Икономическите дейности на организациите включват много действия, операции, видове комуникации и други аспекти на ежедневието. Ръководството на организацията и нейните служители ежедневно се сблъскват с необходимостта да адресират различни проблеми и да вземат управленски решения. Някои случаи не могат да бъдат решени, докато сте на работното място, удобно седите на офис стол пред компютъра. Има нужда от пътувания и командировки, преговори в други градове и дори държави. Тази статия обсъжда подробно въпроса за необходимостта от командировка, нейните цели и примери, дизайн според действащото законодателство, изисквания за документация, както и особености на пътуванията до Русия и чужбина. Също в тази статия ще бъде разгледан въпросът кой може да бъде изпратен в пътуване и какво трябва да се счита за командировка.
Концепция за бизнес пътуване
Тази концепция има ясно определение, което е записано в трудовото законодателство. Според Кодекса на труда на Руската федерация командировката е посока на служител за пътуване с конкретна задача. В същото време дестинацията е доста далеч от основното място на работа, пътуването има ясно формулирана цел, която е предписана в документите, а времето за нейното изпълнение е ограничено. Регистрацията на придружаващите документи, отчитането в края на пътуването, гаранциите за служителя се регулират от трудовото и данъчното законодателство. Възможните цели на мисията също са посочени, примери за които са представени по-долу.
Защо имате нужда от командировки
Когато служителят заминава в командировка, ръководството определя за него ясна задача, която той трябва да изпълни в процеса си. Задачата може да се отнася до различни области от бизнеса на организацията. Примерите за цели за пътуване включват следното:
- сключване на договорни отношения по доставки или продажби с контрагенти;
- преговори за сътрудничество;
- уреждане на спорове, конфликти и други въпроси, свързани с правната страна на дейността;
- закупуване на оборудване, суровини и консумативи;
- бизнес конференции, участие в срещи и изложения, свързани с ръководството на компанията;
- промоция на стоки на нови пазари, разширяване на клиентската база;
- участие в изследователски проекти, свързани с дейността на компанията;
- развитие на персонала;
- проучване на пазари за продажби, конкурентни организации и други маркетингови въпроси;
- създаване на хардуер, софтуер и работа с други технически въпроси в дъщерни дружества или подразделения;
- провеждане на проверки на клоновата мрежа и звена.
Какво не може да се счита за командировка
Не всяко пътуване на служители може да се счита за бизнес пътуване. Правенето на пътуване е незаконно в следните ситуации:
- липсата на официална регистрация на служител в организацията, трудов договор не е сключен, няма вписване в трудовата книжка;
- трудовият договор на служителя определя пътуващия характер на работата;
- служителят е служител на свободна практика, който няма определено място на работа.
Видове пътувания и времето им
Корпоративни пътувания могат да бъдат класифицирани според различни характеристики. Така на териториална основа се правят пътувания през територията на Руската федерация и до чужди държави.По условията на пътуването се разграничават краткосрочни и дългосрочни. Съставът на пътешествениците - групов и единичен. Може да има и редовни и извънпланови пътувания.
Към днешна дата законодателството няма ясни указания относно времето на пътуването. Няма минимални или максимални ограничения. Ръководството на организацията независимо определя сложността на задачата и времето, необходимо за нейното изпълнение. Ограничения имаше и преди. Смятало се е, че максималната продължителност на пътуването не може да надвишава четиридесет дни. В строителството максималният праг на пътуване достигна година.
Правни изисквания и регулация
За пътуванията, издадени като бизнес, законодателството налага определени изисквания. Регламентират се пътуванията на Кодекса на труда на Руската федерация и Данъчния кодекс на Руската федерация. Кодексът на труда определя разпоредбите за тези работни процеси в членове 166, 167, 168. Те разкриват редица въпроси, които могат да възникнат по време на изпълнението на тази процедура: какво може да се счита за командировка, гаранции за служител, както и въпроси за възстановяване на разходите за пътуване.
Данъчният кодекс описва информация за това как да отразяват пътните разходи в счетоводството, какво може да се дебитира от какви суми се изплащат на фондовете за социално осигуряване на гражданите. Съществуват и отделни резолюции, съдържащи най-пълната информация за изменения в законодателни актове, иновации в счетоводството и осигуряване на изискванията на регулаторните органи. Можете да намерите цялата тази информация в следните документи: Укази № 749, 729, 812, 64.
Какво е гарантирано на служителя
Гаранциите за служителя не зависят от целта на пътуването; може да има много примери. Но с всеки от тях работодателят има някои задължения към служителя. Служителят, който е изпратен в командировка, получава следните гаранции:
- запазване на длъжност, работно място, средна дневна заплата;
- изплащане на почивни дни, прекарани в командировка с двойно тарифиране;
- възстановяване на разходи, които могат да възникнат при командировка до Русия и чужбина, включително издаване на чужд паспорт, получаване на виза, мита и други такси.
Всички тези гаранции са посочени в трудовото законодателство и подлежат на задължително изпълнение от работодателя.
Кого да изпратите в командировка
Изборът на служителя, изпратен в пътуване, зависи от целите на пътуването, примери за работа, продължителността и тежестта на очакваните условия. Различните причини за пътуване изискват конкретни знания и умения от служител.
И така, изпълнението на договора за доставка трябва да бъде поверено на лице, което е умело в бизнес преговорите и дипломацията. Това може да бъде специалист, чиито отговорности за работа включват извършване на покупки, планиране и изчисляване на бюджет за бизнес отношения с доставчици, или лице, което може правилно да обясни позицията си и да постигне оптимални условия в договор за доставка.
Ако целта на пътуването е да настрои оборудване или софтуер, за изпратения служител не са достатъчно познания за работата в офиса и обичайната човешка харизма. Служител с техническа подготовка се изпраща при такова пътуване. Същата ситуация при извършване на теренни одити и одити. Счетоводител или икономист трябва да бъде изпратен в такова пътуване.
На кого е забранено да изпраща в командировки
В допълнение към човешкия фактор, въпросите за квалификацията и личните способности на кандидатите, има и друг аспект при избора на служител за командировка. Има законови изисквания за категории граждани, които не могат да бъдат командировани при никакви обстоятелства. Те включват следните групи лица:
- непълнолетни служители, стажанти, стажанти;
- бременни жени;
- служители на компанията, които работят по студентско споразумение (с изключение на командировки с цел обучение);
- членове на предизборни кампании, кандидати за политическа длъжност;
- хора, чиито възможности са ограничени от болестта.
Има и групи хора, които могат да бъдат изпратени в командировка само след получаване на писменото им съгласие:
- жени с малки деца (до три години);
- самотен родител, отглеждащ дете до пет години;
- пазители на деца под пълнолетие;
- Служител, в чието семейство има зависим, който се нуждае от постоянни грижи.
Оформяне на пътуване
За да може бизнес пътуването да се вземе предвид в данъчното, счетоводното и управленското счетоводство, е необходимо правилно да се подреди. На първо място се съставя задание за мисия, определят се дати и дати. Кандидатът за пътуването трябва да се запознае с изготвения документ и да даде писмено съгласието или отказа си.
Ако отговорът е „да“, мениджърът издава заповед за изпращане на специалиста в командировка. Служителят се издава и издава удостоверение за командировка и задание за работа. В края на пътуването командированият служител трябва да предостави отчет за извършената работа и авансов доклад с потвърждаващи чекове, квитанции и билети.
От 2016 г. законодателството се изменя, според което издаването на сертификат и официалното възлагане престават да бъдат задължителни. Вместо това те използват бележка. Но много организации за вътрешни счетоводни цели продължават да изготвят тези документи.
При използване на личен или корпоративен автомобилен транспорт се изискват служебна бележка и товарителница, както и пълномощно и други документи, потвърждаващи легитимността на използването на конкретен автомобил.
Информация в документите
Бележка за обслужване се съставя в безплатна форма, но има редица подробности, които са задължителни за посочване: датиран период на командировка, информация за използвания транспорт, цели, определени за служителя и резултатите от тяхното изпълнение.
Всички разходи, направени от служителя по време на пътуването, трябва да бъдат посочени в отчета за разходите. Това изискване се прилага за абсолютно всички видове разходи, включително жилищни, транспортни, горивни, хранителни и други разходи. За да потвърдите разходите за заплащане на жилище, трябва да предоставите на счетоводния отдел в края на пътуването чек, разписка или разписка, съдържаща информация за наемодателя, разходите и периода на наемане на помещенията.
Съответно трябва да бъде издадена заповед за управление. В офисната работа има единна форма № Т-9, но организацията не е длъжна да я използва изключително. В счетоводната политика на определена организация може да се фиксира нейната собствена форма на документ. Можете също да се възползвате от възможността да изготвите поръчка в безплатна форма. Основното условие е съдържанието на следните данни:
- имена и данни за организацията, изпратила служителя в пътуването;
- информация за служителите;
- дати на съставяне на поръчката;
- начална и крайна дата на периода на командировка;
- задачи за служителя, целта на пътуването.
Пример за работа в командировка
Колкото по-отговорна е задачата, толкова повече нива съдържа. Колкото повече компания инвестира в бизнес, толкова повече резултати възнамерява да постигне. Не всички незначителни детайли, които мениджърът иска да знае, ще бъдат посочени в поръчката. Някои от тях могат да бъдат обсъждани устно на срещи и по време на брифинг за пътуващите. Но, най-вероятно, служителят на базата на пътуването ще трябва да докладва за всички точки, дори и за тези, които не са официално регистрирани, но са били устно обявени. За по-голяма яснота даваме пример за задание за работа по-долу.
Например вземете целта - „Сключване на договор за доставка, рекламни продукти“. За удобство на размисъл използваме типа документ, генериран от програмата 1C.Можете да го намерите в досиета на персонала, формуляр № T-10a. Този формуляр съдържа 11 колони за попълване: структурна единица, длъжност на специалист, държава, град и организация, до която е изпратен служителят, начална и крайна дата на командировката, брой на общо календарните дни и с изключение на времето за пътуване, организацията на платеца, причината, съдържанието задачи и кратък доклад за неговото изпълнение. Документът се подписва от ръководителя на структурното звено, ръководителя на организацията и самия служител.
Поръчката попълва информацията за пътуването, както следва:
- Фамилия, име, отчество на служителя и неговия номер на персонала: Сорокин Дмитрий Евгениевич, 1 (номер на персонала в отделен прозорец, според кадровите записи).
- Подразделение: Отдел маркетинг и реклама.
- Длъжност (специалност, професия): Водещ маркетолог.
- Място на бизнес пътуване (държава, град, организация): Русия, град Москва, LLC "Company".
- За период от 14 календарни дни от 14 януари 2018 г. до 27 януари 2018 г.
- С оглед на: рекламна кампания, сключване на договор за доставка.
- Бизнес пътуване за сметка на средства: LLC "Realizer".
- Основа (документ, номер и дата): Работна задача № 3 от 13.01.2018г
В края на заповедта са подписите на ръководителя и служителя. Подписът на служителя се поставя срещу надписа, че е запознат със заповедта.
Тънкости на дизайна
Ако служител по някаква причина не е представил подкрепящи документи за разходи (чекове, разписки), организацията няма да му възстанови тези разходи. Ето защо в процеса на командировка е толкова важно да не забравяте за отчитането. Дори пътуването в такси или автобус трябва да бъде потвърдено с билет или шофьорска разписка.
Важен момент е също посочване на структурната единица на организацията и целта на пътуването. В зависимост от посочените данни ще настъпят допълнителни отписвания на разходи в счетоводството и данъчното счетоводство. Така че, ако целта на пътуването е била ремонт на машините, при извършване на счетоводни изчисления сумата на разходите ще бъде отписана за амортизация на ремонтираното оборудване. Ако целта е била сключване на договор, отписването ще се извърши като общи бизнес разходи.
И последният момент - командировка с неизпълнена цел. В повечето случаи разходите за такова пътуване не се признават от данъчната служба и не намаляват данъчната основа. В съдебното заседание можете да се опитате да защитите невинността си, но в повечето случаи законът остава на страната на Федералната данъчна служба.