Idag utvecklas verksamheten snabbare. Tiden avgör pengar och vice versa. Ju mer mobila företagets anställda är, desto starkare är marknadspositionen. Därför har bilen blivit inte bara ett transportmedel utan också ett sätt att vinna och uppnå framgång.
För närvarande används användningen av en personbil för officiella ändamål i många företag där personalen har arbete av resande karaktär. Chefer använder också privata fordon för att lösa olika arbetsproblem på vägen.
Sätt att registrera förhållanden med anställda om användning av transport
Den här artikeln kommer att ta reda på hur du dokumenterar detta. Relationer upprättas med en anställd som använder sin bil för att fullgöra officiella uppgifter på olika sätt.
För det första kan du ange klausulen om exploatering av egendom i anställningsavtalet och betala ersättning enligt lag.
För det andra kan du också upprätta och underteckna ett avtal med den anställda (som kallas civilrätt) som anger hyresavtalet för din egen transport med tillhandahållande av ledningsassistans och teknisk användning. Samtidigt att följa normerna för att använda en personbil för officiella ändamål.
Fördelar och nackdelar med varje alternativ
Varje alternativ har fördelar och nackdelar. Låt oss överväga dem mer detaljerat.
Skillnaden med andra sätt att skaffa fordon för användning är att i detta fall körs bilen både i arbetare och i sina egna personliga affärer. Följaktligen kan betalningar för användning av en anställds bil vara mindre än en hyra, vilket är underförstått i enlighet med ett biluthyrningsavtal med en förare. Men som praxis visar bestämmer driften av din egen bil av omfattningen av dess användning: vanligtvis är det affärsresor, där det är lättare att komma till din egen bil, eller det är platser där kollektivtrafik eller annan transport inte går. Olika affärsmöten involverar ofta användningen av en bil. Var annars kan personlig transport behövas? Till exempel innebär en anställds verksamhet ständig rörelse runt staden, från en klient till en annan. Att göra detta till fots fungerar inte, eftersom mycket tid spenderas. Det är fördelaktigt för ett företag att anställa en person med en maskin. Han kommer att få tid att gå runt kunder och företaget kommer att kompensera honom för utgifter.
Dessutom kan drift av en egen bil inom ramen för ett anställningsförhållande betraktas som en anställds uppfyllande av hans officiella uppgifter. Och ersättning för användning av en personbil för officiella ändamål, som beror på en anställd, bör inte beskattas. Men dessa kompensationer har som regel sina egna nyanser i arbetslagstiftningen. Civilrätt ger parterna i en relation ett val. Detta gör att du kan överväga de olika alternativ och betalningsbelopp som är förknippade med bilens drift, så att alla intresserade deltagare är nöjda. Men detta antyder att skatter och avgifter dras från kompensationsbeloppet.
Personlig användning av en företagsbil
Det spelar ingen roll vilken metod som väljs, företaget är bättre om medarbetaren reser med sin egen transport.Företaget kommer inte att behöva bära bördan av stora utgifter för köp eller hyra av en bil, kostnaderna för denna period kommer inte att öka. Utgifterna för underhåll och användning kommer att minska: dels betalar företaget, dels den anställda (transportägaren), som använder det för sina egna behov. Förutom att minska avfallet reducerar företaget dokument- och arbetskraftskostnader för redovisning av användningen av bilen.
Förhållandena mellan arbetstagaren och arbetsgivaren regleras av reglerna i arbetslagstiftningen, som föreskriver ersättning för fordonsavskrivningar, dess avskrivning och förskingring, som är förknippade med att den anställdes egen bil används för officiella behov. Därför måste en order utfärdas för användning av en firmabil för personliga ändamål.
Som redan nämnts fastställs reglerna för återlämnande av kostnader till den anställda och kompensationsbeloppet i arbetslagstiftningen, och i avsaknad av sådana regler bestäms det i avtalet mellan parterna i arbetsavtalet, vilket ingås skriftligen. Sedan uppstår frågan inför revisoren: hur man kan utarbeta en handling om hur en anställd fungerar korrekt?
Betalning för användning av en personbil för officiella ändamål
Som ett alternativ tas den befintliga lagstadgade dokumentationen för kompensationsbetalningar för driften av din egen bil som bas, till exempel, godkänd av Ryska federationens regering (den hänvisar endast till betalningsstandarder, men inte till deras storlek):
- Personalen i de inre angelägenheterna.
- Anställda i organisationer och organ i de straffrättsliga systemen, federala brandtjänster från statens brandtjänst, narkotikakontrollmyndigheter och tullmyndigheter.
- Statlig anställd.
Trots att dokumentationen riktas till olika underkategorier av personer är principerna för utnämningar och ersättningsbetalningar desamma:
- Ersättning utbetalas till arbetare som har arbete av resande karaktär.
- Grunden för den anställda att använda sin egen bil för officiella behov är ledningsordningen.
- För anställda som använder personbilar för officiella behov genom fullmakt från dess ägare, samlas ersättningsbetalningar på samma sätt.
- För att betala ersättning för användning av en personbil för officiella ändamål måste en anställd lämna in en ansökan som anger vilka arbetsförpliktelser som har uppfyllts och hur länge deras egen bil har använts.
Om allt är korrekt formaliserat kommer det inte att finnas några problem med att få en ersättning. Låt oss se vilket paket med dokument den anställde ska samla in.
Dokumentation för anställda
Med ett uttalande tillhandahåller medarbetaren annan nödvändig dokumentation:
- En kopia av intyg om registrering av en personbil eller ett pass för ett fordon (PTS), en fullmakt som ger rätt att köra bil.
- Färdbrevet, nödvändiga detaljer och schema för inresa som antas av myndigheterna som genomför den statliga politiken och lagstiftningen på transportområdet.
- Dokumentation som bekräftar slöseriet med att använda din egen bil för officiella behov (bränslekontroller, underhållscertifikat).
Revisorn måste också fylla i en färdbrev, eftersom detta är det primära dokumentet som bekräftar att en anställd använder persontransporter för officiella ändamål. Formen på detta blad godkändes av Rysslands statsstatistikutskott. Andra organisationer kan använda en färdskrivare av sin form eller ett annat dokument som bekräftar kostnaden för brännbart material. Alla uppgifter som föreskrivs i lag måste anges:
- dokumentets namn;
- utgivningsdatum;
- organisation av dokumentet;
- affärsverksamhet och dess innehåll;
- måttenheter;
- ansvarspersons positioner
- underskrifter av de angivna personerna.
Dessutom måste du ange fordonets specifika plats. Annars kan det vara svårt att betala ersättning. När en enhetlig form används är det färre konflikter.
All tillhandahållen dokumentation ska bekräfta drift för företagets behov och inte för anställdas behov. Men det bör komma ihåg att beslutet att betala för användning av en personbil för officiella ändamål fattas av chefen under en viss tid, medan det är nödvändigt att ta hänsyn till:
- Behovet av att använda bilen för att uppfylla arbetskraftsförpliktelser som är förknippade med täta affärsresor.
- Fordons driftstid för officiella behov.
- Mängden medel som har tilldelats företaget för arbetet.
Återhämtning av företagskostnader
Att använda en personbil för affärsändamål medför olika kostnader, men inte alla kommer att ersättas av företaget. Enligt praxis att använda din egen transport, bör förskingring mellan anställd och företag fördelas på följande sätt: anställden ska återlämna förskingring för inköp av bränsle och smörjmedel på det bekräftade i dokumentationen (kontroller, kvitton etc.). Ersättningen betalas separat med återbetalning av den listade förskingringen.
Ersättning betalas inte till en anställd i följande situationer:
- under semester;
- under en affärsresa;
- under en period med tillfällig funktionshinder, vilket bekräftas av sjukfrånvaron;
- i andra fall när bilen inte körs.
När du använder ditt eget fordon (efter att ha fyllt i samtycket till att använda din personliga bil för officiella ändamål enligt modellen), kommer den anställda inte att få en separat betalning för hjälp i dess hantering och underhåll. Själva driften av sitt eget fordon utförs inom gränserna för arbetstullar, som arbetstagaren har rätt till ersättning, vilket är lönen. Beräkning av kompensationsbetalningar för användning av en bil är analog med en hyresbetalning, som inkluderar avskrivningar på ett fordon.
När ett hyresavtal innehåller hyreskatt, är det generellt sett personskatteskatt. Personlig inkomstskatt debiteras inte bara för kompensation för drift av en anställds personliga bil och de utgifter som han har haft. Detta kommer att beskrivas mer detaljerat nedan.
Reflektion av kostnader i bokföring
Redovisning av kompensationsbetalningar för drift av eget fordon för officiella behov och återlämnande av förskingring som är förknippad med användningen av ett personligt fordon förvaras på konto 302 12 ”Övriga betalningar”.
När det gäller redovisning anger företag endast två poster när de använder en personbil för officiella ändamål:
- Kreditering av kompensationsbeloppet och återbetalning av utgifter på det faktum.
- Betalning av ersättning till den anställde i det föreskrivna beloppet.
I bokföringsavdelningen i ett budget- eller autonomt företag inom idrottsutbildning och idrott görs sådana redovisningsregister för operationens innehåll:
- Reflektion av utgifter för ersättning.
- Genomförandet av frågan om ersättning från institutionens kassaskåp.
- Det skedde en överföring till ett bankkort till en anställd.
Men om användningen av en anställds personliga bil för officiella ändamål utförs enligt ett anställningsavtal, använd konto 302 24 "Hyra och avrätta på det". I kolumnen "Kredit" på det här kontot anges krediteringen av hyresavgiften och i kolumnen "Debitering" - överföring till den anställdes konto eller utfärdande från företagets kassadisk.
I bokföringsavdelningen i ett budget- eller autonomt företag inom idrottsutbildning och idrott görs sådana redovisningsregister för operationens innehåll:
- Biluthyrningsavgift.
- Hyran betalades från institutionens kassaskåp.
- Överförs till ett bankkort till en anställd.
Men det är värt att notera att det inte finns några register över skatteskulder för förenklade transaktioner. Det bör beskattas och användningen av en personbil för officiella ändamål.
I vilka situationer tas personskatt på kompensation?
Låt oss nu prata om skatter. All vinst som görs av individer, inklusive anställda i företag, beskattas på personlig inkomst. Alla typer av ersättningar som ges i arbetsrätten är undantagna från beskattning.
Det vill säga det icke-beskattningsbara beloppet är det som anges i kontraktet för användning av en personbil för officiella ändamål. I detta fall måste det finnas dokumentation som bekräftar ägandet av fordonet som används av skattebetalaren. Med hjälp av dokument kommer det också att vara nödvändigt att bekräfta fordonets faktiska drift för företagets intressen och mängden avfall som är förknippad med det.
Men varken arbets- eller skattelagstiftningen innehåller:
- En lista med dokumentation som kan bekräfta driften av ditt eget fordon.
- Bestämmelser som förbjuder företagets chef att ersätta anställda för förskingring som uppstått vid fullgörandet av arbetskraftsförpliktelser.
Av detta följer att företagets chef själv kan skapa regler för att fastställa skattefria ersättningar för anställda som använder en personbil för officiella ändamål, för deras egen storlek.
Om anställda använder personbilar för arbete beskattas inte ersättning för detta utan på följande villkor:
- användningen av transport och kompensation fastställs skriftligt (ett separat avtal upprättas eller detta föreskrivs i ett anställningsavtal);
- anställda lämnade in dokument för bilen (registreringsbevis, titel);
- organisationen utarbetar färdplaner.
Försäkringspremier
Vid beräkning av försäkringspremier måste man komma ihåg att de tas ut på betalningar och utmärkelser som tillkommit en person inom ramen för ett anställningsförhållande och civilrättsligt avtal. Beräkning av kompensationsutbetalningar för att använda fordonet för att arbeta inom det belopp som fastställs i avtalet mellan arbetsgivaren och arbetstagaren är inte ersättning, ersättning för fullgörandet av arbetet eller andra skyldigheter, väsentlig förmån. Följaktligen är en sådan ersättning inte föremål för en försäkringspremie.
Om en anställd i organisationen använder en officiell bil, medan det inte finns några vägbanor och andra underlag, kommer en sådan person att ha en ekonomisk fördel i det belopp som det beräknas. Denna typ av inkomst är skattskyldig när du använder en företagsbil för personliga ändamål.
Förutom tjänstemännens förklaringar blir det tydligt att tillhandahållandet av en bil genom fullmakt inte har en överföring av ägandet, och denna bil kan inte betraktas som en förvaltares egendom. I enlighet med artikel 185 i Rysslands civillagstiftning är fullmakten ett skriftligt uppdrag som utfärdas av en person till en annan för representation vid en tredje part.
Kompensationsbetalning enligt ett anställningsavtal för drift av eget fordon, som tillhandahålls den anställda för hantering av ombud, beskattas inte heller. Det bör komma ihåg att föraren är ansvarig för att använda företagets bil för personliga ändamål.
Förlikningar enligt ett hyresavtal med en förare kan inte tas som kompensationsutbetalning till en anställd som har fått fullmakt att köra ett fordon.Därför är föremålet för försäkringspremier för extrabudgetar frånvarande.
När behövs en färdbrev?
Många revisorer ställer frågan: "Krävs en färdskrivare för kompensationsbetalningar för drift av mitt eget fordon?". Samtidigt vet alla att ett sådant ark tvingar dig att fylla i den federala lagen "stadgan om vägtransport och urban landstransport", som förbjuder transport av bagage, last, passagerare med kollektivtrafik (bussar, vagnar, spårvagnar), bilar och lastbilar utan en korrekt vägkort transporter, som för att använda en firmabil för personliga ändamål. Färdbrevet ingår i listan över nödvändiga dokument för drift av en bil som ägs av en juridisk enhet.
Vad säger transportlagarna om detta? Institutioner och företag som använder fordon för att transportera passagerare och gods kommer inte utan en färdbrev. Om bilen manövreras av en person för sina egna behov, finns det inget behov av att upprätta ett sådant ark, som det antas i ovanstående normativa handlingar för juridiska personer och företagare som använder fordon.
Fraktsättning när du använder en anställds personliga bil
En liknande åsikt bildas när det gäller anställdas användning av en personbil för officiella ändamål. Men här dikteras behovet av att genomföra det inte av reglerna i transportlagstiftningen, utan av normerna för arbets- och skattelagstiftning, som åtar sig att bekräfta den officiella driften av den anställdes eget fordon. För att bekräfta avfallet vid inköp av bränslen och smörjmedel för behovet av allmänt produktionsarbete behöver vi en korrekt förberedd färdbrev, som indikerar den faktiska bränsleförbrukningen. Information som inte gör det möjligt att kontrollera kostnaderna för bränslen och smörjmedel eftersom allmän produktion kan spela i kontrollernas händer.
Sammanfattningsvis bör följande noteras. För att betalningarna för driften av den anställdes eget fordon ska vara kompensatoriska är det nödvändigt att följa proceduren för att använda en personbil för officiella ändamål:
- Bilens drift är relaterad till uppfyllandet av arbetskraftsskyldigheter.
- Ersättningsbetalningar ska utfärdas på grundval av en order från arbetsgivaren. Återbetalningsbeloppet för de angivna kostnaderna måste täckas ekonomiskt motiverade utgifter.
Om dessa regler inte följs är det värt att underteckna ett avtal eller ett avtal med den anställda om användning av en personbil för officiella ändamål med föraren och med hänsyn till alla skatter och avgifter.