مدير المكتب هو واحد من أكثر الموظفين ضرورة في عمل أي شركة حديثة. تتضمن مجموعة واسعة من المسؤوليات وظائف أخصائي تنظيمي وإشرافي. فهو يجمع في وقت واحد ما يصل إلى ثلاثة مفوضين: سكرتير ، مدير ، مسؤول. واجبات مدير المكتب تنطوي بشكل رئيسي على مسؤولية كبيرة وعناية عالية.
متطلبات التخصص
تشتمل التعليمات الخاصة بمدير مكتب الوظيفة على المتطلبات اللازمة لتعيينه وتنفيذه في المستقبل. أول شيء يجب أن يكون المرشح لهذا المنصب هو التعليم والمهارات المهنية المناسبة. يجب أن يكون الموظف حاصل على دبلوم إتمام التعليم الثانوي المتخصص أو التعليم العالي أو العالي غير الكامل.
يجب أن تكون المهارات على دراية بهيكل المكتب وميزات عمله. تقسيم المناطق هو عامل مهم في الوظيفة. إذا كان مدير المكتب على دراية بمبادئ تنظيم الأنشطة ، فسيكون من السهل عليه التحكم في وظائف العمل الفردية. يجب تخصيص الموظفين وفقًا للواجبات بحيث لا يتم إزعاج العمل الآخر. يجب أن يعرف مدير المكتب نطاق العمل ودرجة مسؤولية كل أخصائي.
مسؤول مكتب المسؤوليات
المدير ملزم بتنظيم الإنتاج المريح بشكل مثالي في مبنى المكاتب. بالإضافة إلى تقسيم المناطق ، يحتاج المدير إلى إدارة الموظفين بحيث يتم تنفيذ جميع وظائف كل إطار بشكل مستقر. يتم تحديد أساسيات المكتب من قبل المسؤول بشأن البنود:
- اختيار وتوظيف المتخصصين.
- تخطيط الاستراتيجيات والتكتيكات في العمل.
- بناء الهيكل التنظيمي للمكتب.
للحصول على حالة عمل مستقرة في المكتب ، من الضروري التأكد من نجاح كل لقطة في أنشطتها. يتم تحقيق النتائج الإيجابية للعمل من خلال أساليب التحفيز وإدارة استراتيجيتها. تطوير وتنفيذ مناهج مبتكرة لتحسين الجودة وزيادة الإنتاجية هي واجبات مدير المكتب.
ويستند التواصل التجاري في فريق العمل على الأخلاق والأخلاقيات المهنية. مدير المكتب هو مثال على النغمة المهذبة واحترام الموظفين.
الرقابة الداخلية
يجب أن يتحكم المسؤول في جميع القرارات المتخذة. يتم التحكم في المجالات المهنية التالية:
- مقدمة وصيانة جدول العمل الداخلي.
- الامتثال لمعايير اتصال الشركة المحددة.
- السيطرة على ثقافة الكلام عند التواصل مع العملاء وشركاء الأعمال.
- نظام اللباس هو نقطة مهمة في عمل الشركة. يجب على الموظفين ارتداء الزي المناسب الذي وضعته المعايير. بيئة العمل والنظام الأساسي للشركة.
يجب على مدير المكتب ، الذي تشمل مسؤولياته الوظيفية إدارة شؤون الموظفين ومراقبة النشاط ، تطوير منهجية وهيكلة التنظيم الخاصة به لتقييم جودة العمل. يخضع كل موظف للمسؤولية التأديبية في حالة انتهاك جدول العمل وأخلاقيات العمل. المدير نفسه يتحمل هذه المسؤولية. يتم تطوير نظام التدابير لمنع الانتهاكات ، وأساليب حل النزاعات مع الإدارة والموظفين الآخرين ، وطرق الحوافز الأخلاقية من قبل المسؤول.
التزامات المدير
يمكن أيضًا تنفيذ مهام المدير بواسطة مدير المكتب. في هذه الحالة ، يحتاج إلى تزويد الموظفين والمباني بالإمدادات اللازمة. يجب أن يكون لدى كل موظف شارة وبطاقات عمل حتى يمكن دائمًا اكتشاف شخصيته واسمه وموقعه وتفاصيل الاتصال ومعالجته بشكل صحيح. وجه المتخصص هو وجه المكتب والشركة.
يتم توفير اللوازم المكتبية بشكل منتظم وتقع على عاتق مدير المكتب. يتم وضع خطط اقتصادية لتوفير السلع ، مع مراعاة كمية المنتجات التي يتم تسليمها للشركة ، وتكلفة المشتريات بالجملة وأنظمة الخصم. يتم إجراء عمليات تسليم مستمرة للمواد المكتبية ، بما في ذلك المنتجات الورقية والمنتجات الاستهلاكية للمعدات ، مع إبرام المعاملات مع الموردين وشركات الخدمات بمشاركة مباشرة من مدير المكتب. يتم التحكم في استلام البضائع عن طريق سجلات الدفع والمحاسبة. تتم مسألة القرطاسية واللوازم للموظفين بتعيين أشخاص مسؤولين وتوافر مخططات وإجراءات لتوزيع القيم الاقتصادية.
يتم التحكم في جميع المعدات بواسطة مدير التوريد ، وفي هذه الحالة يكون مدير المكتب. وتشمل المسؤوليات رصد حالة المعدات التقنية والاتصالات. في حالة تعطل الأجهزة والآلات ، يتم استدعاء شركة خدمات أو فني إصلاح ويتم فحص نتائج عمله. يحدث هذا التحكم أيضًا عند تسليم معدات جديدة إلى المكتب.
يتم إجراء جرد للمعدات والإمدادات من قبل مدير المكتب عن طريق التوفيق بشكل دوري بين توافر وحالة التقنية للممتلكات الاقتصادية مع البيانات المحاسبية.
تحت مسؤوليته ، يقوم مدير الدعم الاقتصادي بإدارة الأموال المخصصة للمكتب لشراء البضائع اللازمة للشركة وللاحتياجات الفنية للمباني. يقوم مدير الإمداد بتنظيم الإمداد المادي والتقني للأحداث التداولية والمؤتمرات والمفاوضات.
أمين واجباته
جميع العمليات الرئيسية المذكورة أعلاه في عمل المدير وقراراته يجب أن تكون ثابتة رسميا ، وبالتالي فإن مسؤولية مدير المكتب ، والسكرتير في شخص واحد تشمل دعم الوثائق للأنشطة التنظيمية. كل وثيقة ، اعتمادا على الغرض ، لها شكلها وبنيتها للتجميع. عندها فقط سيكون للقرار أو الخطة المتخذة أساس قانوني ويتطلب التنفيذ الصارم لجميع النقاط. هذه هي الطريقة التي يتم بها بناء نشاط شركة واضحة ومتماسكة.
التعاون والتكامل
أمين المدير ينظم اجتماعًا واستقبالًا للضيوف. الوفود والعمولات والشركاء والعملاء من الزوار المهمين للشركة. تعتمد أنشطة الشركة وتطويرها بشكل مباشر عليها. يتم التواصل على مستوى العمل باستخدام أخلاقيات ودية رسميًا دون الانتقال إلى العلاقات الشخصية والتفاعل - العمل فقط. يجب أن يرمز مدير المكتب للثقافة والاحترام ليس فقط كممثل رائد ، ولكن أيضًا للشركة ككل. يتم استلام ونقل معلومات الاتصال مباشرة من قبل السكرتير. للتعاون وحل مشكلات التفاعل المهمة ، يتم تبادل بطاقات العمل وتحليلها وتخزينها في القسم. تقع مسؤولية الحفاظ على المراسلات التجارية مع الشركاء والفروع على عاتق مدير المكتب. انه يجعل الإلكترونية والبريد السريع إرسال المواد اللازمة ، وتلقي وتحليل المعلومات ، والحفاظ عليها المراسلات التجارية.
مدير في الهيكل الإداري
المدير في معظم الحالات يخضع مباشرة للمدير العام للشركة والإدارة العليا. يتم تحديد المسؤولية والحقوق من قبل السلطات ، التي تراقب امتثالها.تتضمن واجبات مدير المكتب للسيرة الذاتية تقريرًا عن تنظيم المكتب الداخلي الذي تم إجراؤه ، وتحقيق نتائج الإنتاجية والصعوبات التي واجهت العمل وتوفير الأنشطة. يقدمون اقتراحات لتحسين الظروف ، والقضايا الاقتصادية والاقتصادية المتعلقة بشراء المعدات والمواد ، وطلبات النقل ، والترقية ، وطرد العمال. يتم تمرير العقوبات التأديبية والحوافز للمتخصصين المتميزين للنظر فيها.
تعليمات متخصصة
يصاحب تعيين مدير جديد تجميع واعتماد مجموعة من الواجبات والحقوق والمسؤوليات. تتضمن تعليمات مدير المكتب قائمة كاملة بجميع القواعد والقواعد المذكورة أعلاه للعمل والتنظيم ، كما تتضمن أيضًا الأشخاص أو المناصب التي تقدم تقارير إلى المسؤول.
سلم الوظيفي
تعتمد مهنة المدير على التطوير الداخلي والنمو المهني ، وهو تحسين المهارات. يحدث التغيير في التأثير مع زيادة أو نقصان في السلطة في أعين المرؤوسين وغيرهم من الموظفين. تم إصلاح الحركية الإيجابية العمودية للموقف من خلال النجاحات التي تحققت في تحقيق الأهداف التي وضعتها الشركة والمبادرة والصفات الاجتماعية والقدرات المبتكرة وأساليب العمل الفعالة.
مدير المكتب هو واحد من أكثر المهن المطلوبة. يجب أن يولي أخصائي فعال اهتمامًا كبيرًا بالموارد البشرية ، وهذا الشرط هو مسؤولية مدير المكتب عن السيرة الذاتية. المتطابقة بشكل صحيح من قبل الداخلية الصفات القيادية والموظفين المؤهلين تأهيلا عاليا سوف تؤثر إيجابيا على ديناميات تطوير الشركة.
