وفقًا للدراسات التي أجرتها مختلف وكالات التوظيف ، فإن مهنة "السكرتارية" هي واحدة من تلك المرتبطة بأكبر عدد من المصافي والحاجة إلى التكيف مع جدول عمل الإدارة. تضم هذه المجموعة أيضًا السائقين وممثلي بعض التخصصات الأخرى.
ما هو السكرتير؟
يأتي هذا المصطلح من "السر" اللاتيني ، ما يسمى بالبروكسيين في روما القديمة. وبعد ذلك ، وفي وقت لاحق (في المحاكم الملكية) كانوا رجالًا على وجه الحصر ، وأحيانًا تمكنوا من الوصول إلى السلطة بمهارة بالغة.
اكتسبت هذه المهنة مظهر أنثى بالفعل في نهاية الحرب العالمية الأولى ، مع ظهور آلة كاتبة وظهور هذا المنصب كسكرتير مرجعي. في الوقت الحاضر ، مع تقنياتهم المتقدمة ، هناك حتى أمناء مساعد افتراضيون. هذا هو اسم الشركات أو الأفراد الذين يقدمون خدمات عبر الإنترنت لكتابة رسائل البريد الإلكتروني أو تلقي المكالمات الهاتفية (المترجمة) دون الحضور الفعلي لسكرتير في المكتب.
ماذا يفعل؟
من بين الأشخاص ، لدى السكرتير الشخصي للمدير صورة نمطية - جمال ذو أرجل طويلة يمكنه الكتابة بشكل أساسي على جهاز كمبيوتر وإجراء القهوة والرد على المكالمات. في بعض الأحيان ينعكس هذا في نكات المحتوى غير لائق للغاية. في الواقع ، تفترض مهنة "السكرتارية" ، بالإضافة إلى منصب الإحالة في شركة كبيرة ، وجود حقيبة شديدة الخطورة من المهارات والمعرفة وأيضًا بعض الصفات العملية. لا يمكن للممثل الحقيقي لهذه المهنة الاستغناء عن التنظيم والاجتهاد والالتزام بالمواعيد والدبلوماسية.
تشمل واجبات السكرتير (أمين السكرتارية) معرفة جميع الوثائق المعيارية المتعلقة بالعمل المكتبي ، وإدارة الوثائق ، وتنظيم عمل المكاتب ، والهيكل الإداري ، والمبادئ الأساسية لمعدات المكاتب ، وقواعد حماية العمال. جميع حقوقه العديدة ، واجباته وأنواع عمله المنفذة تخضع لوصف الوظيفة. هي الوثيقة القانونية الرئيسية المتعلقة بأنشطة مثل هذا الموظف. تجميعه في كل حالة مطلوب بكل مسؤولية.
لنلقِ نظرة على الأقسام الرئيسية لهذا المستند.
ماذا يقرأ تعليمات مساعد الوزير؟
تحتوي أحكامها العامة على اسم المنظمة ، وتشير إلى الرؤساء المباشرين والاتصال بمن يجب عليه استبدال السكرتير في حالة غيابه. هناك ستجد متطلبات الأقدمية ومؤهلات الموظف ، وقائمة بجميع الوثائق اللازمة للعمل (القواعد ، GOSTs ، الرموز واللوائح).
يتم توفير الوظائف المسندة إلى السكرتير في القسم الثاني (نفسه). يتضمن ذلك الالتزام بإعداد المستندات اللازمة وفقًا لتعليمات القيادة والتسجيل واستقبال وإرسال المراسلات وتنظيم أعمال الاستقبال والتحكم فيها وإجراء الأوراق الوثائقية وغير ذلك الكثير.
بمزيد من التفصيل ، يتم وصف أنشطته في القسم التالي - "واجبات الوزير". نحن نتحدث عن سلامة المراسلات وحسابها ، وإصدار شهادات بشأن مختلف الوثائق المسجلة ، وتنظيم وإعداد الاجتماعات الرسمية ، والنسخ والطباعة ، وتسجيل الرسائل للرؤساء الذين غادروا في غيابه وإبلاغه بها ، وتزويد مكتب الشركة بالقرطاسية اللازمة.
في كل مؤسسة ، قد يكون لواجبات السكرتير خصائصها الخاصة حسب خصوصيات العمل. قد يبدو موقفه "كاتب كاتب" ، مما يعني توسيع نطاق المسؤوليات الأساسية.
حول حقوق السكرتير
ما هو وزير يحق ل؟ وفقًا للتعليمات ، يُسمح له بطلب المواد المطلوبة في العمل في مختلف إدارات الشركة ، لتحديد إجراءات استخدامها.
شيء آخر هو نقل المستندات الممسوحة ضوئيًا مباشرة إلى المسؤولين التنفيذيين مباشرةً إلى المديرين التنفيذيين ، وتحديد تسلسل الزائرين في غرفة الاستقبال وتوزيع المكالمات الهاتفية وفقًا لأهميتها ، ومطالبة الموظفين بالتوضيح في حالة حدوث انتهاكات تأديبية.
مثل أي موظف آخر ، فإن السكرتير الشخصي للرئيس له الحق في العمل في ظروف مناسبة ، والتي يجب أن تمتثل متطلبات حماية العمل ومعايير السلامة.
ما هو مساعد الوزير المسؤول عن؟
يتحمل مسؤولية عدم الكشف عن المعلومات السرية ، وجودة الوثائق وتقديمها في الوقت المناسب إلى إدارتها ، والموقف المسؤول لإدارة الوثائق ، والحفاظ على الممتلكات ووثائق المنظمة ، والعلاقات اللباقة مع الإدارة والموظفين.
يشير القسم التالي من وصف الوظيفة إلى ماهية العلاقات الوظيفية والعلاقات الوظيفية الموجودة بين السكرتير المساعد وهياكل الشركة المختلفة. كقاعدة عامة ، في مؤسسة متوسطة الحجم ، يتعين على الوزير أن يتفاعل في المسائل المادية والتقنية (تزويد المكتب باللوازم المكتبية) مع القسم الإداري والاقتصادي ، وقضايا إدارة المستندات - مع الوحدات الأخرى ، وبطبيعة الحال ، مباشرة مع الإدارة.
يتم تقييم أداء السكرتير وفقًا للمعايير الرئيسية المختارة ، والتي ينظمها أيضًا القسم المقابل من التعليمات. في الغالبية العظمى من الحالات ، هذه المعايير هي الكفاءة والعناية. هناك أيضًا مواقف تخضع فيها التعليمات للمراجعة. يمكن أن يحدث هذا عند تغيير وظائفها أو هيكلها التنظيمي.
لتلخيص
عند تعيين شخص ما ، يتعرف الشخص المعين في هذا المنصب على تعليمات الخدمة التي تسرد جميع واجبات السكرتير. أذكر لفترة وجيزة لهم مرة أخرى.
- استقبال المكالمات الهاتفية للرأس.
- تعمل جميعها مع الوثائق - الفرز حسب الأهمية والتصميم والإعداد والاستلام والتوزيع والتخزين والتنظيم.
- تنظيم استقبال الزوار.
- مساعدة رئيسه في التخطيط لجدول العمل ، وإذا لزم الأمر ، حجز التذاكر وحجز الفندق.
- إعداد وتنظيم المفاوضات التجارية.
- طلب اللوازم المكتبية وغيرها من تفاهات اللازمة ، وأحيانا المنتجات.
بعد الاطلاع على قائمة الواجبات ، يوقع الموظف بموجب التعليمات ، يتم وضع توقيع الرأس أيضًا. لاحظ أن كل مؤسسة لديها نسختها الخاصة من التعليمات ، ولكن لا ينبغي أن تتعارض أي منها مع التشريعات الحالية أو معايير العمل المقبولة.
سكرتير المحكمة
تفاصيل العمل في كل مؤسسة ، كما تعلمون ، مختلفة. على سبيل المثال ، ماذا يفعل كاتب المحكمة؟ ما هي مسؤوليات وظيفته؟ هناك الكثير منهم:
- تصميم أغلفة الشؤون الجارية ؛
- تلقي مطالبات من مساعدي القضاء ؛
- حفظ المستندات والمواد في الحالات ؛
- تجميع قوائم جرد الحالات الجديدة ؛
- ترقيم صفحات؛
- توزيع نسخ من أحكام المحاكم على المشاركين في القضايا (الأطراف) ؛
- إرسال نسخ من أحكام المحكمة لأفراد محددين نيابة عن القاضي ؛
- إبلاغ الأطراف بتواريخ ومواعيد جلسات المحكمة.
بالإضافة إلى ذلك
تشمل الواجبات التي يؤديها كاتب المحكمة ، على سبيل المثال لا الحصر:
- نشر قوائم قضايا المحكمة لمدة أسبوع ؛
- التحقق من ظهور أطراف الاجتماع ؛
- حفظ سجلات المحكمة ؛
- السيطرة على استلام وإرسال جميع الوثائق المعنية في القضية.
ينبغي على الأمناء تعريف الأطراف بمواد القضية ، والتحكم في الإخطارات التي يتم استلامها عن طريق البريد ، والإيصالات ، والإشعارات ، ونسخ الأعمال وغيرها من الأوراق المهمة. يقومون بإدخال المعلومات في المجلات والبطاقات ، إلى نظام الكمبيوتر ، وطبع الأعمال المكتوبة بخط اليد ، وتسليم القضايا إلى القضاة للتحقق منها واتخاذها بعد ذلك ، وإصدار أمر الإعدام وملفه وتنفيذ العديد من الأشياء الأخرى نيابة عن القضاة.
متطلبات المسجل
- يجب ترقيم المستندات وتطويقها.
- يتم تجميع قائمة الحالات والمستندات الأخرى بشكل منفصل.
- يتم ترقيم الصور والأظرف ، في حالة حدوث فشل ، يبدأ الترقيم من جديد ، ويجب شطب الأرقام القديمة (لم يتم تصحيحها!).
- جميع التصحيحات معتمدة وفقًا للنموذج المقبول.
- تتم تغطية القضايا التي تشير إلى اسم المحكمة ، ورقم القضية واسمها ، وأسماء الأطراف ، وتواريخ البدء والنهاية ، وعدد الأوراق وأوراق الصلاحية.
- يتم تنفيذ عمليات الجرد يدويًا أو على جهاز كمبيوتر.
ماذا يجب أن يفعل سكرتير المدرسة؟
في بعض الأحيان هناك إعلانات "أحتاج إلى سكرتير المدرسة". ما هو هذا الموقف ، وما الذي ينبغي عمله هناك؟ لنكتشف ذلك.
سكرتير المدرسة هو المساعد الأول والأكثر أهمية للمدير. يجب عليه أن يفي بجميع تعليمات وتعليمات رؤسائه المتعلقة بعمل المؤسسة التعليمية.
وتشمل مسؤولياته الرئيسية إجراء الأعمال المتعلقة بتغييرات الموظفين (الفصل ، والقبول) للموظفين ، والتسجيل وطرد الطلاب. وتتمثل مهمته في إعداد وثيقة يتعين على المخرج أن يؤكدها بتوقيعه. إذا لزم الأمر ، يتعين على الوزير جمع وتسليم الوثائق الموقعة في الوقت المناسب للنظر فيها إلى السلطات العليا.
تشمل المسؤوليات الأخرى لأمين المدرسة استلام وتقديم المعلومات للطلاب والموظفين. في حالة عدم وجود مدير في المكان ، يتعين على السكرتير تسجيل العدد الإجمالي ومحتوى المكالمات والشكاوى والطعون المقدمة من الزوار ، بمن فيهم طلاب المدارس الابتدائية.
بالإضافة إلى ذلك
تنص العلامة ، التي تحتوي على تعليمات من سكرتير المدرسة ، على مسؤولية الأخير أيضًا عن الوفاء بالتعليمات (الأخرى) الإضافية. ماذا يعني هذا؟
يتم فك تشفيرها على النحو التالي: يجب على أمين المدرسة أن يتبع أي تعليمات ، باستثناء الطلبات الشخصية. يمكن أن يكون هذا ، على سبيل المثال ، دعوة لإجراء محادثة بين الطالب أو المعلم ، وإرسال البريد ، وإجراء عملية تحويل الأموال ، وشراء المعدات اللازمة للمدرسة. هذه القائمة لا تنضب من الناحية العملية ، أي أن مهام السكرتير في المدرسة واسعة للغاية.
إذا كانت المدرسة لا توفر منصب محاسب ، يتم تعيين الشؤون المالية أيضا إلى الأمين. تتمثل مهمته في إرسال معلومات الرواتب ، وملء جدول زمني ، وإجراء التعديلات اللازمة.
قد تكون مساعدة السكرتير مطلوبة ليس فقط من قبل المدير ، ولكن أيضًا من قِبل أي زائر في مكتب الاستقبال. يلجأون إليه لطباعة النص ونسخ المستند وتوضيح عدد كبير من الأسئلة.
إذا كنت تعمل كسكرتير مساعد للمدير التنفيذي
في هذه الحالة ، فأنت أحد المتخصصين ، وسوف يقبلك المدير ويقيلك ، وسوف تطيعه مباشرةً. للوصول إلى هذا المنصب ، يجب أن يكون لديك خبرة في التعليم لمدة عام (أو على الأقل ثانوي خاص). إذا لم تكن هناك خبرة ، شهادة حضور دورات سكرتير الإحالة.
يجب أن تكون مختصًا في الأمور المتعلقة بالأنشطة الاقتصادية والمالية للمؤسسة ، واحتمالات تطويرها ، وتنظيم إدارة الوثائق وإدارة العمل ، ومهارات الكمبيوتر والمعدات المكتبية ، والترجمة إلى لغة أجنبية من وثائق الإنتاج ، وأخلاقيات العمل.
وظائف ومسؤوليات
يجب أن تأخذ على عاتقك جميع الخدمات المرجعية والمعلومات ذات الصلة بوثائق المؤسسة. وكذلك تنظيم ومراقبة العمل المكتبي في الفروع والأقسام الفردية للشركة. لا عجب - أنت لست كاتب سكرتير عادي. ينبغي أن يكونوا قادرين على توثيق وتنظيم أنشطة هيئاته الإدارية والاستشارية بسرعة. إذا لم يكن هناك مفتش شؤون الموظفين ، فاحفظ جميع سجلات الموظفين وسجلاتهم.
يحتاج السكرتير المساعد للمدير العام إلى إعداد الوثائق اللازمة لضمان الأنشطة المالية والاقتصادية للمشروع بأكمله ، وتنظيم استقبالهم وتسجيلهم والمحاسبة والتخزين. إنه يتحكم في صحة إعداد جميع المستندات المقدمة للتوقيع والموافقة عليها والموافقة عليها لإدارة المؤسسة. يتخذ التدابير اللازمة لتنفيذ الجودة في الوقت المناسب لأوامر من الرؤساء ، وجلب المعلومات مباشرة إلى فناني الأداء ، وإجراء التحليل وإصدار الآراء حول التقارير والشهادات المرسلة إلى الإدارة.
بالإضافة إلى ذلك ، تشمل وظائف السكرتير الحفاظ على التواصل التشغيلي بشأن قضايا أنشطة الشركة مع المواطنين - الأفراد والمنظمات الفردية (الحكومية والتجارية على حد سواء). إنه يقبل الزوار ، ويمكنه القيام بأنشطة الموظفين - ملء الملفات الشخصية والأوامر وكتب العمل والعقود (العقود) ، ووثائق السفر وشهادات العجز عن العمل ، والاحتفاظ بجدول زمني وإصدار شهادات الراتب.
ومرة أخرى عن الحقوق
هذا الموقف لا يتضمن فقط الواجبات الموسعة للأمين ، ولكن أيضًا الحقوق المقابلة لها. بالإضافة إلى ما هو مقبول عموما ، فهي تشمل الحق في طلب المواد والمعلومات اللازمة من أي خدمات وظيفية للمؤسسة وشرط لشرح أسباب التأخير في أداء مهام الإدارة. بعد ذلك: من الممكن المطالبة باستكمال المستندات التي يعدها المقاولون في انتهاك للقواعد المقبولة وفقًا للمعايير الدولية للتوثيق GOST 6.38-90 أو ISO.
لديه الحق في الاطلاع على الوثائق المتعلقة بأنشطة إدارة المؤسسة ، في إطار اختصاصه الرسمي ، وتقديمه إلى الإدارة للنظر في المقترحات الشخصية بشأن تحسين عمل المنظمة في مجال إدارة المستندات ، واستخدام أحدث تقنيات الكمبيوتر.
لديه حق الوصول إلى المستندات التي تحمل علامة "سري" ويمكنه التفاعل مع أي موظف وخدمات للمشروع من أجل مراقبة تنفيذ قرارات الإدارة وتقديم تلك المعلومات.
