Дори най-богатата компания, която притежава най-рентабилния продукт, мисли за разумни спестявания. Само в този случай тя ще има повече средства и възможности да поддържа собствения си бизнес на плаващо и по-нататъшно развитие.
Не е тайна, че колкото по-голямо е предприятието, толкова по-големи са неговите разходи. Освен това второстепенните бюджетни позиции, които включват отпечатването на документи, заедно заемат лъвския си дял. И предвид текущия курс на долара, отпечатаните файлове могат да бъдат наистина „златни“.
Колко пари са необходими за отпечатване на документи?
Според статистиката, публикувана от Hewelett-Packard, всяко предприятие, което може да бъде класифицирано като среден и голям бизнес, изразходва около 6% от печалбата си за хартиени разходи. За някои този процент като процент може да изглежда малък, но въобще не е такъв.
Ако средният месечен доход на компанията е 10 милиона рубли, тогава за отпечатване на документацията струва около 600 хиляди рубли! Много е трудно да наречем такава фигура малка или незначителна.
Разумно оптимизиране на разходите за печат ще помогне на нова и все още не много популярна услуга - аутсорсинг на печат.
Какво е аутсорсинг на печат и как работи
Тази услуга ще ви помогне да спестите пари само за средни, големи и много големи предприятия с големи вътрешни и външни работни процеси. Аутсорсингът на печат понякога се нарича „поддържане на копие“.
Изчисляването на точната цифра на цената на печат понякога не е просто трудно, а просто невероятно. Това се случва, защото покупките се извършват от различни отдели:
- Офисът (хартия) се придобива от ръководителя на офиса, секретаря, всеки друг служител на AXO.
- ИТ отделът отговаря за навременното закупуване и ремонт на печатарско оборудване.
- Касетите за зареждане, както и всички други консумативи, се грижат от отдела за закупуване.
В различни градове и региони десетки, стотици и дори хиляди работници дублират работата си всеки ден. Офис оборудването от време на време изисква не само регулиране или зареждане, но и ремонт. Разходите се увеличават, когато средствата на компанията се използват нерационално: на принтера липсва мастило и договорът изглежда избледнял, листове за „тест“ печат, когато трябва да проверите работоспособността на печатарското оборудване и т.н.
Аутсорсингът на печат не е нищо повече от цялостно обслужване на печатарското оборудване. Цялата му полза е, че клиентът плаща само за направените копия на документи.
Как се води счетоводното отпечатване и как да премахнете брояча на копията от принтера?
За всички нови модели на технологията за печат се предлага брояч на произведени копия. Възможно е да се вземат показания от този брояч ръчно или е възможно и в автоматичен режим.
Ръчният метод, който предвижда обичайното отпечатване на конфигурационна страница, не е най-удобният, но и най-точният. Използването на различен софтуер, който помага за наблюдение на принтери (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor и др.) Е популярно.
Всички изброени програми показват количеството мастило, съдържащо се в касетите, наличието на отпечатани листове, приблизителното време до смяната на касетата и т.н.
Значителен минус, който има автоматичният метод, е задължителната интеграция с Интернет. Не всяка публична или частна институция ще рискува да изтече вътрешни данни.
Очевидните ползи от използването
Независимо от избрания метод, аутсорсингът на печат може да се нарече по-ефективно средство за отчитане на процеса на отпечатване на документи. В допълнение, тя ви позволява да си сътрудничите с друг доставчик на услуги за печат и да оптимизирате работното време на ИТ отдела, който се занимава не само с редовната поддръжка на принтера, но и с зареждане с гориво, настройка и ремонт.
В този случай можете напълно да забравите за количествената ефективност на касетите, техническите им характеристики, зареждането с гориво.
Този формат на услугата предвижда плащане след приключване на работата, тоест се плащат пари за качествени печатни документи. Подобно на други споразумения, споразумението за аутсорсинг предвижда ясни срокове за предоставяне на услуги, тяхната цена и време на плащане.
Компания, сключила такъв договор, напълно се освобождава от много малки притеснения: купува хартия, оборудване и други консумативи, не се притеснява от ремонт на оборудване, спестява от електричество и печата документи за личните нужди на служителите.
Какъв печат няма да бъде платен?
Всъщност споразумението предоставя само качествена разпечатка. Качествен отпечатан лист не трябва да включва:
- различни точки на хартия;
- ивици и отпечатък;
- различни външни шумове;
- задръствания от хартия и механични повреди;
- изкривяване на изображението;
- частици тонер.
Какви са начините за заплащане на услугата?
Цената на едно копие на документа, което се заплаща от клиента, вече включва всички разходи за материали, поддръжка и ремонт на оборудване.
Контрагентът може да предложи няколко възможни начина за плащане на своите услуги:
- Най-често предприятията сключват традиционни споразумения, които включват цената на всяко копие.
- Големите предприятия с огромен работен процес се интересуват от договор за една цена. С други думи: за неограничена употреба на оборудване, компанията плаща единна тарифа месечно.
- Клиентите, които ясно знаят своите малки нужди, е по-добре да използват договор с фиксирана цена. В този случай задължителното месечно плащане включва ограничение на страниците на специална цена и ако компанията отпечата повече от определения стандарт, печатен документ, който е направен над нормата, се купува на обичайната цена.
Капки и скрити минуси
Въпреки многото предимства на услугата, тя има много скрити недостатъци:
- Поради високата цена на услугата е препоръчително да се използват само големи организации. Цената се дължи изключително на оригиналните касети и резервни части за тяхното оборудване.
- Всеки доставчик предоставя услуги изключително за своите продукти, а преходът към принтери от различна марка може да доведе до доста стотинка. Предвид настоящата ситуация на световния валутен пазар, зависимостта от чуждестранен производител трудно може да се нарече безопасна. Нито една офис техника и безплатната й поддръжка не струват такива рискове.
- Когато инсталирате оборудване, настоявайте за лазер. Факт е, че е много по-лесно и удобно да се води ясен запис на отпечатаните копия.
- Някои принтери не включват броячи за печат.
- Никой продавач не обмисля печат върху формати, различни от формат A4. Ако организацията трябва да отпечата документ във формат А3, тогава той ще се брои като 2 листа А4.
- Преминаването към аутсорсинг на печат в офиса е дълъг процес. Практиката показва, че координирането на всички клаузи на договора може да продължи до два месеца, докато организацията ще има големи трудности с прехвърлянето на клонове в регионите. Експертите отбелязват, че средно процесът на въвеждане на услуга може да отнеме много време (от 3 до 6 месеца). Мениджърите на клонове в региони могат да противоречат на иновациите. Причините може да са много, но най-честата сред тях е личен интерес от работа с конкретен доставчик.За такива служители централизацията на печата може да се сънува само в страшни сънища и това може да се превърне в сериозен проблем. Преди да вземете толкова сериозно решение - преходът към аутсорсинг офис печат, помислете внимателно и анализирайте ситуацията с работния процес във фирмата.
Опитайте се да изчислите разходите за печат в офиса на месец, тримесечие и година. Цифрата трябва да е точна! В същото време помислете за всички скрити разходи (консумация на енергия, времето, изразходвано за обслужване на принтери, отпечатване на лични файлове от служители и т.н.). Вижте днешните аутсорсинг оферти за печат в офиса. Никога не избирайте доставчик, ръководен от изключително ниска цена. Подобно сътрудничество е изпълнено с главоболие. Важен опит и репутация, броят на успешните проекти.