L’application pratique de l’information est à la base de l’unification de toutes les formes de présentation et de la formalisation des données de base en vue de leur fixation, de leur transmission et de leur perception fidèle par le destinataire.
Lorsque l’information est présentée sur un document, elle est spécifique, c’est dans le domaine des normes unifiées et généralement acceptées, des dispositions législatives et des exigences d’un processus social ou de production. Ce sont toujours des formulations précises et une certaine forme d’expression de sens afin d’atteindre un objectif clairement défini.
Création et contenu d'un document
Les systèmes de documentation unifiés ne jouent aucun rôle, il est si habituel de créer des documents tous les jours de leur propre initiative et grâce à leurs propres connaissances, ou de les compléter selon certaines règles.
La vie en elle-même est un tourbillon d’informations, mais à chaque instant, c’est la nature humaine de composer et de fixer clairement quelque chose. Selon une coutume non écrite, des systèmes de documentation unifiés sont formés dans l'esprit de chaque personne à l'école, voire plus tôt. Mais au début de son développement, une personne ne leur attache pas la valeur essentielle qu’elle mérite.
Un document peut être de deux types fondamentalement différents:
- forme
- structure et contenu.
Formellement, les documents vierges sont des formulaires ordinaires dans lesquels sont enregistrées des informations strictement définies. Les documents de ce type sont traités en permanence (jardin d'enfants, école, clinique, travail, bureau des passeports, ...).
Les documents réels prennent en compte les exigences existantes pour leur conception. Sinon, ils seront mal compris par le destinataire et le résultat souhaité ne sera pas obtenu.
Chaque document doit être exécuté sous forme, avoir une structure claire et le contenu attendu, exprimé dans un certain style.
Formellement, on peut qualifier de documents d’œuvres d’art, d’articles, de diplômes, de mémoires, de livres et d’autres œuvres écrites et graphiques, mais il s’agit là d’un résultat beaucoup plus flou en termes de structure et de contenu de la conversion de l’information en une forme stricte pour la perception par un certain cercle de consommateurs (destinataires).
L'essence des systèmes d'unification
Les informations sont nombreuses, mais même si vous ne tenez pas compte des sources externes, chaque structure d’État, entreprise, entrepreneur individuel et personne ordinaire est dans des conditions (exigences) permettant de choisir une norme spécifique parmi la variété environnante de normes unifiées.
Les systèmes de documentation unifiés étatiques existants dans presque tous les cas ont un caractère consultatif. En particulier, conformément à la réglementation en vigueur.
- La date du document est établie en chiffres arabes dans l'ordre: jour du mois, mois, année.
- Jour du mois et mois - deux paires de chiffres arabes, par un point; année - quatre chiffres (4 décembre 2017 = 4 décembre 2017 selon GOST R 6.30-2003).
- En même temps, ce GOST permet d’indiquer verbalement le nom du mois.
- Le même GOST "permet" l'ordre inverse: année, mois et jour.
Une partie importante des documents «sert» la sphère de la gestion. Les situations de travail sont répétées, les actions entreprises sont similaires, mais il y a toujours des fonctionnalités. GOST R 6.30-2003 simplifie grandement la création de documents, et pas seulement pour le domaine de la gestion.
De l'avis général, l'unification est une réduction du nombre et de la variété des documents, des exigences de conception, de la logique du contenu et de la structure. L'unification inclut également les processus de création, de traitement et d'exécution des documents.La taille du support est importante s'il s'agit d'un document papier ou le format des données s'il s'agit d'un document électronique.
Zones de workflow et sémantique des documents
La gestion des organisations est un domaine important mais pas le seul auquel les systèmes de documentation unifiés sont directement liés. Le service de la comptabilité de toute entreprise utilise non seulement des formulaires vierges, y compris des formulaires de rapport stricts, mais également une vaste gamme de documents de rédaction «gratuits» conformes aux dispositions législatives et aux normes locales adoptées, les dispositions GOST.
Selon le classificateur All-Russian, plusieurs systèmes thématiques fonctionnent:
- secteur bancaire;
- domaine financier, comptable et comptable des institutions et organisations budgétaires;
- rapport et sphère statistique;
- système de documentation du travail;
- sphère du commerce extérieur, etc.
Les systèmes de documentation unifiés de la Fédération de Russie sur des thèmes couvrent l’ensemble de l’infrastructure socio-économique du pays. Ils peuvent avoir des spécificités par région, par secteur d'activité, par domaine de compétence de l'entreprise.
Si vous adhérez au classificateur de toute la Russie, vous pouvez attribuer un code à huit chiffres à chaque type de document et conserver un enregistrement séparé. La plupart des organisations utilisent les exigences existantes en matière de paperasserie et approuvent leurs propres réglementations sur leur base.
Positions Clés
Le but du document nécessite certains détails. L'absence des éléments nécessaires peut entraîner la nullité du document ou l'impossibilité de son exécution. Dans ce cas, la fidélité de GOST R 6.30-2003 importe peu.
La commande de travail contient une plage spécifique de positions. L'ordre de créer le département en est un autre. La description de poste est compilée de manière complètement différente du rapport trimestriel du service financier.
Dans le même temps, de nombreux détails ont des fonctionnalités d'application. Par exemple, la date peut avoir différentes significations: le moment de la signature de la commande, le moment du licenciement de l'employé, le moment du début de la production, l'accord multilatéral. Dans ce dernier cas, non seulement la date de signature de l'accord par chaque partie peut être indiquée, ce qui a toujours une signification juridique, mais également la date générale, par exemple, le début de la validité des dispositions convenues.
Choix de mots et phrasé
Le flux de travail de toute entreprise, comme un programme informatique, est en général un processus strictement formalisé. Contrairement à un programme, ce n’est pas un ordinateur qui fonctionne ici, mais une personne. Un libellé inexact est possible. Toutefois, les grandes lignes lors de la création de documents sont définies conformément à la norme GOST 6.30-2003, aussi proche que possible de ses exigences.
Une déviation par rapport à la pratique généralement acceptée et aux exigences de GOST est inappropriée ici: un ordre, une disposition, une déclaration, un ordre, etc. ne sont pas des œuvres d'art et il n'est pas nécessaire de rechercher une forme d'expression de la pensée.
Non seulement le vocabulaire est le bienvenu, mais également les parties du discours nécessaires dans chaque cas particulier et le cas correct. Selon la pratique établie, les absurdités, les mots manquants, les phrases se retrouvent souvent dans les documents, il existe des incohérences qui ne sont pas caractéristiques du discours parlé. Mais c'est habituel, et le faire à sa manière est impraticable.
En ce qui concerne les dessins, leurs signatures et leurs désignations, il est courant d’utiliser l’expérience de l’élaboration de la documentation de conception lorsque cela est manifestement nécessaire. Cependant, rien n'empêche la conception d'un dessin régulier de la même manière intime.
En ce qui concerne les tableaux, les dispositions de GOST ont également un sens à prendre en compte. Il s’agit d’une pratique bien établie et tout tableau d’un document de travail est avant tout un guide d’action ou d’information pour la prise de décision.
Vocabulaire, structure et logique de présentation
Le texte doit toujours être connecté. Les phrases se déterminent mutuellement ou apportent des améliorations. Des mots et des phrases spécifiques sont utilisés. Pour recruter une personne, le directeur écrit une brève résolution sur une déclaration correctement écrite.
Une demande d'emploi, écrite par un employé sur le formulaire prescrit, est endossée aux unités de l'entreprise et passe par un processus d'approbation préalable. Ceci n'est pas encore un document, mais constitue déjà le fondement de la décision finale prise par le chef d'entreprise sous la forme d'une phrase spécifique "in order".
Il est permis d'écrire autre chose dans la résolution, cela n'est pas interdit, mais dans toute situation, cela devrait avoir une valeur raisonnable. Par exemple, un diplômé universitaire. Une phrase peut être fournie dans le texte de la déclaration ou conformément à la logique de l'entreprise - il appartient au directeur de décider.
Une caractéristique essentielle et traditionnelle de nombreux documents est constituée de deux parties:
- raison (fondement, but);
- conclusion (décision, conclusion, demande).
Ce n'est pas important, mais quand c'est logique, il est nécessaire de diviser clairement toutes les phrases nécessaires en deux composants. Gosstandart, les systèmes de documentation unifiés et les dispositions locales de l’entreprise elle-même devraient servir de base à la construction de structures dans lesquelles l’objet du document détermine la manière d’en établir le motif et la conclusion.
En pratique, cette approche accélère la création de documents importants et vous permet de vous concentrer non pas sur le texte entier, mais uniquement sur la partie variable.
Documents locaux de l'entreprise
L'unification et la normalisation des documents sont caractéristiques de chaque entreprise. Certains le font par écrit, d'autres adhèrent à la pratique orale. Tout dépend de la taille de l'entreprise et du niveau de responsabilité.
La plupart des dispositions locales sont élaborées lors de la création d'une entreprise sur la base de la législation en vigueur, de GOST, de données réglementaires applicables dans le secteur ou dans un domaine d'activité spécifique.
De tels systèmes de documentation unifiés sont uniques et souvent le savoir-faire d’une entreprise en particulier, sont basés sur le logiciel utilisé et constituent un secret commercial. Elles changent rarement et sont associées aux étapes de la croissance de l'entreprise, à l'élargissement de sa sphère de compétences ou de son niveau d'activité.
Les documents locaux importants sont les plans de production, les spécifications techniques, les horaires de travail. Ici, l'unification et la normalisation des documents sont analogues. Chaque nouvelle planification, par exemple, un calendrier est similaire au précédent et un nouveau plan comptable est défini dans la convention comptable sur la base de la précédente, en tenant compte de l’évolution des exigences externes (législation, fiscalité, organismes de contrôle de l’Etat, ...).
Flux d'information
Un flux de documents bien débogué de l'entreprise, en particulier lorsque la logique, la structure et le vocabulaire du système de documentation unifiée est mis en œuvre sous la forme d'un système de gestion logiciel-technique, permet non seulement de simplifier l'activité et la fonctionnalité des employés, mais aussi de gérer leur activité dans le bon sens, en automatisant la création de documents, en contrôlant leur traitement et leur exécution.
L’infrastructure d’entreprise, mise en œuvre sous forme de flux d’informations internes et externes, synchronisés et de contenu, vous permet de transférer la gestion de l’entreprise à un niveau supérieur.
De nombreux systèmes d’information modernes fonctionnent depuis longtemps au niveau des tâches, fournissant la formulation des données d’entrée requises et la préparation de rapports. Le rôle des travailleurs dans un tel système réside dans le domaine de la créativité et des objectifs de l'entreprise, et non dans le contexte de la rédaction d'un document particulier.
Comportement de l'entreprise et des employés
GOST R 6.30-2003 et d’autres documents réglementaires déterminent la forme des documents, les détails, les mots et les phrases, spécifient la logique d’expression et les tailles des supports papier, l’indentation, les marges, les bordures des figures, des tableaux et d’autres détails techniques - tout cela est important et qu’il convient de prendre en compte.
Le travail normal de l'entreprise est le flux de travail habituel dans lequel le rôle de chaque employé est régulé et attendu.
Dans ce contexte et en relation avec les caractéristiques du niveau de développement moderne de la technologie de l'information, la question du comportement des employés est devenue pertinente. Dans le contexte de la variante attendue du développement de certains événements, travaux, documents, écarts peuvent être détectés.
Cet aspect n'est pas moins important pour la construction de l'infrastructure de l'entreprise. Il est important non seulement d'organiser le travail correct avec les documents, mais aussi de garantir le contrôle du processus de travail avec les documents.