Under vår tid flyttas pappersarbete (dokumenthantering) gradvis från en pappersform till en digital. I detta avseende bör varje modern utbildad person ha en uppfattning om begreppet "elektroniskt dokument" och funktionerna i dess tillämpning. Låt oss undersöka detta fenomen mer detaljerat och också ta reda på vad EDS är.
Det som kallas ett dokument
Innan man tänker på begreppet och strukturen för ett "elektroniskt dokument" är det värt att komma ihåg sin pappers föregångare.
I bred mening är detta namnet på objektet i den materiella världen, i vilken information finns i en fast form.
I en smalare bemärkelse är ett dokument ett informationsmedium som bekräftar betydande fakta som presenteras i olika former (text, bild, ljud eller videoinspelning, samt deras kombinationer). Den är utformad för att lagra och överföra data i tid och rum.
Varje dokument har vissa detaljer som det kan identifieras med.
Om ett sådant medium innehåller falsk information eller när den skapades överträddes de etablerade lagstiftningsnormerna, kallas det falskt (falskt) och har ingen juridisk kraft.
Uppsättningen av transportörer av pålitlig information kallas dokumentation. Det bildas utifrån deras fokus på en specifik fråga, fenomen, process, person, institution osv. Själva processen att skapa / designa sådana media kallas dokumentation. Engagerad i det är det absolut nödvändigt att ta hänsyn till normerna i gällande lagstiftning och följa nationella regler för sammanställning. Glöm inte heller kompilatorns kompetens. Så, rektor har rätt att godkänna ett intyg om mognad, men han kan inte skriva under ett universitetsdiplom. Mer exakt kan det, men ett sådant dokument kommer inte att ha rättslig kraft.
Ett annat viktigt begrepp i detta ämne är "pappersarbete." Detta är en uppsättning arbeten för att dokumentera ett objekts ledningsaktivitet och om att organisera rörelsen hos de ovannämnda informationsbärarna.
Under olika historiska perioder genomfördes denna process på olika material. Det var lertavlor, sten, papyrus, läder, trä, björkbark etc. Gradvis ersattes de alla av papper.
Beroende på vilken typ av bärare som material idag kännetecknas av:
- traditionellt pappersarbete (papper);
- blandade (papper + elektroniska datorer);
- elektronisk (digital).
Beroende på innehåll och syfte kan dokument utföra ett antal funktioner:
- Legal.
- Management.
- Social.
- Kulturella.
- Historiskt.
- Information.
- Kommunikativ.
Utvecklingen av begreppet "elektroniskt dokument"
Sedan uppfinningen av datorer har mänskligheten börjat leta efter ett sätt att byta till papperslös dokumentation. I Sovjetunionen började redan på sjuttiotalet av det tjugonde århundradet tänka på att skapa en sådan modell för kontorsarbete. Det var sant att begreppet "elektroniskt dokument" (ED) vid den tiden inte fanns ännu. Istället användes namnet "maskinläsbart medium".
I mitten av åttiotalet hade en sådan teknik ännu inte utvecklats fullt ut. Men vid den tiden stod innehållet i begreppet ”elektroniskt dokument” redan i lagstiftningen. Det var sant att det kallades också "maskinläsbart". I GOST 1984 var det namnet på ett dokument som är lämpligt för automatisk läsning av uppgifterna i det.
I början av den utbredda datoriseringen på nittiotalet och två tusendelar fick detta koncept gradvis sin nuvarande betydelse.
Vilket dokument kallas idag "elektroniskt"
Det moderna begreppet "elektroniskt dokument" har flera sätt att tolka, vilket återspeglas i lagstiftningsramen. Men de är alla nära i sin förståelse av essensen av detta fenomen och kräver förekomsten av sådana komponenter:
- digital inspelningsform;
- lagring av data på elektroniska medier med förmågan att läsa och förstå av människor.
Baserat på detta kan en allmän definition av konceptet som behandlas göras.
Elektroniskt dokument är ett dokument vars information (inklusive detaljer) registreras i form av digital data. Till exempel som en uppsättning tecken, ljud, bilder eller kombinationer därav.
En ED kan skapas, sparas, överföras och omvandlas med digitala medel till en visuell form som är förståelig för människor.
Fördelen med ett sådant dokument
Liksom sin motsvarighet till papper utför ED samma uppsättning funktioner. Men det har ett antal egenskaper som gör det till en mer lovande databärare:
- Information registrerad i elektronisk form redigeras enkelt och snabbt.
- Sådana dokument kan teoretiskt lagras för alltid.
- ED-tekniken förenklar, påskyndar och reducerar kostnaden för pappersarbetet.
- Sådana dokument kan undertecknas och skickas på distans, utan att slösa bort tid på personliga möten.
- Du kan snabbt få önskat antal ED-instanser. Dessutom kommer alla att ha rättslig kraft.
Egenskaper hos ED. metadata
Begreppet "elektroniskt dokument" kännetecknas av tre egenskaper:
- Innehållet är dess text-, grafik- eller ljudkomponenter.
- Kontext är information om förhållandet mellan dokumenterade data och andra ED, fysiska eller juridiska personer.
- Strukturen för ett elektroniskt dokument är internt och externt. I det första fallet talar vi direkt om innehållet i ED. I det andra - om den miljö som den finns i (lagringsmedium, formatet för själva filen etc.)
Begreppet "elektroniskt dokument" definieras av dess metadata. Detta är namnet på information om alla egenskaper hos ED, samt dess sociala säkerhet.
Metadata är en integrerad del av lagringsprocessen för alla elektroniska dokument. De innehåller delar av juridiska, affärsmässiga, organisatoriska och processuella bevis på ED: s integritet, liksom dess äkthet.
Detaljer ED
En annan viktig aspekt av begreppet "elektroniskt dokument" - detaljer. Detta är en typ av analog till databladet, som innehåller all information om att skapa ED.
Dessa inkluderar:
- Namnet på det elektroniska dokumentet.
- Datum och plats för sammanställningen, samt alla utgåvor (om sådana finns).
- Data om ED: s kompilator eller kompilator.
- Information om dokumentets säkerhetsnivå.
- Data som gör det möjligt att bestämma äktheten, äktheten och tillförlitligheten för ED: s elektroniska digitala signatur.
- Data om de program som krävs för att öppna detta dokument. Det handlar om dess format. Dator piratkopiering blomstrar i hemmet i dag. I detta avseende använder de flesta PC-användare olicensierad programvara och misstänker inte alltid att allas älskade .doc, .xls och .ppt stöds av betalade Microsoft Office-program. Så under normala förhållanden måste du betala för att använda dem och inte ladda ner de hackade versionerna. Det är därför det mest använda, universella och viktigast, gratis ED-formatet idag i världen är .odt. Dess popularitet gjorde även Microsoft att bädda in möjligheten att läsa den i sin programvara. Bland de viktigaste fördelarna med detta format är kombinationen av funktionerna i program som Word, Excel, PowerPoint.
- Digital signatur.
Digital signatur
Som redan nämnts ovan är en av de viktigaste komponenterna i begreppet "elektroniskt dokument" krav. I synnerhet digital signatur, som översätts från engelska som "digital signatur".
Detta är namnet på sättet att se ED, som erhålls som ett resultat av kryptografisk konvertering av en uppsättning elektroniska data.Med denna signatur kan du identifiera personen som uttrycker det samt bekräfta hela dokumentets integritet.
Enligt nuvarande lag är EDS i de flesta moderna länder jämställd med en "våt" signatur på papper.
Det är viktigt att notera den otydliga kopplingen mellan begreppet "elektroniskt dokument" och digital signatur. När allt kommer omkring är det närvaron av den andra som ger den första rättsliga kraften.
Varje EDS har en personlig certifierad nyckel, som är en unik sekvens med siffror på 264 bitar i storlek. För att få det måste du kontakta ett specialiserat företag som det finns ganska många idag. Det är värt att komma ihåg att en elektronisk digital signatur har ett visst utgångsdatum samt olika säkerhetsnivåer.
När du registrerar en elektronisk digital signatur registreras samma individuella nyckel på sin kunds flash-enhet. Det fungerar endast i tandem med den offentliga nyckeln - ett annat program som används av andra och tredje parter för att verifiera den digitala signaturen i de mottagna dokumenten.
Uppgifterna finns i ett digitalt certifikat som innehåller information om ägaren, hans registreringsnummer (inte att förväxla med en privat nyckel) och varaktigheten för den digitala signaturen.
Med hjälp av en elektronisk digital signatur kan du distribuera dokument till universitet (ibland till och med utländska), genomföra banktransaktioner, betala skatter och vissa tjänster från statliga organ i kommunala organisationer.
Det finns dock ett antal fall där ett elektroniskt dokument och en signatur på det inte anses vara legitimt. Till exempel erhålla ett arvsintyg eller utfärda migrationsdokument.
Typer av elektroniska dokument
För närvarande finns det långt ifrån en klassificering av ED. Men ofta är sådana dokument indelade i typer i följande kategorier:
- Innehållstyp: text, grafik, ljud, animering och multimedia ED.
- Nivå på tillgänglighet: öppen och dold. Dokument av den första typen innehåller inget hemligt, varför de är i det allmänna området och kan läsas av alla. Detta är den tekniska informationen om enheter eller sammansättningen av produkter, licensavtal, prislistor osv. Dolda ED: er kan bara läsas av en viss smal krets av människor. Vanligtvis innehåller de information som representerar kommersiella eller till och med statshemligheter. Detta kan vara en karta över platsen för hemliga militära enheter, ritningar av en patenterad enhet eller sammansättningen av läkemedlet, uppgifter om bankkontot för en enskild eller juridisk enhet, etc.
- Närvaro / frånvaro av en elektronisk digital signatur (EDS). Dokumentets laglighet / olaglighet beror på detta.
- Attityd till en specifik bransch. De allmänt accepterade elektroniska dokumenten (form och innehåll är desamma för alla tillämpningsområden) och snävt specialiserade markeras.
Tecken på ED
Efter att ha tagit hänsyn till begreppet och typerna av elektroniskt dokument är det värt att uppmärksamma dess kännetecken. De skiljer ED från andra objekt i den materiella världen.
- Semantik av innehåll. Varje dokument av denna typ är nödvändigtvis meningsfullt och är inte en slumpmässig uppsättning bilder, ljud eller symboler.
- Stabil materialform.
- Fullständighet och integritet.
- Fokusera på ansökan om social kommunikation.
Rättslig aspekt
Efter att ha beaktat egenskaperna, detaljerna, attributen, konceptet för ett elektroniskt dokument, struktur och dess typer, är det värt att noggrant undersöka den juridiska sidan av denna fråga.
Om ED är upprättad i enlighet med alla lagliga normer, och dess signatur har alla nödvändiga certifikat, har den rättskraft som är lika med dess pappersmotpart.
Naturligtvis i varje stat är den rättsliga regleringen av begreppet "elektroniskt dokument" något annorlunda, men det är små saker.I allmänhet är lagstiftningen i olika länder lika lojal mot ED, eftersom kontorsarbeten av detta slag i dag länge har nått den internationella nivån. I detta avseende erhålls en paradox. Vissa befogenheter är mer bekymrade över extern elektronisk dokumenthantering. Samtidigt kan det vara nästan outvecklat inom staten. Här är en sådan överdriven analog med nivån på modern datorkunskap. Med honom vet en person hur man installerar olika applikationer på Android, men vet inte de grundläggande principerna för att arbeta med Exel-tabeller.
Funktioner i digitalt kontor
Jämfört med papper har digitala kontorsarbeten flera betydande fördelar:
- Ger operationell registrering, bokföring, lagring och tillgång till elektroniska dokument.
- Kräver mindre finansiering.
- Behöver ett minimiområde för att rymma arkivet. Faktum är att all dokumentation för ett enormt företag placeras på en hårddisk i en påseficka.
- Med hjälp av elektroniskt kontoristiskt arbete reduceras icke-produktionskostnader för personaltiden.
- Hastigheten för informationsspridning bland ett brett spektrum av användare ökar.
- ED kan innehålla inte bara text och bilder utan också multimediainformation. Och detta är mycket viktigt om företagets arbete är förknippat med privata presentationshändelser.
Det är värt att notera att användningen av pappersdokument ofta är tillåten i elektronisk kontorsarbete. Emellertid är prioriteringen i detta fall just för ED.
De flesta privata och offentliga organisationer i världen idag syftar till gradvis eliminering av pappersdokumentation från pappersarbete. Men även i högt utvecklade länder är detta fortfarande långt borta. När allt är detta en mycket lång och kostsam process.
Vi granskade begreppen för ett elektroniskt dokument och elektronisk dokumenthantering, sorterade ut alla nyanser i frågan. Vi hoppas att informationen var användbar för dig.