Přeřazení zboží je případem současného nedostatku a přebytku položek zásob, které mají stejný název, ale zároveň patří do různých odrůd. K tomu často dochází omylem skladovatelů obchodního zástupce nebo sběratelů dodavatele.
Jak se to projevuje
Příklad, který ukazuje, co znamená přeřazení zboží, je následující. Podle dokumentů ve skladu musí zůstat mouka nejvyšší třídy 10 kg a mouka 1. třídy také 10 kg. Při auditu však bylo zjištěno, že ve skutečnosti bylo 9 kg prémiové mouky a 11 kg mouky první třídy. Pokud analyzujeme výsledky ověření, můžeme říci následující:
- Zkontrolovalo se vyvážení zboží stejného jména - mouky.
- Prémiová mouka nestačí 1 kg. Tato situace se týká nedostatku.
- Mouka 1. stupně je o 1 kg více. Tento případ se nazývá přebytek.
Je třeba poznamenat, že změnu klasifikace lze zjistit pouze tehdy, jsou-li ve skladu zachovány zbytky zboží se stejným názvem.
Legislativa neupravuje jednání pracovníků v případě převedení. V současné době je to určeno Pokynem k inventarizaci dlouhodobého majetku č. 69.
Jak se vede
Může dojít k několika důvodům pro změnu klasifikace. Zde jsou některé z nich:
- Pracujte se zaměstnanci na nízké úrovni. To znamená, že neučí. Neprofesionální pracovníci mohou pracovat samostatně.
- V okamžiku přijetí zboží skladovatel nesprávně kapitalizoval zboží.
- Faktury byly při vystavení zboží ze skladu nesprávně napsány.
- Slabá kontrola nad správou administrativní práce ve skladu.
- Porušení pokynů definujících postup pro skladování a účtování zásob ve skladu.
- Chyby provedené pokladníky v obchodních patrech při dodání zboží zákazníkům.
- Porušení označování výrobků.
- Nespravedlivý přístup k plnění svých povinností ze strany pracovníků zabývajících se hmotným majetkem.
- Existují případy zneužití finančně odpovědných osob.
- Dokumenty byly vydávány různými zaměstnanci. Vedoucí obchodu tak může učinit potvrzení o přijetí a skladovatel vypíše dodací list ze skladu. Do těchto dokladů může být zapsáno zboží jedné nominální hodnoty, ale odrůda je označena jinou nebo není připojena vůbec.
- Špatné vyšetřování vznikajícího opětného roubování. Pachatelé nejsou identifikováni a sankce jim nejsou uloženy.
Důsledky
Manažeři ne vždy věnují pozornost přítomnosti over-grejdrů, neponořují se do příčin jejího výskytu. Mnozí se domnívají, že to nemůže přinést velké ztráty nebo pokud se nevýznamné přeskupení zboží překrývá s přebytky.
To zdaleka není pravda! Skutečností je, že tento přístup vede ke zneužívání jednotlivých finančně odpovědných osob. A na druhé straně, s velkým obratem zboží může změna klasifikace vést ke značným ztrátám. Na základě toho by měl vedoucí podniku organizovat kontrolu nad pohybem materiálů a vyvíjet opatření ke snížení jeho velikosti.
Jaká jsou nebezpečí opakovaného třídění zboží? Tato událost může způsobit následující problémy:
- chybí určité zboží, které nelze pokrýt výsledným přebytkem;
- může nastat situace, která povede k velkým ztrátám;
- v účetních dokumentech je zmatek a pro jeho odstranění jsou zapotřebí další lidské zdroje;
- objednávkový systém může být porušen, protože bude založen na zkreslených zůstatcích;
- může dojít k nedorozuměním s kupujícími.
V této situaci je vypracován odpovídající dokument. Ukázka aktu o přeřazení zboží, které nabízíme v článku.
Preventivní opatření
Praxe ukazuje, že k přepracování obvykle dochází v podnicích, kde není věnována pozornost standardizaci obchodních procesů. Výsledkem je, že změna klasifikace může výrazně snížit finanční stabilitu společnosti.
Mnoho lidí se ptá, ale jak můžete minimalizovat výskyt překrývání? Každá společnost vyvíjí svá vlastní opatření, aby této události zabránila. Existují však také obecné akce, jejichž provedení vede k minimalizaci překročení. Mezi ně patří:
- Vypracování místní regulační dokumentace, která odráží pravidla účetnictví a vydávání významných hodnot. Může se jednat o různé technologické pomůcky, pozice, popisy práce nebo normy.
- Organizace efektivní kontroly provádění celého regulačního rámce ve skladech, jakož i v dalších sekcích a dílnách, ve kterých se zboží vyměňuje.
- Pravidelný kontakt s personálem.
- Implementace automatizovaných procesů pro příjem a vydávání zboží na základě speciálních systémů výpočetní techniky. Proto by měly být široce implementovány osobní AVM.
- Přilákání speciálně vyškoleného personálu k práci s automatizovanými systémy účtování materiálových aktiv Pro tuto práci je vhodné používat pouze stálé zaměstnance.
- Organizace častých mini-kontrol na přítomnost zbytků produktu.
- Častěji provádí certifikaci zaměstnanců. To přispívá k neustálému zlepšování jejich dovedností. Tito pracovníci dělají méně chyb.
Přítomnost roubování tak může vést ke značným problémům. Je však nemožné se toho úplně zbavit. Jak bychom měli vzít v úvahu a formalizovat přítomnost přepracovávače?
Jak je vystaven akt převodu zboží
Přítomnost štěpu může být detekována během příjmu zboží nebo během inventury. Pokud bylo zjištěno při převzetí zboží od dodavatele, vypracuje příslušná osoba finančně odpovědná osoba nebo provize, která byla zorganizována po dobu přijetí zboží.
Zákon o převodu zboží, jehož forma v jednotné podobě č. M-7 se nazývá „zákon o přejímce zboží“, musí být schválen vedoucím podniku.
Pokud je během inventurního období zjištěno přeřazení, musí zvláštní komise vypracovat protokol, který odráží všechny zjištěné nedostatky a přebytky zboží.
Předtím, než se rozhodne, zda vyrazit, či nikoli, je nutné stanovit povahu výskytu nedostatku. Pokud vznikl nikoli kvůli přirozenému poklesu zásob, ale kvůli materiálně odpovědným zásobám, mělo by být stanoveno, jaké jsou to osoby.
Poté, co jsou pachatelé identifikováni, popisuje protokol inventární komise podrobnosti o tom, jak došlo k přeskupení zboží. To znamená, že vysvětlení, která jsou připojena k protokolu, musí být převzata od vinných stran. Vysvětlení se berou jak od finančně odpovědných osob, tak i od členů inventární komise.
Poté by měl být vypracovaný protokol zkontrolován a schválen vedoucím podniku do pěti dnů.
Kromě vypracovaného protokolu by se v účetních dokumentech mělo promítnout i přepracování. Započítali přebytek i nedostatek zboží. Takovéto zaúčtování se provádí na účet 28. Pokud zboží přesahuje, zaznamená se to v jeho debetní části. Pokud je nedostatek, provedou se zápisy v kreditní oblasti účtu.
Závěr
Primárním dokumentem, na jehož základě se výsledky inventarizace odrážejí v účetnictví, je protokol o jednání zvláštní komise.Tento dokument uvádí důvody pro změnu klasifikace, pachatelé, určuje výši nedostatků a přebytků. K tomuto protokolu jsou připojeny všechny seznamy zboží s vysvětlením všech odpovědných osob a výpočty nákladů na chybějící materiální hodnoty a přebytky.