda gången detta är tillåtet är genom massinbjudningar (jubileum, företagsevenemang, viktigt möte eller förhandlingar), i vilket fall artiklarna kommer att gå till många adresser, men ingen mottagare ser någon annans e-postadress. Mottagare från Bcc-fältet ingår naturligtvis aldrig korrespondens.
informativt innehåll
Format, struktur, volym, språk - allt detta handlar om korrekt arbete med information. Det särskiljande och arten av dess inlämnande är också ett verktyg, en indikator på önskan att korrespondera och förmågan att komponera en behörig text i brevet - respektfullt och så korrekt som möjligt med avseende på mottagaren. Texten uppfattas bäst i den volym som passar på en skärm, det vill säga A4-arkformat. Bilagor som skickas med ett brev bör inte överstiga tre megabyte, eftersom de kanske inte missas av mottagarens e-postserver. Filer som skickas orsakar inte problem för mottagaren om universella rar- eller zip-kodningar används. Texten till svaret ska placeras högst upp och inte längst ner, det vill säga i början av brevet, vilket kommer att rädda mottagaren från sökningar.
Som redan nämnts ovan kan svaret inte skrivas som ett nytt brev, du måste spara korrespondenshistoriken så att adressaten inte letar efter det ursprungliga meddelandet. Företagsskrivningsspråket ska vara så enkelt och förståeligt som möjligt med ett minimum av interna företags, professionella ordförråd, slang, engelska, akronymer och förkortningar. Det är emellertid möjligt att tillämpa allt detta inom företaget under korrespondens, eftersom både effektivitet och kommunikationshastighet på detta sätt ökas avsevärt, och därför anses det vara acceptabelt och fullständigt etiskt. Intern korrespondens består vanligtvis av förkortningar och slang består nästan helt. Men i kommunikation med externa partners eller företagskunder uppstår sådana fall nästan aldrig.
Lite om termer
Det är ibland omöjligt att göra utan terminologi, särskilt i specialiserade företag. En annan fråga är att de nödvändiga orden som introducerats i affärssammanhanget måste förklaras och att samtalaren måste lära sig att använda dem. Till exempel vill en klient marknadsföra sina produkter på Internet, och en chef som säljer dessa tjänster skriver fraser som är helt obegripliga för en outsider med sådana vändningar som "nyckelord", "contextual banner" och så vidare. Du kan dock inte göra utan dem, och därför måste du utbilda klienten.
