Každý z nás psal v našem životě alespoň několikrát formální dopisy a poznámky. Kdekoli jsme a cokoli děláme, naše obchodní korespondence probíhá v jakékoli oblasti, která musí být provedena, abychom zjistili některé body, objasnili informace, položili otázku atd. Pokud dříve byl tento jev běžnější v papírových aplikacích a v zasílání dopisů nadřízeným (i obchodním partnerům), dnes se tato kategorie v našem prostředí rozšířila.
Musíte vědět, jak správně vést obchodní korespondenci, i když si jen objednáte v nějakém internetovém obchodě a chcete komunikovat se svým zástupcem.
V tomto článku popisujeme některé z hlavních bodů, které tvoří obchodní komunikaci. Budeme věnovat pozornost tomu, jaké nuance je třeba vzít v úvahu při výměně dopisů s našimi partnery; co nelze zanedbat, pokud nechcete, aby se partnerovi zdálo, že je nekompetentní a nezdvořilý, a také si pamatujete pravidla, která by měla být v každé situaci dodržována.
Případně
Je zřejmé, že obchodní korespondence se nejčastěji používá v pracovním procesu. Pokud pracujete ve společnosti, určitě se setkáte s potřebou sestavit tento typ korespondence. Jelikož hovoříme o obchodních záležitostech, je snadné pochopit, že styl psaní by měl být vhodný - co nejvíce formalizovaný a oficiální.
Další dojem zaměstnanců společnosti, kde je dopis zaslán, o vás a vaší společnosti závisí na tom, jak dobře se vám podaří navázat obchodní korespondenci. Proto by se k procesu psaní textu a jeho návrhu mělo přistupovat co nejodpovědněji.
Nejprve, pokud hledáte obchodní korespondenci, doporučujeme seznámit se s našimi pokyny. V ní, jak již bylo uvedeno výše, představíme některé teoretické body i praktické otázky. Na konci článku se pokusíme uvést některé příklady tahů, které jsou typické pro formální styl psaní. Nakonec pomocí základny z tohoto článku můžete nezávisle vytvářet vysoce kvalitní texty pro další komunikaci s dodavateli.
Druhy korespondence
Okamžitě, při diskusi o obchodní korespondenci, bych rád upozornil na její typy. Můžete si vybrat dopis s požadavkem a podle toho dopis s odpovědí; dopis informační povaha (nejčastěji zasílaná klientovi); poděkování (vděčnost za poskytnutou službu), dopis s oznámením, upomínka, varování; doporučující dopis; záruka a průvodní dopis. Ve skutečnosti jde pouze o nejčastěji používané typy, které tvoří skutečnou i elektronickou obchodní korespondenci. S nimi se tedy v praxi setkáváme častěji.
Struktura
Je logické, že pro pohodlnější organizaci psaní jakéhokoli dopisu by bylo užitečné pracovat s jeho určitou strukturou nebo plánem. To vám umožní rozdělit úkol na menší etapy, které je mnohem snazší dokončit. Např. Přemýšlejte nad řádkem dopisu tak, aby pokrýval témata, která musíte co nejpřesněji stanovit. Například, pokud píšete otázku, jakou cenu má tento nebo tento produkt, zkuste stručně uvést motiv: proč píšete společnosti (protože chcete koupit nebo objednat tento nebo tento produkt); objasnit hlavní cíl (zjistit, kolik to bude stát, abyste si objednali 10 kusů zboží s určitými možnostmi).Nakonec určete, v jaké formě chcete výpočet získat, a zeptejte se, zda se na takový objem produkce uplatní sleva.
Tyto informace jsou samozřejmě již zřejmé - stačí logicky analyzovat, co chcete napsat. Kromě toho nesmíme zapomenout na design a požadavky. O tom vám později povíme více.
Psaní požadavků
Pravidla obchodní korespondence tedy říkají, že všechna písmena by měla být nejprve krátká. Toto je hlavní pravidlo, že bude čteno. Souhlasíme, že se nám všem nelíbí, když máme velké množství informací. Je-li tento dopis obchodní povahy, neměl by být obrovský - v tomto případě jej lze jednoduše ignorovat. Pokud nemůžete informace okamžitě snížit, udělejte to poté, co napíšete první koncept vašeho dopisu.
Zadruhé, váš partner (účastník korespondence) musí pochopit, o co jde. To znamená, že dopis by měl být informativní a srozumitelný. Je nutné do ní vložit informace, které byste chtěli sdělit tak, aby se zabránilo dalším otázkám a neztráceli čas vyjasněním podrobností.
Za třetí, dopis by měl být co nejúctivější vůči vašemu partnerovi nebo zaměstnanci společnosti, který si jej přečte. Je to pravda - čím více respektujete svého partnera, tím větší je šance, že bude správně reagovat na vaši žádost, a nakonec dosáhnete požadovaného účinku.
Korespondence v angličtině
V některých případech by jednání měla probíhat v anglickém (nebo jiném než ruském) jazyce. To je normální, zejména pokud existuje vztah se zahraničními protistranami. Je pozoruhodné, že pravidla obchodní korespondence se vztahují na jakýkoli jazyk: pouze stylistické tahy se mohou lišit. Vaším úkolem je vybrat nejvhodnější pro situaci, ve které jste vy a váš partner (partner).
Obchodní korespondence v angličtině, samozřejmě, vyžaduje znalosti o ní na dostatečně vysoké úrovni, takže pokud se nejedná o vás, doporučujeme kontaktovat profesionální překladatele. Je důležité, aby překlad provedl osoba, která vlastní specializovanou řeč, která je součástí jazyka obchodní korespondence.
Příklad. Vstup
V každé konverzaci je důležité, jak začít. V tomto ohledu obchodní etiketa Korespondence se neliší od živé komunikace: první věcí je pozdravit partnera a nějak ho uvést do konverzace. Pozdrav může být standardní „Ahoj“, ale úvod by měl být individuálnější. Můžete například uvést stručný účel vašeho dopisu („Kontaktujeme vás, abychom objasnili některé informace o vašem produktu. Nejprve se zajímáme o náklady na model A1). Další možnost: „Jako pokračování našeho telefonického rozhovoru o modelu A1 píšu vám otázku ohledně nákladů na tento produkt“). Můžete také jednoduše popsat svou situaci: „Píšu vám z toho důvodu, že v roce 2010 váš partner kontaktoval naši společnost a nabídl vám, abyste zahájili spolupráci v této oblasti vaším jménem.“
Prohlášení o materiálu
Poté, co jste ve svém dopise uvedli úvod, měli byste objasnit, proč píšete. Například po položení otázky o ceně produktu určete, co vás zajímá. Můžete napsat toto: "Rádi bychom si objednat N-tý počet kusů produktů, které budou dodány na adresu X." V případě pokračování telefonního rozhovoru můžete uvést svůj požadavek - proč jste psal osobě poté, co jste s ním telefonicky hovořili (řekněte, abyste potvrdili svůj úmysl dokončit transakci): „Konkrétně: máme zájem o produkt N, pokud bude doručen s možností X ". Pokud vezmete v úvahu třetí verzi, můžete také začít rozvíjet téma vaší touhy spolupracovat se společností.Popište, že je to ve vašem zájmu a že partner získá jakýkoli konkrétní přínos z interakce s vámi, pokud s tím souhlasí: „Budete mít zájem vědět, že se chod naší společnosti změnil, a poté se ještě více přiblížil zájmům vašeho podnikání.“
Nabídka
Jakákoli obchodní korespondence (příklady, které citujeme, nutně mají tuto vlastnost) vyžaduje logickou sekvenci. Pokud jste nejprve psali o tom, proč píšete, měli byste tuto myšlenku dále rozvinout a rozšířit. Uveďte, co byste chtěli od interlocutora širší - možná ho přitáhněte k vyhlídce na výhody dohodnutí se s vámi. Tato část by podle logiky měla být „vrcholem“ vašeho dopisu, vyvrcholením takového druhu. Pokud jste zpočátku hladce přistoupili k tomu, co vás zajímá, pak byste v této části měli „odhalit karty“. Veškerá obchodní korespondence (příklady výše uvedených písmen nejsou výjimkou) by měla být postavena na takové hladké křivce stoupající. Pak čtenář vašich linek pochopí vaši náladu, a tak bude pro něj pohodlnější s vámi komunikovat. Nedělejte žádné prudké skoky, nepřepínejte z jednoho tématu na druhé.
Jak ukazují příklady, pokud potřebujete diskutovat například o dvou nesouvisejících otázkách, můžete rozdělit na části článku a rozdělit je na odstavce. To je výhodné pro čtenáře, který vizuálně uvidí okamžik, kdy přecházíte z jedné otázky na druhou; tak je to pro vás, protože v tomto případě píšete, jako bychom mluvili o dvou různých písmenech.
Pokud budeme hovořit o našich příkladech, měli byste napsat: „Kromě toho bychom chtěli znovu objednat produkty N, se kterými jsme spolupracovali o měsíc dříve.“ Nebo: "Za cenu vhodnou pro naše podmínky bychom rádi navázali trvalou spolupráci s vámi v této oblasti a zvýšili prodejní kanál na X-Y tisíc jednotek." Nakonec můžete: „Pokud je váš zájem o spolupráci s námi stále platný, dejte nám prosím vědět.“
Každý druhý vzorek obchodní korespondence je postaven na tomto principu, takže s tím není nic špatného. Naopak, často zvýrazňující nadpisy pomáhají lépe navigovat, protože odstraní „pevný text“, vytvoří v něm jakýsi „ukotvení“, ke kterému se můžete vizuálně připojit.
Závěrečná část
Nakonec byste měli dopis ukončit stejným způsobem, jakým jste jej začali. Pokud píšete díky, napište, že jste rádi, že spolupracujete se společností, kterou popisujete; pokud se jedná o komerční nabídku, měli byste vyjádřit vděčnost za pozornost vašeho dopisu a doufat v další interakci s touto osobou. Musíte pochopit, že způsob, jakým dokončíte svůj dopis, do značné míry určuje konečný názor na vás a vaši společnost. Veškerá obchodní korespondence (příklady dopisů to neustále dokazují) je založena na zdvořilosti - takže vždy nezapomeňte poděkovat vašemu partnerovi, vyjádřit naději, pochválit ho nebo nechat vaše doporučení. Konec textu byste měli zvolit tak, aby plně odpovídal problému popsanému v dopise.
Příklady: „Doufáme, že vás udržíme jako našeho stálého partnera s nadějí na stabilní spolupráci při našich budoucích činnostech.“ Nebo „Upřímně vděčíme za vaši pozornost a doufáme, že s vámi můžeme v budoucnu rozvíjet spolupráci.“ Nebo „Děkuji za pozornost. Doufám, že v budoucnu budeme moci zajistit vaše zájmy na trhu N.“
Etiketa a gramotnost
V žádném případě nezapomeňte na zdvořilost. Jak již bylo uvedeno výše, je důležité, pokud máte zájem o obchodní korespondenci. Fráze jako „rádi spolupracujeme“, „děkuji vám za pozornost“, „omlouvám se za vaše znepokojení“, „rádi vás uvidíme,“ „neurobíte z nás společnost“ a další. Posledně jmenované dva se mimochodem týkají více pozvánek na firemní oslavy než na obchodní psaní.
Jako projev úcty vždy přidejte frázi „prosím“, „děkuji“, „laskavě“ atd., Kde je to vhodné.
Stejně důležité v procesu psaní obchodních dopisů je lidská gramotnost. Přesněji řečeno, pokud uděláte alespoň jednu elementární chybu v procesu vytváření dopisu, můžeme říci, že partner vytvoří o vás úplně jiný názor, než jaký očekáváte. Proto se pokuste psát co nejkompetentněji a vše zkontrolovat několikrát. Pokud nevíte, jak najít chyby a opravit je sami, použijte služby korektora nebo specializovaných služeb. Je to velmi jednoduché, ale umožňuje vám to mít jistotu ve svém textu.
Cvičení a školení
V síti, jak je uvedeno výše, existuje mnoho příkladů hotových obchodních dopisů na jakékoli téma. Nezadali jsme je sem jako celek, protože ve skutečnosti tento článek prostě nemá dostatek prostoru pro obsazení tak velkého množství informací. Na oplátku jsme se rozhodli jednoduše uvést některá základní pravidla a zásady, s nimiž jste měli možnost se výše seznámit. To však samozřejmě není zdaleka ve všech krocích, které by se měly podniknout na cestě ke studiu obchodního psaní. Ve skutečnosti hraje praktická role v této oblasti nejdůležitější roli.
Pokud studujete, řekněme, 5-10 příkladů hotových dopisů a také si přečtete náš článek a vyjmete některá pravidla odtud, velmi brzy budete moci psát dopisy tak, jak potřebujete. Ve skutečnosti to stačí k vytvoření jakéhokoli dopisu v rámci obchodní korespondence.
Připravené příklady
Protože, jak již bylo uvedeno výše, existuje velké množství hotových příkladů, je pro studenty a začínající odborníky lákavé používat hotové know-how někoho jiného, aby na jejich základě vytvořili svůj vlastní projekt. Chci říci, že se to v praxi nedoporučuje, zatímco v tréninku - prosím.
V průběhu studia toho, co je psáno jinými písmeny, můžete snáze procházet to, co potřebujete objasnit ve své korespondenci. To je normální, protože je lidskou povahou učit se přímo ze zkušenosti.
Je pravda, že pokud máte za úkol sestavit plnohodnotný obchodní dopis, zkuste nejprve prostudovat příklady a vybrat nejvhodnější pro váš úkol. Pak to musíte co nejvíce přizpůsobit situaci, kterou jste vyvinuli podle obecného konceptu, ale zároveň ji znovu napište, abyste si vytvořili svůj vlastní styl prezentace a psaní. Koneckonců, možná budete schopni sdělovat informace lépe a zefektivnit a zefektivnit komunikaci.
Učte se a procvičujte! A můžete si vytvořit své vlastní obchodní dopisy v poměrně krátkém časovém období!
