Notez dans le carnet de travail sur l'emploi. Règles pour l'enregistrement d'un cahier de travail

Enregistrer dans le cahier de travail sur l'emploi est un élément très important pour tout employé officiel, car ce document certifie juridiquement l'expérience de travail et l'expérience de travail. En savoir plus sur le document dans cet article.

Qu'est-ce qu'un cahier de travail?

Un cahier de travail est un document officiel qui confirme le travail du propriétaire, son ancienneté, son expérience et son lieu de travail, ainsi que d’autres informations similaires concernant le travail rémunéré. Toutes ces informations (par exemple, une période d’essai pour postuler à un emploi) sont nécessaires non seulement pour que le citoyen puisse occuper un poste au poste qu’il souhaite occuper ou pour bénéficier de certains avantages offerts par la société, mais également pour les personnes qui occupent un emploi pour une analyse complète du travail. activités du demandeur et évaluer son utilité potentielle dans les rangs de cette société.

Le Code du travail de la Fédération de Russie, ainsi que certains documents réglementaires, tels que les décrets officiels du ministère du Travail et des organes directeurs de la Fédération de Russie, sont chargés d'adapter les normes de remplissage et de tenue du cahier de travail.

À quoi ressemble un cahier de travail?

Ceci est une vue à la fois du cahier de travail lui-même et de l'insertion qu'il contient. Cette «apparence», ainsi que l’ensemble complet des règles relatives à la maintenance et au stockage de cet important document juridique, à l’impression des formulaires du cahier de travail et à leur envoi à tous les employeurs officiels, ont été adoptés par un décret gouvernemental spécial intitulé «Sur les cahiers de travail». Il a été adopté le 16 avril 2003, bien que le document de travail lui-même n'ait commencé à ressembler à cela qu'après le 1 er janvier 2004.

Bien que cette résolution contienne une description du type de document que nous examinons aujourd’hui, rien n’indique comment le remplir correctement (et cette information est vraiment très importante pour la conception du cahier de travail); à moins que de brèves règles concernant le processus de remplissage d'un citoyen.

Les tout premiers papiers

La procédure à suivre pour postuler à un emploi est la suivante: si un citoyen est officiellement employé pour la première fois au niveau officiel, le carnet de travail lui est remis par l'employeur après la conclusion d'un contrat entre eux (contrat de travail). Conformément à cela, un ordre est émis par l'organisation, après quoi, dans les cinq jours suivant la conclusion et l'exécution du contrat, une note correspondante est introduite sous la forme du document de travail.

En conséquence, si un candidat à un poste n’a pas de carnet de travail, ce n’est pas une raison pour refuser de postuler à un emploi et priver une personne de chances. Au contraire, de telles actions sont illégales, car un citoyen auparavant ne pouvait tout simplement pas travailler, et il ne pouvait pas obtenir un cahier d'exercices d'une autre manière (et il n'y a aucune raison). Dans ce cas, lorsqu’elle entre dans un nouveau poste de travail, une personne doit rédiger elle-même une déclaration, qui est ensuite adressée à l’employeur, et demande directement à remplir le formulaire (tout cela conformément à l’article 65 du Code du travail de la Fédération de Russie). Ensuite, le document passe par le processus d’enregistrement dans la base de données comptables des cahiers de travail et de leurs mouvements.

Par conséquent, la question est de savoir si ils seront embauchés sans carnet de travail, la réponse est oui. Il est vrai que si un employé convient à l’organisation, il ne faut pas s’attendre à des miracles.

Qui établit le cahier de travail?

Tout ce qui concerne l'organisation du stockage et des rapports sur les cahiers de travail de tous les employés de n'importe quelle organisation, ainsi que la création de nouvelles entrées dans ceux-ci, tout repose sur l'employeur. Mais tous ces points sont déjà effectués sur une base factuelle par un employé spécial du service du personnel (bien que cela puisse parfois être un comptable ou un responsable, ce n'est pas si important), qui est nommé par un ordre distinct de l'organisation. Cet employé a le droit de conserver et de remplir des cahiers de travail, d'y ajouter de nouvelles informations et de nouvelles notes, de les signer et de corriger toutes les données avec le sceau officiel. Toute cette activité (ainsi que l'ordre même de nomination du salarié sélectionné à ce poste) peut ensuite faire l'objet d'inspections par l'inspection du travail.

Il est très important de prendre en compte que pour nommer au poste de responsable de tous les processus liés aux cahiers, l'employeur ne peut être que le salarié qui a de telles obligations spécifiées directement dans son contrat de travail ou sa description de travail. Si l'employeur est lui-même engagé dans la comptabilité du personnel, il est obligé, par une ordonnance séparée, d'assumer toutes ces fonctions.

Documents requis

Pour rédiger un cahier de travail, le candidat au poste doit fournir à son employeur une liste des documents nécessaires à l’enregistrement de ce dernier, tout comme l’employeur contribue à ce processus. Voici la liste complète des documents dont vous avez besoin:

1. Certificat d'éducation (certificat, diplôme, etc.).
2. Passeport ou autre document d'identification officiel.
3. La charte de l'entreprise d'accueil ou un certificat d'entrepreneuriat individuel.
4. Le journal comptable dans lequel les carnets de travail sont conservés.
5. Cachet postal confirmant l’entrée en vigueur du livre de travail.

Contenu du classeur

Un cahier de travail est un document de la couverture et trois parties différentes à l'intérieur, chacune étant responsable de certaines informations sur son propriétaire. À savoir:

1. Page de titre. Il contient des informations sur le propriétaire du cahier (F. I. O., date de naissance, détails du passeport, etc.).
2. Données de travail. Ils prennent en compte toute l'expérience professionnelle du propriétaire de ce document, y compris le nom de l'organisation, la fonction occupée par une personne, la durée des services de main-d'œuvre, etc., tout comme l'entrée dans le carnet de travail concernant l'admission temporaire.
3. Département des récompenses. Il met en évidence toutes les réalisations spéciales de l'employé qui, à l'avenir, lui rapportera de nombreux bonus, notamment lors de la candidature à un nouvel emploi.

Conception de la page couverture

Il est nécessaire de remplir avec la plus grande précision la page de couverture d’un document juridique aussi important que le cahier de travail. C’est donc un employé spécialement formé qui en est responsable, qui est responsable de la conservation, de la conservation et de la saisie des informations nécessaires sur les formulaires. Cet employé est nommé directement par le responsable de l'organisation.

La page de titre contient des données qui ressemblent à ceci:

1. F. I. O. travailleur.
2. Date de sa naissance.
3. A reçu l'éducation.
4. La profession dans laquelle l'éducation a été reçue.
5. La spécialité de ce métier.

Les deux premiers paragraphes entrent dans le cahier de travail de la même manière que dans le passeport, sans abréviations. Les informations sur l'éducation sont extraites du diplôme et transférées avec précision dans la page de titre. Si, par exemple, un étudiant postule à un emploi, c'est-à-dire que le demandeur n'a pas terminé ses études, les informations relatives à sa profession apparaissent sur le formulaire uniquement après que l'étudiant a reçu son diplôme.

Un citoyen qui reçoit un document de travail doit vérifier indépendamment toutes les informations saisies et en confirmer la validité par une signature. S'il trouve une entrée erronée dans le carnet de travail (accepté ou autre) qui a été remplie, le formulaire est détruit et une nouvelle entrée est entrée, laquelle à nouveau toutes les informations requises sont entrées. Si aucune erreur n'a été commise, le nom de famille de l'employé qui a rempli le carnet de travail, sa signature et le sceau de l'entreprise sont indiqués dans une colonne spéciale.

Faire des changements

Si les informations contenues dans la page de titre ont changé pour une raison quelconque, elles sont barrées et une nouvelle est écrite à côté de laquelle sont listés les documents à l’intérieur de la couverture qui sont à la base de la modification de l’information (notamment le passeport et les papiers). dont l’émission est responsable du bureau d’enregistrement). Ainsi, vous pouvez annuler l'entrée dans le carnet de travail sur l'emploi et il est important de le savoir.

Enregistrement d'informations sur le travail

L’inscription d’un carnet de travail est une condition préalable à l’inscription au poste de travail, qui repose sur l’article 66 du Code du travail de la Fédération de Russie. Même au travail ordinaire, les responsables du personnel de diverses organisations utilisent des formulaires à en-tête similaires à un cahier de travail lors de l’embauche de candidats.

Le carnet de travail sur l’emploi se présente comme suit:

• Dans la section intitulée "Informations sur le travail", le nom de l'organisation elle-même est entré, après quoi le numéro de série de l'enregistrement est placé dans la première colonne.
• Dans la deuxième colonne, il est nécessaire de saisir la date à laquelle l'employé a effectivement commencé ses tâches.
• Le troisième enregistre des informations sur la position prise par le propriétaire du document de travail (par exemple, "accepté pour la fonction de comptable" dans le cahier de travail - il s'agit de la norme).
• La quatrième colonne est les détails sur lesquels l'ordre a été émis.

La période probatoire pour l'emploi est prise en compte.

Cependant, ce n'est pas tout. Il est également important de considérer que l'acceptation par transfert (inscription dans le classeur) est effectuée si l'employé quitte son ancienne organisation par un transfert officiel dans une nouvelle organisation.

Section Informations sur les récompenses

Cette section ressemble à ceci:

Vous trouverez ci-dessus un exemple d’entrée dans le livre de travail sur l’emploi.

Règles de remplissage de base

Pour terminer correctement le processus de remplissage d'un carnet de travail avec les données nécessaires, procédez comme suit:

1. Les entrées dans le classeur sont faites avec des stylos à plume (fontaine, gel, rouleau - peu importe) avec du bleu, du noir ou du violet. L'encre d'autres couleurs n'est pas autorisée pour la paperasse.
2. Les numéros dans le cahier de travail doivent être en arabe et les dates au format jj / mm / aaaa.
3. La langue de conception est le russe. Toutefois, si dans certaines entités constitutives de la Fédération de Russie, il existe en outre une autre langue au niveau de l'État, vous pouvez l'utiliser pour entrer toutes les informations nécessaires dans le classeur.
4. Tous les mots et phrases entrent dans le document dans leur forme complète, c'est-à-dire sans aucune abréviation. Ceci s’applique aux messages et aux divers ordres - en général, tout ce qui est contenu dans la forme qui nous intéresse.
5. Toutes les données du cahier de travail doivent être conformes aux ordres officiellement émis par l'organisation.
6. Pour saisir toutes les données nécessaires, l’employé chargé de remplir et d’établir des rapports sur les carnets de travail n’a pas plus d’une semaine à compter du moment de l’événement immédiat. Les exceptions concernent le relevé d’emploi qui, rappelons-le, a été rédigé dans les cinq jours, ainsi que le relevé de licenciement: il est consigné le jour où le licenciement prend effet.
7. Toute entrée dans le cahier de travail est obligatoirement accompagnée de son numéro de série. Bien que dans le cas des numéros d'enregistrement dans le cahier de travail, il y a aussi quelques exceptions:

• en cas de changement de nom de l'employeur, la nécessité de mettre un numéro de série disparaît;
• si un carnet de travail en double est créé, l’enregistrement de l’expérience de l’employé est également privé de la nécessité de lui attribuer un numéro de série;
• les en-têtes de la section informations sur le travail ne sont pas numérotés.

Le propriétaire du cahier doit être familiarisé avec toutes les entrées qu'il contient sous la signature.

Puis-je posséder deux cahiers de travail?

Conformément à la législation du travail, tout employé ne doit disposer que d’un seul classeur, directement avec lequel l’employé de l’organisation chargé de saisir les données effectue le travail. Cependant, il existe des situations dans lesquelles, pour une raison quelconque, une personne a un deuxième classeur: par exemple, si un employé, après avoir quitté son emploi, perdait son document de travail, puis le retrouvait, mais après en avoir publié un nouveau lors de la saisie du prochain document. la position.

Dans ce cas, l'employé n'est menacé d'aucune amende ou sanction, car la législation ne prévoit simplement pas de telles mesures. De plus, l'employeur n'a pas le droit de punir l'employé de quelque manière que ce soit, et encore moins d'amende ou même de refuser d'embaucher, si jusqu'à présent, il ne s'agit que d'un candidat. Il est important pour lui de prendre en compte le fait que toutes les informations de travail nécessaires sont inscrites dans un seul livre de travail, car la propriété de deux à la fois, là encore, n’est pas légalement prescrite.

En gros, vous pouvez simplement jeter le document de travail supplémentaire.

Side job

Certaines catégories de citoyens (mineurs, conducteurs, travailleurs médicaux, etc.) ont le droit d'être prises à temps partiel. Dans ce cas, l'entrée dans le classeur est complétée après l'enregistrement de la position par le libellé "temps partiel".

Il existe également une règle distincte pour ceux qui concluent un accord avec l'employeur en tant qu'étudiant (étudiant, stagiaire). De même, le document note tout cela. "Adopté par l'étudiant" - dans ce cas, l'entrée dans le cahier est exactement la même.

La paperasse dans l'emploi futur

Mais travailler dans différentes organisations pour deux cahiers différents est illégal et strictement punissable par le tribunal. Par conséquent, rappelez-vous qu’une demande adressée à l’employeur avec une demande de délivrance d’un nouveau formulaire ne doit être faite que si vous avez réellement perdu votre carnet de travail et que vous ne l’avez tout simplement pas.

L'entrée d'informations dans ce document lors de l'entrée dans de nouveaux postes après le premier est effectuée selon le même principe que précédemment (sauf que la page de titre reste inchangée). Vous avez déjà vu un exemple d’entrée dans le livre de travail sur l’emploi.

Échantillons de remplissage en cas d’emploi et de licenciement

Comme déjà mentionné dans cet article, lorsqu'un employé occupe un nouveau poste, l'employeur insère, au plus tard cinq jours après, des informations sur cette action, effectuées sur la base d'un ordre officiel, directement dans le cahier de travail lui-même. Si un citoyen est employé pour la première fois, il appose sa signature sur la page de titre de son nouveau document de travail, confirmant ainsi l'absence d'erreurs dans la saisie des données (bien qu'il ne soit pas responsable de ce remplissage correct notoire).

N'oubliez pas que si l'employeur est une personne qui n'est pas enregistrée en tant qu'entrepreneur individuel, il est privé du droit d'acquérir de nouveaux cahiers au niveau législatif (et tout cela est fait exclusivement en conformité avec les lois sur l'enregistrement officiel au travail). Dans ce cas, toutes les données sur l'expérience et les activités de travail de l'employé seront notariées par un contrat écrit, qui est conclu spécifiquement dans de tels cas.

Le jour où l'employé quitte son emploi (c'est-à-dire qu'il termine le dernier jour de travail prévu également par la loi et pour lequel une sanction sévère est prévue), l'employeur est obligé de lui délivrer tous les documents liés au poste, y compris le cahier de travail. Après cela, l'employeur calcule l'employé, lui donne le dernier salaire et leurs chemins divergent.

Il existe des cas où l’employeur, pour une raison quelconque, ne peut pas donner à l’employé un carnet de travail.Ensuite, il établit un protocole écrit à partir duquel l'employé apprend qu'il est nécessaire de prendre le document et accepte de le lui envoyer par courrier. À partir du moment où l'employeur a envoyé ce message à cette personne, il ne peut être tenu responsable des retards éventuels dans l'accueil de l'ancien employé du carnet de travail. Il évite également cette responsabilité lorsque le dernier jour du travailleur est différent du jour indiqué à la date d'expiration du contrat de travail établi lors de son entrée en fonction.

Il existe de nombreuses situations similaires, et toutes sont diverses. Par conséquent, un employé de l'organisation, qui est le principal responsable des questions relatives au personnel et à la tenue des livres de travail, doit étudier tous les motifs possibles d'actions en justice liées à l'emploi, ainsi que le libellé devant être saisi pour chaque personne. cas.

Une inscription dans le cahier de travail sur l’embauche est compréhensible, cependant, lorsqu’un licenciement est fait, il est très important de prendre en compte que ses motifs et sa raison doivent correspondre d’une manière ou d’une autre à ce qui est écrit à cet égard dans la législation de la Fédération de Russie. L'employé licencié doit signer personnellement le procès-verbal de son licenciement, tout comme l'employeur, après quoi toutes ces informations reçoivent un sceau spécial de l'organisation, après quoi elles sont considérées comme légalement certifiées et fiables.

Nuances et faits intéressants

Il n'est pas nécessaire que les propriétaires de classeurs à l'ancienne soient remplacés par de nouveaux. En avril 2017, l'organisme fédéral chargé des services liés au travail et à l'emploi des citoyens (appelé Rostrud) a approuvé l'annulation des classeurs, dont on parle depuis de nombreuses années.

Cela tient à la volonté des autorités d’accroître la protection des droits des citoyens qui travaillent, ainsi que de simplifier considérablement ou d’empêcher complètement de nombreux processus bureaucratiques liés à la maintenance, au stockage et au transfert des cahiers de travail. En outre, le poste de dépense du budget de l’État affecté directement à la production et à la distribution de ces documents par courrier postal sera réduit. Dans plusieurs pays de l'espace post-soviétique, même les livres du travail en tant que tels ont déjà été rejetés.

On ne sait pas encore quand attendre cette annulation en Russie, mais on peut déjà noter que cela affectera de manière positive tous les calculs juridiques. Le passage des cahiers papier aux cahiers électroniques (ce qui sera fait ultérieurement sous forme électronique) est particulièrement pratique pour les travailleurs qui effectuent leurs activités de travail à distance ou qui utilisent la méthode dite du roulement.

Résumé

Cet article était consacré aux questions générales relatives à l’acquisition et à la saisie d’informations dans le cahier de travail. Nous espérons que toutes vos questions ont été clarifiées.