Планирането на възлагане на стоки е един от най-важните етапи в дейността на всяка съвременна институция или предприятие. Той е предназначен за формиране на подготвителна документация, ако е необходимо за закупуване на продукт, поръчка на работа, услуги. Най-подходящата област за общините, държавните компании. Разработени са няколко метода за планиране, които се считат за част от специализирани образователни курсове. Разбира се, теоретичните изчисления са приложими на практика, обхватът на тяхното приложение е изключително широк. Това се дължи до голяма степен на изискванията на действащото законодателство за оправдаване на придобиванията на общини и държавни агенции.
Стартът без грешки е ключът към успеха
В момента се практикува планиране на обществени поръчки в съответствие с Федералния закон 44. Този документ обявява на федерално ниво колко важна е процедурата за изготвяне на план. Изискванията за изготвяне на проекти за придобивания се появиха за първи път през 2013 г. и оттогава ситуацията определено не става по-лесна за изпълнение на отделните институции. Законовите стандарти, които са от значение за нашите дни, изискват от вас да планирате придобивания в стриктно съответствие със законите, внимателно документирайки всяка стъпка, всяка операция.
Организацията на обществените поръчки, съставянето на план са задачи, които с неизменността на закона се решават в наше време с помощта на по-модерни методи. Това позволява повишената икономическа ефективност на резултата да се придържа към установените стандарти. Системата за планиране на обществени поръчки е ключът към положителен резултат от цялото събитие. Нуждите са важни за анализ, като се има предвид размера на средствата, отпуснати за предприятието. Разбира се, най-добрият вариант е да се разпределят финансовите маси в сумите, необходими на определена институция за изпълнение на всички планирани транзакции, но бюджетните ограничения рядко позволяват реализирането на 100%.
Правете го правилно
Между другото, релевантността и сложността на въпроса за планирането на планове за обществени поръчки, изготвяне на проекти вече се вижда от изобилието на наскоро издадени специализирани публикации, разкриващи различни фини аспекти и нюанси на изданието. Много се дължи на тежката икономическа ситуация в страната, въз основа на която се затягат изискванията на закона, както и на мониторинга на тяхното спазване. Има положителна страна: възможно е ефективно да се предотвратят злоупотребите, корупционният компонент и неефективната загуба на бюджетни спестявания.
Годишното планиране на поръчки е най-често срещаният вариант. Няма да е излишно да се изготвят планове за дълъг период от време (петгодишен план), но те се формират само в общи условия. Има краткосрочни планове (например за месец), но те отразяват само текущите нужди на предприятието. Годишният план е не само списък на необходимите придобивания, но и документ, показващ перспективите на институцията, нейната стратегия за развитие и подобряване на работния процес. Често към плана е приложена обяснителна бележка, обосноваваща необходимостта от всеки от изброените елементи. Това помага да се предотврати подозрението за злоупотреба и да се докаже необходимостта от разпределяне на средствата.
Основни цели: анализ на примери за обществени поръчки
Планирането, възлагането на поръчки може да бъде зоната на отговорност, която компанията пренебрегва.В такава ситуация качеството на предоставената услуга в резултат на работата на институцията на продукта ще бъде доста ниско и условията ще бъдат удължени. Ако не беше възможно да се изработи правилно цената на договора, да се планира придобиването, съществува възможност за неефективно разходване на средства, което може да се счита за нарушение с произтичащите от това последствия.
Общинското планиране на обществени поръчки помага да се предотвратят непредвидени анулиране. Инициатор на транзакционния блок може да бъде контролиращият орган, изпълнителят или самата институция, които внезапно откриха грешка и следователно бяха принудени спешно да прекратят сътрудничество чрез споразумение. Това води до временни загуби, финансови. Клиент, който неправилно е завършил процеса на поръчка, може да бъде изправен пред санкции. По-специално от съществуващите закони следва, че длъжностно лице, което безотговорно неправилно е избрало метода за възлагане на обществена поръчка, е принудено да отговори: наказанието достига 50 000 рубли.
Един по един
В съвременните предприятия планирането на обществени поръчки се осъществява чрез систематичен подход към проблема с използване на ефективни електронни, компютърни и софтуерни системи. Това свежда до минимум вероятността от човешка грешка. Последователността на операциите е формирането на плана, неговото съгласуване с висшите органи, изпълнението на плана. Още на подготвителния етап е необходимо да се оправдаят всички планирани операции, да се провери спазването на поставените за институцията цели и да се нормализира обществената поръчка. Последното включва контрол на качеството на закупения продукт, поръчаната услуга по отношение на текущите изисквания, очакваните потребителски качества. На етапа на плана се анализират необходимото количество на продукта и пределната цена, на която той може да бъде закупен.
Управлението на планирането на обществените поръчки включва организиране на обществено обсъждане на събитието. Това важи особено за редица сделки, за които в законите е предвидена публичност. Има такива събития, които е просто невъзможно да се осъществи без предварителни обществени изследвания с оценка на резултатите. В момента най-модерните средства и методи за комуникация, технически решения и информационни технологии активно се използват за организиране на такава стъпка.
Няма край на документите!
Планирането на държавни и общински поръчки включва формиране на график, план за обществени поръчки. Вторият вид документация е представен през 2016 г. Първото се практикуваше преди, формата му остава непроменена от няколко години. Графикът се формира за годината. Планът за обществени поръчки е съставен за среден срок и включва всички наименования на продуктите, необходими на институцията и закупени от доставчика. Обикновено такъв документ обхваща период от три години, тъй като именно за този период се формира бюджет.
Планирането на обществените поръчки е особено труден въпрос. Необходимо е да се съсредоточим върху федералния закон, приет през 2011 г. под номер 223. Той заяви възможностите за съставяне на гъвкав план, обхващащ период от дванадесет месеца. Някои покупки не трябва да бъдат оправдани. Това се отнася за списъка, който попада в стандартите на втората част на петнадесетия член на споменатия по-горе 44-и федерален закон. Служителите в публичния сектор имат право да коригират планове в съответствие с нуждите. Няма ограничение във времето или причина.
Всичко по план
Поръчките за бюджетно планиране в графичен формат включват използването на документация, разработена за тригодишен период и описваща основните потребности на институцията като основа.Не всяко юридическо лице от първия път може успешно да формира такъв план за възлагане на обществени поръчки, който може да бъде преведен в реалност, следователно законът предвижда възможност за извършване на корекции в онези документи, които вече са публикувани чрез специализирана информационна система.
Често трябва да се правят промени, тъй като се откриват нуждите от стоки, които не могат да бъдат идентифицирани по-рано. Чрез електронния бюджет планирането на обществени поръчки е доста гъвкав процес, можете да добавите нови елементи, особено ако финансовите възможности за тяхното изпълнение се дължат на спестявания в оферти, които вече са минали към момента на корекция. Промени могат да бъдат направени, когато са стимулирани от резултатите от обществено обсъждане, ако са били организирани като отговарящи на изискванията на законите.
Логистика на обществените поръчки
За да се гарантира, че планирането на обществените поръчки (електронният бюджет, осъществяван чрез съвременни софтуерни продукти, осигурява значително съдействие на специалистите) е възможно най-ефективно, организирайте мероприятия, като вземете предвид изискванията на логистиката. Когато съставяте плана, трябва да се ръководите от нуждите на предприятието, разходите, свързани с работните процеси, пространствата за съхранение, достъпни за използване. Ролята и количеството материал, необходим за производствения процес, и времето, в което той трябва да бъде доставен, играят роля. За да успеете, трябва да вземете предвид ресурсите на доставчиците, способността да организирате собственото си производство на някои консумативи, приложими за производството на крайния продукт, предоставянето на услуги.
Формирането, като се вземе предвид целият план за обществени поръчки при планирането на бюджета във връзка с държавни и частни компании, ви позволява да установите работен процес без престой и финансови загуби поради излишък от придобиване, повреда на консумативи. За да се определи колко материал е необходим (а именно този индикатор е основа за изчисляване на повечето от останалите), е необходимо да се овладеят няколко стандартни метода на изчисление. За да ги приложите към конкретна компания, първо трябва да съберете най-пълната информационна база за използването на подобни суровини в индустрията по-рано.
Колко е необходимо?
Един от методите за планиране на поръчки е оценка на обема на продуктите, които трябва да бъдат произведени, въз основа на нуждата на клиента от него. Знаейки колко значително е търсенето на продукта в момента, може разумно да се изчисли колко суровина ще е необходима. За да опростите изчисленията на списъци с продукти, материали, вземете предвид времето, необходимо за доставка на различни артикули, продължителността на съхранението. Ако някои консумативи могат да бъдат направени сами, трябва предварително да изчислите колко големи са разходите за време.
Познавайки интервалите от време, те преценяват брутната нужда от получените от доставчика позиции, произведени самостоятелно. Въз основа на него нетното търсене се определя чрез анализ на съществуващи запаси, направени поръчки и планирани обеми на производство. Сред поръчките могат да бъдат тези, които са направени по-рано за предишната серия стоки. Когато планирате нов производствен цикъл, те не трябва да се вземат предвид.
Колебания в търсенето
Този метод за планиране на покупки е уместен, когато интереса на потребителя може да бъде описан с вълнова диаграма с повтарящи се елементи. За да се постигне изглаждане, е необходимо да се прецени колко е голямо действителното потребление на продукта за изминалия период от време, да се идентифицира съотношението с предварително изчислените показатели за него. За нов период прогнозата е показател, изчислен за предходния период от време, към който се добавя корективната стойност - количеството стоки, умножено по коефициента на значимост.
Алтернативен вариант
Друг метод за планиране на поръчки е детерминиран.Те прибягват до това, когато се знае колко време отнема изпълнението на поръчка, колко материал е необходим за нея, в какъв срок ще бъдат доставени консумативи.
Понякога стохастичният подход е най-приложим на практика. Основата за изчисленията са методите на статистиката, математиката. Използвайки специализирани формули, можете да оцените каква се очаква нуждата от даден продукт и въз основа на този план закупуването на консумативи.
Използвайки натрупания опит на персонала, можете да приложите евристичен подход към планирането на обществените поръчки.
Има време за всичко
Частното планиране на обществените поръчки включва наличието на най-пълната информационна база относно производствения процес и резултата от прилагането му. Необходимо е да се осигури достъп на анализаторите до точна информация за движението на консумативи, компоненти, резервни части. Трябва да има данни за всички етапи от момента на проучване на пазара за обществени поръчки до получаването на закупеното в склада.
За да работи добре системата за доставки на логистика, трябва да знаете какви материали се използват в производствения процес. Формирането на плана за обществени поръчки включва координирано взаимодействие на различни хора, наети в предприятието. Планирането на обществените поръчки (и еднакво в частните компании) принуждава да установи взаимни отношения между различни отдели, отдели, клонове на юридическо лице. Само внимателно организираното взаимодействие ни позволява да гарантираме коректността на изчисленията, анализа и избора в полза на оптималния метод за формиране на поръчки. Съвместната работа ви позволява да вземете решение в полза на най-добрата ценова политика, да сключите изгоден договор с доставчика и да проследите количеството на входящите, наличните, разходваните суровини. Логистиката включва контрол върху сроковете на доставките, разполагането на суровините в складовите територии.
Нищо повече
Чрез организиране на логистика за обществени поръчки можете да постигнете минимален инвентар в склада с непрекъсната доставка на консумативи за производствения процес. За да бъде планирането ефективно, е необходимо точно да се формулира кои конкретни позиции се изискват и до каква степен, в какъв период от време те трябва да бъдат точно на разположение на сервизите и колко големи са възможностите на добре известни доставчици. Логистите оценяват текущите възможности на склада, изработват начини за организиране на производствения процес на консумативи, използвайки собствения си капацитет.
Ние купуваме разумно
В много отношения планирането на обществени поръчки е тясно свързано с избора на конкретен формат за сътрудничество с доставчиците. Напоследък най-разпространеният вариант е изпълнението на търг. Той е еднакво приложим за държавните предприятия, институции и при търсене на доставчик от частен търговец. Концепцията за търг влезе в икономиката отдавна. Организацията на наддаването е отговорност на клиента, като обявява конкурентните условия за доставка на продукта, предоставянето на услуги. Като част от търга желаещите могат да влязат в конкуренция за правото да сключат споразумение с клиента при предварително обявени условия. Правилата, на които ще бъде подчинено сътрудничеството, трябва да бъдат формулирани, публикувани предварително. За това се попълва пълен пакет от тръжна документация, посочващ условията на всички етапи на взаимна работа. Посочени са имената на продукти, услуги, цени, които отговарят на клиента.
Класическият търг е процедура, включваща изобилие от конкуренти. Спечелването на правото да сключи договор не е лесно, но самият процес е рентабилен, справедлив. Организацията му се възлага на ръководителите на предприятието, действайки като клиент. Компанията събира комисия за възлагане на поръчки, чийто състав се одобрява от командващия състав.Тези специалисти подготвят пакет от документи, изготвят всичко необходимо за определяне на условията за обществено гледане. Необходимо е да се помни настоящите регулаторни и правни актове, регулиращи търговете и търговете.
Внимателно и задълбочено
Всички оферти, подадени в ограничения срок, трябва да бъдат анализирани от участниците в комисията за възлагане на поръчки. По отношение на всеки от вариантите се формулира общо решение: приемете предложението, назначете потенциално лице като изпълнител или отхвърлете опцията. Определяйки в полза на конкретен резултат, трябва да проверите условията на конкурса, да анализирате характеристиките на всички получени предложения. Идеалният изход от процедурата е споразумение на възможно най-ниската цена, при спазване на всички изисквания и условия на клиента. Безпристрастността, откритостта, прозрачността са основните предимства на такава процедура.
При формулирането на изисквания към изпълнителите, човек трябва да се ръководи не само от собствените си интереси, но и от средните пазарни оферти. Ако клиентът постави умишлено неблагоприятни условия, едва ли има хора, които искат да се запишат за такова сътрудничество, в резултат на търга няма да се появи нито едно заявление. За да не се окажете в такава неприятна ситуация, водеща до нарушаване на времето за доставка, е необходимо да се формулират адекватни предложения. Един от начините, към които се прибягва все по-скоро и напоследък, е определянето на максимално възможните условия за клиента. Всеки потенциален изпълнител предлага свои възможности, съответстващи на цена или по-достъпни и въз основа на анализ на всички получени приложения можете да изберете най-успешния начин на сътрудничество.
Как да похарчите?
Когато планирате покупките под формата на търг, първо е необходимо да анализирате ценовите оферти на пазара, да съставите обобщена база от оферти, да сравните различните доставчици и след това да пристъпите директно към организацията на търга. В придружаващата документация посочете изискванията за цената на договора, сроковете за неговото изпълнение, квалификационното ниво и качеството на продукта. Всеки от участниците според резултатите от търга получава индивидуален номер, като първият е предназначен за победителя. Ако единият откаже да сключи споразумение, вторият в списъка и така нататък ще има приоритет. В хода на търга се забранява контактът на членовете на комисията и представители на заинтересовани потенциални изпълнители.