Tajná kancelář je spojena se značným rizikem. Většina z toho je způsobena neznalostí specifik práce a porušením klíčových principů její implementace. 
Státní tajemství - co to je?
Tento koncept má několik významů. V obecném smyslu, tajemství charakterizuje něco neznámého a nevyřešeného. Ve vztahu k vládním agenturám se takovými informacemi rozumí data, která jsou známa přesně definované kategorii osob. Státní tajemství proto není předmětem zveřejnění. Tato data si obvykle zachovávají svůj stav po určitou dobu. Je stanovena v závislosti na významu informací, jejich potřebě, vyplývajících ze zájmů celé země nebo konkrétního oddělení. Z různých důvodů ztrácí informace v průběhu času své tajemství. Po určité době může být zveřejněna nebo zveřejněna.
Supy tajemství: typy
Při každodenní práci resortů a ministerstev Ruské federace se sestavuje obrovské množství aktů. Implementace manažerských funkcí je nemožná bez pracovního postupu. Jedním z charakteristických rysů administrativních činností je rozmanitost materiálů. Klasifikace utajovaných informací se provádí v souladu s federálním zákonem č. 5485-I. Významná část aktů vydaných správními orgány obsahuje informace, které nepodléhají zveřejnění. Existují však stupně utajení. Odrážejí se na nich zvláštními značkami. Legislativa stanoví následující supy: „Tajné“, „Zvláštní důležitosti“ a „Přísně tajné“. Podívejme se na ně podrobněji. 
Rozlišovací znaky známek
Razítka utajení dokumentů se stanoví v závislosti na obsahu a důležitosti informací v nich obsažených. V důsledku toho poskytuje zveřejnění určitých údajů určitou odpovědnost. Značka „Zvláštní význam“ znamená nejvyšší stupeň utajení. Tento stav je přiřazen omezené kategorii aktů. Zveřejnění těchto informací představuje nebezpečí pro zemi. Zveřejnění těchto údajů může významně poškodit zájmy státu. V tomto ohledu by akty přidělené této skupině měly být chráněny zvláštním způsobem.
Značka „Top Secret“ je umístěna na dokumentech, které více souvisejí s bezpečností a obranou země. Škody způsobené jejich odhalením jsou zcela zřejmé. Postup pro nakládání s těmito informacemi je přísně regulován.
Existuje další kategorie dokumentů. Jsou označeny „Pro oficiální použití“. Pokud supové tajemství jasně stanoví status aktů, pak v tomto případě existuje omezení přístupu k informacím. Je nutné zabránit úniku servisních dat. 
Obecná pravidla
Známky o ochraně osobních údajů a postupy pro jejich nakládání jsou stanoveny v souladu se seznamy definovanými výše uvedeným spolkovým zákonem. Zadávání informací a změna seznamů takových údajů je přiřazena konkrétním úředníkům. Při vytváření seznamu se berou v úvahu všechny oblasti produkce. Bezpečnostní informace jsou nastaveny pro informaci:
- Ve vojenském poli.
- V oblasti vědy, ekonomiky a technologie.
- V oblasti zahraniční ekonomiky a politiky.
- V oblasti inteligence, operační inteligence, kontrarozvědky.
- V oblasti boje proti terorismu.
Během událostí, kdy jsou zřízeny tajné známky, se pořizují výpisy z příslušných aktů, které určí dodavatel.Kontrola této činnosti spočívá na osobě, která dokumenty podepsala. Tyto subjekty jsou odpovědné za správné zařazení dokumentů do jedné nebo druhé kategorie utajení, za definici odpovídající známky. 
Zásady
Aby se zachovaly informace zvláště důležité pro danou zemi, musí existující postup klasifikace neustále zlepšovat. Jak ukazuje praxe, pro realizaci tohoto úkolu jsou důležité vědecky založené přístupy a systémová metoda. V přísně regulovaných případech je třeba správně nastavit supy. Tím je zajištěna ochrana důležitých informací. Pro určení utajení dokumentů existují následující zásady:
- Systematický přístup.
- Objektivita.
- Optimalizace objemu dat.
- Pravidelná kontrola.
Systematický přístup
Jednou z klíčových charakteristik tohoto principu je posouzení klasifikačního procesu jako celku. V průběhu toho je třeba brát v úvahu: vzájemnou závislost a zároveň protichůdný charakter obou směrů. Především je zde potřeba poskytnout spolehlivou ochranu státních tajemství. Na druhou stranu je nutné zabránit nepřiměřenému, masivnímu skrytí dat se všemi negativními důsledky. S nadhodnocením tajné známky jsou možnosti pro výměnu informací mezi odděleními výrazně omezeny. To také vede k neustálému nárůstu objemu úkonů obsahujících data nepřístupná širokému okruhu uživatelů. To zase komplikuje ochranu skutečně důležitých informací. Dalším extrémem je podceňování tajemství. V tomto případě je nebezpečí také zřejmé, protože taková činnost vytváří předpoklady pro únik důležitých dat. 
Objektivita
Tato zásada je založena na bezpodmínečném dodržování požadavků seznamu tajných dokumentů definovaných v právních předpisech. Není dovoleno řídit se subjektivním názorem, založeným na výlučných rozhodnutích výkonných umělců. V opačném případě jsou pravděpodobné chyby, které mohou vést k podhodnocení nebo nadhodnocení utajení dokumentu.
Optimalizace objemu
Tato zásada je zvláště důležitá při klasifikaci a uchovávání informací. V každém aktu musí být minimum údajů, které jsou skutečně potřebné k vyřešení určitého problému nebo provedení určité práce. Nadměrné informace mohou vést k nekontrolovanému zveřejnění všech informací.
Pravidelná kontrola
Dokumenty obsahující utajované informace by měly být pravidelně kontrolovány. Data mohou ztratit svůj význam nebo může klesnout její význam. Po kontrole je systém dokumentů uvolněn. Jeden nebo jiný status aktu je stanoven v souladu s objemem významu informací v něm obsažených. To by pak mělo být v souladu se skutečným stupněm utajení. 
Změna stavu
Vyrábí se v přísném souladu s platnými zákony. Podle spolkového zákona, pokud se změní objektivní faktory, v důsledku kterých je následná ochrana údajů klasifikovaných jako státní tajemství nepraktická, musí být skutky odtajněny. V souladu s ustanoveními zákona není doba, po kterou jsou údaje předmětem ochrany, delší než 30 let. Výjimkou jsou dokumenty, které podle rozhodnutí meziagenturní komise prodlužují stanovené období pro tyto informace. Odtajnění nebo zmenšení krku provádějí autorizované subjekty. Jsou to zvláštní provize, které zahrnují kompetentní osoby.
Tito jmenovaní jsou jmenováni vedoucími příslušných oddělení. Komise by měla vypracovat akty, v nichž podrobně zdůvodní potřebu omezit krk nebo odtajnit.Status informací mohou také změnit vedoucí autorizovaných útvarů, ve kterých byly příslušné dokumenty vypracovány nebo vypracovány. Tito úředníci jsou rovněž oprávněni tyto akty odtajnit nebo klasifikovat. Zničení cenných papírů se provádí v přísném souladu s právním rámcem upravujícím rozsah těchto papírování.
