V každé organizaci musí být každý dokument zaregistrován a zapsán do zvláštního deníku. To platí také pro pracovní smlouvy. Rejstřík pracovních smluv, jehož vzorek bude dále analyzován, je vyžadován v každé společnosti, která vede záznamy o dokumentech a datech svých zaměstnanců.
Potřebuji časopis
Vůdci organizací by měli pochopit, že rejstřík pracovních smluv a dodatečných dohod není ztráta času, ale příležitost se pojistit. Za prvé, je to velmi výhodné. Veškeré informace o dokumentech jsou obsaženy na jednom místě, namísto uložení hromady smluv všech zaměstnanců na vašem stole. Za druhé, časopis může být nezbytný, pokud dojde ke konfliktu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Zatřetí, díky časopisu může pracovník v oblasti lidských zdrojů v krátkém čase vydat zaměstnanci jakékoli informace.
V některých organizacích je obvyklé vést několik takových časopisů: pro trvalé smlouvy a pro naléhavé.
Slovo zákona
Mimochodem, právní předpisy nikde neuvádějí, že je vyžadován registr pracovních smluv. Stalo se však, že se jedná o danou kancelářskou práci a její obecná pravidla. Podle norem musí být každý dokument opraven. Tento deník je navíc uveden v seznamu řídicích dokumentů. A jeho absence v organizaci může způsobit problémy s kontrolními orgány.
Zkušení zaměstnanci personálního oddělení tvrdí, že existence rejstříku pracovních smluv, jejichž vzorek bude představen později, výrazně usnadňuje pracovní dny a umožňuje vám organizovat údaje o zaměstnancích a vést o nich záznamy.
Plnění
Jak přesně by účetní časopis měl vypadat, není zákonem upraveno. Ve většině případů je forma rejstříku pracovních smluv běžným zápisníkem. Hlavní věc je, že kryt je hustý pro větší využití.
Na titulní stránce deníku musí být uveden název organizace, název deníku, začátek jeho údržby. Dále jsou na prvním listu uvedeny osoby odpovědné za vedení knihy. Pokud se předpokládá, že se oprávněné osoby mohou změnit, je lepší o nich zadat informace řádným způsobem:
- Číslo v pořádku.
- Podrobnosti o zaměstnanci.
- Název příspěvku.
- Důvody, proč tato osoba může v deníku provádět změny.
- Podpis zaměstnance.
Vyplnění registru pracovních smluv lze nazvat standardem. Všechny informace se zadávají do tabulky, počet sloupců, ve kterých se liší v závislosti na přání samotné organizace. V průměru může být až deset sloupců. Tabulka je naplněna následovně:
- Sériové číslo registrace dokumentu.
- Datum uzavření smlouvy.
- Číslo smlouvy.
- Podrobnosti o zaměstnanci.
- Název pozice nebo specializace.
- Název oddělení nebo jednotky.
- Doba platnosti smlouvy.
- Povaha práce.
- Existence dalších dohod.
- Zvláštní poznámky.
Volitelně můžete zadat další sloupec, do kterého se zaměstnanec podepíše vedle poskytnutých informací. Podpis navíc znamená, že zaměstnanec obdržel kopii smlouvy.
Ti, kteří nevědí, jak vypadá rejstřík pracovních smluv, mohou vidět ukázkový dokument na níže uvedené fotografii.
Papírová verze
Navzdory skutečnosti, že éra počítačové technologie dnes vzkvétá, téměř všechny společnosti si vedou papírovou verzi registračního deníku.
Za prvé, tento dokument musí být sešíván, očíslován a certifikován vedoucím organizace. Za druhé, personální oddělení zajišťuje, že je mnohem pohodlnější vést takový deník. A zatřetí, v deníku by měly být podpisy zaměstnanců, které vyjadřují jejich souhlas s uvedenými informacemi.
Elektronická verze
Elektronická forma registrace pracovních smluv má klady i zápory. Elektronické dokumenty jsou bezpochyby velmi pohodlné. Hromadu složek a papírů nepřeplňuje stůl a police, protože vše je uloženo v počítači. Ale v elektronické verzi nemůžete získat zaměstnanecký podpis v dokumentu a docela často se stává, že se počítač rozpadne a všechny informace mohou jednoduše zmizet.
Proto mnoho personálních manažerů, pokud si vedou elektronický deník, je to pouze jako záložní verze papírového média.
Obvykle vytvářejí elektronickou verzi ve formátu Excel. Tato tabulka má mnoho funkcí a lze ji snadno vyplnit. Elektronický formát časopisu je:
- kontrola ukládání informací;
- utajení informací;
- okamžité vytváření kopií objednávek a certifikátů;
- Okamžité vyhledávání potřebných dokumentů.
Kromě toho si můžete samostatně vést protokol o dalších. dohody o pracovních smlouvách. Někdy je však nevhodné hledat informace o zaměstnanci v různých dokumentech. Je lepší, pokud jsou tyto informace zvýrazněny jako samostatný sloupec ve společném dokumentu.
Funkce
Při protokolování jsou některé funkce, které lze nejlépe zachovat. To může zahrnovat:
- Rejstřík smluv k pracovním smlouvám a samotným smlouvám lze zahájit znovu každý rok. To platí zejména pro velké podniky, kde je mnoho dokumentů.
- Pokud se oprávněná osoba při zadávání údajů dopustila chyby, nepředpokládají se za to žádné pokuty.
- Takový dokument by měl být uložen po dobu nejméně 75 let.
- Po skončení lodního deníku je třeba jej zablikat a očíslovat. Dále vložte pečeť a odešlete ji do archivu dokumentů, kde je skutečně uložena.
- Pokud smlouva na dobu určitou spadá do kategorie neomezené, musí být tato skutečnost zaznamenána. Dále je smlouva znovu zaregistrována nebo je v deníku zapsána odpovídající poznámka.
- Vůdce musí potvrdit registrační deník umístěním svého podpisu na zadní stranu notebooku.
Kdo vede časopis
Jak jsme již zjistili, smluvní účetní deník je dokument, který potvrzuje přítomnost důležitých dokumentů v organizaci.
Podle pravidel tyto dokumenty vyplňují a uchovávají oprávněné osoby. Jádrem jsou to zaměstnanci HR nebo personalisté. Jsou odpovědné za různé kontroly, tj. Úplné poskytování informací o zaměstnancích.
Stejní zaměstnanci rovněž nesou odpovědnost za originály všech smluv a dodatečných dohod s nimi. Spusťte tyto dokumenty podle objednávky zaměstnavatele.
Pořadí určuje:
- druh těžby (papírové nebo elektronické);
- novinář
- registrační formulář.
Dříve byl předložen registr pracovních smluv (vzorový dokument). Nyní můžete na fotografii vidět, jak vypadá deník pro registraci dalších smluv ke smlouvám.
Změny
Dříve bylo řečeno, že s malým dohledem zaměstnanec nenese zvláštní odpovědnost ani sankce. Stále však musíte časopis pečlivě vyplnit.
Je přísně zakázáno provádět jakékoli změny, bez ohledu na typ dokumentu. Pokud oprávněný zaměstnanec udělá vážnou chybu, měl by být deník uzavřen. To znamená, že na poslední stránce knihy je uveden důvod jejího uzavření. Dále by měl být problém oznámen vedoucímu společnosti. Abyste mohli založit nový účetní deník, musíte vydat objednávku.
Pokud jde o další změny, které se týkají konkrétního zaměstnance, zahrnují:
- propuštění;
- změna pracovních podmínek;
- přemístění zaměstnance do jiného oddělení, divize nebo změna postavení zaměstnance.
Pro tyto informace se vytvoří buď samostatná kniha pro doplňkové dohody, nebo samostatný sloupec v deníku registrace smluv.
Je důležité si uvědomit, že takový deník je primárně důležitý pro zaměstnance, který udržuje informace o zaměstnancích.
Díky tomuto dokumentu můžete snadno najít informace v těch časopisech, které byly dlouho přeneseny do archivu. A také časopis je právním potvrzením existence všech těch pracovních smluv, které jsou uzavřeny se zaměstnanci, kteří vykonávají svou činnost v podniku.