Osobní spis zpravidla obsahuje zvláštní dokumentaci, která odráží informace o zaměstnanci a jeho práci za určité časové období nebo o studentovi a jeho studiu na konkrétní vysoké škole. Vytváření a vedení osobních záznamů zaměstnanců se obvykle provádí po dlouhou dobu. Tak či onak, jsou zahrnuty v počtu dokumentů o personálu. Jaký je dnešní pořádek této akce? Jaké informace obsahuje soubor záznamů zaměstnance? Proč? Odpovědi na tyto a další stejně závažné otázky lze najít v procesu čtení tohoto článku.
Obecné otázky
Nejprve je však třeba poznamenat, že správa osobních záznamů zaměstnanců není povinným procesem ve vztahu ke zcela všem kategoriím zaměstnavatelů. V souladu s ruským právem musí být osobní záležitosti prováděny pouze pro občany, kteří zastávají funkce ve veřejné službě. Je třeba doplnit, že odpovídající postup je upraven prezidentským výnosem „O nařízení týkajícím se řízení věcí osob, které v ruském stavu obsadí ruské státní postoje, jakož i postavení státu týkající se federální služby“ ze dne 1. 6. 1998.
Povinnost, včetně vytváření a uchovávání osobních záznamů zaměstnanců, může být svěřena zaměstnavateli - státnímu podniku (organizaci) také prostřednictvím průmyslového normativního aktu. Například: vyhláška ruského spotřebitelského dohledu ze dne 16. března 2005, která schvaluje pravidla Spolkové státní služby, týkající se dohledu v oblasti ochrany práv spotřebitelů a dobrých životních podmínek člověka (podle bodu 7.7 tohoto dokumentu jsou osobní záležitosti pověřeny správou věcí), jakož i usnesení “ Pokud jde o Federální celní službu “ze dne 21. srpna 2004, kterým se schvaluje nařízení o FCS. Na základě tohoto dokumentu bylo vytvořeno a uvedeno do oběhu nařízení o GUK (hlavní personální oddělení). V souladu s odstavcem 15 nařízení je FCS GUK pověřena správou osobních spisů všech zaměstnanců služeb.
Kromě toho může správcovská společnost (jinými slovy vyšší organizace) stanovit postup pro správu osobních souborů zaměstnanců. V jiných podnicích a organizacích má vedení právo rozhodovat o potřebě provádět sledovaný proces a také (v případě rozhodnutí pozitivním směrem) - ke kterým kategoriím zaměstnanců je vhodné podnikat osobního charakteru. Nařízení o vedení osobních spisů zaměstnanců stanoví, že analyzovaný postup se zpravidla týká těchto kategorií občanů:
- Zaměstnanci pracující na vedoucích pozicích (přímý vedoucí struktury, jeho asistenti (zástupci), management ve vztahu ke strukturálním jednotkám atd.).
- Zaměstnanci společnosti, pro které je stanovena odpovědnost podle současné ruské legislativy (například hlavní účetní, jeho zástupci, pokladní atd.).
Jak se ukázalo, pravidla pro vedení osobních záznamů zaměstnanců neznamenají určitou povinnost. Mnoho soukromých společností však zajišťuje vedení osobních záležitostí vůči absolutně všem svým zaměstnancům.Nezávisí to na stavu a postavení, ani na vykonávaných pracovních činnostech (mimochodem, proto jsou sem zahrnuti i technický personál). Proč? Faktem je, že správa osobních souborů zaměstnanců je velmi pohodlným zdrojem informací. Toto ustanovení se navíc vztahuje na absolutně každého zaměstnance. Jednotná složka obsahuje nejdůležitější kopie objednávek pro zaměstnance, jeho osobní dokumentaci a další potřebné dokumenty. Je důležité poznamenat, že jako nástroj pro konsolidaci informací slouží pokyn k vedení osobních záznamů zaměstnanců osobní povahy.
Vytvoření osobního souboru
Dnes se vytváření záležitostí osobního charakteru provádí pro organizované seskupení dokumentovaných údajů o zaměstnanci, které mu předal zaměstnavatel při převodu nebo přijetí zaměstnání. Pokyn týkající se postupu pro uchovávání osobních záznamů zaměstnanců naznačuje, že všechny příslušné operace, ať už tak či onak, jsou přiděleny speciálně oprávněnému specialistovi nebo orgánu personálu, který je jednotlivě odpovědný za organizaci řádného nakládání s takovou dokumentací.
Vytváření případů osobní povahy se provádí okamžitě po přijetí nebo převedení zaměstnance na vedoucí pozici nebo na pozici, v souladu s níž je stanovení odpovědnosti stanoveno zákonem. Postup pro vedení osobních záznamů zaměstnanců nevylučuje jiné postavení, pokud je předepsáno pokyny pro postup při provádění některých operací s osobními soubory zaměstnanců.
Podle metodických doporučení Moskevského městského archivu, jakož i VNIIDAD FAS Ruské federace, osobní spisy, tak či onak, zahrnují dokumentaci poskytovanou zaměstnanci během zaměstnání, jakož i vytvářené v procesu jejich následné profesní činnosti v konkrétním podniku nebo organizaci. To tedy zahrnuje následující dokumenty:
- Osobní list v souladu s personálem nebo odpovídajícím profilem.
- Dodatek k přihlášce nebo osobnímu listu.
- Zaměstnanecká autobiografie.
- Kopie vzdělávací dokumentace.
- Druhá kopie pracovní smlouvy.
- Smlouva o odpovědnosti.
- Doporučení z předchozích pracovišť (charakteristika).
- Žádost o zaměstnání (přechod na příslušné místo).
- Kopie objednávek nebo výpisů z nich odpovídající najmutí nebo přesunu na jiné místo.
- Výňatky z dokumentace (nebo kopií příspěvků) týkající se odměny nebo disciplinárního řízení zaměstnance.
- Kopie (výpisy) certifikační dokumentace (certifikační listy, recenze atd.).
Zabezpečení osobních souborů
Ustanovení o správě osobních spisů zaměstnanců naznačuje, že za účelem organizace jejich absolutní bezpečnosti a snadnosti manipulace jsou tyto látky (konkrétně šité nití a jehlou pro čtyři vpichy) umístěny do samostatné složky v procesu formování papíru.
Je důležité poznamenat, že kromě výše uvedené dokumentace mohou být do osobních spisů umístěny i další doklady (například dokumenty týkající se zaměstnance, který absolvoval výběrové řízení týkající se obsazení volného místa; kopie dokladů o odměňování zaměstnanců, přidělování čestných titulů atd.). Ověřené fotografie certifikátu zaměstnance jsou navíc umístěny v osobních spisech, ale nejsou uloženy.
Pořadí vedení osobních záznamů zaměstnanců také znamená jejich počáteční registraci. Tímto způsobem:
- Každému osobnímu souboru je přiděleno individuální číslo účtu.
- Příslušné pozice jsou vyplněny na páteři osobního spisu a na přední obálce.
- Interní inventář je nezbytně součástí osobního souboru.
Vedení pracovních knih a osobních spisů zaměstnanců
Je třeba poznamenat, že podnikání osobní povahy nekončí po celou dobu práce každého zaměstnance konkrétní struktury, pokud to jeho pravidla neodporují. Chování osobních věcí tak v každém případě stanoví následující body:
- Vedení záznamů v nezbytných částech případu.
- Prostory dokumentace, které mají být uloženy jako součást osobního spisu.
- Zajištění dokumentace, jejíž potřeba prošla.
- Pravidelná kontrola stavu osobního spisu v souladu s předmětem uchování dokumentů v něm obsažených.
Udržování osobního záznamu zaměstnance v organizaci předpokládá, že v dokumentaci osobního záznamu se provádějí zápisy na základě určitých dokumentů nebo jejich ověřených kopií. Je důležité dodat, že pověřený úředník může objasnit nezbytné nuance pro provedení postupu před provedením konkrétních zápisů během osobní konverzace se zaměstnancem. Absolutně všechny záznamy, které se vztahují k dokumentaci při nakládání s osobními soubory, se vyrábějí ručně s kuličkovým nebo plnicím perem v modré, černé nebo nachové. Nařízení o vedení osobních spisů zaměstnanců zahrnuje vyloučení oprav v dokumentaci a přiměřenost čitelného rukopisu. Poté, když vznikne skutečná potřeba, jsou tyto záznamy ověřeny podpisem pověřeného úředníka z personální správy. Kromě toho je společnost označena razítkem.
Další informace
Předvídavý příkaz, vedení osobního spisu zaměstnance je zajištěno podle následujícího pravidla: v případě hromadění dokumentace musí být tento soubor v osobním spisu distribuován v souladu s oddíly. Kromě toho jsou uvnitř papírové sekce uspořádány chronologicky. Je důležité si uvědomit, že jednotlivé dokumenty uložené v osobním souboru, tak či onak, podléhají očíslování. Informace o těchto cenných papírech (s přihlédnutím k číslování stránek), v rámci kterých se nachází v osobním souboru, v každém případě odrážejí vnitřní inventář.
Ve standardním pokynu pro vedení osobních záznamů zaměstnanců Běloruské republiky se uvádí, že zaměstnanci se zavazují včas poskytovat informace personální službě. Tato informace zpravidla interpretuje změny v jednotlivých údajích, které jsou obsaženy ve složení osobního souboru. Toto je obvykle psáno písemně jako prohlášení. Kromě toho slouží jako aplikace dokumentace potvrzující změny. Trochu později, když jsou všechny záznamy vloženy do osobního souboru, je dokumentace, tak či onak, vrácena zaměstnanci. Mimochodem, pokud je to nutné, kopie těchto dokumentů se nejprve vyhotoví a ověří, které se následně připojí k osobnímu spisu.
Ukládání a evidence osobních souborů
Po úplném prostudování správy osobních souborů zaměstnanců je vhodné zvážit otázku skladování a účetnictví. Tyto postupy jsou tak organizovány pro nezaměnitelné a rychlé vyhledávání osobních věcí, zajišťující jejich absolutní bezpečnost a důvěrnost informací obsažených v dokumentaci před neoprávněným přístupem.
Je důležité si uvědomit, že osobní spisy zaměstnanců společnosti jsou zahrnuty do nomenklatury personální jednotky v souladu s obecným názvem „Osobní spisy“. Kromě toho jsou zde uvedeny jejich doby skladování. Doba skladování cenných papírů zpravidla dosahuje sedmdesát pět let.
Vyhláška o vedení osobních spisů zaměstnanců stanoví, že dokumentace je uložena v personálním oddělení (obvykle je to pro takové účely, že tam jsou prostory uspořádány) odděleně od ostatních dokumentů. Je třeba dodat, že personální služba ukládá pouze osobní soubory příslušných zaměstnanců. Případy propuštěných pracovníků se v souladu s postupem stanoveným zákonem převádějí do archivu struktury nebo do územního archivu.
Je třeba poznamenat, že podmínky skladování, tak či onak, by měly zajistit absolutní bezpečnost přímo osobních souborů, jakož i dokumentaci (informace), které jsou v nich uloženy před odhalením nebo krádeží. Proto se dnes doporučuje zabezpečit ukládání osobních souborů prostřednictvím trezorů (skříněk) a umístit je ve svislé poloze na policích (s kořeny ven).
Co jiného?
Mimochodem, uvnitř skříně nebo trezor na dveřích lze umístit souhrnné popisy týkající se uložených osobních souborů. Je důležité, aby přístup k informacím byly výhradně oprávněnými úředníky a jejich vedoucími. Když počet osobních souborů přesáhne přípustný počet, pak se zaznamenají do specializovaného registru nebo žurnálu. Systematizace případů se provádí jednou z následujících metod:
- Podle pořadí čísel.
- V souladu s přímým abecedním pořádkem.
- V souladu s oddíly podle názvů strukturálních jednotek podle personální tabulky, uvnitř sekcí, v abecedním pořadí přímého účtu nebo v pořadí čísel.
Aby se snížil celkový počet účetních jednotek, lze osobní soubory ukládat jako součást tzv. Oblečení - abecedních skupin pro ukládání. Každému osobnímu spisu, který je součástí objednávky, tedy předchází list papíru se jménem zaměstnance. Je třeba dodat, že osobní záležitosti, sestávající z pořadí, jsou také seskupeny podle abecedního pořadí. Na začátku oblečení je souhrnný seznam osobních souborů.
Vydávání osobních souborů včas
Vydávání osobních záležitostí zaměstnancům konkrétní struktury za účelem dočasného použití, aby se mohli seznámit s uvedenými informacemi, se obvykle provádí pouze se souhlasem personálního oddělení. Seznámení zaměstnance s vlastním osobním spisem při přijetí se obvykle provádí přímo za přítomnosti úředníka, který je odpovědný za zpracování dokumentace takového plánu.
Je třeba poznamenat, že zaměstnanci jsou obeznámeni s osobními záležitostmi alespoň jednou v průběhu roku, stejně jako v souladu s požadavkem těchto osob v jiných případech stanovených ruským právem. Při seznámení se s osobními záležitostmi zaměstnanců organizace je přísně zakázáno:
- Proveďte veškeré opravy již provedených záznamů osobních souborů.
- Vytvořte nové záznamy ve svých osobních souborech.
- Extrahujte z osobních spisů dokumentaci nebo do nich vložte nové.
- Uchovávejte osobní spisy po uplynutí doby poskytnuté oprávněnými osobami.
Důležité nuance
V případě, že jsou v záznamech nalezeny nepřesnosti nebo pokud je v osobní záležitosti nalezena zastaralá dokumentace, má zaměstnanec v tomto ohledu právo obrátit se na personální servis stavby. Je třeba dodat, že k žádosti by měly být přiloženy doklady, podle kterých by bylo vhodné provést některé změny dříve provedených záznamů nebo kopií určitých jednotek dokumentace za účelem nahrazení.
Je důležité vědět, že vydávání osobní věci k dočasnému použití se provádí přesně po dobu nezbytnou k provedení nezbytných operací, podle seznamu osob oprávněných k přijímání osobních spisů, který je schválen vedením struktury. Mimochodem, skutečnost vydání případu osobní povahy, tak či onak, je zaznamenána v kontrolní kartě (deníku).
Je důležité vědět, že seznámení (práce) s osobními soubory se provádí v místnosti speciálně určené pro tyto účely. Čas seznámení (práce) je tak či onak omezen na pracovní den.Na konci pracovního dne se tedy zaměstnanec odpovědný za nakládání s osobními záležitostmi musí ujistit, že všechny osobní soubory, které byly vydány k dočasnému použití, byly vráceny na místo uložení. V případě potřeby se úředník zavazuje přijmout vhodná opatření k vrácení nebo vyhledávání dokumentace.
Přenos osobních spisů nebo jednotlivých písemností v jejich složení k dočasnému použití jiným institucím (organizacím, podnikům) se provádí výhradně v případě souhlasu se správou struktury na základě řádně provedené žádosti.
Je důležité vědět, že se jedná o jednání týkající se vydání osobního spisu, jehož jedna kopie, tak či onak, se předává spolu s osobním spisem nebo samostatným dokumentem pověřené osobě dožadující strany. Druhá kopie se uloží do záležitostí struktury bezprostředně před vrácením osobního souboru nebo samostatného dokumentu na původní místo uložení.
Odstranění příspěvků z osobního spisu
Je důležité poznamenat, že odstranění určitých jednotek dokumentace z osobního spisu se provádí výhradně po povolení vedení, pokud je odpovídající záznam umístěn do sloupce „Poznámka“ interního inventáře. V případě dočasného zabavení papíru na jeho místě (jmenovitě mezi listy sousedních papírů) se podle pravidel vkládá náhradní karta (jinými slovy osvědčení o náhradě), která uvádí datum a důvod zabavení s podpisem osoby, která dokument vydala, a podpis tohoto dokumentu zaměstnanec, který jej obdržel v souladu s pravidly dočasného použití týkajícími se struktury.
S cílem zajistit absolutní kontrolu nad bezpečností osobních spisů v konkrétní instituci (organizaci, podniku) ročně (konkrétně nejpozději v prvním čtvrtletí následujícím po vykazování) se zkontroluje jejich stav a dostupnost. Musíte vědět, že nedostatky a nedostatky zjištěné během procesu kontroly jsou v každém případě zaznamenány v aktu, který je ihned po schválení předsedou komise předložen vedení organizace k posouzení a následnému rozhodování o ztracené nebo nepřesné dokumentaci.