Vilka är de grundläggande arbetsflödesreglerna?

Dokumenthantering är ett av de viktiga områdena i arbetet med papper för ledningsarbete. Så att de kan gå den kortaste vägen och nå slutdestinationen så snabbt som möjligt bör arbetsflödet organiseras på lämpligt sätt i enlighet med de fastställda arbetsflödesreglerna.

koncept

Med dokumenthantering förstås processen, som ett resultat av det finns en sammanställning, samordning, mottagning och överföring, deras skickning.

Å andra sidan representerar det rörelsen och rörligheten för värdepapper från det ögonblick de inträffar tills de skickas till arkivet (eller tas emot).

All dokumentation kan representeras i tre kategorier:

• inkommande kommer från den yttre miljön;
• utgående kommer in i den yttre miljön;
• internt skapas i själva företaget och förblir inom dess gränser.

De presenterade kategorierna bestämmer dokumentflödena i företag som har olika inriktningar (horisontella och vertikala).

Följande är möjliga bland de huvudsakliga arbetsflödena.

Grundläggande principer

Det finns fyra grundläggande principer för arbetsflöde.

Brott mot åtminstone en av principerna leder till att hela systemet för cirkulation av dokument förstörs.

Huvudregel

Tänk på den grundläggande regeln i arbetsflödet.

Att hantera det är en svår teknisk process, kännetecknad av olika parametrar relaterade till hela organisationens arbete. Huvudfunktionen i arbetsflödet är rörelsebanan, som täcker alla situationer på dokumentets rörelseväg från det ögonblick då det skapades (eller från mottagning) till tillämpnings ögonblicket. Det är mycket viktigt att spendera tidningar på denna väg. Därför huvudregeln för att upprätthålla organisationens arbetsflöde: deras faktiska överföring längs den kortaste och mest direkta vägen med minsta tidsutgifter.

Andra regler

När du organiserar arbete måste du följa följande grundläggande regler för att organisera arbetsflödet:

• den största minskningen i onödiga och irrationella fall av överföring av dokument (på grund av att tekniska operationer för bearbetning av papper och hanteringsenheter utesluts som inte är en följd av företagets affärsbehov);
• uteslutning eller begränsning av den största återlämnandet av dokument (under behandling - utförande och utfärdande, under deras förberedelse - verifiering och godkännande, etc.);
• den största konsistensen av fokus och bearbetning av de viktigaste kategorierna av dokument, förutsatt att varje rörelse av det bör bestämmas.

Genomförandet av dessa principer gör att du kan förankra företagets huvudsakliga organisationsmekanism - specialisering, förmågan att centralt utföra homogena tekniska operationer.

Om du följer de allmänna reglerna för arbetsflödet kan du göra bättre bearbetning av papper från hanteringsapparaten genom att:

• vanligt arbetsflöde, eliminering av cykliska operationer som är förknippade med beredning och behandling av papper;
• dokumentflödet, säkerställa deras enhetliga rörelse och främja proportionell arbetsbelastning.

Regel nr 1 - Central mottagning och utsändning

Bland reglerna för pappersarbete och arbetsflöde är det viktigaste behovet av centralisering. Med andra ord, varje papper från organisationen, både inkommande (oavsett leveransmetod) och utgående (utom de som mottas eller skickas via fax och e-post och anslutna till specifika artister), måste behandlas i en ansvarig tjänst - sekretariatet eller den administrativa enhet (kontor). Som ett resultat kan du lösa flera problem på en gång:

• för att frigöra organisationens återstående tjänster och avdelningar från tekniska åtgärder (kontrollera inkommande dokument, öppna eller försegla kuvert, markera post eller fax)
• att öka produktiviteten för att använda kontorsutrustning på kontoret (kopiator, fax, märkning och andra maskiner som används för att bearbeta dokument).

I en centraliserad form av kontorsarbete är pappersbehandling koncentrerad till kontorsservicen och strukturavdelningar undantas från kontorsfunktioner (registrering och redovisning, fillagring, etc.).

En decentraliserad form av arbetsflöde innebär att i organisationens strukturella enheter finns kontorsarbete med dem. Vanligtvis är denna form berättigad vid territoriell fragmentering av organisationen.

I blandad form görs en del av pappersarbetet av tjänsteman och delvis av enheter. Oftast, i blandad form, är vissa dokument registrerade, övervakade, sammanställda i företag och lagras av kontortjänsten. Dessa är främst värdepapper som förvärvats av ledningen och fortsätter från den. Dokument om frågor som faller inom avdelningarnas kompetens registreras, kontrolleras, körs och lagras i företagets strukturella avdelningar.

Regel nr 2 - Uteslut orimliga returer

Dokumentflödet bör organiseras på ett sådant sätt att de inte återvänder till tjänsten (avdelningen), som redan har gått. De enda undantagen är situationer som är motiverade av affärsnödvändighet. Till exempel passerar ett dokument för signatur av en chef oundvikligen genom sin sekreterare två gånger, eftersom han specifikt är en mellanhand mellan chefen och cheferna.

Arbetsflödesregel nr 3 - preliminär studie av inkommande

I den totala massan av inkommande dokument måste du välja det mest grundläggande och viktiga för organisationen och studera dem först. Om informationen i dem kan övervägas av en suppleant eller annan behörig anställd, är det bättre att direkt skicka ett dokument till honom genom att kringgå chefen. För att överföringsmetoden ska hittas exakt måste de granskas av en behörig kontorsarbetare som har kunskap om organisationsstrukturen, enheternas funktioner och chefer och anställdas kompetenser.

Regel nummer 4 - registrering av dokument sker en gång

Om han gick in i avdelningen för företagsledning (sekretariat), var registrerad och efter att ha studerat chefen (eller ställföreträdaren) var i en av avdelningarna behöver han inte registreras igen. Om papperet, som förbigår ledningen, gick in i avdelningen, registreras det också en gång specifikt på avdelningen. Med andra ord kan varje dokument bara ha ett registreringsnummer tilldelat det antingen i bokföringstjänsten eller i enheten direkt.

Regel nr 5 - dokumentets upplösning anger exakt datum, artister och ansvariga personer

Trots att beslut fattas av företagsledare måste sekreteraren hålla denna process under kontroll och kan påverka den till viss del.Med andra ord bör han se till att beslutets text presenteras så korrekt som möjligt, med undantag för utövarens troliga frågor.

Regel nr 6. Separation av dokumentflöden

Ett dokumentflöde är en samling av en typ eller destination som har samma rutt. Vanligtvis är tre strömmar uppdelade: inkommande, utgående och interna (inte skapade för att gå utöver organisationens gränser). Varje dokumentström har vanligtvis delnivåer (flöden på andra nivån). Till exempel innehåller "Inkommande dokument" -strömmen tre typer: papper från moderbolaget, från divisioner och representativa kontor, samt partnerföretag, människors överklaganden, etc.

I arbetsflödet för utgående och interna dokument distribueras delnivåer på samma sätt. Begränsade papper (Trade Secret, Secret, etc.) finns vanligtvis separat. Organisationens säkerhetstjänst styr deras arbete.

Redovisningsprocesser

Tänk på de grundläggande reglerna för redovisningens arbetsflöde.

Dess storlek uttrycks av det totala antalet värdepapper som mottagits av organisationen och genomförts av den under en viss period. Arbetsflödesstorlek avser antalet giltiga kopior av interna dokument som anländer. Vid beräkning av arbetsflödets storlek beaktas också kopior av papper gjorda med införande av olika tekniska medel.

Redovisningsindikatorer görs i form av en sammanfattning, referensdata om dokumentens storlek. Deras form utvecklas av organisationen. Till exempel kan en organisation ställa in vilken frekvens som helst för att räkna dokument: varje månad, en gång i veckan, en gång om året, varje kvartal. Både kvalitativ och kvantitativ studie av arbetsprocessen kan användas.

Indikatorerna som erhållits vid beräkningen av arbetsflödets storlek används för att bestämma antalet anställda och strukturen för dokumenthanteringstjänsten. Och också för att studera arbetsbelastningen hos vissa upphandlande organisationer och strukturella avdelningar.

I den här artikeln beaktades således de grundläggande reglerna för att organisera arbetsflödet som tillämpas av företag.