Čas je cenným zdrojem, který má člověk. Během implementace velkých a technicky složitých projektů získává velkou hodnotu. Většina navíc přistupuje k využití času, který má k dispozici, extrémně iracionálně. Z tohoto důvodu se snižuje lidská účinnost a účinnost vykonávané práce. V důsledku toho je důležité vyhnout se běžným chybám při řízení vlastního času.
Chybějící systematický seznam úkolů
Zaměstnanec často čelí situaci, kdy se mu zdá, že zapomněl vykonávat mimořádně důležitou část práce. Výsledkem je, že je v sázce úspěch celého projektu. To je usnadněno jednou z nejčastějších chyb - nedostatkem systematického seznamu úkolů.
Vynikajícím řešením problému může být pořízení a instalace jednoho ze specializovaných denních protokolů na pracovní počítač, který nejen uloží jména konkrétních případů, ale také vám umožní vytvořit jejich podrobný popis a může vás také informovat o datu přístupu k dokončení úkolu.
Nedostatek cílů
Každý zaměstnanec musí pochopit, čeho chce nakonec dosáhnout. Jinak nebude schopen dosáhnout strategického úspěchu v probíhajícím podnikání. Správně stanovené cíle vám nejen umožní dosáhnout konkrétního výsledku, ale také řídit průběh celého projektu. Za tímto účelem je nutné si stanovit nejen konečné, ale i průběžné úkoly.
Nedostatek priority úlohy
Pracovní den mnoha se skládá z obrovského počtu naléhavých úkolů. V důsledku toho se často ignorují opravdu důležité věci, které určují úspěch nejen jednotlivého zaměstnance, ale také společnosti jako celku.
Aby se tomu zabránilo, je třeba použít tzv. Matici priority úlohy. To vám umožní určit, který z problémů by měl být vyřešen na prvním místě a které mohou být odloženy na později. To může výrazně zvýšit produktivitu zaměstnanců. Praxe ukazuje, že lidé, kteří okamžitě spěchají, aby vyřešili nový problém a odložili dříve dokončené podnikání, ztratili obrovské množství času.
Vnější rozptýlení
Jak studie ukázaly, zaměstnanci moderních společností ztrácí až 2 hodiny denně v důsledku různých rozptýlení. Mluvíme o telefonních hovorech, aplikacích smartphonů, pomáháme kolegům řešit jejich problémy, jakož i dalším problémům, které nutí přerušit provádění úkolů.
Rozptylování má velmi škodlivou funkci. I když se člověk vrátí do práce, bude muset strávit 10-15 minut, aby se „zapojil“ do řešení úkolu. Nakonec se promrhá obrovské množství času.
Aby se tomu zabránilo, neměli bychom se omezovat pouze na vliv telefonu a počítače (pokud s tím není spojena práce), ale také varovat kolegy před nepřípustností rozptylování během pracovní doby.
Otálení
Tuto chybu nejčastěji dělají ti, kdo se bojí rozsahu úkolů, které jim byly přiděleny. Výsledkem je, že se snaží přidělit maximální čas, aby mohli začít pracovat na projektu. To vede k trvalému zpoždění při řešení velkého a skutečně důležitého úkolu.
Správným řešením problémů spojených s implementací takových projektů je roztříštěnost úkolů na menší a vytvoření etap jejich řešení. Výsledkem bude, že osoba bude schopna s jistotou postupovat při výkonu práce.To pozitivně ovlivní efektivitu jeho práce a dosažení konkrétních cílů.
Dejte si všechno na sebe
Příliš mnoho zaměstnanců a především malí a střední manažeři dělají v procesu své činnosti vážnou chybu. Mají příliš ramena na svých bedrech. Zároveň si mnozí z nich uvědomují, že přebírají řešení příliš mnoha problémů kvůli nedostatku důvěry ve schopnost podřízených řešit problém kvalitativně.
V některých případech je skutečně lepší převzít odpovědnost za realizaci projektu, avšak neustálé účtování všech nových funkcí pro jednu osobu z dlouhodobého hlediska nepřineslo žádný úspěch. Nakonec i velmi dobrý zaměstnanec snížil efektivitu. Kvalita jeho práce se zhorší a o vývoji nelze hovořit.
Správný přístup pro vůdce nebude zátěží práce na sobě. Měl by na své zaměstnance delegovat více úkolů. Navíc je může dobře řídit nebo řídit proces provádění práce. Pokud zaměstnanec nezvládá řešení základních úkolů pro něj, pak stojí za zvážení proveditelnosti jeho pobytu v zaměstnancích společnosti.
Příliš vysoké tempo práce a trvalé zaměstnání
Někteří zaměstnanci dostávají morální uspokojení z poznání, že jsou příliš žádaní a neustále zaměstnaní. Navíc na jejich stole je nepořádek, nemají čas na vyřešení všech úkolů, které jim byly přiděleny. Kromě toho se častěji podílejí na projektech, které považují za důležité, než na projektech, které mají pro společnost velký význam. Výsledkem je, že tráví spoustu času řešením nevýznamných malých, ale pracných úkolů.
Není třeba hovořit o vysoké efektivitě těchto zaměstnanců. Rozhodně potřebují upravit pracovní harmonogram. Některé úkoly vyžadují důkladnou analýzu a informované rozhodování. Nakonec je lepší soustředit se na důležitou práci a věnovat jí tolik času, kolik skutečně vyžaduje.
Multitasking
Mnozí jsou hrdí na schopnost dělat několik věcí najednou. V praxi se ukazuje, že tito zaměstnanci jsou neefektivní. Skutečností je, že nezaměřují veškerou pozornost na řešení konkrétního problému. Neustále musí přemýšlet o několika úkolech najednou. V důsledku toho špatně řeší oba problémy najednou.
Navíc provádění několika úkolů najednou vede k dodatečným časovým nákladům ve výši 20 až 40%.
Zřeknutí se přestávek
Existuje značný počet zaměstnanců, kteří se snaží pracovat bez přestávek a dokonce i bez oběda. Podle jejich názoru je tak ušetřeno mnoho času, které lze věnovat plnění určitých pracovních povinností.
Studie ve skutečnosti ukazují, že bez přerušení je schopnost člověka postupně snižovat. Výsledkem bylo, že do poloviny pracovního dne nebyl schopen vyřešit úkoly, které mu byly přiděleny tak efektivně jako ráno.
Je-li to možné, udělejte každou hodinu krátké přestávky v délce 5 minut. Měli byste také věnovat dostatek času na jídlo. Faktem je, že v klidu mozek funguje trochu jinak. Výsledkem je, že mohou být vytvořeny nové nápady k rozvoji společnosti nebo k úspěšnému vyřešení vážného problému.
Nesprávné plánování úkolů
Každý člověk má své vlastní jedinečné biorytmy. Výsledkem je, že někteří lidé lépe řeší problémy ráno, zatímco jiní hned po západu slunce. Správným přístupem by bylo naplánovat nejsložitější a energeticky nejnáročnější úkoly na období, kdy je výkon na nejvyšší úrovni. Jednoduché věci by měly být ponechány po dobu, kdy nejsou vyžadovány žádné závažné tvůrčí schopnosti.