Една от съществените отговорности на мениджърите е да подписват огромен брой от най-различни документи. Тази проста, на пръв поглед, работа понякога отнема много време и дава далеч от най-приятните емоции. Но има достойно решение - факсимиле, това е специален печат, който точно копира подписа. Защо имам нужда от такъв печат и къде да го взема?
Факсимилето е достойна алтернатива на ръчното подписване
В много организации властта да подписва официални документи е не само на генералния директор, но и на неговия заместник или заместници. Въпреки това, дори при такова разпределение на отговорностите, ръководният екип не винаги е в състояние своевременно и лично да постави лични подписи върху всички документи, които го изискват. Именно за решаването на подобни проблеми е измислен факс-печат. Това е печатът, който най-точно повтаря ръкописния подпис. Думата „факсимиле“ в буквалния превод от латински (fac simile) означава - „да се направи това“. Какво е особено хубаво, всеки заинтересован лидер може да поръча такъв печат днес. Нека се опитаме да разберем защо е необходима и на какви документи е подходящо да се използва.
Кой има нужда от подпис?
Факсимилето е съществен спътник на заетите ръководители. Такъв печат ви позволява да сертифицирате много важни документи с максимална скорост или при липса на упълномощено лице на работното място. С други думи, факсимилето е незаменимо нещо за компании с голям работен процес, а мениджърите, които често ходят в командировки / отсъстват от офиса по други причини. Това, което е особено удобно, човек, който оставя печат под формата на личен подпис, може да бъде пряко упълномощен да удостоверява документи от тази категория или някой от неговите помощници. Тук възниква доста сложен момент - как, имайки факсимиле, да сме сигурни, че служител, който има право да го използва, няма да надхвърли правомощията си? Идеалният случай е, ако подписът на печата се използва само директно от неговия собственик. Но често това не е така и в този случай човек трябва да помисли внимателно кой от служителите е разрешен да разреши използването на факсимиле.
Правни писма
В действащото законодателство на Руската федерация няма подробни и изчерпателни разпоредби и правила относно използването на заместители на подписа на автора. Въпреки това, след проучване на редица нормативни документи, може да се заключи, че факсимилни печати и печати могат да се използват в случаи, предвидени в закон и по споразумение на страните. В този случай във втората версия този параграф (възможността за подмяна на подписа с печат или друг метод на копиране) трябва да бъде изписан отделно. Важно е да се разбере, че факсимилето е пълен аналог на ръкописен автограф. Съответно печатът, поставен върху документа, придава на хартията същото правно значение и значение като подписа на упълномощеното лице. Факсимиле е неприемливо да се използва за документи, подписването на които е изпълнено с материални последици и задължения за страните. Финансовите документи, жалби и искания до данъчната служба и федералните организации, както и сметките, пълномощните и образците на подписите винаги трябва да се изпълняват на ръка.
Кога е подходящо да се използват факсимили?
Всяка организация може да направи отделни правила и разпоредби относно използването на средства за сертифициране на документи, заместващи ръкописен подпис. В този случай използването на факсимиле трябва да се извършва с препоръчителните норми, предписани в хартата и другите регулаторни документи на компанията.Също така в официалната документация е необходимо да се посочи списъкът на лицата, упълномощени да съхраняват и използват този печат. За какви документи може да се използва факсимиле? Теоретично това са всички видове документация, чието подписване не носи отговорност. Желателно е в текста на документите да се посочи възможността за тази версия на сертифициране. Не забравяйте, че факсимилето върху документите има същата сила като истински подпис. Ако е необходимо, анулирането на ценни книжа, одобрени по този метод, ще бъде толкова трудно, колкото и ръчно подписаните. Ако е необходимо да подпишете някои документи и мениджърът не е в състояние да върши тази работа лично, можете да направите без факс. Алтернатива е да се издаде временно пълномощно от името на служителя, упълномощен да удостоверява необходимия вид документация.
Как да получите факсимилния си печат?
Можете да поръчате изработването на печат, който копира личен подпис във всяка организация, предлагаща услуги за щамповане. Подобни компании се предлагат днес във всички доста големи градове. Не се изисква подаване на документи за поръчка на факсимиле. Това, което е особено хубаво, печати и печати, повтарящи личен подпис, обикновено са евтини (в рамките на 500-800 рубли) и могат да бъдат направени след няколко дни.