K čemu je popis práce? Tento důležitý dokument omezuje funkční povinnosti zaměstnance, zajišťuje jeho úřední pravomoc, stanoví povinné požadavky na uchazeče o volné místo, představuje občana jeho nezadatelná práva (na pracovišti), plnou odpovědnost za jednání / nečinnost, rozhodnutí. Dnes vám představíme popis práce administrativního ředitele. Konkrétně s hlavními ustanoveními tohoto dokumentu, jeho standardní strukturou a obsahem. Náš příběh začíná obecným seznámením s příspěvkem.
O pozici
Administrativní ředitel je jednotka na plný úvazek nejtypičtější pro velké společnosti s rozsáhlým systémem řízení. Co dělá odborník? Nejčastěji se jedná o zástupce ředitele pro administrativní práci. V rámci své působnosti však často patří:
- kancelář;
- IT oddělení;
- sekretariát;
- archivy atd.
Rozsah působnosti úředníka
Správní ředitelství se zabývá především organizačními otázkami. V některých případech zahrnuje rozsah jeho pravomoci a povinností:
- Bezpečnost v organizaci.
- Firemní etika.
- Otázky pracovní kázně ve společnosti nebo podniku.
Administrativní ředitel - dostatečně vysoký manažer. Úředními povinnostmi tohoto zaměstnance je, že je oprávněn vykonávat obecnou správu práce svých podřízených jednotek. A to znamená, že jejich zaměstnanci jsou přímo podřízeni tomuto úředníkovi. Z toho přímo vyplývá, že na správní ředitele jsou kladeny poměrně přísné kvalifikační požadavky.
Legislativní regulace
Při přípravě popisu práce se odborníci z personálního servisu organizace zpravidla řídí CEN (Unified Qualification Reference Guide pro manažera, specialisty a ostatní zaměstnance). Zákon byl schválen nařízením Ministerstva práce č. 37 v roce 1998.
V TSA však není žádný administrativní ředitel (popis práce zaměstnance). Z toho vyplývá, že při přípravě dokumentu pro tohoto zaměstnance se může personalista spolehnout na jednání pro podobné funkce:
- Vedoucí obchodní jednotky;
- vedoucí kanceláře;
- hlavní (vyšší) správce;
- Vedoucí archivního oddělení atd.
Popis úlohy
Není zde přesně definovaný vzorec. Popis práce zástupce ředitele pro administrativní práci však musí nutně obsahovat následující oddíly:
- Obecná ustanovení
- Hlavní cíle činnosti.
- Funkční odpovědnost odborníka.
- Práva úředníka.
- Odpovědnost zaměstnance.
Na základě tohoto dokumentu vyzýváme čtenáře, aby se seznámil s aspekty činnosti vedoucího administrativní práce.
Obecná ustanovení popisu práce
Začneme analyzovat strukturu této části dokumentu:
- Úplný název pozice. V našem případě je vše jednoduché: „správní ředitel“.
- Popis pozice, požadavky na podřízenost. V našem případě je specialista podřízený generálnímu řediteli. Může zase mít menší jednotky a jejich vůdce.
- Podmínky pro přijetí uchazeče na volné místo, jakož i podmínky pro jeho propuštění, které nejsou v rozporu s platnými ruskými pracovními právními předpisy. V našem případě dochází k přijetí a propuštění na příkaz generálního ředitele organizace.
- Údaj o zaměstnanci, který bude dočasně jednat jako ředitel správní části, pokud nebude na pracovišti přítomen.
Kvalifikační požadavky na uchazeče o místo
Protože práce správního ředitele není přímo uvedena v TSA, je docela obtížné samostatně stanovit kvalifikační požadavky pro zaměstnance. Nejčastěji uvádějí, že je nutný zaměstnanec s vysokoškolským vzděláním (ve specializaci související s činností zaměstnávající společnosti v oblasti personálního řízení), jakož i zkušenosti s manažerskými pozicemi.
Nezbytné znalosti a vedení
Tato část popisu úlohy uvádí následující:
- Seznam znalostí, které by měl mít úředník. Jedná se o ruský zákoník práce, postup hlášení (včetně osobních záznamů) atd.
- Seznam normativních aktů, kterými by se měl správní ředitel ve své oficiální činnosti řídit. Jedná se o ruské právní předpisy, místní akty a příkazy zaměstnávající organizace, vnitřní pracovní předpisy atd.
Hlavní funkce úředníka
V této části je pro ředitele správního oddělení důležité uvést hlavní úkoly odborníka na pracovišti. Výchozí nastavení je následující:
- Kontrola činnosti strukturálních útvarů organizace.
- Práce s různými ekonomickými a administrativními dokumenty.
- Hledejte kancelářské a výrobní prostory pro společnost.
- Poskytování potřebných kancelářských potřeb, kancelářského vybavení, nábytku atd. Zaměstnancům společnosti
- Výběr personálu pro volná místa v podřízených strukturálních jednotkách.
- Přijímání odpovědných rozhodnutí s cílem podpořit významné podřízené zaměstnance a postihovat ty, kteří porušují pracovní kázeň.
Funkční povinnosti úředníka: verze č. 1
Při sestavování pokynů pro administrativního ředitele (zástupce vedoucího) by měl pracovník v této části stručně, ale podrobně a jasně popsat povinnosti odborníka. Protože v CEN nejsou žádná konkrétní doporučení, nabízíme vám několik verzí obsahu této části.
První bude vypadat takto:
- Dodržování harmonogramu dovolené.
- Časové záznamy.
- Kontrola pracovní kázně ve společnosti.
- Přímá komunikace s pokyny vedení společnosti běžným zaměstnancům.
- Sledování včasného plnění pokynů vedoucího pracovníky oddělení.
- Navazování kontaktů s partnery, dodavateli, vládními agenturami. Vyžádat si od nich dokumentaci, účastnit se diskusí, řešit problémy, které nevyžadují povinnou přítomnost vedoucích zaměstnanců společnosti.
- Organizace hromadných firemních akcí pro zaměstnance ve společnosti.
- Kontrola zajišťování bezpečnosti majetku zaměstnávající organizace.
- Provádění opatření, která přispívají k prevenci a eliminaci oficiálních konfliktů v rámci společnosti.
- Organizace úklidu kanceláře, průmyslových prostor, přilehlé území.
- Zajištění potřebných kanceláří, výrobních doplňků, strojů, zařízení atd. Zaměstnancům společnosti
- Provádění úvodního briefingu s nově najatými zaměstnanci - o bezpečnostních opatřeních, předpisech požární bezpečnosti, ochraně práce.
- Posouzení přínosu pracovníků k rozvoji společnosti, přijímání odpovědných rozhodnutí o povýšení zaměstnanců.
- Účast na řešení problematiky porušení pracovní kázně, odevzdání vyššího řízení návrhů na disciplinární řízení.
Funkční povinnosti úředníka: verze č. 2
Nyní si představte další verzi popisu úlohy. Konkrétně - sekce představující povinnosti ředitele společnosti:
- Obecné řízení administrativních činností organizace.
- Organizace a implementace dokumentace pro zaměstnavatelskou společnost. Jinými slovy, pracovní pracovní postup.
- Příprava správního rozpočtu. Monitorování odpadu, optimalizace nákladů.
- Správa administrativních pracovníků - kancelář, sekretariát, AHO (správní úřad).
- Účast na výběru personálu přímo pro administrativní jednotky.
- Sledování dodržování předpisů na ochranu práce, požárních předpisů, bezpečnostních opatření.
- Organizace činnosti interních komunikačních struktur - pravidla interakce útvarů, informačních systémů, zaměstnanců a strukturálních jednotek.
- Nastavení obchodních procesů a jejich následné zlepšování.
- Metodická podpora společnosti: vývoj standardů služeb, předpisů a sledování jejich implementace.
- Řízení nákupu (vybavení, spotřební materiál, papírnictví, kancelářský nábytek atd.).
- Interakce s organizacemi, partnery podporujícími činnost zaměstnávající společnosti, výběrová řízení.
Funkční povinnosti úředníka: verze č. 3
A nejnovější verze povinností správního ředitele:
- Sleduje úplné a včasné provedení správcovské společnosti, pronajímatele kancelářských prostor (je-li to relevantní) ustanovení dohod s nimi uzavřených. Zejména zajistit životnost společnosti.
- Plánování, vedení a monitorování činností pracovníků AHO a smluvních firem pracujících ve prospěch zaměstnávající společnosti (voda, jídlo, čištění atd.).
- Zajištění hladkého fungování organizace.
- Organizace oprav, restaurování, restrukturalizace kanceláří, průmyslových prostor (také se zapojením dodavatelů). Koordinace těchto akcí s pronajímatelem, správcovskou společností atd.
- Organizace pracovních míst pro nové pracovníky.
- Poskytování společnosti novým nábytkem, spotřebiči, zařízením, spotřebním materiálem.
- Vyhledávání a organizace nabídek.
- Údržba smluv s dodavateli, dodavateli nezbytných služeb.
- Platby účtů, financování administrativních projektů.
- Pracovní postup s dodavateli, partnery, pronajímatelem.
- Organizace přepravy zaměstnanců, dodání dokumentace.
- Organizace pracovních míst.
Práva specialistů
Popis práce je nutný k tomu, aby zajistil odborníkovi plnění jeho úředních povinností. Standardní práva administrativního ředitele jsou následující:
- Schopnost podniknout nezbytné kroky k odstranění konfliktních situací.
- Vydávat (v mezích oficiální kompetence) příkazy závazné pro podřízené zaměstnance.
- Předkládat návrhy vyššímu vedení na uložení disciplinárních sankcí, najímání nových zaměstnanců, propouštění pracovníků z pracovních povinností.
- Uzavřít smlouvy s partnery a dodavateli o nákupu nezbytného vybavení a materiálů. Provádění příslušných bankovních operací.
- Jednat v rámci svých pravomocí jménem celé zaměstnavatelské společnosti.
Na žádost zaměstnavatele může být výše uvedený seznam práv úředníka rozšířen.
Odpovědnost úředníka
Tato část popisu práce poskytuje informace o disciplinární, trestní a správní odpovědnosti ředitele AXO. Zde je standardní:
- Disciplinární odpovědnost za porušení vnitřních pracovních předpisů, nedodržování pokynů vyššího vedení a povinností stanovených v popisu práce.
- Za spáchání žaloby (nečinnost), za jejíž odpovědnost podle Kodexu správních deliktů, Trestního zákona Ruské federace.
- Za způsobení věcné škody zaměstnávající společnosti a jejím zaměstnancům. Odpovědnost spadá do občanského zákoníku Ruské federace.
Administrativní ředitel, stejně jako každý jiný zaměstnanec, musí přísně dodržovat požadavky svého popisu práce. Před zahájením výkonu pracovních povinností se musí zaměstnanec seznámit s obsahem tohoto dokumentu a ujistit ho jeho podpisem. Výše uvedený popis práce odráží obecně všechny aspekty činnosti zástupce ředitele pro ACh ve velké společnosti, v podniku.