Den vitala verksamheten för inte en enda organisation, företag, företag och till och med staten är omöjlig utan strömlinjeformat arbetsflöde. Dokument, såväl som behovet av deras rörelse, skapande eller mottagande innan återkomst, utgång eller bifogning till ärendet, har ordentligt gått in i en persons liv från skrivande ögonblick. De bevarades från forntida tider och bekräftar dokumentationen för olika livssfärer för individer eller allmänhet.
Historik om kontorsarbete i Ryssland
De första dokumenten som spelade in den antika ryska statens liv var annalerna. De berättade om de avtal som ingicks mellan Ryssland och Byzantium, återspeglade historiska händelser. Även diplomatiska förbindelser noterades i brev. Dessutom talade de också om olika avtal, främst mellan köpmän. Brev, beroende på syftet, kan vara rättsliga och vägledande.
Alla dokument skrivs på pergament, som vid den tiden ansågs vara ett mycket dyrt material. Fram till slutet av perioden med feodal fragmentering av Ryssland var det för tidigt att prata om begreppet kontorsarbete som ett system.
Kontorsarbetets historia i den ryska staten består av perioder: pre-revolutionär, sovjet och post-sovjet.
pre-revolutionerande
Förrevolutionärt pappersarbete utvecklades under XVI - tidiga XX-århundraden. Detta steg är i sin tur uppdelat i flera perioder:
- Ordningens kontorist började ta form efter bildandet av en centraliserad rysk stat. Det leddes i kojor (ordnade, labial, zemstvo) kontor. Själva systemet har utvecklats i order - centrala institutioner. Därför periodens namn. Ett utmärkande drag i kontorsarbete är uppkomsten av en separat "personal" av människor som var involverade i att förbereda projekt, göra förfrågningar, organisera lagring av papper, kopiera utkast.
- Kollegiets arbetsflöde utvecklades efter reformen av den centrala administrationen. Högskolorna började använda registreringsböcker och organiserade arkiv. Lagring av dokument på det föreskrivna sättet organiserades först exakt under perioden för högskolekontorsarbete.
- Executive (i XIX - början av XX-talet.) Utvecklades under reformen. Det nya administrativa systemet bygger på principerna om kommandosamhet - exakt utförande av order av chefer och hierarki - en strikt ansvarsfördelning mellan tjänstemän i olika rangordningar och positioner.
Sovjetiska kontor
Sovjetiska kontorsarbete började ta form från oktober 1917 och fortsatte till 1991. Under denna period försökte myndigheterna göra detta system så rationellt som möjligt. Försök har gjorts för att införa standarder i arbetet med officiella dokument. En lista över typiska förvaltningsdokument på företaget har sammanställts, vilket har ställt in lagringsperioden för sådan dokumentation. På sjuttiotalet skapades ett enhetligt statligt system för kontorsarbete som etablerade enhetliga former och metoder för att arbeta med dokument.
Den postsovjetiska
Kontorsarbetet efter den sovjetiska perioden har utvecklats sedan 1991 och utvecklas till nutid. På 90-talet av det tjugonde århundradet i Ryssland började förbättra lagstiftnings- och lagstiftningsramen som fastställer kraven för dokumentation.
Lagring av dokument hos företaget
I processen för företag, institutioner, företag finns det ett stort flöde av dokument, papper tas emot och skapas. När behovet av att använda dem i dagliga aktiviteter för att lösa aktuella problem och problem försvinner finns det ett behov av att samla in och bevara information. Dessutom är det oerhört viktigt att säkerställa enkel och snabb åtkomst till nödvändig information när som helst, även efter några dagar, månader eller år efter att papperet har gått ut. Om arkiven inte är ordentligt organiserade och tidsfristerna inte respekteras kan ytterligare problem uppstå med att hitta rätt papper. En snabb sökning och tillämpning av dokument för deras avsedda ändamål är endast möjlig med en tydlig fördelning av dem i grupper, till exempel segregering i företag.
En speciell systematiserande referensbok som bestämmer förfarandet för distribution av värdepapper i ärenden är nomenklaturen för ärenden.
Begreppen "nomenklatur av affärer" och "affärer"
Nomenklaturen för ärenden kallas den enklaste klassificeringen av ärendenamn, vilket gör att du snabbt kan sortera papper för snabb sökning om det behövs, vilket indikerar hållbarhetstiden i den föreskrivna formen. En sådan klassificerare är av stor betydelse för att organisera ett smidigt företag i ett företag eller kommunal institution.
Ett fall är ett dokument som placeras under ett omslag eller en kombination därav som hänför sig till en specifik fråga eller typ av aktivitet. I fall är det förbjudet att kopiera utkast till versioner av värdepapper som upprepas eller har tappat vikt, med en förfallen standardhållbarhet.
Nomenclature of Affairs - ett dokument med flera ändamål som:
- Det är grunden för att placera dokument i mappar, söka efter nödvändiga papper.
- Indikerar indexering av dokument och ärenden.
- Definierar lagringstiden för dokument.
- Det är en typ av manual för det första steget i undersökningen.
- Det är ett dokument som tar hänsyn till tillfällig lagring (upp till tio år).
- Det är grunden för bildandet av inventeringar av dokument som kommer att lagras permanent och tillfälligt.
- Det är en plats för lagring av handlingar för förstörelse av företags affärer med förfallna lagringsperioder (pappersförstörelse).
Typer av artiklar i företag
Det finns tre typer av nomenklaturer. En standardnomenklatur är ett lagstiftningsdokument som fastställer sammansättningen av ärenden som har inletts i det geografiska arbetet för organisationer av samma typ.
Den ungefärliga nomenklaturen har rådgivande karaktär, den upprättar en viss uppsättning fall (med angivande av deras index) som initieras under funktionen hos organisationer som nomenklaturen gäller.
En separat nomenklatur för affären i ett visst företag bildas av personalen för dokumentstöd och dokumenthantering av organisationen. Processen involverar cheferna för strukturella avdelningar, eftersom de har en uppfattning om den planerade utvecklingen av företaget, vilket gör att du effektivt kan tillhandahålla de typer av värdepapper som kan visas i organisationen inom en snar framtid.
Grundläggande regler för lagring av dokumentation
Ett stort antal papper, olika när det gäller representerat värde och betydelse, bildas i processen för alla företag. De typer av värdepapper för vilka lagring av dokument i organisationen ska organiseras, förfarandet och lagringsperioder återspeglas i olika lagstiftningsregler, som kan relatera till såväl företagens lagstiftning i en enskild organisation, lagstiftningen om arkivering och bokföringslagar. Lagar om bokföring och arkivering är lika giltiga med bestämmelser som utfärdats av det konstituerande rådet eller ledningen för en viss organisation.
Den grundläggande lagstiftningen på detta område är lagen "Om arkivfrågor i Ryssland", som trädde i kraft samma dag som den offentliggjordes - 25 oktober 2004.Det är denna lagstiftning som reglerar olika typer av förbindelser inom arkivförvaltning i intresse för den civila befolkningen i landet, samhället och regeringen, samt relationer i organisationen av lagring av papper, oavsett företagets äganderätt.
Baserat på h. 1 artikel. 17 i lag nr 125-ФЗ är företagare, privata och statliga organisationer skyldiga att bevara arkivdokument under lagringstiden, inklusive personal om papper. Beroende på det kommersiella företagets status fastställs förfarandet för att uppfylla skyldigheten att lagra värdepapper och lagringsperioden för dokument i organisationen. Kommersiella institutioner har rätt att säga upp lagring av dokument när tiden löper ut.
Redovisningsdokument
I artikel 17 i lagen nr 129-ФЗ fastställs de allmänna lagringsperioderna för dokument, redovisningsdokument och redovisningsrapporter. Enligt lagen är företaget skyldigt att säkerställa lagring av bokföringsdokument under minst fem kalenderår från den första januari året efter det som papperet är daterat till.
För att bestämma villkoren för specifika typer av dokument måste du hänvisa till en sådan handling som en standardlista med dokumentlagringsperioder som godkänts av Federal Archive den 6 oktober 2000. Vad som är viktigt, de datum som anges i listan börjar inte från datumet för den slutliga versionen av uppsatsen eller den officiella publiceringen av dokumentet, utan från den första januari nästa kalenderår. Om företagets chef emellertid utfärdade en order med hänsyn till verksamhetens specifika egenskaper, kan papperens hållbarhet ökas jämfört med perioden som anger listan.
Skattedeklarationer och andra skatteberäkningsdokument
Den tidsperiod under vilken ett företag eller en kommunal institution krävs för att upprätthålla rapportering om skatteavdrag fastställs i punkt 170 i listan ovan. Så, lagringsperioden för dokument i organisationen, när det gäller skattedeklarationer för det senaste kalenderåret, är minst ett decennium, kvartalsvis lagras under minst fem påföljande kalenderår, månatliga perioder måste lagras i minst ett kalenderår - denna information indikeras av listan över dokumentlagringsperioder. I avsaknad av rapportering för kalenderåret ska andra typer av deklarationer hållas i minst tio år. Så andra typer av rapportering bör skyddas i minst fem kalenderår. Rapporter för en kalendermånad i avsaknad av kvartalsrapporter lagras enligt samma principer.
Dokument på grund av vilka skatter och avgifter beräknas definieras inte i lagen. Avsnittet i åttonde stycket i den första artikeln 23 i Rysslands skattekod anger emellertid att skattebetalarna måste hålla dokument under fyra år: bokföring och skatteregister, alla andra dokument som bevisar vinst, utgifter, betalning och innehav av skatt och andra avgifter. Samma anger listan över dokument som anger lagringsperioden. Det publiceras på de officiella webbplatserna för Ryska federationen och Rosarchive.
Längd på lagring av dokumentation hos företaget
Dokumentets hållbarhet är den tidsram som definieras av Rysslands lagstiftning och de värden som valts av undersökningen, under vilka de måste lagras tills de förstörs.
Som ett resultat av företagens och institutionernas aktiviteter skapas papper av olika betydelser. En standardlista med dokumentlagring tillåter förstörelse av dokument som redan har slutfört uppgiften. Men det finns de som inte tappar sin vikt under ett antal år. Och den tredje typen, den innehåller vetenskapligt eller praktiskt betydande information. Denna typ har en konstant hållbarhet.
Så typiska lagringsperioder för dokument kan vara:
- tillfälligt upp till tio år;
- tillfälligt under tio år;
- konstant.
I avdelningar som bedriver referensarbete finns fall kvar i två år, oavsett verksamhetens status: permanent och tillfällig (över tio år) lagring. I organisationens arkiv överlämnas de efter denna tid.
Oavsett vilken form dokumentationen görs (papper eller elektronisk) förändras inte lagringstiden för dokument. Det avgörande värdet för deras användningstid beror på informationen i dem. Denna fråga är granskningen av värdet.
En undersökning av dokumentets värde är fastställandet av den betydelse som bestämningen av perioden för deras sparande beror på. En undersökning genomförs för att bestämma vilka specifika artiklar som bäst kan ge staten, samhället, vetenskapen och individerna de nödvändiga uppgifterna. För dokument som har valts för tillfällig lagring bör du bestämma hur länge de i framtiden kan behövas. En viktig uppgift för undersökningen av värdepapper anses också för att bestämma lagringsperioden för dokumentation.
Följande uppgifter för undersökningen av värde stod således ut:
- Överföring för permanent lagring till Rysslands statsarkiv av dokumentation som är viktig för politik, ekonomi, ekonomi, vetenskap, landets kultur, preliminärt urval för detta.
- Dokument som har praktiskt värde, men inte representerar vetenskapligt och historiskt värde, väljs för tillfällig lagring.
- De som har tappat sitt värde och inte har något vetenskapligt värde väljs ut för förstörelse.
- Upprättande av lagringsperioder för dokument, ändring av dem.
Under undersökningen kontrolleras också kvaliteten på organisationen av nomenklaturen för filer, arkiv och fastställandet av dokumentets hållbarhet.
Sätt att organisera lagring av värdepapper i företaget
Med tillkomsten av elektronisk teknik finns det inget behov av att använda hela byggnaden för arkiv; flera rum räcker om det handlar om en stor organisation med en tioårig historia. Men i alla fall finns det ett behov av att organisera lagring av dokument i organisationen.
Det finns flera alternativ för hur du kan organisera ett elektroniskt arkiv:
- Lokalt - ett prisvärt sätt att lagra, som består i att samla dokument i en mapp på en dator eller, om företaget har ett lokalt nätverk, skapa en speciell nätverksmapp och ställa in åtkomsträttigheter till den. Nackdelarna med denna lagringsmetod är bristen på säkerhetsgarantier, behovet av att oberoende kontrollera lagringstiden, tillhandahålla visningsverktyg (vi talar om program för visning av dokument, bilder, videor, ritningar och andra papper) och verifiering av elektroniska signaturer.
- Särskilt elektroniskt arkiv - specialiserade elektroniska dokumenthanteringssystem eller elektroniska arkiv. Sådana lagringssystem upprepar inte ovanstående nackdelar med det lokala arkivet. Det vill säga EDMS ger visning, kontrollerar tidpunkten för lagring av värdepapper, gör att du kan få information om den elektroniska signaturen. Minus - tjänsten betalas.
- I molnet - ett lovande sätt att lagra dokument, kan de lagras direkt i onlinetjänsten och tar inte plats på organisationens datorer. Anställda har alltid möjlighet att vända sig till nödvändig dokumentation, tjänsten kommer att ge visning med lämpliga verktyg och tillhandahålla data på ett säkerhetscertifikat - det skulle bara finnas åtkomst till nätverket.
Lagstiftningen reglerar inte vilken lagringsmetod som ska användas. Listan över dokument med datum indikerar endast den reglerande tidsramen. Det är bara viktigt att följa reglerna för överföring av dokument, rätt utförande och ett certifikat för signatur.