Разходите, които се поемат при изчисляване на данъка върху дохода, трябва да бъдат икономически обосновани, както и документирани. Разходите, които са предназначени за автомобили, не са изключение. Ако обаче в допълнение към официалните цели превозните средства се използват за лични нужди или личният транспорт се използва за официални цели, могат да възникнат трудности при данъчното счетоводство. Например, въпросите могат да се отнасят за отписване на бензин в личния автомобил на режисьора. Нека поговорим за това в нашата статия.
Частен автомобил за официални цели
Действащото законодателство не съдържа отделни разпоредби за това как се регулира използването на личен автомобил за служебни цели. Но тази възможност е залегнала в чл. 188 от Кодекса на труда на Руската федерация. В момента има няколко начина за отписване на бензин в личния автомобил на режисьора. Те включват следното:
- Компенсация. Използването на превозни средства в този случай се записва в местните актове. Това може да бъде посочено и в трудов договор или в колективен договор. В същото време процедурните процедури са сведени до минимум и работодателят може гъвкаво да регулира трудовия процес. Изплащането на компенсация на директора за използване на личен автомобил обаче го прави по-малко сигурен.
- За отдаване под наем. За намаляване на реалните разходи, както и за оптимизиране на отчитането на всички разходи, може да се използва наем. Освен това фирмата всъщност наема превозно средство без шофьор, а служителят вече кара фирмен автомобил, тоест в баланса на компанията. Договорът може да предвиди пълна схема за възстановяване на автомобила. Но този метод има и недостатъци.
- Заем. С безвъзмезден заем е възможно и използването на личен автомобил за служебни цели. В този случай служителят не получава възнаграждение за предоставяне на превозното средство директно, но общата данъчна тежест, както и наемните плащания, ще бъдат намалени. В този случай автомобилът се съставя в баланса на компанията.
- GPC споразумение. Понякога е препоръчително да се сключи договор с GPC с водача за предоставяне на услуги за превоз на стоки или пътници. Този метод има редица предимства и недостатъци.
Коли под наем
Наемането на личен автомобил с цел впоследствие да го използвате за официални цели е често срещана практика.Този метод осигурява на служителя високо ниво на гаранция за безопасността на автомобила му, осигурява допълнително възнаграждение и поставя автомобила в баланса на компанията, което значително опростява отчитането.
Но при използването на отдаване под наем на личен автомобил директорите отбелязват и недостатъци. Те включват следното:
- Трябва да плащате данък върху доходите на физическите лица.
- Необходимо е отново да се състави застрахователен договор.
- Освен това трябва да сключите договор за наем.
Подробности по този брой са разкрити в чл. 643 Граждански кодекс.
Личен автомобил на режисьора
Може да се използват и други методи за отписване на бензин в личния автомобил на режисьора. Той не е освободен от задължението да издава подводници, както и да организира правилно командировки и други официални пътувания. Но на практика това изискване не винаги е изпълнено.
Ако възникнат някакви проблеми, директорът винаги може да обясни пътуването с лични цели, а не с работници. Тогава, за да го обвинят в нарушение на закона, разследващите органи ще трябва да докажат, че пътуването директно изпълнява работни функции.
Директорът на LLC, като и двамата основател, има право да използва всички описани по-горе методи за регистрация на автомобили. Това е възможно поради факта, че той също действа като физическо лице - тоест той е директор, служител и представител на юридическо лице.
Нека разгледаме подробно как да отпишем бензин в личния автомобил на режисьора. Освен това приемаме, че е в баланса на предприятието.
Концепция на товарителница
Той (накратко - PL) се отнася до основния документ, където е записан пробегът. Въз основа на него се определя разхода на гориво. Фирмите, за които транспортът е основната дейност, използват формата на товарителница с данните, посочени в раздел 2 от заповедта на Министерството на транспорта № 152. Ако фирмата се нуждае от автомобил, за да изпълни своите управленски и производствени функции, тогава списъкът може да бъде разработен в съответствие със Закона „За счетоводството счетоводство ”№ 402-FZ
Фирмите често използват подводници, одобрени с Указ на Госкомстат на Руската федерация № 78 през 1997 г. Той съдържа различни форми на подводници, базирани на типа превозно средство, например, форма 3 е за лек автомобил, а форма 4 е за камион.
Подводниците са регистрирани в специално списание. Счетоводството им е взаимосвързано, като се вземат предвид горивата и смазочните материали. Ако фирмата не е автомобилен транспорт, тогава се изготвят листове, когато е необходимо да се потвърди валидността на разходите, например 1 път седмично или 1 път на месец. Това може да се прецени въз основа на писмо от Министерството на финансите на Руската федерация № 03-03-04 / 1/327 или резолюция на FAS BBO № A38-4082 / 2008-17-282-17-282.
Ако директорът използва личен автомобил за официални цели или, обратно, служебен автомобил за лични цели, особено важно е правилно да подредите подводницата. Зависи дали отчитането на разходите за горива и смазочни материали ще се извършва при изчисляване на данъка върху дохода. За да сте в безопасност в случай на проверки и да не допускате грешки, трябва да вземете под внимание различни нюанси.
Удобна версия на документа
Отписването на бензин в предприятието не се извършва веднага в данъчното счетоводство. Цената на закупеното гориво не се включва в разходите нито при плащане предварително, нито по време на зареждане и съответния дебит пари от горивната карта. Факт е, че зареждането с гориво при проверка на терминал на бензиностанция само потвърждава покупката му, но не служи като доказателство за планирана употреба. Основният документ, който потвърждава разхода на горива и смазочни материали, е товарителницата. С негова помощ се отчита и контролира работата на транспорта и работата на водача. Без нея превозът на хора, багаж и товари е забранен.
Той трябва да съдържа следната информация:
- Име и номер.
- Данни за периода на валидност.
- Информация за собственика на автомобила.
- Данни за автомобила.
- Данни за водача.
Унифицираните форми на документи, одобрени от Държавния комитет за статистика на Русия, трябва да се използват само от компании, чиято основна дейност е свързана с автомобилния транспорт. В други предприятия можете да приложите формуляр, разработен самостоятелно. В този случай формулярът се одобрява чрез приложението му към счетоводните политики на компанията и включва всички детайли, посочени по-горе.
Как да отпишем бензин на товарителници? Не е необходимо да влизат в маршрута на превозното средство. Това е особено важно в случаите, когато автомобилът се използва както за официални, така и за лични цели. Тези констатации се потвърждават от практиката в съда.
Пример № 1: за липсата на определени данни в подводницата
За читателя едно от решенията на FAS SZO, взето в полза на предприятието, може да бъде интересно. Въпросът е следният.
Данъчната инспекция посочи, че подводницата и отчетите за разходите за горива и смазочни материали, които компанията съставя всеки месец, не съдържат данни за маршрута за служебни автомобили, както и броя на полетите и номерата на шофьорските книжки. Нищо не беше казано за периода на заминаване и връщане на колата до гаража, данни за скоростомера, остатъци от бензин и потреблението му за всеки ден.
В подкрепа на разходите дружеството представи следните документи: експлоатационни инструкции за служебни автомобили, заповеди за процедурата за използването им, извлечения за бензиновите талони, счетоводни регистри, подводници. След като разгледа материалите от делото и представените доказателства, съдът реши, че всякакви доказателства, включително косвени доказателства, се приемат за определяне на основата на данъка върху дохода. Информацията, съдържаща се в подводницата (по-специално, пробегът на автомобила, пробегът на газ, останалият му в резервоара), заедно с други документи, потвърждават икономическата приложимост на разходите.
Пример №2: за липсата на маршрут в подводницата
Подобно решение взе и FAS MO, когато данъчните органи искаха да докажат, че ако подводницата не съдържа информация за маршрута, тогава документът не потвърждава разходите за закупуване на гориво и смазочни материали. Обстоятелствата по случая бяха следните.
При обосноваване на разходите компанията предостави първоначални документи, в които се посочва, че горивото е получено от доставчици и за обема на бензиностанциите. Освен това бяха подадени платежни нареждания, както и нормите на разходите, които бяха одобрени със заповед на властите, подводници, които съдържаха всички необходими подробности (потвърждаващи пробега), информация за разхода на гориво, документи за отписване на бензин, надлежно изпълнени.
След като разгледа преписката, съдът стигна до заключението, че данъчните власти не доказват необосноваността на разходите. Липсата на информация за маршрута не служи за основа за отказ за потвърждаване на разходите.
По този начин компаниите могат да включат разходите за газ в данъчни разходи въз основа на ценни книжа, които потвърждават факта на закупуването на бензин, както и независимо разработената форма на подводници, дори и да няма маршрут. Освен това подводницата може да бъде издадена за всеки период - от 1 ден до 1 месец.
Ако от други документи не следва, че пътуването е с непроизводствен характер (например въз основа на писмена заповед от директора), компанията може да вземе предвид тези разходи при изчисляване на данъка върху дохода, дори ако пътуването е било за лични цели.
Недостатъци на унифицирана подводница
Когато използвате унифицираната форма на подводницата, трябва да се попълни точка „Място на отпътуване и местоназначение“, както и другите детайли на този формуляр, тъй като не можете да изтриете никакви данни. Следователно ще е необходимо допълнително да се провери дали адресите, които ще позволят на данъчните служители да преценят, че директорът е използвал служебния автомобил за лични цели, не са посочени сред дестинациите и пунктовете на отпътуване.
Ако не бъде посочена информация за маршрута или отпътуването или дестинацията сочат към непроизводствения характер на пътуването, компанията няма да може да приеме цената на бензина. Освен това в тази ситуация служителят има доходи в натура (разходите за бензин), от които компанията трябва да изчислява и превежда данъка върху доходите на физическите лица в бюджета, както и да плаща застрахователни премии. Приетото ДДС може също да се счита за неразумно от данъчните власти.
Отпишете разхода на гориво
Важно е да се има предвид, че разходите за гориво са стандартизирани. Въпреки факта, че Данъчният кодекс на Руската федерация не налага ограничения върху отчитането на разходите за бензин при изчисляване на данъка, съответните стандарти са посочени в Методическите препоръки „Разходи на гориво и масло за моторни превозни средства“. Те трябва да се използват не само от товарни автомобили, но и от тези, които управляват превозни средства. Те се вземат предвид при данъчното облагане.
Следователно, за да няма оплаквания относно количеството изразходвано гориво, когато отписвате бензин без товарителници, трябва да вземете предвид действителните разходи с установените норми и да се опитате да не ги надвишавате. За тези превозни средства, за които съответните разходи не са одобрени, компанията трябва да се ръководи от технически документи или информация, предоставена от производителя на превозното средство.
В същото време компанията има право да определя собствените си норми на потребление на бензин, като взема предвид сезонните надбавки. Периодът и размерът на начисляването на премиите се извършва въз основа на съответния ред на местните власти, а при негово отсъствие - по лична заповед на ръководителя. В последния случай се прави препратка към заповедта на Министерството на транспорта, марките на автомобилите се регистрират и се изчисляват ограниченията. Това отчита транспортните условия, техническото състояние на автомобила, както и степента на неговото натоварване.
Отписване на бензин в командировки
В съответствие с чл. 166 от Кодекса на труда, командировка означава пътуване на служител по заповед на ръководството за необходимия период, за да изпълни бизнес задание извън постоянна работа. Пътуването не се признава при командировки. И така, командировките не са пътувания за шофьори, които извършват товарни превози.
По време на командировка, включително когато директорът използва личен автомобил за служебни цели, той се възстановява за пътни разходи, жилище под наем и допълнителни разходи (дневни и други разходи, които са направени с разрешението на работодателя). Това е посочено в чл. 168 Кодекс на труда на Руската федерация. Възстановяването се извършва въз основа на Инструкцията на СССР, Госкомтруд и Всесъюзния централен съвет на синдикатите № 62 „За официалните командировки в рамките на СССР“. Този документ обаче не предвижда плащането на гориво. Но цената му може да бъде включена в пътните разходи.
Потвърждение за закупуването на бензин по време на командировката на директора на частен автомобил е подводница. Въз основа на неговите данни се определят разходите и количеството бензин, който е бил изразходван по време на командировка. След завръщането си служителят трябва да представи документи за закупуване на гориво заедно с авансов доклад. Това са касови чекове и справки на бензиностанции за бензин. Според параграфи. 5 стр. 7 член 272 от Данъчния кодекс, в данъчното счетоводство разходите за гориво се признават в деня на одобряване на отчета.
заключение
В много компании горивата и смазочните материали са важен елемент на разходите. В същото време счетоводителите трябва да водят регистър на горивата и смазочните материали и да оправдават тези разходи. Използването на подводници е един от начините за определяне на броя на използваните горива и смазочни материали. С помощта на подводница е възможно не само да се потвърди производствената необходимост от разходи, но и да се посочи изминатото разстояние, както и да се определят параметрите за изчисляване на гориво и смазочни материали.
Изписването на бензин в личния автомобил на директора може да се извърши по различни начини. Най-често срещаните са компенсация и наем. Всеки от методите има своите предимства и недостатъци.Следователно в конкретни случаи се избира избор в полза на определен метод, като се вземат предвид съществуващите обстоятелства.
