Бизнес пътуванията са представени от командировки, по време на които служителите на предприятието решават важни за организацията въпроси. Екскурзии могат да бъдат в Русия или в други страни. Те се заплащат от работодателя, за което служителят подготвя отчет за разходите за командировка. Този документ включва информация за това колко пари са изразходвани за пътуването. Въз основа на този отчет счетоводителят трябва да преведе на служителя необходимата сума средства за покриване на направените разходи.
Концепция за документ
За командировки авансовият отчет през 2017 г. е съставен под формата на AO-1. През 2018 г. формата на този документ остана непроменена. Този документ е одобрен от статистическите органи, но всяка компания има възможност да направи каквито и да било допълнения в този доклад.
Можете не само да добавите нови колони, но и да изключите някои редове, които се считат за излишни. Отчетът за разходите за командировка се представя от основния счетоводен документ. Той служи за потвърждение, че средствата, издадени на служителя за пътуването, са изпратени с една или друга цел.
Нюанси на компилация
Съставянето на отчет за разходите за командировка е съвсем просто. Този процес се осъществява от отговорно лице или представителен служител, който е получил определена сума пари за пътуването от ръководителя на компанията. За да се гарантира, че тези средства действително са били използвани по време на командировката, се съставя отчет и се предава на счетоводителя на компанията.
Докладът се проверява от главния счетоводител и след това се прехвърля на директора за подпис. Ако служителят е похарчил повече от това, което е получил преди пътуването, под формата на аванс, той може да получи обезщетение. Издава се в брой от касата на организацията. За това гражданин първо получава парична заповед, в която е посочено за каква цел са изразходвани средствата.
Какви форми мога да използвам?
При изготвяне на отчет за разходите служителите на предприятията могат да използват следните документи:
- Формуляр AO-1, одобрен от статистиците;
- форма, специално разработена от конкретна компания въз основа на формуляр AO-1;
- електронен документ, ако компанията използва електронно управление на документи.
Ако компанията реши да разработи своя собствена форма, тогава е важно да въведете някои необходими подробности в нея. Ако те отсъстват, тогава това може да създаде определени проблеми с данъчните инспектори.
Как се оформя?
Всички служители на компанията, които отиват в командировки, трябва да разберат как да попълнят отчет за разходите за командировка. Именно с помощта на този документ те ще могат да потвърдят валидността и законността на направените разходи. Правилата за проектиране включват:
- формуляр на отчет се издава на служителя от експерт в счетоводния отдел;
- Можете да попълните документацията сами или с помощта на счетоводител;
- данните се въвеждат веднага след пътуването;
- някаква информация се вписва в счетоводителите на компанията.
Служителят трябва да приложи други документи към такъв отчет, които служат за потвърждение на определени разходи. Те се представят от различни чекове, разписки или други платежни документи.
Примерен отчет за пътните разходи можете да намерите по-долу.
Каква информация е включена?
Попълването на този документ се извършва въз основа на официални документи, на разположение на служителя на компанията, пристигнал от командировка.Ако изчисленията са направени в брой, тогава към отчета се прилагат различни платежни документи. Ако бяха използвани непарични разходи, тогава ще се изисква извлечение от банката.
В документацията е включена следната информация:
- информация за пътувания гражданин;
- данни за счетоводителя, който попълва няколко параграфа от настоящия доклад;
- наименованието на организацията, в която гражданинът работи;
- номер на персонала;
- цел на авансовото плащане, представена от разходи за домакинство или развлечения;
- информация за превишаване на разходите или салда в брой;
- изброява документи, потвърждаващи разходите на гражданина по време на командировка;
- Общата сума, изразходвана от служител на компанията по време на командировка
- граждански подпис.
След като проучи този отчет, счетоводителят поставя своя подпис върху него. Освен това те посочват номера и датата на доклада. Дадени са разходите, които се отчитат, както и номерата на счетоводните сметки. Правилно съставен и проверен документ се прехвърля на директора на фирмата за проучване и подписване.
Пример за попълване на отчет за разходите за командировка е по-долу.
Какви документи са приложени?
Служител на компанията по време на командировка трябва да запише всички платежни документи, които потвърждават определени разходи. Те се записват в доклада по време на неговото попълване. Тази документация може да бъде представена в различни форми. Следователно към доклада са приложени следните документи:
- касовите чекове се считат за най-разпространената документация;
- строги форми за отчитане;
- парични варанти;
- разписки;
- режийни;
- други платежни документи.
Всички тези документи трябва да бъдат внимателно проверени и съхранявани при оптимални условия. Ако те са загубени, служителят няма да може да докаже, че наистина е изразходвал получените от работодателя средства за необходимите цели. В този случай счетоводството може да откаже възстановяване на разходи.
Ако средствата се изразходват в организации и магазини, в които не се издава чек на касата, ще трябва да поискате стокови чекове.
Какви са трудностите?
В процеса на попълване на отчет за разходите за командировка могат да възникнат различни трудности. Те включват:
- ако човек е изпратен в друга държава, тогава той трябва да потвърди разходите с платежни документи, получени от чужденци, но ако той не владее чужд език, той може да няма различни разписки и проверки;
- често, веднага след подобно пътуване, гражданинът отива във ваканция, така че няма време да изготви отчет веднага след пристигането си, но можете също така да трябва да формулирате документация веднага след период на почивка;
- всички документи, получени от чужденци, ще трябва да бъдат преведени на руски език.
От правилността на попълването на доклада и подготовката на други документи зависи дали разходите ще бъдат възстановени правилно на гражданина.
Характеристики при пътуване в чужбина
Бизнес пътуванията могат да се извършват не само в рамките на Русия, тъй като често се изисква посещение на чуждестранни партньори, следователно е необходимо командировка в чужбина. Как да издадете отчет за разходите в този случай? За това се отчитат характеристиките:
- връщайки се от пътуване, служителят трябва да състави отчет в рамките на три работни дни;
- ако парите са били издадени в чуждестранна валута, това със сигурност е посочено в документацията;
- информация за разходите в чуждестранна валута трябва да се въвежда без превод по валутен курс;
- ако документи, потвърждаващи определени разходи, са съставени на чужд език, ще трябва да се справите с превода им по ред на руски;
- процесът на превод може да се извърши от пряк служител на компанията или от служители на специализирани компании;
- ако билетите за различни превозни средства са създадени на чужд език, тогава непременно се изисква прехвърляне на детайли, към които се отнася пълното име.пътник, място на пристигане, полет, дата на заминаване и пристигане, както и цена на билета;
- не е необходимо да се превежда информация, която няма никакво значение, например, това включва правила за полети или функции за превоз на багаж;
- няма нужда от трансфер, ако гражданинът има електронен билет, тъй като цялата информация се попълва въз основа на изискванията на Единния международен кодификатор;
- е необходим трансфер за всички други подкрепящи документи, които включват хотелска сметка или чек за кола под наем.
Само когато се вземат предвид всички горепосочени изисквания, служител на компанията ще може да потвърди целевото разходване на парите, получени от работодателя. Ако в прехвърлянето участват служители на специализирани компании, разходите за такива услуги се включват в други разходи на компанията.
Може ли служител да отиде на почивка след пътуване?
Често командировките продължават достатъчно дълго, така че веднага след такова пътуване служителят има нужда от почивка. Разрешено е веднага да си вземете ваканция след такова пътуване. За целта не се изисква да идвате на работа и да прехвърляте своевременно авансов доклад за командировка.
Разрешено е да се изготви документация веднага след напускане на ваканцията, а не в рамките на три дни след завръщането от пътуването.
Срокове за доставка
Документът е под наем в рамките на три дни. Отброяването започва със следните точки:
- връщане от командировка;
- излизане от почивка;
- връщане от отпуск по болест.
Следователно отброяването след три дни започва от момента, в който гражданинът се върне на работа, за да продължи кариерата си. Ако сроковете за прехвърляне на авансовия отчет за командировка са нарушени, това води до факта, че служителят не получава пари от компанията за покриване на направените от него разходи. В допълнение, тази ситуация може да се превърне в основа за поемане на отговорност от компанията, ако нарушенията бъдат установени от данъчните инспектори.
Какво окабеляване се използва?
За да одобрите правилно попълнен формуляр на авансов отчет за командировка, е необходимо да въведете съответните данни в счетоводството. За целта счетоводителят използва публикации, за да отразява транзакциите с приходи или разходи. Разходите са осчетоводени по сметка 71.
Ако гражданин е похарчил повече за пътуване, отколкото е получавал от работодателя, той може да разчита на обезщетение за такива разходи. За целта той трябва да ги потвърди с официални документи. Само в този случай необходимата информация се вписва от счетоводителя в счетоводството на компанията.
заключение
По различни причини може да се изискват командировки от всяка компания. Те могат да се извършват в Русия или в други страни. Работниците в командировки могат да очакват да получат обезщетение за разходите си. За целта те трябва да съхраняват платежни документи, потвърждаващи направените разходи.
След командировка подготвя авансов отчет от служителя на компанията. Тя съдържа информация за всички разходи по време на пътуването. Други приложени документи към него се изучават от счетоводителя и директора на фирмата. Въз основа на този отчет необходимите данни се въвеждат в счетоводството на компанията.