Vem är företagets administrativa personal?

Idag uppfattas arbetskraftsaktiviteter i den administrativa tjänsten för strukturen ofta som det första stadiet i en karriär eller som arbete för förstaårsstudenter, som i regel inte kräver seriös förberedelse. Vad menas med begreppet administrativ personal? Vem är släkt? till lämplig kategori? Varför? Svar på dessa och andra lika viktiga frågor finns i processen att läsa denna artikel.

Gemensamma funktioner

Trots det faktum administrativ personal innebär ofta bara början av tillväxt, många bygger en framgångsrik karriär och får professionellt erkännande inom detta område. Sådana anställda kommer inte att kalla detta arbete som inte kräver lämpliga kvalifikationer och extremt lätt. Vilket ansvar har en tjänst vanligtvis? Administrativ personal utför ett antal uppgifter relaterade till organisering av grundläggande affärsprocesser. Bland dem är följande artiklar:

• Registrering.
• Kontroll i fråga om utförandet av order och order av chefen för olika avdelningar och avdelningar.
• Administrativ personal engagerat i att tillhandahålla sociala, hushålls-, ekonomiska och materiella och tekniska tjänster till strukturen.
• Organisation och efterföljande reparationer på kontoret, vid behov.
• Organisering av omlokalisering.
• Administrativ personal är anställda som är skyldiga att interagera med driftstjänsterna.
• Interaktion med hyresvärdar.
• Organisation och efterföljande hållning av företagsevenemang. Det är viktigt att lägga till det i detta fall administrativ personal ger endast ytterligare hjälp.

Det är viktigt att notera att denna lista kan konkretiseras och kompletteras beroende på företagets behov och uppgifter.

Den praktiska aspekten av frågan

Som det visade sig, administrativ personal är anställda vars verksamhetsområde inkluderar implementering av ledningsfunktioner eller utförande av arbete relaterat till organisatoriska ledningsfrågor i tekniska termer.

I regeringsorganisationer ingår alltså personalavdelningen, som hanterar personal och väljer personal, ofta i den administrativa avdelningen, avdelningen för företagsekonomi och så vidare. Men en sådan praxis med avseende på storskaliga organisationer av privat egendom är inte utbredd - här är förvaltningsavdelningen en självständig struktur, naturligtvis, leds av chefen. Det är viktigt att notera att i administrativ personal ofta inkluderas inte personliga assistentchefer och avdelningsassistenter. Så de hänför sig, som regel, till personalen på en viss strukturell enhet och är underordnade motsvarande chef. Deras uppgifter reduceras direkt för att lösa problemen med denna enhet. Karakteriserar samma administrativ personalgrupp kollegor löser hela organisationens problem.

Det bör noteras att antalet administrativa anställda i företaget huvudsakligen beror på dess interna struktur, storlek och verksamhetsområde. Till exempel separerar många statliga föreningar, ledningsföretag i stora företag eller stora företag administrativ personal i en oberoende avdelning. Som regel kallas det den administrativa avdelningen eller den allmänna avdelningen.Avdelningen är en komplex organisation vars chef organiserar personalhantering och rapporterar till företagets chef.

Statliga institutioner

Den statliga institutionens administrativa avdelningen kan inkludera följande avdelningar med ett oberoende aktivitetssätt:

• Dokumentationsstöd.
• Protokoll organisatoriska.
• Kontrollavdelning.
• Hushållens stöd.
• Offentlig service och så vidare.

Det är viktigt att notera att i stora kommersiella strukturer arbete. Administrativ personal i detta fall representerar affärsavdelningen. Det inkluderar kontorschefer, sekreterare, underhållspersonal (förare, städare, kurirer). Chefen för motsvarande kategori är helt ansvarig för institutionens arbete.

I företag som har en komplex struktur som innehåller flera kontor, administrativ och teknisk personalsom regel bildas enligt ett enda schema. Hans arbete övervakas av den administrativa chefens aktiviteter. Dess uppgifter omfattar hantering och samordning av verksamheten inom den administrativa strukturen som helhet. Den administrativa direktören är underordnad cheferna för administrativa avdelningar, liksom kontorschefer för strukturella enheter och oberoende kontor.

Små företag

Administrativ personal i små företag med kommersiella mål består i regel av en anställd. Hans position kallas en kontorschef eller sekreterare. Om detta saknas tilldelas vissa administrativa funktioner (till exempel organisation av pappersarbete, dokumenthantering eller beställning av kontoret) till en viss junioranställd som en extra börda.

traditionellt, administrativ personal inkluderar sekreterare, assistentavdelning, personlig assistent för chefen, chef för den administrativa avdelningen. Dessutom innehåller denna lista en kontorschef och administrativ chef. Det är viktigt att notera att detta inkluderar ett antal anställda i underhållspersonal (till exempel, administrativ och teknisk personal för elsäkerhet). I efterföljande kapitel kommer det att vara lämpligt att ta hänsyn till de vanligaste administrativa tjänsterna.

Kontorschef

Som det visade sig kännetecknande administrativ personal delat in i administrativa och tekniska områden. Kontorschefen tillhör den första gruppen. På ett annat sätt kallas han administrativ chef eller senioradministratör. Kontorschefen rapporterar till rekryteringsdirektören eller verkställande direktören. I kretsen av hans underordnade finns bara anställda som stöder funktionen i strukturen. Huvudmålet för den högsta administratören är att säkerställa att kontoret fungerar tillräckligt och att det fungerar smidigt. Kontorschef hur administrativ supportpersonal utför följande funktioner:

• Tillhandahålla kontroll över tillgänglighet och drift av kontorsutrustning.
• Budgetkostnader för kontorsstöd.
• Säkerställa snabb behandling av både inkommande och skickad korrespondens, dess leverans i enlighet med syftet.
• Deltagande i inventeringen av kontorsfastighetskomplex.
• Utöva kontroll över tidsfristerna för exekvering av värdepapper och deras behöriga utförande.
• Organisering och kontroll av underordnade arbetares arbete, bland vilka telefonoperatörer, sekreterare, förare, städare och säkerhetsvakter.
• Kontroll och support av företagets filsystem.
• Boka biljetter, tillhandahålla visumstöd och boka rum för företagets anställda.

Följande krav för erfarenhet och kvalifikationer är relevanta för kontorschefen:

• Lämplig utbildning (sekundär special eller högre).
• Önskad kunskap om ett eller flera främmande språk.
• Utmärkt kunskap om datateknik.
• Kunskap om kontorteknik.
• Arbetslivserfarenhet inom det administrativa området i minst ett år.
• Sällskap, stressmotstånd, förmågor i organisatoriska frågor.

Chef för juridisk avdelning

Chefen för denna avdelning rapporterar uteslutande till generaldirektören. Hans underordnade inkluderar alla anställda vid den juridiska avdelningen. Syftet med chefens verksamhet är bildandet och ytterligare ledningen av företagets juridiska tjänst. Medarbetaren i fråga utför följande funktioner:

• Urval och vidareutbildning av juridiska tjänstemän.
• Legalisering av företagets organisationsstruktur.
• Utformning av interna företagsstandarder.
• Skapa arbetsflöde enligt utvecklade företags juridiska standarder.
• Organisering av juridisk utbildning för företagets anställda.
• Juridisk expertis för projekt av olika juridisk dokumentation, vars förberedelse utförs hos företaget.
• Organisering av beredning av slutsatser i enlighet med juridiska frågor som uppstår under strukturen.
• Representation av företagets intressen i rättsliga myndigheter samt offentliga och statliga föreningar i studien av juridiska frågor.
• Övervaka och vidta åtgärder för att återkräva skulder i enlighet med tidigare genomförda avtal.

Krav på en specialist när det gäller kvalifikationer och erfarenhet:

• Juridisk utbildning (helst högre).
• Erfarenhet av relevant specialitet i mer än fem år.
• Kunskaper i engelska på en genomsnittlig nivå.
• Erfarenhet av att förhandla och lösa frågor i förhand.
• Beredskap för resor och affärsresor.
• Kunskap inom följande juridiska områden: civil, skatt, administrativ, företag, skiljedom och andra laggrenar.

Administrativ personal för elsäkerhet

Elpersonal som utför arbete på elektriska installationer klassificeras i följande kategorier:

• Administrativa och tekniska anställda är chefer och specialister som utför de uppgifter som är förknippade med organisationen av drift och underhåll, installation, reparation och idrifttagning i relation till elektriska installationer.
• Operativa anställda - personal som tillhandahåller underhåll och drift av elinstallationer. Detta inkluderar inspektion, förberedelse av arbetsplatsen, operationell omkoppling, tillträde och efterföljande övervakning av anställda, utförande av arbetet i enlighet med den nuvarande verksamheten.
• Reparationspersonal - personal som utför reparation och underhåll, idrifttagning, installation och utrustningstest.
• Drift- och reparationspersonal - reparationspersonal som är specialutbildad och utbildad för att betjäna det operativa fokuset i en viss mängd elektriska installationer som tilldelats den.

advokat

Ofta kallas en advokat en juridisk rådgivare på ett annat sätt. Han rapporterar till generaldirektören eller chefen för den berörda avdelningen. Advokatens underordnade är avdelningens kontorister. Huvudmålet med hans verksamhet är att ge stöd för den juridiska avdelningens arbete. De viktigaste uppgifterna för specialist är följande punkter:

• Utveckling av juridisk dokumentation.
• Tillhandahålla metodologisk vägledning för företagets juridiska verksamhet.
• Genomförande av åtgärder för att stärka den finansiella, kontraktsmässiga och arbetsdisciplinen.
• Samråd med personalen i strukturen när det gäller yrkesmässiga frågor, hjälp vid utarbetandet av dokumentation och myndighetsåtgärder.

Juridisk rådgivare utför följande funktioner:

• Deltagande i utvecklingen av juridisk dokumentation och kontrakt.
• Deltagande i juridiska tvister.
• Ge råd till anställda och företagsledning i enlighet med juridiska aspekter.
• Deltagande i verifiering av dokumentationens läskunnighet samt kontrakt från juridisk synvinkel.
• Underhåll av filsystemet för kontrakt.
• Ge hjälp till anställda vid den berörda avdelningen i utvecklingen av olika typer av projekt.

dispatcher

Sändaren rapporterar direkt till chef för produktionen, men har inte underordnade. Det huvudsakliga målet med hans arbete är den operativa regleringen av produktionsprocessen och andra aktiviteter i strukturen. Sändaren utför följande funktioner:

• Övervaka tillgången på lager som är nödvändiga för en oavbruten process för produktion av företagsavdelningar (komponenter, material, transport, utrustning).
• Organisering av driftskontroll över produktionsprocessen, leverans av den färdiga produkten, utförande av arbete eller tjänster enligt schemat för produktionsprocessen.
• Att utföra en avsändningsdagbok, bilda rapporteringsrapporter och annan teknisk dokumentation när det gäller produktionsprocessen.

För en avsändare är följande krav gällande kvalifikationer och erfarenhet relevanta:

• Närvaron av yrkesutbildning.
• Kunskap inom produktionsplanering inom företaget.
• Stressmotstånd, sällskap.

Generalsekreterare

På ett annat sätt kan positionen hänvisas till som en personlig assistent eller sekreterare. Den anställda rapporterar till chefen för personalresurser eller generaldirektören. Det finns inga underordnade generalsekreterare. Det huvudsakliga målet med sekreterare-referentens arbete är att tillhandahålla högkvalitativt administrativt stöd till direktörstrukturen. En personlig assistent utför följande uppgifter:

• Säkerställa rätt arbetsflöde.
• Organisation av direktörens dag i arbetsplanen.

Assisterande sekreterare utför huvudsakligen följande funktioner:

• Schemaläggning för VD, organisering av affärsmöten och affärsresor.
• Redigering, översättning och exekvering av affärsbrev och dokumentation.
• Tillhandahåller kontroll över inkommande korrespondens och telefonsamtal.
• Förberedelse och genomförande av affärsbrev, rapporter, annan dokumentation.
• Organisering av interaktion mellan direktören och andra anställda i strukturen.
• Kvalitetskontroll av förberedelser, korrekt sammanställning, efterföljande samordning och godkännande av dokumentation som lämnats in för underskrift direkt till organisationschefen.
• Organisering av arbetet i receptionens generaldirektör.
• Uppfyllning av individuella instruktioner på huvudet.
• Escort of the head på affärsresor.

Faktiska krav för erfarenhet och kvalifikationer i detta fall är:

• Förekomsten av högre utbildning.
• Kunskap om ett främmande (helst engelska) språk.
• Utmärkt användning av PC.
• Hög standard när det gäller affärsetikett.
• Minst två års arbetslivserfarenhet.
• Presentabelt utseende, trevlig.