Всеки служител има определени права и задължения, свързани с официалната му дейност. Те са посочени пряко в длъжностната му характеристика, посочени са в трудовия договор. В статията ще анализираме правата и задълженията на мениджъра на документи в тази вена. Помислете какви изисквания са пред този служител, той трябва да знае каква отговорност се предоставя за него.
категория
Какво означава „отговорности за работа на управител на документи от категория 1“? Тази позиция е представена от няколко категории - по отношение на обучение, професионален опит на работника:
- Първо. Наличие на професионално висше образование в областта на управление на документи, опит в длъжността управител на документи от 2-ра категория - най-малко 3 години.
- Вторият. Наличието на висше професионално образование в съответната област, трудов стаж като специалист по документи - най-малко 3 години.
- Служител на документи Този служител трябва да има висше професионално образование в областта на управлението на документи. Работодателят няма изисквания към трудовия си стаж.
Що се отнася до задълженията на ръководителя на документи, максималният им набор е предвиден за специалисти от първа категория. Минимум - за работници, които все още нямат категория.
Професионални знания
Отговорностите на ръководителя на документи започват с факта, че специалистът трябва да притежава определено количество знания, необходими за извършване на официални дейности.
Следният стандартен набор е предписан в длъжностните характеристики:
- Нормативни, законодателни, правни актове, заповеди, заповеди, други решения на висши структури, свързани с документацията на дейностите на работодателя.
- Основните разпоредби на Единната система за управление на държавните документи.
- Стандарти за единна структура на организационни и административни документи.
- Методи за планиране, проектиране и по-нататъшно разработване на документационни системи.
- Техники за проектиране, планиране, провеждане на поддръжка на документация с помощта на изчислителна и компютърна техника.
- Процедурите за регистрация, класификация, съхранение, проверка на работната документация.
- Процедурата за упражняване на контрол върху изпълнението на документацията.
- Изисквания за работа с различни документи - входящи, вътрешни, изходящи.
- Изисквания за документация за планиране и отчитане на векторите за дейност на структурните звена на организацията.
- Организация на архивирането.
- Регулаторни документи и методически разработки за проектирането и използването на автоматизирани информационни системи за управление.
- Основи на документирането.
- Основите на програмирането.
- Домашен и чуждестранен опит в областта на документационното осигуряване на дейностите на работодателя.
Общи знания
Отговорността на мениджъра на документи ще бъде и притежаването на знанията, необходими за всеки член на екипа, служител в сектора на услугите, който работи в офиса:
- Процедурата за работа с компютър, друг офис, компютърна техника.
- Основи на социологията, ергономията, социалната психология.
- Основи на икономиката, както и управление на персонала, управление, организация на труда.
- Руското трудово законодателство.
- Правилата на вътрешния работен график на наемащата компания.
- Харта, колективен договор на наемащата организация.
- Разпоредбите на руската конституция.
- Съществуващи норми и правила за защита на труда.
- Офис етика.
- Културата на общуването.
- Основи на административното право.
- Правила за пожарна безопасност.
Лидерство в дейности
Задълженията на ръководителя на документи в училище, в предприятие, в търговско дружество са и управлението на следните актове в тяхната дейност:
- Конституция на Руската федерация.
- Действително руско законодателство.
- Харта на наемащата организация.
- Колективният договор на работодателя.
- Вътрешните трудови разпоредби в организацията на работодателя.
- Заповеди, постановления, директни заповеди на служителя.
- Описание на длъжността
Функционални отговорности на мениджъра на документи
Това е съществен елемент от всички длъжностни характеристики. Отговорностите на мениджъра на документи в дадена организация, разбира се, зависят от вектора на нейната дейност, броя на мениджърите на документи и други фактори.
Стандартният комплект е следният:
- Разработване и внедряване на технологични процеси на работа с документация (документални данни), базирани на използването на компютърна и офис техника. Това включва счетоводство, контрол, изпълнение, издаване на сертификати, оперативно съхранение.
- Участие в планирането, организацията, подобряването на отдела за управление на документи на наемащата организация. Мониторинг на общото състояние на работата в офиса.
- Подготовка на предложения за осигуряване на набор от мерки за ергономични условия на труд, рационализиране на работните места на работниците по документационната поддръжка на организацията.
- Разработване на унифицирани системи за документация, листове бизнес документи за различни цели, ниво на управление, класификатори на данни за документи.
- Организация и внедряване на система за управление на документи.
- Мерки за рационализиране на състава на документацията, различни информационни индикатори, намаляване на техния брой, организиране на търсене на бизнес документи.
- Участие в подбора на документи, представени за държавно съхранение, в проверката на стойността на бизнес документите.
- Участва в определяне на цели, планиране, проектиране, работа и подобряване на информационни авто системи, системи за управление на информацията.
- Участва в разработването на иновативни информационни технологии, които се основават на използването на микропроцесорни и компютърни технологии, проектиране и по-нататъшно актуализиране на бази данни.
- Изучаването и синтеза на напреднал руски и чуждестранен опит в областта на подпомагането на документацията.
- Разработване на нормативна и методическа документация в областта на тяхната компетентност.
- Участва в подбора, настаняването, обучението и усъвършенстването на персонала от отдела по документация.
Разбира се, отговорностите на ръководителя на документи в детската градина може да са малко по-различни. Посоката на дейностите на организацията влияе пряко върху попълването на този раздел от длъжностната характеристика.
Втора вариация
Ако говорим за отговорностите за работа на мениджъра по документи в училище, тогава тук може да бъде представен следния набор:
- Водене на документи в съответствие с административна документация.
- Осигуряване на пълно, висококачествено и модерно изпълнение на официалните задачи.
- Рационално използване на материални, технически ресурси като част от изпълнението на работните задачи.
- Съхраняване на поверената документация от разкриване на търговски, служебни тайни.
- Регистрация на входяща кореспонденция.
- Мониторинг на навременното изпълнение на документацията.
- Подготовка и доставка до архива на изпълнените документи.
- Мониторинг на сигурността на надеждни бизнес документи.
- Изготвяне на отчетна, планова документация.
- Печат и дублиране на офис документи.
- Подготовка на проекти на заповеди за образователни дейности.
- Издаване на сертификати на служители и студенти.
- Поддържане и предоставяне на счетоводни (месечни) графици.
- Изпълнение на други инструкции на тяхното пряко ръководство.
Права на специалистите
Определихме отговорностите за работа на ръководителя на документи в институцията. Сега споменаваме правата на този работник:
- Даване на предложения за подобряване на организацията на поддръжката на документацията, нейното рационализиране в рамките на съществуващите стандарти.
- Изискването от службите, отделите, отделните служители, които подготвят документацията в организацията, да спазват определени стандарти и норми.
- Разработване и внедряване на унифицирани, унифицирани системи за документация, графики на бизнес документи, спазване на изискванията и указания в областта на управление на документи
Разширени права
Работодателят може да допълни списъка с права на ръководителя на документи със следните разпоредби:
- Правото да поискате от ръководители, служители на предприятието документацията, необходима за осигуряване на резултатите.
- Правото на ползване на обща библиотека, информационни фондове, услуги на социални, медицински, битови звена на фирмата, наемаща работа.
- Правото по предписания начин да обжалва заповедите както на ръководителя на отдела, така и на ръководството на дружеството.
отговорност
Отговорностите на водещ мениджър на документи, разбира се, ще бъдат по-широки от функционалните отговорности на обикновен специалист. Но и двамата носят отговорност за своята дейност. По подразбиране е както следва:
- За неизпълнение на функционални задължения (посочени в длъжностните характеристики).
- За несъответстващи данни за реалността относно състоянието на изпълнение на инструкции и задачи.
- За нарушаване на правилата на вътрешния работен график в организацията на работодателя.
- За нарушаване на правилата за безопасност в предприятието, нормите за пожарна безопасност.
Разгледахме основните права и задължения на ръководителя на документи. Както се вижда от статията, служителят също трябва да притежава определено количество знания, когато кандидатства за тази работа. За неправилно изпълнение на задълженията той носи отговорност.