Redovisning och förbättring av lagerverksamheten är nyckeln till kvalitetsarbetet i alla moderna företag. Exakt hur lagrets arbete justeras avgör hur rationellt företaget arbetar, hur effektivt produktionsresurserna används. Felsökning, förbättring av systemet, automatiserad redovisning av lagerverksamheten gör det möjligt att uppnå bättre lönsamhet och produktivitet, och den färdiga produkten blir bättre.
Varför behöver vi ett lager?
Lagerets huvudsyfte i alla företag är lagring av produktionsinventarier - MPZ. Warehouse - en plattform för olika verk: här materialen är förberedda för användning som en del av produktionsprocessen, skickas till konsumenterna. Den moderna, effektiva organisationen och tekniken för lagerdrift med hjälp av de senaste metoderna, programvaran gör det möjligt att minimera materialförluster både under lagring och när de används i arbetet. Detta påverkar i sin tur kostnaden för varor. Men den slarviga registreringen av lagerverksamheten skapar förhållanden där stöld inte kan undvikas. Företagets chef, oavsett hur säker han är på var och en av de anställda, måste vara medveten om att det alltid finns möjligheten till orättvist anställdas beteende som provoceras av både hans personliga egenskaper och yttre press.
En integrerad del av lagersystemet är lagerstyrningsspecialisten. Beror på hans kvalifikationer, uppmärksamhet, utbildning, om lagret kommer att vara "lika exakt som en klocka" eller om problem regelbundet kommer att eftersträvas. När man väljer personal till ett lager räcker det inte att se till att kandidaten äger 1C: Warehouse. Du måste ta reda på hur väl han förstår logistik och om han förstår logiken för att organisera lagringszoner.
Underarter av lager
Beroende på destination finns det flera grupper av lager. Klassiskt klassificeringssystem:
- material;
- intern produktion.
Den andra gruppen är indelad i lager:
- mellan workshops;
- inne i workshops.
Som namnet antyder behövs material för att lagra företagets materiella reserver. Här är allt som företaget behöver för ett arbetsflöde utan avbrott. De justerar materiallagrets arbete, genomför baslagerverksamhet på ett sådant sätt att produktionsprocessen alltid är försedd med material med marginal. Klarheten i lagerlogistik avgör företagets framgång, produktionslinjer, företagets förmåga att klara order och avdelningscheferna - med uppgifter.
Introduktion - det är de typer av lager som finns i butikerna och mellan dem, som är nödvändiga för MPZ. Den innehåller också interoperativa reserver som är nödvändiga för att jobbet ska kunna servas tydligt och i rätt tid. Att föra register över lageroperationer inträffar när justering för skift införs i produktionen. Det vill säga varje nytt schema, varje successivt skift av arbetstagare måste ha alla de råvaror som krävs för normal funktion.
Vad mer finns det?
Dessutom kan lagerbokföring tilldela universella och specialiserade platser för lagring av MPZ.
Universell design så att du enkelt kan lagra en mängd olika värden under en lång tid som kommer till företaget. Detta är vanligtvis hur centrallager är organiserade. De reserver som lagras här är avsedda för hantering och produktion.
Specialiserade är de där det bara finns specifika värdesorter. Det kan vara metall eller färger, lack eller trä, elektriska produkter, frysta livsmedel och så vidare.
Utrustning och redovisning
Effektiv redovisning av lagerverksamheten är endast möjlig när värdena som ska registreras lagras i ett logiskt, systematiskt system. Det innebär att det måste finnas ett tydligt utformat utrymme, och lageroperatörer har och kan använda vågar och andra mätinstrument. De utvärderar på plats kvalitetsparametrarna för de inkommande varorna och övervakar dess säkerhet, mäter volymen på de utgivna varorna och identifierar eventuella inkonsekvenser och avgör också orsaken till vad som hände.
Volymerna av mottagna material beaktas baserat på den räkneenhet som antagits av företaget. För att kontrollera positionen, mäta, väga, överväga hur många delar som kom. I vissa fall används den så kallade teoretiska beräkningen.
Redovisning: varför är detta nödvändigt?
Vad är 1C: Warehouse-programmet för? Varför måste vi föra register över varulager till förfogande för företaget? Denna fråga kan uppstå bland chefer som villkorslöst tror på deras anställdas ärlighet. Men oavsett hur chefer var säkra på personalen, redovisning är en obligatorisk del av något lager, finns det ingen flykt från detta.
Redovisning för lagerverksamhet syftar till att säkerställa säkerheten för de värden som mottas i företaget. Uppgifterna som samlats i bokföringssystemet gör det möjligt att avgöra om företaget har långsamma positioner eller om det finns redundans för material. Från redovisningssystemets arbete framgår det hur stor omsättningen är, inte bara i allmänhet, utan även för en specifik typ av material. Slutligen, när som helst, svarar databasen på frågan: "Hur många artiklar finns kvar i lagret?"
Lager: vi accepterar positioner
En av de viktigaste operationerna i lagret är att godta varor. Ett automatiserat program för lagerbokföring skapas vanligtvis för kvantitativ redovisning, men utöver detta bör kvalitet också genomföras.
Den operatör som ansvarar för att ta positioner kontrollerar antalet mottagna positioner och kontrollerar kvaliteten på var och en av dem. I det här fallet måste du först klargöra överensstämmelsen med avseende på volym, först sedan när det gäller kvalitet. I vissa lager faller acceptans på butikshållaren, den ansvariga för lagret, chefen och för vissa delas ansvaret mellan chefen och den tekniska personalen.
Om material som tillhör specialkategorier accepteras i lagret - den så kallade ansvarsfulla utnämningen, utses en kommission för godkännande. Förfarandet för att acceptera värdefulla positioner är liknande. Programmet för aktiebokföring måste innehålla hela nomenklaturen i databasen i enlighet med den order som godkänts vid evenemanget. Samma order introducerar urvalskommittén och utser sammansättningen med namn. I vissa företag ligger ansvaret för att utfärda en order hos överingenjören.
Lagerbokföring: hur fungerar det?
Så materialen på lagret accepteras, fakturor kontrolleras, positionerna berättas, kvaliteten på var och en av dem har studerats: palperad, luktad, smakad. Vad är nästa? Och sedan börjar den verkliga magin med lagerkontroll - den som inte tillåter värden som visas i företaget att sprida sig runt hörnen, som råttor vill göra.
En av de viktigaste assistenterna för lagerstyraren och genom honom - företagets chef - det här är dokument för lagerverksamheten. De återspeglar vilka material som har kommit till lagret, vilka som har gått, vad som har använts och till vem det har skrivits av. Sådan redovisning bör vara operationell, återspegla den aktuella situationen, ta hänsyn till alla ansvarsfulla anställda och hur de bedriver verksamhet. Tilldela värden till aktienummer och ange sedan redovisningskort, vilket anger antalet positioner som visades i företaget, deras konsumtion.
Kort som grund för alla saker
Kortet används för att lagra all information relaterad till det värde som det tilldelas. Att fylla i korten anförtros den materiellt ansvariga personen som de preliminärt ingår ett ansvarsavtal med. Ett särskilt register öppnas för kort, från vilket ett specifikt utfärdas strikt mot mottagandet.
Lagerbokföring kan föras utan register, men med hjälp av böcker som är utarbetade på föreskrivet sätt. I praktiken har dock nästan alla moderna företag gått över till automatiserad redovisning. I det här fallet behålls kortet i elektronisk form, och endast användare som har konton i systemet har åtkomst. Programmet sparar information om vem som har gjort dessa eller andra ändringar på kortet, som fungerar som en analog till listan i registret när man får en papperskopia av bokföringsdokumentet.
Ingen rapportering - ingenstans
Redovisning för lagerverksamheten innebär daglig övervakning av lagerbalansen som företaget innehar. Varje månad förbereder den ansvariga för lagret, analyserar den ursprungliga dokumentationen, en rapport för företagets chef. Rapporten skickas till räkenskapsavdelningen och säkerhetskopieras med dokumentation som avspeglar mottagandet, förlusten av värden.
Rapporten ska återspegla sådana material, produkter, kvantiteter, vars sammansättning ändrades under rapporteringsperioden. I början av varje månad utarbetas en separat rapport som anger i vilken omfattning saldona är för olika positioner som företaget har till förfogande. Företagets primära dokumentation fungerar som grund för att fastställa ankomsten av värden, avresa. På grundval av dessa uppgifter förbereder du en kod och balanser som speglar företagets tillstånd i slutet av månaden. Informationen som anges i uttalanden måste vara lik den som finns i lagerbokföringssystemet och i positionskorten.
Särskilda fall
I vissa fall utförs redovisning av lagerverksamheten av allmänna kategorier. Till exempel, om ett företag har en produktionslinje som tillåter reparation av maskiner, kan redovisning av alla små reservdelar betraktas som opraktiskt. I det här fallet kan du gå in i en allmän kategori - till exempel "reservdelar för fräsmaskiner". Detta hjälper till att göra databehandling mindre arbete och tidskrävande. Redovisning utförs i totala termer, enskilda namn på värden visas inte i det.
Vissa företag har mediciner på lager. I det här fallet är bokföringen av lagerverksamheten utformad på ett sådant sätt att man alltid vet den totala mängden, men inte listar specifika artiklar. Särskilda kort bör endast avvecklas på de mediciner som innehåller alkohol eller giftiga ämnen. Rapportering om läkemedel tilldelas läkare, företagets veterinärer. De gör personligen listor som sedan skickas till revisorer.
Lagring och logistik
Olika lager utför olika operationer: detta bestäms av specifika organisationer. Följaktligen bestämmer detta vilka typer av lageroperationer som krävs av företaget. Det största antalet lager i vårt land nu är detaljhandels-, grossist- och serviceföretag. Med tanke på grossistföretagens arbete kan vi skilja på följande lagerverksamhet:
- lossning av bilar med varor;
- acceptans av det förde;
- förflyttning av varor inom lagret;
- placering av varor i de avsnitt som är reserverade för detta;
- val av värden;
- bemanning;
- lastning.
I allmänhet kan detta beskrivas med termen ”logistik”. I vårt fall beskriver logistik lastning och lossning av värdesaker.
Och hur arbetar vi?
Kännetecknet för lagerdrift för lastning och lossning beror på vilken typ av last du behöver arbeta med, vilken typ av transport du ska betjäna. Ett starkt inflytande på arbetet tillhandahålls av mekaniseringsnivån för de enklaste processerna.Godkännande av varor efter kvalitet är ett av de viktigaste ögonblicken i hela komplexet relaterat till mottagandet av positioner på lagret.
Hur exakt att kontrollera flödena av materiella tillgångar avgörs genom att analysera information om kvantitet och kvalitet på positionerna i lagret. Övning visar att data i bokföringssystem ofta är felaktiga, ofullständiga, vilket leder till ledningsfel och förluster för företaget. Teknologiska operationer som sker under logistik av varor är förknippade med oplanerade förändringar i kvantitet och kvalitet. Last kan stulas, skadas, förloras, det finns begreppet "överskott av nedgång." Personalen kan göra ett misstag, bilda partier felaktigt, skicka varor felaktigt. Allt detta leder till brist, omklassificering, överskottsvolym.
När du accepterar varorna är det mycket viktigt att utvärdera den sökande noggrant och regelbundet jämföra värdena med den deklarerade listan. Därför bör för alla positioner som medföljer dokument utfärdas, som regel, fakturor. Att dokumentera varje steg är den mest effektiva metoden för att erhålla exakta lagerställningsdata.
Data måste vara uppdaterade!
Det är dock viktigt att inte bara registrera alla positioner som företaget fått. Det är nödvändigt att införa ett system för redovisning av lagerverksamhet, som kommer att hålla databasen uppdaterad när som helst. Och här räddas de modernaste tekniska lösningarna. Detta är specialiserad programvara som är speciellt utformad för lager. Ett typiskt exempel är en 1C-företagsprodukt, den så kallade ”Warehouse”. Användningen av sådan programvara kan minimera fel i samband med förlust av information, samt minska den mänskliga faktorn.
För att uppgifterna ska vara så exakta som möjligt och återspegla den faktiska situationen i lagret när som helst måste du införa ett system för att kontrollera rörelsen av värden som återspeglar alla rörelser. Alla steg - från källan till konsumenten - måste hitta sin plats i företagets interna dokumentation. Endast en sådan total kontroll kan ge en hög grad av tillförlitlighet för de data som används för förvaltningsbeslut.
Vi lagrar och tar bort
Varor som tas från leverantören i lagret placeras i ett område som är avsett för regelbunden lagring. Om varorna anlände i containrar eller är styckegods kan de staplas. Ett bekvämt alternativ är installation av hyllplan. Men värden kan inte för alltid ligga där, förr eller senare kommer tiden för nästa lageroperation - val av lagrad position. Detta kan göras antingen som en del av ett paket eller som en helhet.
Det rekommenderas att mekanisera operationen om möjligt, men detta är inte alltid möjligt, och inte alla företag har tillräckliga medel för att köpa nödvändiga maskiner. Urval utmärks med hjälp av tekniker för småskalig mekanisering och fullständigt mekaniserad.
Lager mekaniseras i varierande grad på grundval av denna särskiljning: statistisk, hög höjd dynamik. I det första fallet finns det rack längs vilken den anställd som väljer cellerna rör sig. Som regel arbetar han som en gaffeltruck: fångar det nödvändiga lastpaketet, tar ut det, flyttar det till en rörlig plattform och levererar det till plockaren. Om du inte behöver hela paketet, tas den nödvändiga mängden position och resten återförs till racket.
Men dynamiska höjder är de där automatiska hissar fungerar. De riktar lastpaket till plockaren och returnerar dem till cellerna. Mekanismerna är utrustade med gafflar som hjälper till att plocka upp önskad artikel. Om väljaren endast behöver en del av innehållet i lastpaketet skickas återstoden till lagringscellen.
Vi kommer till en logisk slutsats
Lagerverksamhet förknippad med logistiken för varorna, riktningen av värden till köparen håller på att slutföras. Detta sker på en plats avsedd för lastpositioner.För att lagret ska fungera smidigt är det viktigt att kontrollera två punkter:
- bekvämlighet och effektiv användning av rymden;
- dokumentation av varje arbetssteg.
Som tidigare nämnts är dokumentation effektivast med elektroniska databaser. Om företaget är litet är det inte ens nödvändigt att installera speciell programvara, du kan utveckla en enkel bas för att registrera varors rörelse själv.
Men vad gäller effektiviteten i användningen av de områden som företagets förfogande har, styrs de av kraven:
- varje kvadratcentimeter bör vara fördelaktigt;
- gångarna bör vara breda;
- centrala gångvägar behövs;
- webbplatser för godkännande är organiserade där varorna anländer;
- fraktområden är utrustade där artiklarna skickas från;
- jobb bör vara säkra;
- lastflöden måste distribueras så att det inte finns några motgående rörelser.
inventering
Kanske är inventeringen en sådan operation i lagret, vilket är mest oroande för både linjär personal och chefer. Det är ganska komplicerat, eftersom det involverar en stor mängd arbete och väcker ofta konfliktsituationer. Du kan undvika dem om du lyckas konfigurera arbetsflödet felfritt. Men i verkligheten i modern affär är det mycket svårt.
Inventering omfattar studier av fria rester, deras bedömning, identifiering av plats. Det finns flera huvudstadier av evenemanget. Du kan minimera sannolikheten för ett fel om du i början av inventeringen tar bort företagets reserver helt.
Inventeringen har följande sekvens:
- bilda en tom reserv;
- Skapa ett planerat tomt köp
- lägga till reserven alla tillgängliga positioner i det fria saldot;
- icke redovisade värden ingår i det planerade köpet;
- varor i fri reserv anses vara saknade och ingår i en speciallista.
Resultatet av denna sekvens ger:
- fri tom balans;
- positiv reserv, inklusive alla matchande positioner;
- listor över saknade värden;
- Planerade upphandlingar, inklusive allt som visade sig vara uteslutet.
Som ett resultat av inventeringen skrivs vanliga värden vanligen av, en positiv reserv förvandlas till fri saldo. Slutligen köps det planerade köpet.
För att sammanfatta
Redovisning av lagerverksamhet i alla moderna företag som vill lyckas och undvika förluster bör baseras på företagets detaljer, dess omfattning och egenskaper hos de varor som det är nödvändigt att interagera med. Det är viktigt att dokumentera alla lagerprocesser för att undvika obehagliga konfliktsituationer.
Genom en korrekt och korrekt redovisning av lagerverksamheten kan både anställda och företagsledare ha snabb tillgång till information om företagets nuvarande situation. Baserat på sådan information kan ledningen fatta rätt förvaltningsbeslut. Ett väl anpassat redovisningssystem hjälper inte bara att eliminera ett fel i övervakningen av företagets arbete, utan också att minimera förluster, göra organisationens arbete mer effektivt och också eliminera sannolikheten för stöld och oärlighet.