Företag måste ta hänsyn till hur mycket tid alla anställda i företaget faktiskt arbetar under dagen eller skiftet. Detta kräver underhåll av en tidsplan för anställda. Detta dokument är utarbetat i en speciell form. Varje företag och enskilda företagare måste fylla i denna dokumentation. För att göra detta måste man använda T-12 och T-13 registreringsformulär som utvecklats av statens statistikutskott. Att fylla i tidbladet är ganska enkelt, men för detta måste vissa regler och krav beaktas så att rapporten är korrekt. Från dess innehåll beror på rätt beräkning av anställdas lön.
Dokumentkoncept
Rapportens speciella form godkändes redan 2004 av Goskomstat. Hanteringen av tidböcker i organisationer utförs av anställda vid personaltjänsten eller redovisningsavdelningen.
Baserat på detta formulär kan företagsledningen utföra olika åtgärder:
- beakta alla arbetade timmar av varje anställd i företaget;
- övervaka disciplin på arbetsplatsen;
- återspegla alla anställdas närvaro och frånvaro;
- registrera det faktum att varje specialist är sent;
- ha information som låter dig bestämma hur fullständigt arbetet utfördes av en specialist i företaget;
- använd denna information för behörig lön;
- ange data i statistiska former.
Detta dokument används ofta av anställda vid bokföringsavdelningen när de beräknar den optimala lönen, bonusen och ersättningen till andra anställda i företaget. Genom att upprätthålla en tidsplan för anställda för personaltjänsten kan du kontrollera närvaro och latens. Om överträdelser upptäcks hålls företagets relevanta anställda ansvariga och olika typer av disciplinära sanktioner kan tillämpas.
Nyanser av att använda dokumentet
Skattekoden innehåller information om att varje person som officiellt arbetar i ett företag vid uppsägning kan begära en tidsplan tillsammans med andra dokument, som inkluderar arbetsboken. Denna information anges i art. 84.1 Skattekod.
Sedan 2013 får företagsledare inte använda enhetliga formulär vid upprätthållande av en tidsplan för anställda, eftersom de har avbrutits. Men vanligtvis använder företagets specialister just dessa dokument. Ett provtidsblad är nedan.
Det är tillåtet att specialisterna på bokföringsavdelningen eller personalavdelningen självständigt gör olika ändringar av detta dokument. De beror på detaljerna i hela företaget och antalet anställda i staten.
Det formulär som introducerats av Goskomstat anses vara bekvämt, så det kan enkelt bearbetas och ändras. Ofta används det utan några förändringar.
Vilka former är praktiska?
Det finns tre dokumentformer som anses vara lätta att använda. Du kan enkelt göra olika justeringar av dem. Valet beror på företagets riktning och antalet positioner i företaget.
Underhåll av en tidsplan kan utföras med hjälp av tre former som bas:
- T-13. Detta formulär används vanligtvis av företag där en vändkors eller annan utrustning är installerad vid ingången, baserad på vilken den automatiskt registreras när en viss specialist kommer till jobbet.Dokumentationen fylls både på manuell metod och med olika datorprogram.
- T-12. Detta alternativ är en universell form. Det fylls vanligtvis in av företagets specialister manuellt. Den har ett ytterligare avsnitt där information om betalningsbeloppet för det utförda arbetet kan anges.
- 0504421. Detta formulär anses specifikt eftersom det endast används av budgetorganisationer. Det mest relevanta bland lärare eller lärare som arbetar i olika utbildningsinstitutioner.
Varje dokument har sina egna egenskaper, därför fylls det på ett specifikt sätt.
Vem fyller tidbladet?
Närmare bestämt bör företaget utse en specifik person som är ansvarig för att upprätthålla tidsplanen. Vanligtvis väljs en personalchef eller revisor för detta. För att göra detta, bör en order utfärdas initialt, på grundval av vilken motsvarande befogenheter överförs till specialist.
På tidboken måste undertecknas av den person som ansvarar för att underhålla tidtabellen och chefen för personalavdelningen. Det är inte nödvändigt för företaget att separat tilldela en position för en sådan anställd, eftersom varje person som har företagsledningen med lämplig myndighet kan klara uppgiften. Skyldigheten att upprätthålla en tidsplan överförs på grundval av en order. Den anger vilken anställd i företaget som är ansvarig för att behålla detta dokument.
En separat klausul måste läggas till anställningsavtalet för den valda specialisten. Det indikerar att en medborgare har särskilda befogenheter. Om denna process inte är klar kan specialisten vägra ytterligare arbete.
Den person som väljs för att underhålla tidtabellen måste ange information under hela månaden, varefter dokumentationen överförs till chefen för personalavdelningen. Institutionens chef kontrollerar informationen med andra källor och undertecknar sedan formuläret. Den överförs sedan till redovisningsavdelningen för att beräkna lönen för varje anställd i företaget.
Påfyllningsregler
En anställd i företaget som har behörighet att fylla i detta dokument bör förstå nyanserna i processen för inmatning av information. Reglerna för att hålla ett tidblad anses vara enkla och förståelige. Det är lämpligt att först förstå dem först, vilket gör det bekvämt och enkelt att arbeta med rapporten. Produktiviteten för inte bara personaltjänsten utan också redovisningsavdelningen beror på detta. Baserat på korrekt inmatade uppgifter kan anställda på redovisningsavdelningen korrekt beräkna ersättningen till varje anställd i företaget.
De grundläggande reglerna för att fylla i ett dokument innehåller följande:
- från början väljs den aktuella formen för att bibehålla ett tidblad korrekt;
- dokumentet fylls endast i en kopia;
- det är tillåtet för detta att manuellt ange data eller använda en dator;
- den anställde som är involverad i denna process måste ha lämplig myndighet för vilken arbetsgivaren först ger en order;
- förbereda tidbladet i början av den nya månaden;
- information om företagets namn och befintliga divisioner anges på titelsidan;
- datum för bokföringsstart anges;
- i slutet av månaden fastställs rapporteringsdatumet;
- tidbladets huvudark representeras av en tabell där data om varje anställd i organisationen matas in, och det är viktigt att ange alla namn korrekt för att undvika förvirring eller fel;
- säkert måste tillförlitlig information finnas tillgänglig om varje anställd, och det nummer som tilldelats specialist, som kan tas i en personlig fil, registreras också;
- tidbladskolumner representeras av specifika dagar i månaden;
- motsatta efternamn finns celler där information om alla arbetade timmar eller skift anges;
- om det finns helger eller helgdagar, måste denna information anges med specialmärken;
- information från den ansvariga personen måste anges dagligen, för vilken specialisten styrs av officiella dokument, som innehåller olika order, uttalanden, sjukfrånvaro eller instruktioner från företagsledningen;
- om latens eller frånvaro registreras, fixas de med specialkoder som består av siffror och bokstäver.
Dokumentet är fästt med undertecknandet av företagets chef. Utan denna signatur kommer den inte att anses vara giltig. Tillvägagångssättet för att upprätthålla en tidsplan anses vara enkel, därför kan varje anställd i personaltjänsten klara av denna process. Om fel eller kränkningar upptäcks är det den utsedda specialisten som ansvarar för denna information.
Nyanser av att ange olika information
Att fylla i detta dokument är faktiskt ganska enkelt. För att göra detta behöver du bara förstå syftet med varje cell. Ansvariga personer med myndighet att fylla i dokumentationen bör ha god förståelse för dokumentets sammansättning. Funktioner i fyllningsprocessen inkluderar:
- tillåtet att öka antalet kolumner;
- timmes kostnadskoder visas högst upp, och i botten indikerar hur mycket specialisten faktiskt arbetade på en viss dag;
- varje anställd i organisationen måste ha ett personligt nummer i tidtabellen, som används för att beräkna löner och utföra andra åtgärder;
- två nummer tilldelas deltidsarbetare;
- det krävs att ange både arbetade dagar och antalet timmar som faktiskt arbetats av en specialist varje dag;
- i slutet av varje månad överlämnas rapportkortet till personalavdelningen, och specialisterna på denna avdelning kontrollerar riktigheten av förberedelsen av dokumentet och ser också till att de arbetstimmar som missas av anställda inte är frånvaro;
- om någon specialist lämnar, från nästa månad används hans nummer inte när du fyller i tidbladet;
- Ange information om frånvaro, lediga dagar och även om frånvaro, semester, affärsresor eller andra skäl som det inte finns någon specialist på arbetsplatsen.
Om arbetsdagens längd anges i timmar är det inte nödvändigt att fixa ofullständiga timmar.
Specifikationer för budgetorganisationer
Budgetföretag använder en annan form under drift. Det heter nr 0504421. Denna form har några skillnader från standardformen T-12 eller T-13. Detta beror på det faktum att det återspeglar alla nyanser i arbetet i en budgetorganisation. I tabellen kan du ange olika koder som indikerar en helg under träning eller studiehelgdagar.
De viktigaste nyanserna för att upprätthålla en tidsplan för anställda i den offentliga sektorn inkluderar följande:
- det är viktigt att inte bara innehålla institutionens namn utan även den tilldelade digitala koden på titelsidan;
- om du behöver göra vissa ändringar i dokumentet föreskrivs korrigeringskoden;
- det finns diagram där du behöver ange information om delsiffrorna.
När du använder detta formulär krävs det inte att registrera ytterligare beräkningar. När du fyller i ett dokument används standardregler.
Vilka koder används?
När du fyller i detta dokument måste du ha information om vilka koder som ska anges. De består av siffror och bokstäver. På försidan till denna rapport finns ett transkript av alla koder. Ofta krävs det att ange ytterligare koder, för vilka en särskild bestämmelse utfärdas av företagets chef för att upprätthålla en tidsplan.
Huvudkoderna som används för att fylla i detta tidblad inkluderar:
- dagskiftets varaktighet - Я01;
- nattarbete - Н02;
- de aktiviteter som anställda måste bedriva på helger eller helgdagar - PB03;
- övertidsuppdrag - С04;
- skicka en specialist på affärsresa - K06;
- registrering av obligatorisk betald ledighet - OT9;
- förse specialisten med extra betald ledighet - OD10;
- hitta en sjukskrivare - B19;
- registrering av tillfälligt funktionshinder utan betalning - T20.
Vanligtvis är standardkoder införda i lag tillräckligt för att korrekt fylla i ett dokument.
Vilka misstag görs ofta?
Det finns några vanliga oegentligheter som orsakar betydande fel i dokumentet. Dessa inkluderar:
- endast de anställdas initialer anges, och samtidigt finns det ingen information om den position de besitter;
- Semester registreras som arbetsdagar;
- på dagen före semestern noteras det inte att arbetsskiftet minskas med en timme.
Om en medborgare har ett deltidsjobb i företaget måste mycket uppmärksamhet ägnas åt den exakta varaktigheten på sin arbetsdag. Ofta åker specialister på affärsresa, och under sådana förhållanden används K06-koden helt enkelt, så det är inte nödvändigt att ange hur många timmar en anställd arbetar per dag.
Hur fylls det med bitarbete?
Ofta använder företag stycklön, vilket leder till svårigheter att fylla i tidsplanen. Instruktioner för att hålla en tidsplan för arbetare är följande:
- ersättning beror på hur mycket arbete som utförs av en specialist;
- dokumentet bör ta hänsyn till produktionen för varje anställd i företaget;
- det är tillåtet att mäta arbetskraft i timmar, till exempel krävs det i skolor eller andra utbildningsinstitutioner. Därför bör tidtabellen skrivas i tidbladet;
- i andra situationer används kod I01, så det är inte nödvändigt att fylla i den sista raden i denna dokumentation;
- arbete på helgdagar betalas separat och betalningsbeloppet beror på informationen i kollektivavtalet.
Således är det helt enkelt att fylla i en tidsplan även med en styckelönsform.
Ansvar för fel
En specifik företagsspecialist har behörighet att föra en tidtabell för vilken arbetsgivaren utfärdar en lämplig order. Han borde ha en god förståelse för hur han fyller bordet korrekt. För att förenkla processen används ofta ett speciellt program för att upprätthålla en tidsplan. Det räcker med att ange relevant information i de rader som krävs, varefter dokumentet skrivs ut och signeras. Om det behövs, gör bara olika ändringar.
Om fel identifieras i detta dokument av tillsynsmyndigheter kommer företaget att hållas ansvarigt. Oftast avslöjar inspektören att det finns skillnader i informationen som anges i tidtabellen med uppgifterna i de primära dokumenten. Ofta skiljer sig löneinformation från uppgifterna i avvecklingsdokumentationen.
Om det konstateras att det finns överträdelser hålls företaget administrativt ansvarigt, därför betalar det ett böter på 5 tusen rubel. Om en fullständig frånvaro av detta dokument avslöjas, ökar bötesbeloppet till 50 tusen rubel, och det debiteras företagets chef på grundval av bestämmelserna i art. 5.27 i koden för administrativa brott. För att förhindra denna situation måste företagsledningen övervaka riktigheten och aktualiteten för att sammanställa ett tidblad.
slutsats
Därför är det obligatoriskt för varje organisation att upprätthålla en tidsplan för anställda. Denna process utförs av en ansvarig specialist, som ges till lämplig myndighet genom att utfärda en specialorder av företagets chef.
Det är viktigt att förstå reglerna för att fylla i alla celler i detta dokument. Om det innehåller fel eller är helt frånvarande från företaget kan tillsynsmyndigheterna hålla företaget administrativt ansvariga.Baserat på informationen från tidtabellen görs beräkningen av specialers ersättning. Det är optimalt för dokumenthantering att använda speciella datorprogram som förenklar denna process.