Liksom på andra områden ger upphandlingsspecialister en fördel gentemot en entreprenör eller ägare av små företag som får reda på detta när verksamheten växer. Medan experter argumenterar för att sänka kostnaderna, utveckla nya marknader och minimera riskerna, kan köpet tyckas vara skrämmande för en liten företagare. Många företagare känner inte till dessa ämnen och känner till effekterna av upphandlingar senare än de borde.
Företag med ett effektivt upphandlingsgrupp gör ofta bra affärer och njuter av framgång för vanliga kunder.
För att pricka alla i, överväga alla de grundläggande processer som modern upphandling innebär. Detta ger dig tydlighet angående kärnfunktionerna som utgör huvuddelen av upphandlingsansvaret. Du måste söka i allt detta i alla behöriga upphandlingsplattformar.
Kontroll av krav och lager
Innan upphandlingscykeln påbörjas före betalning är det nödvändigt att fastställa behovet av en produkt eller tjänst. I samband med småföretag bedömer nyckelns giltighet. Som alla upphandlingsspecialister kommer att berätta för dig, kontrollera tillgängligheten för vissa produkter / material i ditt "lager". Betona själv vad du saknar, och ta bort redan de punkter som verkar meningslösa för dig. Föredra de mest verkliga och effektivaste inköpen så att allt senare är motiverat. Det är mycket viktigt att du kontrollerar dina behov och dubbelkontrollerar din tillgänglighet innan du går vidare till nästa steg: öka dina köpförfrågningar.
Ta upp en köpförfrågan
Här skickar ett team eller en gruppmedlem som behöver en specifik produkt / tjänst en begäran. Detta kan vara ett pappersformulär, ett elektroniskt formulär eller en muntlig begäran per telefon. Om du börjar om igen, använd elektroniska formulär för att hjälpa till att lagra och kommunicera. Se till att förfrågningar endast inträffar när vissa administrativa krav uppfylls. Detta är en metod som hjälper dig att se till att endast giltiga förfrågningar körs. Som praxis visar är det just denna metod redan i början som spelar en enorm roll eftersom den avslöjar dig som entreprenör för leverantörer från bästa sida. Följ de tydliga reglerna och bestämmelserna i ansökningsprocessen och sedan börjar ditt företag utvecklas som det borde.
Hantera köpförfrågningar
Börja med att tilldela huvudansvaret för att godkänna köpförfrågningar. Någon från finansavdelningen eller upphandlingsavdelningen överväger varje inköpsbegäran och antingen godkänner den och utfärdar en inköpsorder eller skickar den tillbaka till kunden och anger anledningen till avslaget. När beställningen har godkänts på ditt företags vägnar rekommenderas att du utför en budgetkontroll. Gör detta innan du skickar förfrågningar eller erbjudanden (RFP, RFQ) vid behov. Detta är viktigt eftersom det ofta händer att vi beställer allt som verkade nödvändigt, och då kan vi inte betala för beställningen. Att komma i skuld både i början och på toppen av att driva upp företag är en dålig politik. Gör allt baserat på ekonomi.
Ett annat tips: du kan komma runt detta om ett stort köp är möjligt. Detta passar bäst för unika, engångsköp av varor eller tjänster med lågt värde eller omövervakade inköp av en viss kategori.
Förhandling och godkännande av order
När du har skickat in beställningen till din leverantör kan de godkänna den, avvisa den eller starta förhandlingar.På denna punkt kan du diskutera variabler som leveransscheman, alternativa artiklar, priser och transportmedel. Observera att avtalet är ett juridiskt bindande avtal. Efter att säljaren har skrivit ett, är de enligt lag skyldiga att tillhandahålla de listade tjänsterna eller varorna i enlighet med det angivna schemat till angivet pris.
Ta emot varor och / eller produkter
Din säljare skickar varorna eller tillhandahåller tjänsten och introducerar dig ett viktigt dokument om mottagandet av varor. Du undertecknar den så snart du bekräftar att den begärda produkten (eller tillhandahållna tjänster) är i ordning och finns i ditt lager. Vid denna tidpunkt utför du också en säkerhetsåtgärd som kallas trepartsöverensstämmelse, vilket innebär att jämföra inköpsorder, paketlistan som medföljer produkten eller tjänsten och leverantörsfakturan. Så snart du ser till att alla matchar, först då bör du gå till betalningar.
Kontorsarbete och säljarens produktivitet
När du har slutfört alla processer som leder från "upphandling" till "betalning", vidtar du två åtgärder för att säkerställa konsekvens. Den första är journalföring, och den andra är leverantörsanalys. När varje betalning har gjorts kan du registrera den för ett permanent register, vilket är användbart för en granskning, och när du behöver få information om beställningen senare kommer det att hjälpa dig. Om du byter till digital data kan du lagra alla dina inköpsdata på en lättillgänglig centraliserad plats.
Leverantörens arbete är kanske den enda nyckeln till effektiv upphandling. Här utvärderar du varje leverantör utifrån faktorer som kvaliteten på levererade varor eller levererade tjänster, hur väl de följer leveransscheman och kontraktsförpliktelser, såväl som svarets hastighet. Om du inte var nöjd med något av dessa områden, kolla detta med rött. Leverantörs prestationshanteringsanalys hjälper dig att upprätthålla och utöka relationer endast med de mest effektiva leverantörerna.
slutsats
Att förstå upphandlingsprocesser innebär att göra förstklassiga inköp! Entreprenörer tänker mycket och de behöver inte känna att de behöver bli en upphandlingsekspert så att deras verksamhet går smidigt. Börja bara med grunderna och förstå hur du gör rätt inköp. Ställ in några automatiserade inköpssystem så att du kan vara säker på att de fungerar i samma takt varje gång.
Låt inte bristen på kunskap hindra dig från att tävla med erfarna yrkesverksamma - behärska dessa grunderna korrekt och du kommer redan ha en bra start!