Els pagaments a través d’Internet han esdevingut habituals des de fa temps, però l’intercanvi de documents, sobretot entre particulars, continua essent en format paper. Una signatura electrònica qualificada està dissenyada per resoldre aquest problema i facilitar l’intercanvi de documents. Les persones jurídiques treballen amb EDS des de fa temps, els empresaris individuals ho utilitzen per transmetre algunes dades (per exemple, l’IVA quan lloguen locals governamentals), mentre que les persones físiques poden utilitzar la seva signatura per accedir al lloc web dels Serveis de l’Estat. Com obtenir una signatura electrònica qualificada millorada i quins avantatges proporciona?
Què és això
Una signatura electrònica qualificada és la informació que confirma la veritat del document electrònic, l’absència de distorsions en el mateix des del moment en què es va instal·lar la signatura realment. També us permet establir la propietat del document. Aquests detalls només es poden obtenir com a resultat de la conversió criptogràfica de codi, informació.
Un certificat de signatura electrònica és un document que confirma el dret de posseir una clau pública d’una signatura electrònica. El certificat només es pot obtenir a l’AC (centre de certificació) o a l’oficina dels seus representants autoritzats.
El titular del certificat és una persona que ha rebut un certificat de signatura electrònica al seu nom. Cada propietari del certificat disposa de dues claus: pública i privada. La verificació de signatures electròniques es realitza mitjançant la clau pública. Al seu torn, s’associa a una clau privada, a través de la qual es genera la signatura electrònica i es firma el document.
Classificació
Una simple signatura electrònica, com el seu nom indica, és la versió més senzilla de EDS. També utilitza contrasenyes, codis o altres mitjans que confirmin la formació de la signatura per part del propietari.
La signatura electrònica no qualificada millorada només es pot obtenir mitjançant la conversió d'informació criptogràfica. Aquí no podeu prescindir d’una clau de signatura privada Mitjançant una signatura electrònica, és possible no només identificar la persona que va signar el document, sinó també detectar els canvis realitzats després de la signatura.
Una signatura electrònica qualificada millorada té tots els signes de no ser qualificats. L’única diferència és que per a la seva verificació i creació s’utilitzen mitjans més greus de protecció criptogràfica, han de ser certificats pel FSB de Rússia. A més, hi ha una diferència: un certificat qualificat de signatura electrònica només es pot emetre en un centre de certificació que hagi superat l'acreditació. La llista dels CA acreditats es pot consultar al lloc web dels serveis estatals.
Equivalència
La Llei Federal núm. 63 reconeix un document signat amb qualsevol signatura electrònica, tant senzilla com millorada, igual a un document en paper signat manualment. Tanmateix, hi ha una característica: entre les parts que realitzen intercanvi electrònic de documents, cal signar prèviament un acord.
Una signatura qualificada també és un anàleg d’una signatura feta amb la pròpia mà, però pot substituir el segell de l’organització. La força legal dels documents signats per una signatura digital qualificada és reconeguda per les autoritats reguladores. Es poden utilitzar al jutjat.
Camp d'aplicació
En primer lloc, això és, per descomptat, la gestió de documents electrònics. La signatura electrònica ajudarà a establir un intercanvi extern i intern de documents en tots els casos en què calgui una signatura escrita.
La gestió interna de documents utilitza signatures electròniques no qualificades i qualificades per aprovar i aprovar acords i altres documents que regulin els processos interns de l’organització. Per exemple, si un director signa un acord per signatura electrònica i se’l transfereix a l’execució.
Factor principal
Amb la gestió de documents externs, la presència d’una signatura electrònica qualificada és una condició molt important, ja que és ella qui garanteix la força legal. En altres casos, les autoritats reguladores no reconeixen el document electrònic com a original, el que significa que no té cap força legal i no es pot utilitzar en procediments judicials. A més, es pot emmagatzemar en un arxiu digital un document signat per una signatura digital qualificada millorada, mentre que es conservarà la seva legitimitat.
L'EDS es pot utilitzar per informar a les autoritats reguladores. Molts ja han apreciat la rapidesa i la comoditat dels informes electrònics. A més, cada organització pot triar la manera més adequada per si mateixa, ja sigui amb productes 1C, programari separat, o els llocs FSS i del Servei Tributari Federal. Un certificat qualificat d’una clau de signatura electrònica és la base d’aquestes accions, ha de ser emès per una autoritat de certificació autoritzada o acreditada. Però el mètode d’enviament no és crític.
Recepció de serveis públics
Tots els ciutadans de la Federació Russa poden obtenir una signatura electrònica per utilitzar-la per rebre serveis públics, però, no cal un certificat qualificat de verificació d’una signatura electrònica en aquest cas: l’EDS més simple i sense qualificar serà suficient, és bastant adequat a les necessitats d’un individu. Amb aquest ajut, qualsevol ciutadà pot signar una sol·licitud electrònica, que pot ser enviada a l’autoritat executiva si aquest flux de documents és possible.
Com obtenir una signatura electrònica qualificada per a una persona? La forma més senzilla d’obtenir una targeta electrònica universal, que s’emet des de l’1 de gener de 2013 i que incorpora una signatura electrònica qualificada millorada. Aquesta targeta és una eina d’identificació única d’un ciutadà, amb la seva ajuda és possible pagar, ordenar i rebre diversos serveis governamentals a través d’Internet. Pel seu concepte, la targeta està dissenyada per substituir molts documents, com un certificat de pensió i una política mèdica, per combinar-los amb una cartera electrònica, un bitllet de viatge i una signatura electrònica.
Usant ES
La signatura electrònica millorada és adequada tant per a fluxos de treball interns com per a empreses inter-corporatives Es pot obtenir a l'Autoritat de Certificació acreditada pel Ministeri de Comunicacions de RF. Protegeix el document de canvis, confirma la seva integritat i autoritat.
Un ES qualificat millorat pot ajudar a resoldre una àmplia gamma de problemes. Per exemple, s'utilitza per informar a les autoritats fiscals i per a l'intercanvi de documents electrònics. Aquesta versió del certificat té el major nombre de funcions possibles, però això no vol dir que sigui més convenient que cada organització l'utilitzi. En primer lloc, el preu del certificat depèn directament del nombre de funcions. En segon lloc, quan escolliu un certificat menys funcional, heu d’assegurar-vos que les capacitats disponibles satisfan plenament les necessitats de l’organització.
També hi ha situacions en què el tipus de certificat utilitzat és determinat per la part que rep el document. Per exemple, hi ha operadors de gestió de documents que accepten certificats només des del seu centre certificador, per tant, quan trieu un certificat, també heu d’assegurar-vos que no hi ha restriccions d’ús al sistema d’informació necessari.
Beneficis de l’intercanvi electrònic de documents
Ja que ara totes les organitzacions i empreses tenen l’oportunitat d’organitzar l’intercanvi de documents electrònics vinculants legalment, val la pena parlar dels avantatges d’aquest procés.
En primer lloc, aquesta és la velocitat d’entrega de documents. Independentment de l’adreça de la contrapartida, el termini de lliurament dels documents serà deu vegades inferior a les de paper habituals. L’ús de documents electrònics també redueix els costos associats a la preparació i transferència de còpies en paper.
Hi ha avantatges econòmics més greus, perquè la gestió de documents electrònics implica una acceleració important dels processos empresarials. L’exemple més senzill d’això és la conclusió i l’activació ràpides de les transaccions, a causa de les quals s’aconsegueix un flux de caixa més gran. És a dir, després d’haver establert la gestió de documents electrònics, l’empresa podrà augmentar beneficis per unitat de temps.
Automatització
A més, l'ús d'una clau de signatura electrònica qualificada pot reduir el temps per processar, enviar documents i automatitzar aquest procés. Segons la llei, poden participar en un intercanvi inter-corporatiu les cartes que requereixin força jurídica, les lletres d’encarregat, les factures, les factures, les actes dels serveis, els actes de prestació de serveis, les factures, els actes de conciliació d’assentaments, les notes de remesa.
A causa de la rapidesa i la fiabilitat de l’intercanvi de documents electrònics, les empreses no es poden preocupar d’informar de forma senzilla i oportuna a les autoritats fiscals. També us permet estalviar part dels diners.
Factors importants
El flux de documents inter-corporatius en forma electrònica només té sentit si cada document té força legal i es pot utilitzar en els tribunals o en altres casos. Per donar importància legal a un document electrònic, cal resoldre alguns problemes. En primer lloc, el procés de signatura i d’enviament d’un document electrònic als contractistes i, en segon lloc, l’acceptació i verificació d’una signatura electrònica qualificada als documents rebuts dels contractistes. En tercer lloc, cal organitzar l’emmagatzematge i el processament de documents ja signats, l’emmagatzematge d’arxiu i la navegació al mateix. En quart lloc, és important assegurar la preservació de la legitimitat dels documents emmagatzemats a l’arxiu.
Solució senzilla
Per resoldre els dos primers problemes, podeu utilitzar els serveis d’intercanvi inter-corporatius, que són gestionats per operadors de gestió de documents electrònics. Per triar aquest servei, cal tenir en compte alguns factors, com ara la disponibilitat de les llicències adequades per a l’operador, la capacitat d’integrar el servei d’intercanvi al sistema d’informació corporativa i el cobrament de documents.
Es poden solucionar dues altres tasques mitjançant el sistema de gestió de documents electrònics, que ja té tota la funcionalitat necessària. Si la formació inicial de documents es produeix al sistema de comptabilitat, podeu integrar-hi un sistema de gestió de documents electrònics.
En absència d'aquest sistema, aquestes tasques es poden assignar parcialment a l'operador de serveis d'intercanvi.