Dokonce i nejbohatší společnost, která vlastní cenově nejvýhodnější produkt, přemýšlí o rozumných úsporách. Pouze v tomto případě bude mít více prostředků a příležitostí k udržení vlastního podnikání nad vodou a dalšího rozvoje.
Není žádným tajemstvím, že čím větší je podnik, tím vyšší jsou jeho náklady. Kromě toho zaujímají lví podíl i sekundární rozpočtové položky, které zahrnují tisk dokumentů. A vzhledem k aktuálnímu směnnému kurzu dolaru mohou být tištěné soubory skutečně „zlaté“.
Kolik peněz je potřeba k tisku dokumentů?
Podle statistik zveřejněných společností Hewelett-Packard každý podnik, který lze klasifikovat jako střední a velký podnik, utrácí asi 6% svých zisků za náklady na papír. Pro některé se toto procento, jako procento, může zdát malé, ale není to vůbec.
Pokud je průměrný měsíční příjem společnosti 10 milionů rublů, pak tisk dokumentace bude stát asi 600 tisíc rublů! Je velmi obtížné nazvat takovou postavu malou nebo nevýznamnou.
Přiměřená optimalizace nákladů na tisk pomůže nové a dosud velmi populární službě - outsourcingu tisku.
Co je to outsourcing tisku a jak to funguje
Tato služba pomůže ušetřit peníze pouze pro střední, velké a velmi velké podniky s velkými interními a externími pracovními toky. Outsourcing tisku je někdy označován jako „údržba kopií“.
Výpočet přesné hodnoty nákladů na tisk je někdy nejen obtížný, ale prostě neuvěřitelný. K tomu dochází, protože nákupy provádějí různá oddělení:
- Kancelář (papír) získává vedoucí kanceláře, tajemník, jakýkoli jiný zaměstnanec AXO.
- IT oddělení je zodpovědné za včasný nákup a opravu tiskového zařízení.
- O náhradní náplně, stejně jako o jakýkoli jiný spotřební materiál, se stará oddělení nákupu.
V různých městech a regionech se desítky, stovky a tisíce dělníků duplikují každý den. Kancelářské vybavení čas od času vyžaduje nejen úpravu nebo doplnění paliva, ale také opravu. Náklady se zvyšují, když jsou finanční prostředky společnosti použity iracionálně: v tiskárně došel inkoust a smlouva vypadá vybledlá, listy „testovacího“ tisku, když potřebujete zkontrolovat funkčnost tiskového zařízení atd.
Outsourcing tisku není nic jiného než komplexní služba tiskového zařízení. Výhodou je, že zákazník platí pouze za kopie vytvořených dokumentů.
Jak je vedeno tiskové účetnictví a jak odebrat čítač kopií z tiskárny?
U všech nových modelů technologie tisku je k dispozici čítač vyrobených kopií. Je možné odebírat hodnoty z tohoto čítače ručně, nebo je to možné i v automatickém režimu.
Ruční metoda, která zajišťuje obvyklý tisk konfigurační stránky, není nejpohodlnější, ale nejpřesnější. Populární je použití různého softwaru, který pomáhá monitorovat tiskárny (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor atd.).
Všechny uvedené programy zobrazují množství inkoustu v kazetách, přítomnost tištěných listů, přibližnou dobu do výměny kazety atd.
Významnou mínus automatická metoda je povinná integrace s internetem. Ne každá veřejná nebo soukromá instituce riskuje únik interních údajů.
Zjevné výhody používání
Bez ohledu na zvolenou metodu lze outsourcing tisku označit za efektivnější způsob účtování procesu tisku dokumentů. Kromě toho vám umožňuje spolupracovat s jiným poskytovatelem tiskových služeb a optimalizovat pracovní dobu IT oddělení, které se zabývá nejen pravidelnou údržbou tiskárny, ale také jejím doplňováním, nastavením a opravou.
V tomto případě můžete zcela zapomenout na kvantitativní účinnost kazet, jejich technické vlastnosti, doplňování paliva.
Tento formát služby zajišťuje platbu po dokončení práce, to znamená, že za kvalitní tištěné dokumenty se platí peníze. Stejně jako jiné dohody stanoví dohoda o outsourcingu jasné lhůty pro poskytování služeb, jejich náklady a dobu platby.
Společnost, která uzavřela takovou smlouvu, se zcela zbavuje mnoha drobných starostí: nákup papíru, vybavení a dalšího spotřebního materiálu, starosti s opravou zařízení, úspora elektřiny a tisk dokumentů pro osobní potřeby zaměstnanců.
Jaké razítko nebude zaplaceno?
Dohoda skutečně poskytuje pouze kvalitní výtisk. Kvalitní tištěný list by neměl obsahovat:
- různé tečky na papíře;
- pruhy a otisk;
- různé vnější zvuky;
- zasekávání papíru a mechanické poškození;
- zkreslení obrazu;
- částice toneru.
Jaké jsou způsoby platby za službu?
Náklady na jednu kopii dokumentu, kterou hradí zákazník, již zahrnovaly veškeré náklady na materiál, údržbu a opravy zařízení.
Protistrana může za své služby nabídnout několik možných způsobů:
- Podniky nejčastěji uzavírají tradiční dohody, které zahrnují náklady na každou kopii.
- Velké podniky s velkým pracovním tokem mají zájem o jedinou cenovou smlouvu. Jinými slovy: za neomezené používání zařízení společnost platí jednotný tarif měsíčně.
- Zákazníci, kteří jasně znají své malé potřeby, mají lepší výhodu při používání smlouvy o pevné ceně. V tomto případě povinná měsíční platba zahrnuje limit stránky za speciální cenu, a pokud společnost vytiskne více než stanovený standard, tištěný dokument, který byl vytvořen nad rámec normy, je zakoupen za obvyklou cenu.
Úskalí a skryté nevýhody
Navzdory mnoha výhodám služby má mnoho skrytých nevýhod:
- Vzhledem k vysokým nákladům na službu je vhodné používat pouze velké organizace. Cena je způsobena výhradně originálními kazetami a náhradními díly pro jejich vybavení.
- Každý prodejce poskytuje služby výhradně pro své výrobky a přechod na tiskárny jiné značky může mít za následek pěkný cent. Vzhledem k současné situaci na světovém měnovém trhu lze závislost na zahraničním výrobci jen stěží nazvat bezpečnou. Taková rizika nejsou náklady na jediné kancelářské vybavení a jeho bezplatná údržba.
- Při instalaci zařízení trvejte na laseru. Faktem je, že je mnohem snazší a pohodlnější vést jasný záznam tištěných kopií.
- Některé tiskárny neobsahují čítače tisku.
- Žádný prodejce nezvažuje tisk na jiné formáty než A4. Pokud organizace potřebuje vytisknout dokument ve formátu A3, bude se počítat jako 2 listy A4.
- Přechod na outsourcing kancelářského tisku je dlouhý proces. Praxe ukazuje, že koordinace všech ustanovení smlouvy může trvat až dva měsíce, zatímco organizace bude mít velké potíže s převodem poboček v regionech. Odborníci poznamenávají, že proces zavedení služby může v průměru trvat dlouho (od 3 do 6 měsíců). Vedoucí poboček v regionech mohou být v rozporu s inovacemi. Důvodů může být mnoho, ale nejčastější z nich je osobní zájem o spolupráci s konkrétním dodavatelem.U těchto úředníků se o centralizaci tisku sní jen ve špatných snech, což může být vážný problém. Před takovým vážným rozhodnutím - přechod na outsourcing kancelářského tisku, pečlivě promyslete a analyzujte situaci s pracovním postupem ve společnosti.
Zkuste vypočítat náklady na kancelářský tisk za měsíc, čtvrtletí a rok. Číslo musí být přesné! Současně zvažte všechny skryté náklady (spotřeba energie, množství času stráveného údržbou tiskáren, tiskem osobních souborů zaměstnanci atd.). Podívejte se na dnešní nabídky outsourcingu kancelářského tisku. Nikdy si nevyberete dodavatele vedeného výjimečně nízkou cenou. Taková spolupráce je plná bolesti hlavy. Důležité zkušenosti a pověst, počet úspěšných projektů.