Административен директор: Работни отговорности, функции и изисквания

За какво е длъжностната характеристика? Този важен документ ограничава функционалните задължения на служителя, осигурява му официалните правомощия, установява задължителни изисквания за кандидата за свободно място, запознава гражданина с неотменимите му (на работното място) права, пълна отговорност за действия / бездействие, решения. Днес ще ви запознаем с длъжностната характеристика на административния директор. А именно, с основните разпоредби на този документ, неговата стандартна структура и съдържание. Започваме нашата история с общо запознаване с публикацията.

Относно позицията

Административният директор е единица на пълен работен ден, която е най-характерна за големите корпорации с обширна система за управление. Какво прави специалист? Най-често това е заместник-директорът по административна работа. Следните обаче често са в обхвата му:

• Office;
• IT отдел;
• секретариат;
• архиви и т.н.

Обхватът на длъжностното лице

Административната дирекция се занимава основно с организационни въпроси. В някои случаи обхватът на неговите правомощия и задължения включва следното:

• Безопасност в организацията.
• Корпоративна етика.
• Въпроси на трудовата дисциплина във фирма или предприятие.

Административен директор - мениджър на достатъчно високо ниво. Официалните задължения на този служител означават, че той е упълномощен да участва в общото управление на работата на подчинените му звена. А това означава, че служителите им са пряко подчинени на това длъжностно лице. От това директно следва, че на административните директори се налагат доста строги квалификационни изисквания.

Законодателна регулация

По правило при съставяне на длъжностни характеристики специалистите от персонала на организацията се ръководят от CEN (Единно справочно ръководство за квалификация за мениджър, специалисти и други служители). Актът е одобрен със заповед на Министерството на труда № 37 през 1998 г.

Но в TSA няма административен директор (длъжностно описание на служителя). От това следва, че когато подготвя документ за този служител, HR специалистът може да разчита на актове за подобни длъжности:

• Ръководител на бизнес звено;
• ръководителят на офиса;
• главен (старши) администратор;
• Началник на архивния отдел и т.н.

Длъжност Описание план

Тук няма строго определен модел. Описанието на длъжността на заместник-директора по административната работа задължително трябва да съдържа следните раздели:

• Общи разпоредби
• Основните цели на дейността.
• Функционални отговорности на специалист.
• Правата на длъжностното лице.
• Отговорност на служителя.

Въз основа на този документ каним читателя да се запознае с аспектите на дейностите на ръководителя на административната работа.

Общи разпоредби на длъжностната характеристика

Започваме да анализираме структурата на този раздел на документа:

1. Пълно име на позицията. В нашия случай всичко е просто: "административен директор."
2. Описание на длъжността, изисквания за подчинение. В нашия случай специалистът е подчинен на изпълнителния директор. Той от своя страна може от своя страна да има по-малки звена и техните ръководители.
3. Условията за приемане на кандидата на свободно място, както и условията за неговото уволнение, не противоречащи на действащото руско трудово законодателство. В нашия случай приемането и уволнението става по нареждане на генералния директор на организацията.
4. Указание на служителя, който временно ще изпълнява длъжността директор на административната част при отсъствие на последния на работното място.

Квалификационни изисквания към кандидата за длъжността

Тъй като работата на административния директор не е посочена пряко в TSA, е доста трудно да се отделят самостоятелно изискванията за квалификация на служителя. Най-често те посочват, че се изисква служител с висше образование (в специализация, свързана с дейностите на наемащата компания в областта на управлението на персонала), както и опит на ръководни длъжности.

Необходими знания и насоки

Този раздел на длъжностното описание посочва следното:

1. Списъкът със знания, които длъжностното лице трябва да притежава. Това е Руският кодекс на труда, процедурата за отчитане (включително документи за персонала) и т.н.
2. Списъкът на нормативните актове, с които административният директор трябва да се ръководи в своята официална дейност. Това са руското законодателство, местните актове и заповеди на наемащата организация, вътрешните трудови разпоредби и др.

Основните функции на длъжностното лице

В този раздел за директора на административния отдел е важно да посочи основните задачи на специалиста на работното място. По подразбиране е следното:

1. Контрол върху дейността на структурните подразделения на организацията.
2. Работете с разнообразна икономическа и административна документация.
3. Търсене на офис и производствени мощности за компанията.
4. Осигуряване на служителите на корпорацията с необходимите канцеларски материали, офис техника, мебели и др.
5. Подбор на персонал за свободни работни места в подчинените структурни звена.
6. Вземане на отговорни решения за насърчаване на отличени подчинени служители, санкциониране на тези, които нарушават трудовата дисциплина.

Функционални задължения на длъжностното лице: версия № 1

Когато съставя инструкции за административния директор (заместник-ръководителя), служителят по персонала трябва в този раздел да съдържа кратко, но подробно и ясно да описва задълженията на специалист. Тъй като в CEN няма конкретни препоръки, предлагаме ви няколко версии на съдържанието на този раздел.

Първият ще изглежда така:

1. Спазване на графика за ваканции
2. Записи на времето.
3. Контрол на работната дисциплина във фирмата.
4. Директна комуникация с обикновените служители на инструкциите на ръководството на компанията.
5. Наблюдение за своевременното изпълнение от заповедите на ръководителя на ведомствата.
6. Установяване на контакти с партньори, изпълнители, държавни агенции. Изискване на документация от тях, участие в дискусии, решаване на въпроси, които не изискват задължителното присъствие на висши корпоративни ръководители.
7. Организиране на масови корпоративни събития за работници във фирмата.
8. Контрол върху осигуряването на безопасността на имуществото на наемащата организация.
9. Прилагането на мерки, които допринасят за предотвратяване и премахване на официални конфликти в рамките на компанията.
10. Организация на почистване на офис, промишлени помещения, прилежаща територия.
11. Осигуряване на служители на компанията с необходимите офис, производствени аксесоари, машини, оборудване и др.
12. Провеждане на начален инструктаж с новонаети служители - относно мерките за безопасност, правилата за пожарна безопасност, защитата на труда.
13. Оценка на приноса на работниците за развитието на корпорацията, вземане на отговорни решения за насърчаване на служителите.
14. Участие в решаването на въпроси за нарушаване на трудовата дисциплина, внасяне във висшето ръководство на предложения за дисциплинарни действия.

Функционални задължения на длъжностното лице: версия №2

А сега си представете друга версия на длъжностната характеристика. А именно - секцията, представляваща задълженията на административния директор на компанията:

1. Общо управление на административните дейности на организацията.
2. Организация и изпълнение на документация за фирмата работодател. С други думи, поетапно работен процес.
3. Изготвяне на административния бюджет. Наблюдение на отпадъците, оптимизиране на разходите.
4. Администрация на административния персонал - служба, секретариат, AHO (административна служба).
5. Участие в подбора на персонал директно за административни единици.
6. Мониторинг на спазването на правилата за защита на труда, наредбите за пожар, мерките за безопасност.
7. Организация на дейността на вътрешните комуникационни структури - правилата за взаимодействие на отдели, информационни системи, служители и структурни звена.
8. Настройка на бизнес процеси и тяхното последващо подобрение.
9. Методологическо подпомагане на компанията: разработване на стандарти за услуги, регламенти, както и наблюдение на тяхното изпълнение.
10. Управление на доставките (оборудване, консумативи, канцеларски материали, офис мебели и др.).
11. Взаимодействие с организации, партньори, подпомагащи дейността на наемащата компания, провеждане на тръжни процедури.

Функционални задължения на длъжностно лице: версия № 3

И най-новата версия на задълженията на административния директор:

1. Мониторинг на пълното и своевременно изпълнение от страна на управляващата компания, наемодателя на офис помещенията (ако е приложимо) на разпоредбите на споразуменията, сключени с тях. По-специално, за да се осигури живота на компанията.
2. Планиране, ръководство и мониторинг на дейностите на работниците в AHO, както и на фирмите, които работят по договаряне, работещи в полза на наемащата компания (вода, храна, почистване и др.).
3. Осигуряване на безпроблемно функциониране на организацията.
4. Организиране на ремонт, реставрация, преструктуриране на офис, производствени помещения (включително с участието на изпълнители). Координиране на тези действия с наемодателя, управляващата компания и др.
5. Организация на работни места за нови работници.
6. Осигуряване на компанията с нови мебели, уреди, оборудване, консумативи.
7. Търсене и организиране на търгове.
8. Поддържане на договори с изпълнители, доставчици на необходими услуги.
9. Плащане на сметки, финансиране на административни проекти.
10. Работен процес с изпълнители, партньори, наемодател.
11. Организация на превоз на служители, доставка на документация.
12. Организация на работните места.

Права на специалистите

Описание на длъжността е необходимо, за да се гарантира на специалиста изпълнение на служебните му задължения. Стандартните права на административен директор са, както следва:

• Способността да се предприемат необходимите действия за отстраняване на конфликтни ситуации.
• Издава (в границите на официалната компетентност) поръчки, обвързващи за подчинените служители.
• Подаване на предложения във висшето ръководство за налагане на дисциплинарно наказание, наемане на нови служители, освобождаване на работниците от трудови задължения.
• Сключете споразумения с партньори и изпълнители за закупуване на необходимото оборудване и материали. Провеждане на съответните банкови операции.
• Водят преговори в рамките на техните правомощия от името на цялата компания работодател.

По искане на работодателя горният списък с права на длъжностното лице може да бъде разширен.

Отговорност на длъжностното лице

Този раздел от длъжностната характеристика предоставя информация за дисциплинарната, наказателната и административната отговорност на директора на AXO. Следното е стандартно тук:

• Дисциплинарна отговорност за нарушаване на вътрешните трудови разпоредби, неизпълнение на заповеди на висше ръководство, както и задължения, предвидени в длъжностната характеристика.
• За извършване на действия (бездействие), отговорността за които възниква съгласно Кодекса за административните нарушения, Наказателния кодекс на Руската федерация.
• За причиняване на материални щети както на наемащата фирма, така и на нейните служители. Отговорността идва от Гражданския кодекс на Руската федерация.

Административният директор, като всеки друг служител, трябва стриктно да спазва изискванията на длъжностната му характеристика. Преди началото на изпълнението на работните задължения служителят трябва да се запознае със съдържанието на този документ, да го увери с подписа си. Представената по-горе длъжностна характеристика отразява като цяло всички аспекти от дейността на заместник-директора по ACh в голяма компания, в предприятие.