Un viatge de negocis és una paraula de por per a alguns, però per a d’altres és una celebració real de la vida. El terme comporta la realització de funcions laborals fora del lloc habitual. Un empresari que planeja enviar un empleat en un viatge de negocis ha de tenir en compte que això només es pot fer en relació amb una persona registrada oficialment. Un requisit previ és la conclusió d’un contracte laboral. L’acord ha d’afirmar que els viatges de negocis són possibles. Però si l’obra és oficialment de caràcter itinerant, cada viatge individual no es pot anomenar viatge de negocis. Estableix les normes de despeses de viatge del Ministeri d'Hisenda.
Viatge de negocis: qui i com?
En un viatge de negocis, també podeu enviar a un empleat que treballi de forma remota, un lloc de treball a casa. El principal és que la persona recaigui en el personal de l’organització, cosa que li dóna exactament els mateixos drets que els que treballen al territori de l’empresari. La taxa de reemborsament de les despeses de viatge per a un treball a temps parcial és el seu salari mitjà a l'empresa de la qual va sortir la persona.
En alguns casos, una persona viatja de negocis a dos llocs de treball alhora - la principal i la a temps parcial. En aquesta situació, els empresaris han d’acordar el pagament de la bonificació de viatge. El tipus de despesa pressuposa que es comptabilitzen ambdós llocs de treball alhora - és a dir, una empresa assumeix el pagament d’algunes despeses, mentre que l’altra té l’obligació de pagar el saldo.
Normes: això és important
Les despeses de viatge a Rússia estan regulades pel Codi del treball. Els articles 167 i 168 es dediquen a això. Tant les organitzacions estatals com les empreses privades estan obligades a complir el TC. Els requisits de la llei s’apliquen a totes les formes d’emprenedoria, propietat. La comptabilitat ha de calcular i controlar la taxa de despeses de viatge diàries, tenint en compte les normes generalment acceptades.
Els costos tenen diversos articles. Inclou despeses diàries de subsidi, transport i allotjament.
Despeses diàries
Les despeses de viatge dins de les normes assumeixen que l’assignació per a cada dia no sigui superior a 700 rubles. No es cobraran impostos per aquest import. Puc obtenir més diners de l'empresa? És possible establir despeses de viatge superiors a la norma amb un acte regulador local vigent dins de l’organització. Això permetrà accedir a grans quantitats, però la comptabilitat es veurà obligada a cobrar i imposar impostos sobre quantitats superiors a 700 rubles.
Una despesa igualment important és el cost del transport. Es tracta de comptabilitzar el cost dels bitllets per a tots els modes de transport utilitzats durant el viatge de negocis de l'empleat. Tenen en compte tant el camí cap al lloc de treball com el retorn de tornada. Per a aquesta categoria no hi ha cap norma de despeses de viatge, ni tampoc restriccions al tipus de transport utilitzat. Cal presentar un tiquet. Sobre la base, els diners es meriten.
Característiques importants
En alguns casos, haureu d’anar de viatge de negocis des de l’aeroport, el port o l’estació situat a una distància del lloc de treball. Si això succeeix, el cost del viatge fins a aquest punt també s’inclou en les despeses de viatge.
El conveni col·lectiu celebrat a l'empresa (si n'hi ha) pot contenir regles per al reemborsament d'altres despeses de transport. Per exemple, si un empleat no utilitza transport públic, però utilitza un cotxe privat (taxi, lloguer de cotxes), és possible recuperar els diners gastats en això d’acord amb una carta publicada el 2011 al Ministeri d’Hisenda.
Vivim a costa de l’empresa: és possible?
Segons la llei, les normes de despeses de viatge a l'estranger i a Rússia tenen en compte les indemnitzacions per despeses de vida. Les quantitats depenen de la categoria d’habitatge. Hi ha diversos mètodes de pagament. Es permet la reserva, que es té en compte a l’hora de calcular la base imposable.
Els serveis addicionals no afecten la base per al càlcul d’impostos si els va sol·licitar l’empleat que va anar de viatge de negocis. Per exemple, un empleat pot demanar roba especial, anar al gimnàs i a la sauna, però l'empresa no hauria de pagar per això. Quan es lloga un habitatge per a un empleat, la taxa de despeses de viatge és l’import en règim d’arrendament. Els costos es registren a la categoria "altra".
Informes i viatges de negocis
A mesura que s'estableixen les normes de despeses de viatge, quan una persona s'envia en un viatge de negocis, l'empresa destina determinats fons. L’empresa està obligada a proporcionar diners a l’empleat, i el que farà exactament amb ells és el seu negoci personal. És a dir, els diners que l’organització envia en un viatge de negocis, podeu estalviar i utilitzar per al vostre propi benefici. El dia es calcula en funció del nombre de dies que es dediquen al viatge. Inclouen diners destinats a llogar un lloc per dormir, això inclou dies de descans.
Per regla general, no haureu de dependre del dia, cal completar una tasca de treball a la ciutat on resideix l’empleat de l’empresa. Tot i això, les normes de despeses de viatge no inclouen els diners gastats per l'empleat que va ser enviat en un viatge a la liquidació més propera, ja que per defecte es creu que pot tornar a casa. En una organització privada, el cap té dret a determinar les normes de despeses de viatge mitjançant l’emissió d’una comanda interna. Estableix el que poden comptar amb treballadors, especialistes líders i altres unitats de personal. És possible agrupar alguns individus segons algunes característiques.
Diners: paguen treballadors?
Si s’han establert les normes de despeses de viatge, significa que tard o d’hora els empleats que s’envien en viatge de negocis hauran de pagar. Es reemborsen els costos dels empleats en la realització de tasques de producció a diferents llocs quan es proporcionen els documents d'informes. Els documents han de confirmar totes les despeses per les quals una persona reclama ser reemborsada.
Si un determinat empleat no pot proporcionar documents a temps per reemborsar-li els diners gastats, si no hi ha contractes, xecs, només podrà comptar amb un reemborsament només segons els estàndards de l’article 168 de la segona part del Codi del Treball, així com la carta del Ministeri d’Hisenda esmentada anteriorment. La taxa bàsica per al càlcul és de 700 rubles per a un viatge de nit. També és possible que l'empleat incorre a despeses superiors als estàndards adoptats per l'empresa. Segons ells, només es permet un reemborsament si està regulat per la normativa local de l’organització. També es pot fer una regulació addicional mitjançant convenis col·lectius.
Com pagar? Característiques del càlcul
Quan es tracta de retornar a un empleat d’una organització els fons gastats per ell en un viatge de negocis, heu de considerar diferents formes de pagament. Per exemple, un empleat podia pagar en efectiu o amb targeta bancària. Per al pagament en efectiu, haureu d’enviar a l’oficina de comptabilitat del lloc de treball un xec de l’hotel o un acord conclòs al registre, així com un acte en un formulari especial. Si el pagament es va realitzar amb targeta a l'arribada al lloc de treball, es realitzaran xecs fiscals i d'hotels al departament de comptabilitat.
És important controlar la coincidència de dates. Tots els documents que confirmin el pagament durant el viatge han de tenir números que coincideixin amb les dates del viatge. Tots els moviments, arribada, sortida d’un lloc es registren en la comanda d’enviament d’un viatge de negocis. Els xecs han de ser coherents amb aquest document intern. Sense cobrar impostos, es retorna la devolució de la comptabilitat durant un viatge de negocis per a la comunicació i el bagatge gastat.Si es realitzava un vol, haurà de tornar-se a l’empleat la càrrega del servei de l’aeroport, així com el cost del transport fins al lloc de sortida d’un viatge de negocis.
Més o menys?
La llei estableix que una persona que envia un viatge de negocis pot comptar amb almenys 700 rubles per cada dia passat fora de casa. Es pot obtenir més diners amb qui treballa en una empresa generosa. Si el responsable ha signat una comanda per establir un altre import que superi aquest límit mínim, excel·lent, podreu obtenir un reembossament més agradable.
El valor de diem afecta l’IRPF. A més, els documents locals interns poden regular els costos de transport: podeu introduir-ne d'altres. Per regla general, intenten arreglar tot això de manera que es minimitzi la quantitat amb la qual s’han de retenir els impostos. Al mateix temps, l’empresa ha de guardar correctament els registres de comptabilitat, en cas contrari, un simple viatge de negocis durant una auditoria fiscal pot ser un gran problema.
Temps i marc financer: obligatori
Quan un empleat torna d’un viatge de negocis, ha d’escriure un informe sobre el viatge perfecte en un termini de tres dies laborables. A partir d’aquest document, la comptabilitat calcularà quants diners encara s’han de pagar. Per regla general, fins i tot abans d’un viatge de negocis, donen una petita quantitat per endavant i, al càlcul final, es dedueix aquest valor. La comptabilitat compta i transfereix impostos sobre la renda i també paga una assegurança social.
Quan un empleat arriba d’un viatge laboral, aprova un full de temps que indica quantes hores s’han treballat. Tots els dies que passen a la sortida es designen “K” o “06”. No és necessari rellotge. Una situació és possible quan el viatge va capturar un dia lliure, és a dir, que l’empleat no va poder passar el temps prescrit per la llei a criteri propi. Si això passés, el dia es marca amb el codi “03” o amb els símbols de la PB. El pagament es realitza tenint en compte els requisits de l'article 153 del TC, el doble que per a una simple jornada laboral. Tanmateix, es pot pagar com a simple jornada laboral, però haurà de proporcionar a l’empleat un dia de descans addicional.
Viatge de negocis: dies de descans, malalties i altres problemes
Passa que el seu dia lliure la persona enviada a un viatge de negocis estava a la carretera: viatjava a un lloc o tornava d'allà. Aquests dies estan classificats legalment pels treballadors, amb l'etiqueta "03" o "RV" indicat anteriorment. L’empresari primer ha de discutir amb l’empleat les característiques de la seva sortida el cap de setmana. En alguns casos, un representant de la direcció de l'empresa pot considerar que no és necessari sortir els dies que un empleat hagi de tenir un dia legal lliure, és a dir, es negarà a pagar-lo com esperava el viatger.
S'ha d'entendre que durant un viatge de negocis, un empleat pot resultar ferit o malalt. En qualsevol d’aquests casos, la situació es desenvolupa d’acord amb els estàndards vigents del Codi del treball. L’empleat conserva tots els drets i privilegis deguts a ell.
Normes i restriccions
És important assegurar-se que s’acordin les normes especificades en els actes locals i les despeses reals de l’empleat. També és important regular amb documents interns com poden suposar grans despeses d’habitatge. Els costos de viatge no són només els costos del transport directament. Aquest capítol també inclou les despeses relacionades amb l’assegurança de viatge i el cost dels documents de viatge. En alguns casos, haureu de pagar taxes especials (per exemple a l'aeroport), els pagaments. Tots ells també s’enregistren a la categoria de transport.
Viatge de negocis a l'estranger: què i com?
Si un empleat ha de ser enviat a l’estranger, el viatge per ell s’ha de calcular segons un esquema especial, una mica diferent dels viatges de treball al seu país natal. El límit que es té en compte per calcular l’IRPF és de 2.500 rubles.L’import s’emet en la moneda del país al qual s’envia l’empleat en viatge de treball. L’avançament també es carrega en la moneda que s’utilitza al país de destinació. Es calcula un pagament anticipat tenint en compte quants dies se suposa que estarà en viatge de negocis. Si una part del viatge passa pel territori rus, el pagament anticipat es cobra en rubles durant aquest període, però durant tots els dies des del moment de creuar la frontera és necessari pagar amb la moneda que s’utilitza allà. L’esquema funciona en sentit contrari: el pagament d’un viatge de negocis en rubles es realitza durant tots els dies des del moment de creuar la frontera cap a la casa i fins al moment d’arribar a casa.
Aquest viatge és possible quan una persona a l'estranger passa només un dia. En aquest cas, les despeses de viatge es cobren a la meitat en moneda estrangera. Si el país de destinació és un dels països de la CEI, no cal ni posar una nota per confirmar el fet de creuar la frontera.
Viatge de negocis: mal de cap comptable
El viatge es calcula tenint en compte els estàndards del sistema tributari simplificat. Fa temps, les tasques oficials es van cancel·lar a nivell estatal i els certificats de viatge eren igualment anteriors. Tot i això, això no va cancel·lar els viatges de negocis per si mateixos, només va simplificar el seu suport documental. El fet que la imposició de les despeses relacionades amb viatges de negocis no es preveu si es compleixen les normes està recollida a l'article 217, tercer paràgraf del Codi tributari.
Si el viatge s’organitzés amb la màquina personal de l’empleat, això no vol dir que fos a càrrec seu. Feu una nota que indiqui les dates exactes, el quilometratge, la direcció, el número de la comanda a la direcció del viatge. Això és suficient per acumular la comptabilitat. És important tenir en compte que l’empresa està obligada a reemborsar totes les despeses de desplaçament i allotjament i estar guiada per aquesta regla.