Služební cesta je pro některé děsivé slovo, ale pro jiné je to skutečná oslava života. Termín zahrnuje výkon pracovních funkcí mimo obvyklé místo. Zaměstnavatel, který hodlá vyslat zaměstnance na služební cestu, by měl vzít v úvahu, že toho lze dosáhnout pouze ve vztahu k oficiálně registrované osobě. Předpokladem je uzavření pracovní smlouvy. Dohoda by měla uvádět, že jsou možné pracovní cesty. Pokud je však práce oficiálně cestovní povahy, nelze každou jednotlivou cestu nazvat služební cestou. Nastavuje normy cestovních výdajů ministerstva financí.
Služební cesta: kdo a jak?
Na služební cestu můžete také poslat zaměstnance pracujícího na dálku, který je pracovištěm doma. Hlavní věc je, že daná osoba je zaměstnancem organizace, což mu dává přesně stejná práva jako ti, kteří pracují na území zaměstnavatele. Sazbou úhrady cestovních výdajů za práci na částečný úvazek je jeho průměrná mzda ve společnosti, z níž osoba vycestovala.
V některých případech cestuje osoba na služební cestu do dvou pracovních míst najednou - do hlavních a na částečný úvazek. V této situaci se musí zaměstnavatelé dohodnout na výplatě cestovného. Míra výdajů předpokládá účtování obou pracovních míst najednou - to znamená, že jedna společnost převezme úhradu některých nákladů, zatímco druhá má povinnost zaplatit zůstatek.
Standardy: to je důležité
Cestovní výdaje v Rusku upravuje zákoník práce. Tomu jsou věnovány články 167 a 168. Státní organizace i soukromé společnosti jsou rovněž povinny dodržovat TC. Požadavky zákona se vztahují na všechny formy podnikání, vlastnictví. Účetnictví by mělo počítat a kontrolovat rychlost denních cestovních výdajů, přičemž by se měla brát v úvahu obecně přijímaná pravidla.
Náklady mají několik položek. To zahrnuje denní příspěvek, náklady na dopravu a ubytování.
Denní výdaje
Cestovní výdaje v rámci norem předpokládají přidělení na každý den ne více než 700 rublů. Z této částky nejsou účtovány žádné daně. Mohu od společnosti získat více peněz? Je možné stanovit cestovní výdaje nad normu pomocí místního regulačního aktu platného v organizaci. To umožní přístup k velkým částkám, ale účetnictví bude nuceno účtovat a vybírat daně z částek přesahujících 700 rublů.
Neméně důležitou položkou výdajů jsou náklady na dopravu. Zahrnují účtování nákladů na letenky pro všechny druhy dopravy použité během služební cesty zaměstnance. Zohledňují jak cestu k pracovišti, tak návrat zpět. Pro tuto kategorii neexistují žádné standardy cestovních výdajů ani omezení druhu použitého přepravy. Je nutná vstupenka. Na jeho základě se hromadí peníze.
Důležité funkce
V některých případech musíte podniknout služební cestu z letiště, přístavu nebo stanice, která se nachází ve vzdálenosti od pracoviště. Pokud k tomu dojde, náklady na cestu do tohoto bodu jsou také zahrnuty do cestovních nákladů.
Kolektivní smlouva uzavřená v podniku (pokud existuje) může obsahovat pravidla pro úhradu ostatních nákladů na dopravu. Například, pokud zaměstnanec nevyužívá veřejnou dopravu, ale používá soukromé auto - taxi, pronájem automobilu, pak je možné získat zpět peníze utratené na základě dopisu vydaného v roce 2011 ministerstvu financí.
Žijeme na úkor společnosti: je to možné?
Podle zákona zohledňují normy cestovních výdajů do zahraničí a uvnitř Ruska náhradu životních nákladů. Částky závisí na kategorii bydlení. Jsou možné různé způsoby platby. Rezervace je povolena, což se bere v úvahu při výpočtu základu daně.
Doplňkové služby nemají vliv na základ pro výpočet daní, pokud o ně požádal zaměstnanec, který se vydal na služební cestu. Zaměstnanec si například může objednat speciální oblečení, jít do posilovny a sauny, ale společnost by za to neměla platit. Při pronájmu domu pro zaměstnance je sazba cestovních výdajů částkou nájmu. Náklady se zaznamenávají v kategorii „ostatní“.
Podávání zpráv a služební cesta
Vzhledem k tomu, že jsou stanoveny normy cestovních nákladů, společnost při přidělování služební cesty na určité pracovní místo přidělí určité prostředky. Společnost je povinna poskytnout zaměstnanci peníze, a co s nimi bude přesně dělat, je jeho osobní podnikání. To znamená, že peníze, které organizace pošle na služební cestu, můžete ušetřit a použít pro svůj vlastní prospěch. Na den se počítá na základě počtu dní strávených na cestě. Zahrnují peníze určené k pronájmu místa na spaní, včetně dnů odpočinku.
Zpravidla se nemusíte spoléhat na den, je nutné dokončit pracovní úkol ve městě, kde má zaměstnanec společnosti bydliště. Normy cestovních výdajů však nezahrnují peníze vynaložené zaměstnancem, který byl poslán na cestu do nejbližšího sídla - protože ve výchozím stavu se předpokládá, že se může vrátit domů. V soukromé organizaci má vedoucí právo stanovit normy cestovních výdajů vydáním interní objednávky. Předepisuje, na co se mohou pracovníci, vedoucí odborníci a další personální jednotky spolehnout. Je možné seskupit některé jednotlivce podle určité charakteristiky.
Peníze: platit pracovníkům?
Pokud byly stanoveny normy pro cestovní výdaje, znamená to, že dříve nebo později budou muset zaměstnanci, kteří jsou vysláni na služební cestu, zaplatit. Náklady, které vzniknou zaměstnancům při provádění výrobních úkolů na různých místech, jsou hrazeny, pokud poskytují doklady. Doklady musí potvrdit všechny výdaje, za které osoba požaduje náhradu.
Pokud určitý zaměstnanec nemůže včas poskytnout doklady, které mu umožní vrátit mu vynaložené peníze, pokud neexistují žádné smlouvy, šeky, můžete se na vrácení spolehnout pouze podle výše uvedených standardů druhé části článku 168 zákoníku práce, jakož i podle výše uvedeného dopisu ministerstva financí. Základní sazba pro výpočet je 700 rublů za jednu noční cestu. Je také možné, že zaměstnanci vzniknou výdaje nad rámec standardů přijatých společností. Podle nich je vrácení povoleno, pouze pokud je upraveno místními předpisy v rámci organizace. Další regulace je možná také prostřednictvím dohod o kolektivním vyjednávání.
Jak platit? Vlastnosti výpočtu
Pokud jde o vrácení prostředků, které pracovník vynaložil na služební cestu, zaměstnanci organizace, musíte zvážit různé způsoby platby. Zaměstnanec může například platit v hotovosti nebo platební kartou. Při platbě v hotovosti je třeba předložit účetní kanceláři v místě výkonu práce šek z hotelu nebo dohodu uzavřenou při check-inu, jakož i úkon ve zvláštní formě. Pokud byla platba provedena kartou při příjezdu na pracoviště, jsou finančnímu a hotelovému šeku předány účetnímu oddělení.
Je důležité sledovat shodnost dat. Všechny doklady potvrzující platbu během cesty musí mít čísla, která odpovídají datům cesty. Všechny pohyby, příjezd, odjezd z místa jsou zaznamenány v objednávce při odeslání na služební cestě. Kontroly musí být v souladu s tímto interním dokumentem. Bez výběru daní je vrácení účetnictví během služební cesty vráceno za komunikaci a vynaložené zavazadlo.Pokud byl proveden let, musí být letištní servisní poplatek vrácen zaměstnanci a náklady na dopravu do místa odjezdu na služební cestě.
Více či méně?
Zákon stanoví, že osoba vysílající služební cestu může počítat s nejméně 700 rubly za každý den strávený mimo domov. Více peněz může získat ten, kdo pracuje ve velkorysé společnosti. Pokud vedoucí podepsal objednávku, aby stanovil další částku, která překračuje tento minimální limit - vynikající, budete moci získat příjemnější vrácení peněz.
Hodnota za den ovlivňuje daň z příjmu fyzických osob. Interní místní dokumenty mohou navíc regulovat náklady na dopravu - můžete zadat další. Zpravidla se snaží vše zařídit tak, aby se minimalizovala částka, se kterou musí být sráženy daně. Zároveň musí společnost vést účetní záznamy správně, jinak může být velkým problémem jednoduchá pracovní cesta během daňové kontroly.
Časový a finanční rámec: povinný
Když se zaměstnanec vrací z pracovní cesty, musí do tří pracovních dnů napsat zprávu o ideální cestě. Na základě tohoto dokumentu bude účetnictví spočítat, kolik peněz je ještě třeba zaplatit. Zpravidla dokonce před služební cestou vydávají malou částku předem a při konečném výpočtu se tato hodnota odečte. Účetnictví počítá a převádí daně z příjmu a také platí sociální pojištění.
Když zaměstnanec přijde z pracovní cesty, schválí pracovní výkaz, který uvádí, kolik hodin bylo odpracováno. Všechny dny strávené při odjezdu jsou označeny „K“ nebo „06“. Hodiny nejsou nutné. Situace je možná, když se zájezd zachytil den volna, tj. Zaměstnanec nebyl schopen trávit čas stanovený zákonem podle vlastního uvážení. Pokud k tomu dojde, je den označen kódem „03“ nebo symboly PB. Platba se provádí s přihlédnutím k požadavkům článku 153 TC - dvakrát tolik jako za jednoduchý pracovní den. Můžete však platit jako jednoduchý pracovní den, ale pak musíte dát zaměstnanci další volno.
Služební cesta: dny volna, nemoci a další problémy
Stává se, že v den volna byl člověk poslaný na služební cestu na cestě - cestoval na místo nebo se odtud vracel. Tyto dny jsou legálně dělníky označeny, jak je uvedeno výše, „03“ nebo „RV“. Zaměstnavatel musí nejprve projednat se zaměstnancem vlastnosti jeho odchodu o víkendu. V některých případech může zástupce vedení společnosti považovat za zbytečné odejít v těch dnech, kdy zaměstnanec musí mít zákonný volno, to znamená, že mu za to cestující odmítne zaplatit.
Je třeba si uvědomit, že během služební cesty může být zaměstnanec zraněn nebo nemocný. V každém z těchto případů se situace vyvíjí v souladu se současnými standardy zákoníku práce. Zaměstnanec si zachovává všechna práva a výsady, které mu náleží.
Normy a omezení
Je důležité zajistit shodu s normami stanovenými v místních zákonech a skutečnými výdaji zaměstnance. Je také důležité regulovat pomocí interních dokumentů, jak vysoké mohou být náklady na bydlení. Cestovní náklady nejsou pouze náklady na dopravu přímo. Tato kapitola zahrnuje také výdaje spojené s cestovním pojištěním a náklady na cestovní doklady. V některých případech musíte platit zvláštní poplatky (například na letišti), platby. Všechny jsou také zaznamenány v kategorii dopravy.
Služební cesta do zahraničí: co a jak?
Pokud zaměstnanec potřebuje být poslán do zahraničí, pak by pro něj měl být cestovní plán vypočítán podle zvláštního schématu, poněkud odlišného od pracovních cest v jeho rodné zemi. Při výpočtu daně z příjmu fyzických osob se bere v úvahu limit 2500 rublů.Částka se vydává v měně země, do které je zaměstnanec poslán na pracovní cestu. Záloha se účtuje také v měně, která se používá v zemi určení. Záloha se počítá s přihlédnutím k tomu, kolik dní má zůstat na služební cestě. Pokud část cesty prochází ruským územím, je v tomto období zaplacena záloha v rublech, ale za všechny dny od okamžiku překročení hranice musíte zaplatit v měně, která se tam používá. Režim funguje opačným směrem - platba za služební cestu v rublech se provádí po všechny dny od okamžiku překročení hranice směrem k domu a do okamžiku příjezdu domů.
Takový výlet je možný, pokud osoba v zahraničí tráví pouze den. V tomto případě jsou cestovní náklady účtovány v polovině v cizí měně. Pokud je cílová země jednou ze zemí SNS, pak ani nemusíte uvádět poznámku potvrzující skutečnost překročení hranice.
Služební cesta: účetní bolest hlavy
Výjezd se počítá s ohledem na standardy zjednodušeného daňového systému. Před nějakou dobou byly oficiální úkoly zrušeny na státní úrovni a cestovní certifikáty byly stejně minulostí. To však nezrušilo samotné pracovní cesty, pouze zjednodušilo jejich dokumentární podporu. Skutečnost, že zdanění výdajů souvisejících s služebními cestami není zajištěno, jsou-li splněny normy, je stanovena v čl. 217 třetím pododstavci daňového zákoníku.
Pokud byla cesta organizována pomocí osobního počítače zaměstnance, neznamená to, že to bylo na jeho náklady. Jednoduše si vytvořte poznámku s uvedením přesných dat, ujetých kilometrů, směru, čísla objednávky ve směru cesty. To je dost pro to, aby se účetnictví hromadilo. Je důležité si uvědomit, že společnost je povinna uhradit veškeré výdaje za cestování a ubytování a řídit se tímto pravidlem.