Aby bylo možné činit jakékoli důležité rozhodnutí pro bytový dům, vyžaduje se hlasování vlastníků. Tento proces může být proveden v několika formách, z nichž každá má své vlastní charakteristiky a účel. Všichni spoluvlastníci často nemají příležitost zúčastnit se příští schůzky, takže se musíte uchýlit k korespondenci. Majitelé bytů v budově by měli vědět, jak vlastníci domů drží hlasovací lístky, jaké jsou hlasovací lístky, jaké jsou hlasovací lístky používány, jak jsou zápisnice správně sestaveny a sčítány hlasy.
Koncept nepřítomného hlasování
U každé budovy s více jednotkami je nejvyšším řídícím orgánem setkání vlastníků. Je to na tom, že jsou učiněna významná rozhodnutí ohledně udržování objektu v optimálním stavu.
Na těchto setkáních se majitelé bytů snaží zlepšit životní podmínky a optimalizovat správu. Postup, na jehož základě se hlasování koná, je stanoven v listině HOA nebo trestního zákoníku. Aby bylo rozhodnutí legitimní, vyžaduje se určité kvórum. K tomu je nezbytné, aby se tohoto řízení zúčastnilo nejméně 50% obyvatel domu.
Pokud jsou na schůzce vyřešeny například problémy spojené s finančními a ekonomickými činnostmi, například je vyžadována půjčka nebo je nutná generální oprava, je důležitou vlastností přítomnost alespoň 60% vlastníků bytů.
Obyvatelé jsou o schůzce informováni pomocí zvláštního předvolání. Předem určená forma hlasování. Pokud není možné shromáždit požadovaný počet spoluvlastníků, musíte se uchýlit k absentujícímu hlasování. Tento postup předpokládá, že se občané nesestavují v žádné místnosti, takže dostávají hlasovací lístky, které jsou poté vyplněny doma. Pouze poté, co jsou shromážděny a spočítány, je učiněno rozhodnutí.
Funkce formuláře korespondence
Předseda HOA musí vědět, jak vlastníci domů drží hlasovací lístky a jaké podmínky pro to musí být splněny. Mezi vlastnosti tohoto procesu patří:
- Provádí se pouze za podmínky, že není možné v žádném případě zorganizovat osobní setkání;
- postup se provádí v několika fázích, protože se nejprve provádí příprava, po které jsou všichni nájemci informováni o plánovaném hlasování, a teprve poté je proveden přímý postup pro vyplnění dotazníku;
- po shrnutí jsou zápisy z jednání sestaveny kompetentně;
- všichni občané zapojení do tohoto procesu by měli být informováni o výsledcích;
- Hlavní etapy provádí předseda rady domu a může také využít pomoc zaměstnanců trestního zákoníku odpovědných za tuto strukturu.
Obyvatelé mohou do řízení zapojit zaměstnance trestního zákoníku. Jsou to ti, kdo připravují nepřítomné hlasovací lístky pro majitele domů a také vysvětlují obyvatelům, jak se tento proces provádí. Správcovská společnost může samostatně rozvíjet formu a obsah dotazníku.
Jaké problémy se řeší?
Při výběru nepřítomného hlasovacího formuláře majitelů domů můžete vyřešit mnoho důležitých otázek. Například:
- rozhoduje se, kdy as jakými prostředky budou provedeny současné nebo velké opravy bytového domu;
- definuje pravidla a odstíny krajinářské úpravy umístěné vedle domu;
- rozhodnutí o možnosti pronájmu prostor náležejících k domu;
- posoudil potřebu zvýšit sazby za generální opravy;
- je jmenován předseda nebo tajemník HOA.
Pokud chápete, jak vlastníci domů volí nepřítomné, můžete legálně a rychle vyřešit mnoho důležitých otázek, které se týkají každého vlastníka bytu v takové budově. Výše uvedený seznam otázek je přibližný, proto je možné rozhodovat o dalších důležitých bodech.
Pravidla oznámení nájemce
Všichni vlastníci bytů v budově musí být o postupu předem informováni. Za tímto účelem jim jsou zasílána písemná oznámení. Sestavují je lidé z vedení domácnosti, kteří se rozhodnou, zda provést průzkum.
Iniciátoři zasílají oznámení všem obyvatelům domu, pro které mohou osobně navštívit byty nebo nechat dokumenty v poštovních schránkách. Dokumentace se předkládá 10 dní před přímým sběrem. Pro taková oznámení neexistuje žádný schválený formulář, ale určitě musí obsahovat následující informace:
- informace o osobách, které jsou přímými iniciátory průzkumu;
- forma procesu;
- datum, kdy bude postup proveden;
- čas, do kterého jsou všichni obyvatelé povinni vrátit vyplněné hlasovací lístky;
- je vyznačeno místo, kde budou získány hlasy majitelů bytů;
- pořad jednání a po přenosu oznámení nebude možné tento pořad změnit;
- způsob a čas seznámení s informacemi o projednávaných otázkách.
Majitelům bytů je dovoleno zasílat e-mailem úplně oznámení. K tomu se používají doporučené dopisy s potvrzením o doručení. Pokud je dokumentace předána všem obyvatelům, je důležité tento proces provést pod podpisem.
Jak se určuje způsobilost?
Aby bylo možné učinit rozhodnutí učiněná po hlasování, musí být zohledněny některé podmínky. Mezi ně patří:
- všichni vlastníci bytů umístěných v bytovém domě musí být o postupu informováni;
- hlasy všech nájemců nejsou požadovány, je však požadováno usnášeníschopnost, proto musí alespoň 50% odpůrců hlasovat minimálně;
- pokud se vyřeší nějaké finanční problémy, budete muset sbírat hlasy od 60% vlastníků bytů.
Pokud není možné dosáhnout usnášeníschopnosti, budete muset hlasovat znovu.
Procesní požadavky
Pro zákonné hlasování se berou v úvahu následující požadavky:
- používají se optimální bulletiny;
- je dosaženo optimálního kvora;
- majitelé bytů jsou informováni včasným způsobem;
- řeší se důležité otázky;
- kompetentně zaznamenané výsledky;
- o rozhodnutí jsou informováni všichni obyvatelé.
Pouze za takových podmínek budou získány optimální výsledky, které nelze napadnout.
Jak drží majitelé domů hlasovací lístky?
Tento postup je považován za poměrně jednoduchý, ale pro to, aby všechna přijatá rozhodnutí byla legální, je třeba vzít v úvahu správnou posloupnost akcí. Proto jsou implementovány následující kroky:
- určuje důvody, proč je nemožné uspořádat valnou hromadu za účelem provádění otevřeného hlasování;
- vypracuje se oznámení, do kterého se vloží informace o pořadu jednání, včetně údajů o všech iniciátorech tohoto hlasování;
- ve stanovené lhůtě musí takové oznámení obdržet každý majitel domu v domě;
- v předem stanoveném období obdrží všichni majitelé bytů předem připravené hlasovací lístky;
- odpovídají na otázky vznesené formou hlasování, pro které si mohou vybrat následující možnosti - pro, proti, zdržet se;
- vyplněné formuláře uvedené v oznamovací metodě se předávají iniciátorům hlasování;
- hlasy se sčítají, po kterém je vypracován protokol;
- Na základě výsledků je učiněno rozhodnutí.
Při sestavování oznámení lze použít jakýkoli vhodný formulář. V nepřítomnosti by majitelé domů měli hlasovat v době uvedené v tomto dokumentu.
Pravidla bulletinu
Voliči si mohou vytvořit vlastní hlasovací lístky. Zahrnují informace o tom, jaké problémy musí vlastníci bytů v domě vyřešit. Je vhodné prostudovat vzorky hlasovacích lístků nepřítomných majitelů domů, abyste získali představu o tom, jak tato dokumentace vypadá.
Aby bylo snadné se rozhodnout, jsou všechny otázky psány přesně a jasně. Dokument navrhuje tři možné odpovědi, které vám umožní zkontrolovat opačnou odpověď. Ukázka hlasovacích lístků nepřítomných majitelů domů se liší pouze svým jménem. Příklad tohoto dokumentu lze prostudovat níže.
Nuance počítání hlasů
Po hlasování počítá iniciativní skupina hlasy. Za tímto účelem se berou v úvahu odpovědi na všechny otázky dostupné v bulletinech. Pouze na základě informací dostupných v těchto dokumentech se stanoví výsledky nepřítomného hlasování majitelů domů. Ukázkový informační bulletin lze studovat výše.
Používají se pouze dokumenty, které vlastníci bytu předložili včas. Počet hlasů je stanoven na základě rozlohy bytu v domě. Je povoleno, aby hlasovací lístek vyplňoval zástupce, který má ověřenou plnou moc.
Počítají se pouze hlasy, ve kterých je jedna odpověď vybrána ze tří možností. Pokud lidé poruší požadavky na vyplnění dokumentu, jejich hlasy se nezapočítávají.
Jak jsou výsledky sestaveny?
Jakmile je sčítání hlasů provedeno, předseda HOA vypracuje protokol hlasováním nepřítomného. Při vyplňování následujících pravidel:
- počet všech vlastníků bytů v bytovém domě;
- jak správně občané vyplnili formuláře;
- zda bylo dosaženo usnášeníschopnosti;
- zda bylo hlasování provedeno správně, protože pokud jsou zjištěny vážné chyby, jsou výsledky snadno rozpoznány jako neplatné.
Všechna správně provedená rozhodnutí jsou v protokolu zaznamenána. Navíc obsahuje následující informace:
- název dokumentu;
- datum hlasování;
- místo shromažďování bulletinů;
- informace o iniciátorech procesu;
- hlasoval počet majitelů bytů;
- informace o předsedovi a tajemníkovi schůze;
- otázky, které byly zváženy v procesu hlasování;
- označuje, zda bylo dosaženo požadovaného kvora;
- výsledky přímého hlasování jsou uvedeny;
- na konci je podpis podepsán předsedou a tajemníkem.
Originál tohoto dokumentu by měl být uložen předsedou a kopie by měly být zaslány do 5 dnů trestnímu zákoníku, sdružení vlastníků domů a bytovému družstvu. Vzorový hlasovací protokol nepřítomného najdete níže.
Závěr
Pokud není možné uspořádat valnou hromadu, koná se hlasování nepřítomného. Jedná se o převod různých způsobů hlasování na obyvatele budovy zvláštních hlasovacích lístků. Tyto formy musí být včas předány proaktivním jednotlivcům.
Na základě získaných výsledků je vytvořen hlasovací protokol, pomocí kterého můžete zjistit, jaká rozhodnutí učinili obyvatelé budovy.