Det är svårt att föreställa sig ett företag utan möten eller andra ledningsmöten med anställda. Under sådana möten kontaktas teamet, viktig information kommuniceras och förslag görs. Möten är inte alltid intressanta eller viktiga, desto mer positivt uppfattas det av alla anställda. För att inte slösa bort tid på en tom sammankomst av anställda bör du känna till hemligheterna för framgångsrika affärsmöten.
Tydlig agenda
Ett affärsmöte är inte ett hemligt möte, utan ett planerat evenemang som måste avtalas i förväg med alla deltagare. Ledaren eller personen som samlar medlemmarna i mötet är ansvarig för dagordningen. Det innehåller följande data:
- Datum och tid för mötet.
- Ämnet för konversation.
- Lista över högtalare. Om ledaren eller arrangören bjöd in någon att hålla tal, bör talaren varnas i förväg. Detta kommer att lindra förlägenhet och förlägenhet och låta talaren förbereda sig bättre för att inte slösa bort andra lyssnares tid på onödig information eller försöka hämta nödvändig information.
Tips: alla som pratar utom för arrangören bör veta sin tid ungefär. Detta gör att de inte kan lämna mötet vid fel tid och inte försvinna i väntan. Helhetsintrycket av mötet, där alla vet sin plats, kommer att vara positivt för de flesta deltagare.
Inga extra lyssnare
Om det inte finns någon önskan att se gäspningar och uttråkade ansikten hos publiken, bör du inte bjuda in dem som inte behöver vara på mötet. Naturligtvis kan det visa sig att mötet egentligen bara intresserar 5 personer av 100. Men i det här fallet är det fortfarande inte nödvändigt att bjuda in 50 personer som extra, vilket bara kommer att irritera talarna och mentalt önskar att allt detta slutar snart.
Tips: du kan alltid bjuda in "brinnande huvuden." Det här är de som är intresserade av projektet, idén och inte är motvilliga för att delta i mötet eller på annat sätt visa aktivitet. Sådana anställda kommer då gärna att berätta för hela teamet vad som diskuterades vid mötet och hur mötet gick.
Möjlighet att tala
Denna regel om god montering följer från den föregående. De som verkligen är intresserade av mötet kommer inte att ha något att uttrycka sin åsikt i frågan eller göra ett erbjudande.
Men en kollektiv diskussion, om mötet har mer än 15 personer, kan dra på i 1,5 timmar eller längre. För att inte kränka någon, bör du ge ordet till gruppens ledare eller be alla att samla intressen för att låta flera talare meddela sina åsikter.
Monologbegränsning
Arrangörerna av mötena och teamets ledare bör inte göra de närvarande uttråkade, medan de ägnar timmar på att uttrycka sina tankar, hopp och preferenser. Tiden för varje deltagare att prata bör begränsas.
Om det är nödvändigt att bestämma vilket som är bättre: för att göra presentationen kort eller långvarig bör du välja det första alternativet. Om du vill lyssna på detaljerna kommer eleverna själva att ställa frågor eller be om annan information.
Men det är inget värre när frågan uppstår i ögonen på de närvarande: "När slutar allt?" Samtidigt berättar arrangören av mötet, som om ingenting hade hänt, sin åsikt om det nya projektet utan att uppmärksamma arbetarnas trötta suck.
Tydliga uppgifter
Om mötet inte är rent informativt ska deltagarna få tydliga rekommendationer eller uppdrag efter det slutar.Om du vill delta i ett nytt projekt ska alla ges namnet på idén, kraven, uppgiften och tidsfristerna för dess genomförande.
Chefer som ber anställda uppfylla kraven, men inte sätter specifika tidsfrister, förlorar helt enkelt tid. Utan hårda gränser gör många allt i sista stund, och inte bara ansvarslösa arbetare är skyldiga.
Utförande kontroll
Efter att ha fått uppgifterna efter mötet börjar inte alla anställda samvetsgrant att uppfylla dem. Men om ledaren glömde vem han hade angett vilka uppgifter, så slöts mötet.
Regelbunden övervakning av utförandet av uppgifter som erhållits under mötet är en viktig del av den övervägande processen. Uppföljningen måste vara den som gav instruktionerna. Annars kommer kraven att vara valfria, vilket i slutändan kommer att upphäva fördelarna med affärsmöten i näringslivet.
Inga distraktioner
Under offentligt talande bör högtalaren inte bli distraherad av främmande ljud, föremål eller aktiviteter. Det är inte tillåtet att titta någonstans utom för text, skärmen på presentationsmonitorn eller de som lyssnar på hans tal.
Det är lämpligt att sätta mobiltelefonen i tyst läge eller av. Detta gäller också för dem som lyssnar på talet: samtal, sms och kommunikation på sociala nätverk under en annan persons tal är ett tecken på att mötet är tråkigt och inte innehåller användbar information. När mötet är effektivt spenderar ingen tid på prylar eller andra sätt att ha kul.
Korta tidsfrister
Det rekommenderas inte att hålla möten dagligen, eftersom sådana möten kan vara tråkiga för de flesta anställda. Men om behovet av att samlas styrs av verksamhetens egenhet måste du vara särskilt uppmärksam på mötet.
Ett möte kommer att vara produktivt om det inte blir utdraget. Högst 20 minuter om dagen räcker för att förmedla viktig information och lyckas utse de ansvariga för dagliga uppgifter.
Jobbanalys
Ledare eller arrangörer av möten uppmanas att spela in processen eller hålla en speciell kalender, mötesdagbok. Det bör noteras hur länge mötet varade, huvudpunkterna, uppgifterna och förslagen.
Detta gör att du inte kan upprepa, hålla nästa möte produktivt och eliminera behovet av att komma ihåg vilka uppgifter som kräver övervakning.