Ukázky obchodního dopisu. Jak napsat obchodní dopis

Pravděpodobně se všichni museli alespoň jednou vypořádat s potřebou napsat obchodní dopis. Při jeho sestavování nedobrovolně docházíte k závěru, že to vůbec není snadné. Existuje mnoho pravidel a pravidel pro psaní obchodních dopisů, které potřebujete znát. Článek podrobně popisuje proces sestavování dokumentu, poskytuje ukázky obchodního dopisu, rozebírá jejich typy a design.

Prázdné

Hotové formuláře poskytnou solidnost a naznačí spolehlivost společnosti. Obsahují nezbytné informace o organizaci, například:

• Jméno.
• Adresa
• Kontaktní telefony.
• Místo.
• E-mail
• Logo.
• Další kontaktní údaje.

Na formuláře nejsou přísná pravidla. Každá organizace proto nezávisle rozhoduje, jaké informace do nich vloží.

Jak psát obchodní dopisy? Příprava

Obchodní dopisy jsou psány a prováděny určitým způsobem, v souladu s jejich vlastními pravidly a požadavky. V závislosti na cíli autor podrobně promýšlí obsah, aby získal výsledek, který vypočítá. Musí jasně pochopit, jaké informace již adresát ví o předmětu dopisu, z čeho vycházet a co v něm bude nové. Argumenty závisí na účelu autora. Proces přípravy obchodního dopisu lze rozdělit do následujících fází:

• Studie problému.
• Psaní návrhu dopisu.
• Jeho souhlas.
• Podpis
• Registrace
• Odesílání příjemci.

Struktura obchodních dopisů

Při psaní dopisu je nutné jej saturovat informacemi, tj. Tam umístit všechny potřebné informace. Může to být jednoduché nebo složité. V jednoduchém dopise obsah jasně a stručně zobrazuje informace, které obvykle nevyžadují odpověď od adresáta. Komplex se může skládat z několika oddílů, odstavců a odstavců. Každý odstavec uvádí jeden aspekt informací. Ukázky tohoto typu obchodního dopisu obvykle sestávají z úvodní, hlavní a závěrečné části.

Záznam obsahuje základ s odkazem na příslušné dokumenty, skutečnosti a účel dopisu. Označuje jméno, autora, datum, číslo a název.

Níže je uveden příklad psaní obchodního dopisu - úvodní část.

Hlavní část popisuje situace, události, poskytuje jejich analýzu a důkazy. Právě v této části jsou přesvědčeni, že je třeba jednat tak či onak, dokazují, jak věci fungují, a informují o potřebě účastnit se jakékoli události a uvádějí různé argumenty.

Závěr obsahuje závěry, které jsou učiněny ve formě návrhů, žádostí, připomenutí, odmítnutí atd.

Příklad psaní obchodního dopisu - jeho závěrečná část - je uveden níže. Shrne požadavek uvedený v hlavním.

Všechny poskytnuté informace by měly být optimálně konzistentní a srozumitelné.

Každé písmeno začíná zprávou zarovnanou na střed. Tato malá část je nesmírně důležitá. Při výběru musí autor zvážit:

• Cílová pozice
• Povaha vztahu.
• Formalita.
• Etiketa.

Dopis by měl obsahovat zdvořilý formulář. Například: „... vyjadřuji naději na další spolupráce (díky za pozvání) ... ". Po těchto větách by měl být podpis autora.

Styl

Všechna písmena musí být ve formálním obchodním stylu, což znamená použití řečových nástrojů pro formální obchodní vztahy. Funkce takového jazyka jsou vytvářeny za následujících okolností:

• Hlavními účastníky obchodních vztahů jsou právnické osoby, jejichž jménem jsou vedoucí a úředníci, jejichž dopisy jsou psány.
• Vztahy v organizacích jsou přísně regulovány.
• Předmětem komunikace jsou činnosti společnosti.
• Dokumenty manažerské povahy mají obecně konkrétního adresáta.
• V průběhu činnosti organizace často dochází ke stejným situacím.

V tomto ohledu by informace uvedené v obchodním dopisu měly být:

• Oficiální, neosobní, zdůrazňující vzdálenost mezi účastníky komunikace.
• Adresa určená konkrétnímu adresátovi.
• Skutečně v době psaní dopisu.
• Autentické a nestranné.
• Argumenty pro přimění příjemce, aby podnikl jakékoli kroky.
• Kompletní pro rozhodování.

Požadavky

Obchodní dopis musí splňovat následující požadavky:

• Řeč je standardizovaná na všech úrovních - lexikální, morfologická a syntaktická. Obsahuje mnoho revolucí, výrazů a vzorců.
• Tón psaní je neutrální, zdrženlivý a přísný, bez použití emocionálních a expresivních jazykových výrazů.
• Přesnost a srozumitelnost textu, bez logických chyb, srozumitelnosti a zamyšleného znění.
• Stručnost a stručnost - bez použití výrazů, které mají další význam.
• Použití jazykových vzorců vytvořených v důsledku opakovaných situací.
• Použití výrazů, tj. Slov nebo frází, které mají zvláštní pojmy.
• Použití zkratek, které mohou být lexikální (tj. Složitá zkrácená slova tvořená odstraněním písmen z částí slov: LLC, GOST atd.) A grafické (tj. Označení slov ve zkrácené podobě: gr-n, vlak a další).
• Použití návrhů v genitivních a instrumentálních případech.
• Fráze s verbálními jmény („poskytnout podporu“ místo „podpora“).
• Používejte jednoduché běžné věty.

Výše uvedené ukázky obchodních dopisů jsou uvedeny níže v plné verzi (s hlavní částí). Informace splňují všechny požadavky oficiálního obchodního stylu.

Typy obchodních dopisů

Nejlepší je napsat obchodní dopis k jednomu konkrétnímu problému. Pokud je nutné vyřešit několik problémů najednou, doporučuje se vypracovat několik různých možností.

Obchodní dopisy mohou být v obsahu:

• Doprovod. Taková písmena jsou obvykle potřebná ke komunikaci, kam mají být dokumenty zasílány.
  (Jak napsat obchodní dopis? Vzorový průvodní dopis pomůže těm, kteří potřebují sestavit tento typ dokumentu.)

• Záruka. Jsou psány s cílem potvrdit jakékoli sliby nebo podmínky. Může být zaručena například platba za práci, nájemné, dodací lhůta a další.
• Děkuji. Obzvláště často se začaly používat nedávno. Taková písmena ukazují dobrý tón pro partnerství. Mohou být vydány na běžném formuláři nebo na barevném papíře s krásným potiskem.
  (Jak napsat obchodní dopis? Vzor poděkování je vypracován ve volné formě v závislosti na úkolech, které řeší. V tomto případě dopis vyjadřuje svou podstatu v nejkratší formě. Takový vzorek vyrobený na barevném papíru s ozdobou může viset na zdi v místnosti společnosti na čestném místě.)

• Informativní.
• Poučné.
• Gratulujeme.
• Propagační.

Existují také písmena:

• Návrhy na spolupráci. Nedávno rozšířené, zasílané organizacím, mají často reklamní povahu, například jako tento model. Je docela obtížné psát komerční dopisy, je třeba vzít v úvahu spoustu nuancí, abyste si toho mohli všimnout, a ještě více o to mít zájem. Pokud je však kompilován podle níže uvedeného vzorku, má šanci na úspěch.

• Pozvánky. Jsou rozesílány a nabízejí účast na různých akcích. Obvykle jsou určeny vedoucímu nebo důstojníkovi, ale mohou být adresovány celému týmu.
• Žádosti
• Oznámení.
• Žádosti a mnoho dalších.

Jak napsat odpověď na dopis. Příklad

Odpověď musí začínat opakováním žádosti v prvním dopise. Poté jsou poskytnuty výsledky jeho posouzení a je vyjádřeno schválení nebo motiv k odmítnutí. Dopis obchodní odpovědi může obsahovat alternativní řešení očekávaných informací. Obvykle splňuje následující zásady:

• Přítomnost odkazu na první písmeno a jeho obsah.
• Stejný jazyk znamená.
• Srovnatelné objemy a aspekty obsahu.
• Soulad s určitou sekvencí.

Výprodej

Kromě používání hlavičkových obchodních dopisů musíte při jejich návrhu brát v úvahu i jiné jemnosti. Jsou to podrobnosti, pravidla pro zkratky, pravopis adresy, nadpis, délka textu, šířka polí a další.

Ukázky obchodního dopisu pomáhají s jeho sestavením, přičemž se berou v úvahu všechny jemnosti a nuance. Používají je jak začátečníci, tak zkušení pracovníci. Díky vzorům se učí psát dopisy správně a šetří spoustu času.