Små och medelstora företagare tvingas arbeta under en lång tid. Vissa företagare arbetar till och med på helgerna. För att minska nödbelastningen är det lämpligt att använda automatisering av olika rutinprocesser och åtgärder. Men det finns vissa operationer som bäst utförs oberoende för att inte möta förluster.
Funktioner och fördelar med automatisering
Småföretag behöver det ofta, eftersom företagare och anställda ofta måste genomföra rutinmässiga och helt värdelösa åtgärder. Plusserna inkluderar det faktum att du inte behöver spendera mycket tid och ansträngning på enkla och rutinmässiga åtgärder som kan genomföras automatiskt.
Den befriade tiden kan användas för att skapa kontakter med entreprenörer, kommunicera med släktingar eller utföra andra viktiga uppgifter som inte kan automatiseras. Därför kan vi skilja på flera affärsprocesser som bör automatiseras.
1. Svar på e-postmeddelanden
Varje företag har ett e-postmeddelande och ofta får det många olika brev från partners, kunder eller bara privatkunder. Cirka 25% av tiden som en företagare ägnar till att kontrollera e-post och skriva svar.
Samtidigt är det möjligt att påskynda denna process, för vilka mallar används. Detta är inte en fullständig automatisering, men du kan minska den tid du behöver spendera på att skriva texter.
2. Fyllning av fakturor
Bokföring är en komplex och tidskrävande process. Vanligtvis är en erfaren revisor engagerad i det, men ofta har de som börjar entreprenörer helt enkelt inte ekonomiska förmågor att anställa en specialist. Därför måste de självständigt förbereda många dokument, som innehåller samma typ av faktura.
För deras sammanställning är det önskvärt att använda speciella datorprogram, som gör att du bara kan ändra den grundläggande informationen och lämna den andra informationen oförändrad.
3. Lönelista
Deras sammanställning är ett tråkigt jobb som måste utföras varje månad, eftersom varje månad en lön ges till företagets anställda. Det är svårt att automatisera förberedelserna för lönelister om många anställda i företaget fortfarande får sina lön kontant.
Därför är det tillrådligt att överföra alla anställda till att få lön i icke-kontant form. För detta väljs banker som erbjuder optimala villkor för att öppna insättnings- och lönekort. Under sådana förhållanden, i ett automatiskt läge, överförs medel till konton för anställda, så du behöver inte ta itu med att sammanställa uttalanden.
4. Uppgiftshantering
Cirka 70% av företagarens tid spenderas på att hantera olika uppgifter inom sin verksamhet. För att spara tid och ansträngning rekommenderas att du använder specialiserad programvara. Med det kan du koordinera åtgärder mellan olika uppgifter, bli av med repetitiva åtgärder och även ständigt anpassa den digitala uppgiftslistan.
Sådana program påminner om vissa åtgärder som måste utföras av en entreprenör under en viss tidsperiod. Därför behöver du inte oroa dig för att ägaren av företaget av olika skäl kommer att glömma bort vissa uppgifter.
5. Rapporter och förklaringar
Varje affärsman betalar skatt på grundval av ett tidigare valt skattesystem. För att rapportera till Federal Tax Service är det nödvändigt att förbereda och skicka in skattedeklarationer eller andra dokument i tid. För att göra detta måste du vara väl insatt i redovisning.
Till och med denna process kan automatiseras. Skattetjänsten erbjuder företagaren möjlighet att ladda ner specialprogram från den officiella webbplatsen för Federal Tax Service. Endast information om resultat av företagets aktivitet matas in i dessa program, varefter beräkningarna utförs automatiskt. På grund av denna programvara kan du minska mängden tid och ansträngning som du måste spendera på att sammanställa officiell dokumentation.
Vilka uppgifter kan inte automatiseras?
Även om automatisering har många fördelar, finns det fortfarande några åtgärder som måste genomföras personligen av entreprenören. Annars kanske affärsmannen inte tar hänsyn till många viktiga punkter, vilket kommer att leda till företagsförluster.
1. Kundproblem
Kund- och kundnöjdhet kan uppstå när som helst av olika skäl. Att hantera sådana svårigheter i automatiskt läge är helt enkelt omöjligt, så entreprenören måste delta i denna process. Han måste åtgärda problemet så att den missnöjda klienten inte lämnar ett klagomål på Internet.
När man löser sådana problem är det viktigt att fokusera på personlig kommunikation. Använd inte e-postmeddelanden eller telefonmeddelanden, så det är tillrådligt att boka tid och ändra klientens åsikt.
2. Anpassning av kunder
Nya kunder som inte är säkra på att det är tillräckligt med samarbete går ständigt in i verksamheten. Därför är det viktigt att använda vissa affärsprocesser som syftar till snabb anpassning.
I ett tidigt skede av interaktion kan en affärsman inte lita på automatisering, eftersom det troligtvis kommer att förlora en stor klient. Därför krävs personlig uppmärksamhet för att skapa en stark relation.
3. Erkännande av anställda
Företagets anställda är en värdefull resurs för alla företagare. Därför, om en affärsman ständigt vill lära sig om olika prestationer hos specialister, kommer han att behöva ta itu med utvärdering och analys på egen hand. Det är omöjligt att automatisera denna process, för annars bör arbetarna känna sig mer fritt, vilket ofta leder till en minskning av arbetskraftsproduktiviteten.
Om någon specialist når höjder i sin karriär, bör företagaren fira sin framgång genom att ge priser eller priser.
4. Kreativa processer
Även om automatisering förbättrar produktiviteten kan den inte ersätta det kreativa arbetet som människor gör. Program kan inte reproducera den mänskliga hjärnan, därför kräver implementering och skapande av kreativa idéer medverkan av erfarna och begåvade anställda.
Därför är kreativa jobb fortfarande efterfrågade och högt betalda. För att hantera viktiga frågor måste medarbetaren ha kritiskt tänkande och innovativa färdigheter.
5. Bygga starka relationer med kollegor och kunder
Detta är endast möjligt genom personlig kommunikation av företagaren med företrädare för andra företag eller anställda. Du bör inte lita på automatisering, så det är tillrådligt att överge den ständiga användningen av e-postmeddelanden eller andra system.
För anställda måste du använda olika presenter eller handskrivna tackbrev. Om det finns någon missnöje hos kunderna måste du föra personliga konversationer.
Därför, även om man använder modern teknik, kan vissa processer inte automatiseras.
slutsats
Automation kan spara tid och ansträngning för en entreprenör, så det är lämpligt att implementera det i företagets arbete när man utför vissa rutinmässiga operationer.Men det finns vissa affärsprocesser som kräver personlig uppmärksamhet från en affärsman.