Поддържане на график за работниците и служителите в организациите

Компаниите трябва да вземат предвид колко време всъщност работят всички служители на предприятието през деня или смяната. Това изисква поддържане на работен лист за служителите. Този документ се подготвя в специална форма. Всяка фирма и индивидуален предприемач трябва да попълнят тази документация. За целта трябва да се използват регистрационни формуляри Т-12 и Т-13, разработени от Комитета за държавна статистика. Попълването на графика е доста просто, но за това трябва да се вземат предвид някои правила и изисквания, така че отчетът да е правилен. От неговото съдържание зависи правилното изчисляване на заплатата на служителите.

Концепция за документ

Специалната форма на отчетната карта беше одобрена през 2004 г. от Госкомстат. Управлението на сроковете в организациите се осъществява от служители на службата за персонал или счетоводен отдел.

Въз основа на тази форма ръководството на предприятието може да извърши различни действия:

вземат предвид всички часове, отработени от всеки служител на предприятието;
следи дисциплината на работното място;
отразяват всички посещения и отсъствия на служители;
регистрирайте факта, че всеки специалист закъснява;
притежават информация, която ви позволява да определите колко пълно е извършена работата от специалист във фирмата;
използвайте тази информация за компетентни ведомости;
въвеждане на данни в статистически форми.

Този документ се използва най-често от служители на счетоводния отдел, когато изчисляват оптималната заплата, бонусите и надбавките към другите служители на предприятието. Поддържането на работен лист за служителите за обслужването на персонала ви позволява да контролирате посещаемостта и закъснението. Ако бъдат открити нарушения, тогава съответните служители на предприятието носят отговорност и могат да се прилагат различни видове дисциплинарни наказания.

Нюансите на използването на документа

Данъчният кодекс съдържа информация, че всяко лице, което официално работи във фирма, при уволнение може да поиска график за работа заедно с други документи, които включват трудовата книжка. Тази информация е посочена в чл. 84.1 Данъчен кодекс.

От 2013 г. ръководителите на предприятия не могат да използват унифицирани формуляри при поддържане на график за служителите, тъй като те са анулирани. Но обикновено специалистите на компанията използват именно тези документи. Примерен график за пример е по-долу.

Разрешено е специалистите от счетоводния отдел или отдела за персонал да правят различни промени в този документ. Те зависят от спецификата на цялото предприятие и броя на заетите в държавата.

Формата, въведена от Goskomstat, се счита за удобна, така че може лесно да се обработва и променя. Често се използва без никакви промени.

Какви форми са удобни?

Има три форми на документ, които се считат за лесни за използване. Лесно можете да направите различни настройки за тях. Изборът зависи от посоката на предприятието и броя на длъжностите във фирмата.

Поддържането на график за време може да се извърши като се използват три форми като основа:

Т-13. Този формуляр се използва обикновено от компании, в които на входа е монтиран турникет или друго оборудване, въз основа на което той автоматично се записва, когато определен специалист идва на работа.Документацията се попълва както с ръчен метод, така и с помощта на различни компютърни програми.
Т-12. Тази опция е универсална форма. Обикновено се попълва ръчно от специалисти на предприятието. Той има допълнителен раздел, в който може да бъде въведена информация за размера на плащането за извършената работа.
0504421. Този формуляр се счита за специфичен, тъй като се използва само от бюджетни организации. Най-подходящият сред учители или учители, работещи в различни образователни институции.

Всеки документ има свои собствени характеристики, поради което се попълва по специфичен начин.

Кой попълва листа?

По-конкретно, компанията следва да назначи конкретно лице, отговорно за поддържането на графика. Обикновено за това се избира служител или счетоводител. За целта първоначално трябва да бъде издадена заповед, въз основа на която съответните правомощия се прехвърлят на специалиста.

На талона трябва да се подпише лицето, отговорно за поддържането на информационния лист, и ръководителят на отдела за персонал. Не е необходимо дружеството да разпределя отделно длъжност за такъв служител, тъй като всяко лице, надарено от ръководството на предприятието със съответния орган, може да се справи със задачата. Задължението за поддържане на график се прехвърля въз основа на поръчка. В него се посочва кой служител на предприятието е отговорен за поддържането на този документ.

Към трудовия договор на избрания специалист трябва да се добави отделна клауза. Това показва, че гражданинът има определени правомощия. Ако този процес не е завършен, тогава специалистът може да откаже допълнителна работа.

Лицето, избрано да поддържа график, трябва да въведе информация през целия месец, след което документацията се прехвърля на ръководителя на отдела за персонал. Директорът на отдела проверява информацията с други източници и след това подписва формуляра. След това се прехвърля в счетоводния отдел, за да се изчисли заплатата на всеки служител на предприятието.

Правила за попълване

Служител на предприятието, който е упълномощен да попълни този документ, трябва да разбере нюансите на процеса на въвеждане на информация. Правилата за поддържане на график се считат за прости и разбираеми. Препоръчително е първоначално да ги разберете добре, което ще направи удобно и лесно да работите с доклада. От това зависи производителността не само на персонала, но и на счетоводния отдел. Въз основа на правилно въведените данни служителите на счетоводния отдел ще могат правилно да изчислят възнаграждението на всеки служител на предприятието.

Основните правила за попълване на документ включват следното:

от самото начало текущата форма за поддържане на график е избрана правилно;
документът се попълва само в едно копие;
разрешено е това да въвежда данни ръчно или да използва компютър;
служителят, участващ в този процес, трябва да има съответните правомощия, за които работодателят първо издава заповед;
подгответе график за времето в началото на новия месец;
информация за наименованието на компанията и съществуващите подразделения се вписва в заглавната страница;
датата на началото на счетоводството е посочена;
в края на месеца се определя датата на отчитане;
основният лист на работния лист е представен от таблица, в която се въвеждат данни за всеки служител на организацията и е важно правилно да се въведат всички имена, за да се избегнат объркване или грешки;
със сигурност трябва да има налична достоверна информация за всеки служител, като се записва и номерът, определен за специалиста, който може да бъде записан в лично досие;
Графите на графиките са представени от конкретни дни от месеца;
срещу фамилни имена има клетки, в които се въвежда информация за всички отработени часове или смени;
ако има почивни дни или празници, тогава тази информация трябва да бъде посочена със специални марки;
информация от отговорното лице трябва да се въвежда ежедневно, за което специалистът се ръководи от официални документи, които включват различни заповеди, изявления, отпуск по болест или инструкции на ръководството на компанията;
ако се регистрира закъснение или отсъствия, те се фиксират със специални кодове, състоящи се от цифри и букви.

Документът се закрепва с подписа на ръководителя на предприятието. Без този подпис той няма да се счита за валиден. Процедурата за поддържане на график се счита за проста, затова всеки служител на кадровата служба може да се справи с този процес. Ако бъдат открити грешки или нарушения, тогава отговорният за тази информация е назначеният специалист.

Нюансите на въвеждане на различна информация

Попълването на този документ всъщност е доста просто. За да направите това, трябва само да разберете целта на всяка клетка. Отговорните лица с правомощието да попълват документацията трябва да имат добро разбиране на състава на документа. Характеристиките на процеса на пълнене включват:

позволено да се увеличи броят на колоните;
в горната част се показват кодовете за разход на час, а отдолу показва колко специалистът действително е работил в определен ден;
всеки служител на организацията трябва да има личен номер в графика, който се използва за изчисляване на заплатите и извършване на други действия;
два броя са присвоени на работниците на непълно работно време;
изисква се да се посочват както отработените дни, така и броят часове, които действително са работили от специалист всеки ден;
в края на всеки месец, отчетната карта се предава на отдела за персонал и специалистите от този отдел проверяват правилността на подготовката на документа, а също така се уверяват, че пропуснатото от служителите работно време не е отсъствие;
ако някой специалист напусне, след следващия месец неговият номер не се използва при попълване на табелата за време;
Посочете данни за отсъствия, почивни дни, а също и за отсъствия, ваканции, командировки или други причини, по които на работното място няма специалист.

Ако продължителността на работния ден е посочена в часове, тогава не е необходимо да се фиксират непълни часове.

Особености за бюджетните организации

Предприятията, които са бюджетни, използват различна форма по време на работа. Тя се нарича № 0504421. Тази форма има някои разлики от стандартната форма Т-12 или Т-13. Това се дължи на факта, че отразява всички нюанси на работата на бюджетна организация. В таблицата можете да въведете различни кодове, които указват уикенд по време на тренировъчни или учебни празници.

Основните нюанси на поддържането на график за служителите в публичния сектор включват следното:

важно е да се включи в заглавната страница не само името на институцията, но и назначеният цифров код;
ако трябва да направите някои промени в документа, тогава е предписан коригиращият код;
има графики, в които трябва да въведете информация за междинните данни.

Когато използвате този формуляр, не се изисква да се регистрират допълнителни изчисления. При попълване на документ се използват стандартни правила.

Какви кодове се използват?

Когато попълвате този документ, трябва да имате информация кои кодове трябва да въведете. Те се състоят от цифри и букви. На заглавната страница на този доклад има препис на всички кодове. Често се изисква да се въведат допълнителни кодове, за които ръководителят на предприятието издава специална разпоредба за поддържане на график.

Основните кодове, използвани за попълване на този информационен лист, включват:

продължителността на дневната смяна - Я01;
нощна работа - Н02;
дейностите, които служителите трябва да провеждат през почивните дни или празниците - PB03;
задачи за извънреден труд - С04;
изпращане на специалист в командировка - K06;
регистрация на задължителен платен отпуск - OT9;
осигуряване на допълнителен платен отпуск на специалиста - OD10;
намиране на лице в отпуск по болест - B19;
регистрация на временна неработоспособност без заплащане - T20.

Обикновено стандартните кодове, въведени от закона, са достатъчни за правилното попълване на документ.

Какви грешки често се правят?

Има някои често срещани нередности, които причиняват значителни грешки в документа. Те включват:

са посочени само инициалите на служителите, като в същото време няма информация за длъжността, която заемат;
Празниците се регистрират като работни дни;
в предпразничния ден не се отбелязва, че работната смяна се намалява с един час.

Ако гражданинът има работа на непълно работно време във фирмата, тогава трябва да се обърне много внимание на точната продължителност на работния му ден. Често специалистите отиват в командировка и при такива условия K06 кодът просто се използва, така че не е необходимо да се посочва колко часа служителят работи на ден.

Как се попълва с частично плащане?

Доста често предприятията използват фиксирани заплати, което води до затруднения при попълването на работния лист. Инструкциите за поддържане на график за работниците са следните:

възнаграждението зависи от количеството работа, извършена от специалист;
документът трябва да отчита продукцията за всеки служител на предприятието;
позволено е да се измерва труда в часове, например, това се изисква в училища или други образователни институции, следователно, таблицата с часовете трябва да се запише в таблицата с часове;
в други ситуации се използва код I01, така че не е необходимо да се попълва последният ред от тази документация;
работата в почивни дни се заплаща отделно, а размерът на заплащането зависи от информацията, съдържаща се в колективния договор.

По този начин, дори и при формуляра за заплата на части, попълването на график за времето е съвсем просто.

Отговорност за грешки

Специфичен специалист във фирмата е упълномощен да води график, за който работодателят издава подходяща поръчка. Той трябва да има добро разбиране за правилното попълване на таблицата. За опростяване на процеса често се използва специална програма за поддържане на график. Достатъчно е да въведете съответните данни в необходимите редове, след което документът се отпечатва и подписва. Ако е необходимо, просто направете различни промени.

Ако в този документ бъдат установени грешки от регулаторните органи, компанията ще бъде подведена под отговорност. Най-често инспекторът разкрива, че има несъответствия в информацията, посочена в графика, с данните, съдържащи се в първичните документи. Често информацията за заплатите се различава от данните в документацията за сетълмент.

Ако се установи, че има нарушения, тогава дружеството носи административна отговорност, следователно, плаща глоба от 5 хиляди рубли. Ако бъде разкрито пълно отсъствие на този документ, глобата се увеличава до 50 хиляди рубли и тя се начислява на ръководителя на предприятието въз основа на разпоредбите на 5.27 от Кодекса за административни нарушения. За да се предотврати тази ситуация, ръководството на компанията трябва да следи за правилността и навременността на съставянето на график.

заключение

По този начин поддържането на график за служителите е задължително за всяка организация. Този процес се осъществява от отговорен специалист, надарен от съответния орган, като издава специална заповед от ръководителя на предприятието.

Важно е да разберете правилата за попълване на всички клетки в този документ. Ако тя съдържа грешки или напълно отсъства от компанията, тогава надзорните органи могат да носят дружеството административно отговорно.Въз основа на информацията от табелата, се изчислява възнаграждението на специалистите. Оптимално е за управление на документи да се използват специални компютърни програми, които опростяват този процес.