La conception de l'inventaire archivistique dans notre pays ces dernières années est particulièrement pertinente en raison des changements, des réformes, des restructurations et des changements constants qui touchent le secteur économique. Les informations stockées dans les archives sont considérées comme importantes et précieuses. Cela vous permet de comprendre pourquoi la situation s'est développée de manière spécifique, ainsi que de comprendre quelles sont les perspectives d'avenir. Les archives sont une source d’information inestimable, mais seulement alors vraiment utile lorsque vous pouvez y naviguer. Pour cela, un système d'organisation des archives a été introduit.
Pertinence de la question
Les archives de notre pays ont pour objectif l'accumulation d'informations fiables. La fonction principale de l'inventaire archivistique est de simplifier la recherche des informations nécessaires dans les plus grands référentiels d'informations. Pour cela, un système de référence est fourni, une base méthodologique qui s'applique à toutes les institutions d'archives de l'État. En fait, nous parlons d'un appareil scientifique et de référence, grâce auquel une archive au niveau national fonctionne. L’efficacité de ce dispositif dépend de la manière dont les répertoires sont formés, c’est-à-dire de l’inventaire, avec efficacité et précaution.
La réalité actuelle des affaires est telle qu’un inventaire archivistique de cas est un guide de référence essentiel pour faciliter la navigation dans un océan d’informations. L'inventaire est un document qui répertorie les fichiers stockés, tout en servant à enregistrer la documentation. La charge d’information étant estimée importante, l’inventaire sert de base à la compilation de pointeurs et de guides. À bien des égards, la qualité de l'inventaire détermine la facilité et la rapidité avec laquelle vous trouvez les informations dont vous avez besoin. Ils parlent de deux fonctions principales de cette documentation: l’information et la comptabilité.
A propos de la terminologie
Le fichier archivistique des cas est le répertoire principal structurant le travail d’une organisation archivistique. L’inventaire est à la fois un enregistrement comptable et un objet scientifique et de référence, ce qui permet de trouver rapidement ce que vous recherchez. Inventaire - la dernière étape de la paperasserie avec la documentation qui doit être stockée dans les archives d'état ou organisée avec un département. Pour que les archives soient parfaitement équipées, il est nécessaire d’établir des inventaires pour toutes les questions destinées à être stockées de manière permanente ou pendant plus de 10 ans. Il est nécessaire de créer des répertoires décrivant la documentation personnelle relative à l'État qui a été évaluée par des experts et reconnue comme étant de grande valeur. Par conséquent, elle doit également être stockée.
Dans le travail de bureau moderne, parlant des inventaires d'archives et de leur objectif, ils notent que la documentation appartient à la catégorie de référence. Il est constitué afin de décrire la composition et le contenu des unités stockées, ainsi que de consolider le système de systématisation et de comptabilité adopté dans un fonds donné. Les objets considérés dans l'inventaire sont des unités. Chaque inventaire est un niveau. Il doit contenir suffisamment d’informations pour que vous puissiez trouver les données nécessaires dans l’unité sans y passer beaucoup de temps.
Où et où
Selon les recommandations méthodologiques, la compilation d'inventaires d'archives devrait être individualisée pour les cas destinés à être conservés de manière permanente pendant plus d'une décennie et concernant des informations personnelles sur le personnel. Séparément, il est nécessaire de dresser un inventaire des cas spécifiques à une entité juridique. Par exemple, il peut s’agir d’une enquête officielle, de documents judiciaires ou de rapports scientifiques - tout dépend de la nature de l’institution.Généralement, l'inventaire est formé dans la même institution où les documents à stocker ont été compilés et transférés avec eux dans les archives. Les organisations d'archives d'Etat disposent d'un appareil scientifique spécialisé. Si la description reçue ne répond pas à ses normes, l'inventaire est établi à nouveau, en tenant compte des exigences locales.
La compilation d'un inventaire d'archives vous permet de divulguer la composition de la documentation, de décrire son contenu, de simplifier la comptabilisation du nombre total de fichiers stockés et de stabiliser la systématisation interne de la gestion de la circulation documentaire. Chaque cas est décrit sur une carte spéciale. Le titre doit être indiqué, ce qui indique clairement le type de documents stockés à l'intérieur et le contenu d'une telle unité. Un inventaire dûment complété décrit clairement le contenu de l'ensemble du fonds de documentation.
Fonctionnalité et compilation: plusieurs nuances
La compilation d'un inventaire d'archives vous permet de déterminer le nombre d'unités présentes dans le fonds. Grâce à cela, la sécurité de la documentation et le contrôle du réglage du volume sont mis en œuvre. Étant donné que les numéros de série des dossiers sont attribués, vous pouvez rapidement trouver des informations utiles. Dans le même temps, l’inventaire permet d’établir et de définir un arrangement rationnel de la documentation correspondant à une logique claire. La classification de la documentation dans le cadre des archives est un regroupement basé sur des calculs scientifiques. Dans ce cas, les caractéristiques structurelles historiquement acceptées dans une institution donnée, ainsi que les spécificités du travail du fonds, sont prises en compte.
La classification, qui fait partie intégrante de l'inventaire archivistique, implique tout d'abord la mise au point d'un système permettant de diviser tous les cas en groupes, puis de le distribuer directement. Après avoir classé toutes les cartes, vous pouvez créer un inventaire pour elles. Parfois, un inventaire est fait qui reflète toutes les affaires de la fondation. Cela est généralement nécessaire si l'entreprise n'existe plus. Si une partie de l'entité juridique cesse d'exister, un inventaire de tous les cas pour toutes les années d'existence de cette unité est créé.
Les inventaires: à quoi servent-ils?
La documentation expliquant ce qui importe compiler les inventaires d'archives existe au niveau fédéral - il s'agit d'une législation. En outre, des lois locales régissant cette question peuvent être adoptées par l’entreprise. En règle générale, les inventaires sont effectués au cours d'une année, mais ils peuvent également être établis pour une période différente. C'est ainsi qu'ils classent les affaires apparues dans l'entreprise au cours de cette période. Les inventaires peuvent avoir différentes fonctions, être thématiques, sujets. Vous pouvez laisser un inventaire de toutes les affaires d'un fonds, vous pouvez créer un document indépendant distinct pour différentes parties de ce fonds.
En fait, un inventaire d'archives est une liste de fichiers stockés, le résultat final, une feuille de certification, un répertoire. La description indique quelles unités sont stockées dans le fichier. Pour ce faire, utilisez des nombres, des index, des en-têtes, des échéances, le nombre de feuilles et de notes. En règle générale, l'inventaire est compilé dans une table et chaque paramètre répertorié possède sa propre colonne. La documentation principale pour le responsable de la constitution de l'inventaire est la nomenclature adoptée dans le travail de bureau de l'entreprise. Avant de commencer à travailler dans les archives, vous devez vérifier si les titres de la documentation correspondent au nom de l’affaire, son formatage correct, si la documentation est correcte. Pour que l'inventaire soit considéré correctement compilé, toutes les unités de stockage doivent être numérotées, en tenant compte des règles internes de la systématisation. Un système de normes unifié s’applique à la fois aux affaires et aux objets qu’elles contiennent. Pour remplir correctement un article descriptif, vous devez transférer tous les titres avec la plus grande précision. Lorsque vous introduisez des éléments dont les en-têtes correspondent, vous devez écrire "Same". Si les en-têtes sont différents, les informations sont complètement transférées.
Règles de base
La liste des documents d'archives peut être composée de plusieurs feuilles.Sur chaque nouvelle, toutes les rubriques doivent être rédigées dans leur intégralité et correspondre exactement à la documentation d'origine, même si la feuille précédente porte les mêmes noms. Dans les notes, il est nécessaire de décrire l’état physique de la documentation, ainsi que de mettre une marque en cas d’abandon du dossier. Si un cas contient de la documentation sur plusieurs années, il est nécessaire de la trier en fonction de la date de début de la maintenance. Lors de la numérotation, la valeur "9999" ne doit pas être dépassée. Les nombres à cinq chiffres ne sont pas applicables pour cela. Si possible, tout devrait être systématisé et décrit, en tenant compte de la chronologie. La deuxième règle de tri est la structure interne de l'entreprise.
Lorsqu'un inventaire de documents d'archives est établi, la dernière étape de sa formation est un numéro unique. Pour le déterminer, ils sont guidés par un registre d'inventaires. Si l'organisation reçoit des inventaires de l'unité structurelle et les utilise dans son travail, afin de générer une description de l'ensemble des archives de l'entreprise, il est nécessaire que le département transfère tous les documents en double. L’inventaire de l’année est établi en quatre exemplaires. Pour les affaires du personnel, trois inventaires identiques sont nécessaires. Pour les cas destinés à être entreposés pendant plus de deux décennies, un inventaire doit être effectué en deux exemplaires. Lors de la compilation d'un inventaire de la documentation relative au personnel, vous devez d'abord additionner toutes les commandes, puis les listes, les cartes. Ensuite seulement, les dossiers personnels sont triés, puis les factures et les feuilles de paie. Viennent ensuite les cahiers d'exercices, la dernière partie étant constituée d'actes élaborés dans le cadre d'accidents du travail. Pour systématiser les affaires personnelles, utilisez l'ordre alphabétique. Il est nécessaire de créer des cas dans l'inventaire en se concentrant sur l'année au cours de laquelle la personne a été congédiée.
Structure et contenu: subtilités du design
Pour la formation de différents types d'inventaires d'archives sont responsables de différentes structures de l'entreprise. Ainsi, pendant un an, un tel document structurel devrait être composé de départements et la responsabilité de la constitution d’un inventaire consolidé incombe aux archives départementales. Un tel document constituera la base du travail des spécialistes des archives d’État recevant des documents de l’entreprise. Ils utilisent un inventaire récapitulatif afin de constituer leur documentation archivistique interne de manière à ce que les fichiers personnels et les documents destinés à un stockage permanent se trouvent dans différents compartiments de l'archive.
Toute forme d'inventaire archivistique commence par une page de titre. Le titre est suivi d'une table des matières, puis d'une préface, après quoi l'inventaire commence directement. Assurez-vous de répertorier toutes les abréviations utilisées dans le document, de les déchiffrer, de mettre des pointeurs et des tables de traduction de peinture. Un élément nécessaire de l'inventaire est une bibliographie. Ensuite, un glossaire des termes suit et une fiche de certification ferme le document. Le titre doit indiquer intégralement le nom de l'archive et de la société qui a créé les documents, le nom du fonds et des plaques d'immatriculation, les noms des inventaires et les dates.
Qu'est-ce qu'ils écrivent?
La table des matières de l'inventaire archivistique est destinée à indiquer quelles sections se trouvent à l'intérieur, sur quelles pages elles commencent. La préface rassemble des informations sur l'entreprise qui a constitué le fonds de documentation, sur le fonds lui-même. Ici, ils écrivent une annotation, décrivent quel type de documentation est stocké à l'intérieur. La préface est également une liste de l'appareil de référence.
Le texte principal est une description. Pour chaque unité, indiquez le numéro de série, son titre et son authenticité. Si la société utilisait auparavant des numéros d’inventaire, ceux-ci doivent être enregistrés dans la partie principale de l’inventaire. Il indique également quelles sont les unités de comptabilisation, combien de feuilles se trouvent dans une unité particulière, dans quelle langue et dans quelle version il est reproduit. Dans l'inventaire peut indiquer certaines caractéristiques visuelles du cas stocké. S'il est prévu de stocker une documentation particulièrement importante et précieuse, la description peut donner des annotations à ces objets.
Une liste des abréviations utilisées dans l'inventaire archivistique est nécessaire si des abréviations spécifiques utilisées dans une entreprise particulière ont été utilisées dans les travaux. Les pointeurs reflètent les concepts de sujet. Parfois, les pointeurs sont associés à la géographie, aux noms, aux dates. Les annotations sont autorisées. Si des termes spécialisés sont utilisés dans l’œuvre, ils doivent être déchiffrés dans le dictionnaire accompagnant l’inventaire. La fiche de certification est destinée à indiquer le total des informations sur le document. Il indique combien de feuilles sont numérotées à l'intérieur, combien d'unités sont stockées, si la composition a changé pendant le stockage. Le compilateur de l'inventaire est tenu de signer une fiche de certification. Si des modifications sont nécessaires, celles-ci sont consignées sur la fiche de certification par l'initiateur ou une autre personne responsable de la procédure.
Détaillé et précis
Comme vous pouvez le constater à partir des exemples d'archives, l'archive doit être conçue conformément aux normes du travail de bureau. Il est nécessaire de créer un centre d'assistance, grâce auquel la récupération des données devient plus rapide et plus efficace. Grâce à un tel appareil, vous pouvez rapidement obtenir des données supplémentaires sur le fonds de documentation. L’appareil de référence accompagnant l’inventaire doit contenir une page de titre et le contenu du document, une préface, une liste des abréviations et abréviations utilisées, ainsi que des index. Dans certains cas, il peut y avoir des éléments supplémentaires - des tableaux, des dictionnaires.
Le titre doit indiquer le nom de l’archive dans laquelle la documentation est stockée, quel est le nom du fonds, abréviation comprise, ainsi que son numéro. Indiquez le numéro de l'inventaire et son nom. La table des matières doit inclure une liste complète de toutes les sections et de l’appareil de référence, y compris la préface, la liste des abréviations utilisées et le nom des parties. Chaque titre est accompagné d'un numéro de page qui lui est attribué lors de la compilation d'un inventaire. On considère à juste titre que pour le personnel d'enquête, l'une des parties les plus importantes est l'avant-propos, qui décrit l'historique de l'institution qui a constitué le fonds. Ils écrivent l'environnement historique, les conditions dans lesquelles la société était active, la date de son apparition et la structure hiérarchique de subordination. La préface indique comment la paperasse a été organisée, quelle était la taille de l'institution et ses fonctions, pourquoi elle a été réorganisée ou liquidée et à quel moment.
À propos des abréviations
Une telle liste est établie en tenant compte de l’alphabet. Il devrait contenir toutes les abréviations utilisées dans la compilation de l'inventaire. Le document doit contenir le nom complet de chaque mot réduit au moins une fois. Les abréviations sont généralement utilisées pour gagner de la place, seuls les mots fréquemment utilisés changent. De plus, le service d'assistance déchiffre toutes les abréviations. La compilation correcte de cet élément permet de créer un inventaire uniforme, chaque élément étant aussi informatif que possible et transmettant clairement les informations nécessaires au lecteur.
Certaines abréviations sont généralement acceptées et utilisées activement dans la parole écrite - symboles qui codent la longueur et la masse, autres unités de mesure, ainsi que des abréviations "t. d. "," t. e. ”et similaire. Ils n'ont pas besoin d'être peints. Il n'est pas nécessaire de décoder les abréviations qui sont des mots réellement utilisés. Par exemple, le "comité syndical" se réfère précisément à cette catégorie d’abréviations, qui sont largement utilisées dans les discours familiers.
Comment tout a commencé
L'histoire de l'humanité montre que l'inventaire archivistique est peut-être le type de manuel de référence le plus ancien introduit pour les archives. L’utilisation des stocks au XIIIe siècle a été officiellement confirmée: à cette époque, ils permettaient de prendre en compte des documents importants et d’assurer la sécurité. Grâce aux inventaires, il est devenu plus facile de rechercher des documents, il est donc possible de les utiliser comme sources d'informations précieuses.Au cours de la période des 13-15 siècles, les inventaires étaient courts, compilés sans systématisation spéciale, ne décrivaient que brièvement des livres, des manuscrits. En fait, il s’agissait de listes informelles.
Au XVIe siècle, l’approche de l’inventaire devient plus responsable. Les listes comprenaient une liste des différentes options de documentation. Il y avait des inventaires dans lesquels les objets étaient regroupés en fonction de certains attributs, même s'ils étaient toujours utilisés, dans lesquels les informations étaient enregistrées sans systématique. Au dix-septième siècle, la formation des inventaires a progressé, des guides détaillés ont commencé à être élaborés, dont le format diffère. Ils ont été très utiles, et même les chercheurs modernes, utilisant ces inventaires, obtiennent d’eux des informations importantes sur des cas précédemment conduits, puis des documents rédigés. Au dix-septième siècle, les inventaires ont finalement consolidé un caractère descriptif systématique.