Klassificering av affärsprocesser. Konceptet och typer av affärsprocesser

Affärsprocesser kan klassificeras på olika sätt beroende på vad man ska ta som huvudkriterium. Oftast pratar de om processer när det gäller företagets organisationsstruktur. I sådana fall är huvudkriteriet den funktionella belastningen. Baserat på denna princip är den vanligaste klassificeringen av affärsprocesser enligt följande:

1. Grundläggande - är kopplade till produktionen av företagets huvudprodukter (varor eller tjänster):

lägga till värde till produkten;
skapa en produkt;
intäktsgenererande;
de som klienten är villig att betala.

2. Hjälp eller internt - administrativt och ekonomiskt stöd:

HR-ledning
ekonomisk förvaltning;
logistikhantering, etc.

3. Chefer - HR, bolagsstyrning, kvalitetsledning etc.:

policy;
planeringsprocesser;
kontroll.

Vissa källor kallar denna klassificering och beskriver den som strukturella affärsprocesser. I framkant är företagets struktur.

Andra affärsprocessklassificeringar

Processer kan grupperas efter deras komplexitet:

Monoprocesser är monosyllabiska upprepande åtgärder.
Kapslade processer är kedjor av åtgärder byggda av monoprocesser.
Relaterade processer är sekventiella kedjor av monoprocesser inom ramen för algoritmer.

Typer av affärsprocesser enligt hierarkiprincipen:

Individuella horisontella processer är enskilda anställdas handlingar.
Korsfunktionella horisontella processer - gränsöverskridande interaktion mellan anställda vid "grann" -avdelningar
Horisontella processer - horisontell interaktion.
Vertikala processer - vertikal interaktion (ren hierarki).
Integrerade processer - kedja av anställdas handlingar vertikalt och horisontellt samtidigt.

Funktionella affärsprocesser grupperas i enlighet med företagsenheter och deras funktioner: dessa kan vara lager-, logistik-, ekonomi- och ledningsprocesser. I denna klassificering är en av de viktigaste punkterna samordning och beskrivning av ”lederna” mellan avdelningarna - avsnitt i processkedjorna. Oftast är utgången från processen för en avdelning ingången till processen för nästa avdelning. Att enas ”på stranden” om hur ingången till den ”mottagande” sidan ses, och att samordna denna vision med ”släppa” -avdelningen är ett nödvändigt och nödvändigt villkor för en effektiv samverkan mellan processens ”grannar”.

Vad är en affärsprocess?

Det finns helt enkelt problem med begreppet affärsprocess i källorna: det finns ingen universell och tydlig formulering. Det kom till att många författare helt enkelt undviker sådana förklaringar och låtsas att allt redan är klart - som standard. Denna taktik är inte ett dåligt alternativ, eftersom uppfinningen av dina egna alternativa formuleringar som "affärsenhet" kan ge kaos och förvirring till en svår processmetod och allt relaterat till det. Baserat på ovanstående är definitionerna av grunderna i en affärsprocess följande:

Process - avancemang, kurs, händelseförlopp. Detta är omvandlingen av "inträde" till "utgång".

En affärsprocess är en sekvens av handlingar från människor i ett team som är fast på ett medium för analys, reglering och optimering.

Extremt viktiga detaljer är en integrerad del av den allmänna definitionen, de kan kallas huvudsakliga egenskaper hos en affärsprocess:

Utan människor finns det inga affärsprocesser. Om vi talar om åtgärder som utförs av automatiska maskiner eller programvara, är detta en teknologisk kedja eller specifikation.Dessutom är slutresultatet av processen alltid oförändrat utan alternativ. Om det finns ett äktenskap, på grund av brott i tekniken. I en affärsprocess kan resultatet variera beroende på vissa villkor som anges i kedjan (“gafflar” av optioner).

Mer än en person är alltid involverad i en affärsprocess. Även om åtgärderna är planerade för en (individuell horisontell process) finns det alltid implicita "kollegor" i processen - till exempel kunder.
Utan en beskrivning finns det ingen affärsprocess. Ibland beskrivs processer "som den är", ibland - "som den borde vara." I båda fallen är detta en väldigt kreativ affär.
Inga typer av affärsprocesser kan vara 100% perfekta. Det finns alltid möjlighet till optimering - åtminstone omedelbart, åtminstone i framtiden. Korrigering och förbättring, med beaktande av den mänskliga faktorn och i synnerhet vetenskapliga och tekniska framsteg, är en av de huvudsakliga fördelarna med processmetoden framför alla andra hanteringssystem.
Att förbättra affärsprocesser är kontinuerligt och oändligt - något som denna slogan passar alla som är allvarligt involverade i processmodellering.

Processer för skapande av kundvärde

Det första tecknet på kärnverksamhetsprocesser är att de skapar kärnintäkter för företaget. De genererar värde för en extern kund. Tidigare ansågs en enda kedja för företagsproduktion som huvudprocessen, men nu är bilden av huvudprocesserna mycket bredare. Denna processgrupp innehåller nu:

hantering av leverantörsrelationer;
direkt produktion av produkten;
produktleverans till kunden;
riskhantering;
kundrelationshantering;
utforma nya produkter.

Stöd för affärsprocesser

Stödjande eller interna affärsprocesser kallas ofta stödjande. Det är ett misstag att tro att vi talar om handlingar av "andra klass" av betydelse. I ett företag är alla funktioner lika och värdefulla. Den enda skillnaden är att sådana processer inte ger värde för den externa klienten, han kommer inte att betala för dem. Till exempel bryr sig en klient som bor på ett hotell inte om arbetet i personalavdelningen på detta hotell. Men hela hotellpersonalen har en fråga: bra personalpersonal kan lägga till ett seriöst värde till personalens kvalitet. Med andra ord, de stödjande affärsprocesserna ger mervärde till företagets slutprodukt, men tillför inte värde till det.

Ibland är det svårt att bestämma vilken typ av klassificering vissa affärsprocesser tillhör. Exempelvis innefattar personalhantering flera komplexa komponenter. Processen att anställa nya anställda är rent intern. När det gäller utbildning och utveckling av anställda är dessa processer direkt relaterade till att hantera strategiska initiativ. Nyckeln till framgång i kompetent differentiering av processer är rätt och detaljerad organisationsstruktur.

Kontrollprocesser

Inmatningen till kontrollprocesserna är oftast data från interna och externa rapporter. De har sin egen klassificering av affärsprocesser. De kan delas in i två stora grupper:

Strategiska processer som syftar till att utveckla företaget, dess konkurrenskraft och aktuella aktiviteter.
Rent ledning som syftar till att hantera företagets verksamhet.

Kontrollprocesser är den enda typen av processer som en typisk struktur kan tillämpas på. Processmodellen är densamma, men förvaltningsobjekten är olika: det kan vara personalhantering, ekonomisk förvaltning, planhantering, etc. Vad gäller standardmodellen för att hantera affärsprocesser är det följande:

Planering - insamling och analys av information, utveckling av en handlingsplan.
Kommunikation - förklaringar, motivation och stöd från anställda innan du börjar arbeta.
Genomförande av handlingsplanen.
Övervakning av arbetet enligt planens villkor och punkter.
Kontroll - jämförelse och analys av de åtgärder som vidtagits med planen.
Justering av planen för ytterligare åtgärder, utvärdering av resultaten.

Varför staket trädgården, eller kärnan i processhantering

Varför beskriva vad alla redan vet väl? Denna fråga, i kombination med ett kraftigt suck, låter oftast på avdelningar i början av genomförandet av processmetoden. Fördelarna och argumenten för implementering av processhantering är kända och mycket påtagliga. Affärsprocesser måste beskrivas, analyseras och optimeras för:

Effektiv studie och kontinuerlig förbättring av verksamheten (inklusive ledning).
Synlighet, vilket hjälper till att förstå i detalj alla typer av arbete för människor från utsidan.
Minimering av kontors "krig" mellan avdelningar, eftersom det är möjligt att registrera och samordna alla "rumpa" -delar i horisontella processer.
Tydlighet, förståelse och synlighet av verkliga arbetsprocesser för alla anställda. Med de föreskrivna affärsprocesserna är det omöjligt att "spruta" varken cheferna, inte revisorerna eller kollegorna.
Minska företagets beroende av de anställdas personliga kompetens, särskilt de som är starta. Det finns inga namn i standardiserade processer, det finns bara positionsnamn och tillskrivna handlingar.
För replikering av processer i grenar.

Implementering och stöd för processmetoden är mycket enklare än det verkar för många anställda och företagsledare. Denna stereotyp bildas tyvärr på grund av det stora antalet människor på marknaden som kallar sig konsulter, som i verkligheten är "process charlatans" med hypertrofisk diagnostik av svårigheter och fel på vägen till processer.

Det bästa alternativet för att implementera processhantering är att göra det själv. Det viktigaste är att tro på din styrka och arbeta eftertänksamt och långsamt, i sådana saker krävs inte hastighet.

Om typiska processer

I varje organisation, oavsett dess profil, kan flera dussin i följd kedjor av åtgärder räknas. Därför kan klassificeringen av affärsprocesser inte göra. En annan fråga är hur man grupperar de handlingar och operationer som sker i organisationen så att allt är logiskt och förståeligt. Modeller av standardprocesser, med hjälp av vilka det skulle vara möjligt att förskriva alla produktions- och administrationssekvenser, skulle väl hjälpa till i detta.

Men tyvärr (och kanske, lyckligtvis), finns standardprocessmodeller praktiskt taget inte. Även för företag i samma bransch med liknande produktionscykler kommer typiska affärsprocesser (som ibland erbjuds på konsultmarknaden) inte på något sätt att motsvara den verkliga processbilden. Om inte naturligtvis företagets uppgift är att införa en verkligt effektiv metod och inte ett formellt formellt svar till aktieägarna ”vi är alla som människor”.

Avskriva andra typer av affärsprocesser fungerar inte. Mer exakt kommer det att visa sig, men i slutändan kommer det inte bara att vara noll utan mycket värre: diskreditera både processmetoden och företagets ledning med sina "vanliga idiotiska duschar på grund av ett dåligt huvud som inte ger vila" (bokstavligt citat från en logistiker företag efter att han tvingades komponera processerna för hela avdelningen). Utan tvekan förtjänar inte affärsprocesser i organisationen sådana ord.

Huvudfunktioner i processhantering

Låt oss börja med en liten fråga. Om du bestämmer dig för att till exempel producera avföring, kommer alla operationer, inklusive att välja färg, klippa ben och så vidare, att passa in i kedjan för en affärsprocess. Fråga: vad blir resultatet av processen i slutet av denna kedja? Klar avföring? Hög försäljning? Men nej. Där, på din helt nya avföring, sitter en nöjd (eller missnöjd) konsument med sin åsikt, som du borde vara säker på att vara intresserad av regelbundet.

Här är det - den grundläggande skillnaden mellan processmetoden och andra styrsystem: inte en pall, utan en konsument som sitter på denna pall.Om vi pratar om processen att städa företagets kontor, kommer det i slutet av kedjan inte att finnas ett "rent kontor", utan anställda som är nöjda med renheten och ordningen på detta kontor. Att skifta fokus från "vi gör mycket bra avföring" till "konsumenterna är nöjda med våra produkter, beröm och köper mer."

Med andra ord, de viktigaste kriterierna för att utvärdera företagets resultat i alla avseenden är kundens åsikt, och inte deras egna tankar om sig själva (vanligtvis överdrivet betydligt). Konsumenter av varor eller tjänster är externa och interna.

Allt är klart för externa kunder - det här är köpare, men ibland är det väldigt svårt för anställda att vänja sig utseendet på interna kunder. Ett typiskt exempel är den bild som kan ses i bokföringsavdelningarna. Anställda vid sådana avdelningar är vana att rapportera endast till chefen och finansiell revision.

Till en början är det svårt för dem att vänja sig med att kvaliteten på deras arbete utvärderas av kollegor från närliggande avdelningar: en minskning av hastigheten för att utfärda fakturor eller fakturor först orsakar chock och protester. Den enda behandlingen för sådana situationer är genom detaljerade förklaringar i kombination med tålamod. Särskilt värdefulla förklaringar kommer från företagsledningen.

Hur man beskriver processen

Som nämnts ovan är att skapa affärsprocesser ett intressant jobb. Ett viktigt villkor är att visa anställda att det är:

Inte så svårt som det kan verka.
Mycket spännande och intressant.

Det är inte så viktigt vem som exakt kommer att samla in detaljerad information och handlingssekvensen för varje deltagare i processen - en konsult, en utsedd anställd eller hela teamet av processchefer (det bästa alternativet). Det viktigaste är inte att rusa och samla uttömmande och maximalt detaljerad information för att översätta den till en grafisk presentation. Textversionen är också möjlig, i det här fallet finns det inga strikta krav, men bilden fungerar bättre än textens "vägg". Detta gäller särskilt när affärsprocesser beskrivs för ett stort antal människor.

Algoritm för att beskriva affärsprocesser:

Samla processdeltagare.
Definiera namnet och syftet med processen.
Att fixa början och slutet på processen är den första och sista åtgärden.
Definiera ingången och allt du behöver ange (material, information, andra resurser).
Bestäm utgången (allt som ska erhållas som ett resultat).
Namnge stadierna i affärsprocesserna.
Namnge processägaren med auktoritet och ansvar.
Identifiera och samordna exakt (mycket viktigt!) Utövaren i varje scen.
Förtydra tidpunkten för varje etapp, lista alla nödvändiga underlag och blanketter.

Detaljeringsgraden för affärsprocesser kan variera. Det beror på det läsarkrets som de beskrivs för. Det bästa alternativet verkar vara ett som kommer att vara uppenbart för en nybörjare som har kommit till en ny plats och djupt in i nya ansvarsområden. Att lära sig en affärsprocess med relaterade frågor och förklaringar från en mentor skulle vara ett idealiskt exempel på utbildning på jobbet.

Det kommer att vara användbart att ange nyckelprocesserna separat i en förstorad version på en sida - “höja bilden” för att se hela processlandskapet.

Myter, misstag och tips

En allvarlig och vanlig missuppfattning är att tro att affärsprocesser måste vara lönsamma. Detta är sant om processen till exempel är förknippad med direktförsäljning. Du kan inte prata om vinst i andra processer - bildning av personalrapportering eller mellanleverans av varor. Att lägga till värde gör inte vinst.
Du behöver inte skriva enorma ark med de mest detaljerade detaljerna. Det är till och med skrämmande att titta på sådana ”mästerverk”, för att inte tala om lärande eller optimering. Laconicism och enkelhet är de viktigaste kraven för utformning av affärsprocesser.
Förväxla inte företagets affärsprocesser och IT-processer som inte har något gemensamt med varandra, utom för namn. Tror att IT-processer bara är fullständiga namngivare, ingenting mer.
Det är inte meningsfullt att uppfinna sina egna "upphovsrättsliga" sätt att framställa processer. Det är bäst att använda hyllsystem, till exempel BPMN2.0 eller IDEF3, som minimerar fel och hjälper till att standardisera dina processer så att de är begripliga för en bred publik användare.
Ett vanligt misstag är att beskriva affärsprocesser "som den är" och lugna ner detta. Resultatet är en "beskrivning för beskrivningens skull." Konstnärer glömmer att att skapa grafiska processer bara är ett verktyg för att uppnå huvudmålet: förbättringar, optimeringar, lägre kostnader, ökad lönsamhet etc. Att skriva affärsprocesser är bara början. Det mest intressanta börjar senare.
När man analyserar och justerar affärsprocesser bör man inte i något fall ignorera det externa sammanhanget, särskilt inte i dagens snabbt föränderliga värld. Motparter, konkurrenter, kriser, förändringar i skatter - det finns inga bagatell i den yttre miljön.
Stereotyper förknippade med japanska "legender" om mager tillverkning, produktionsprinciper i Toyota, kaizen-systemet, etc. Utan en aning om kärnan i japansk kvalitetsledning, konsulter eller anställda själva försöker anpassa sitt nya affärsprocesssystem till en japansk stencil . Utländska stencils har aldrig hjälpt någon, särskilt den japanska utvecklingen, som främst är förknippad med kulturens och mentalitetens särdrag.
För mycket uppmärksamhet ägnas åt sekundära detaljer: en detaljerad beskrivning av processen för att beställa företagslunchar kommer sannolikt inte att spela någon roll för att förbättra företagets effektivitet. Det är nödvändigt att beskriva och optimera alla åtgärder i alla avdelningar, men prioriteringar måste vara kända och följas.