Společnosti musí vzít v úvahu, kolik času všichni zaměstnanci podniku skutečně pracují během dne nebo směny. To vyžaduje vedení časového rozvrhu pro zaměstnance. Tento dokument je zpracován ve zvláštní formě. Každá společnost a jednotlivý podnikatel musí tuto dokumentaci vyplnit. K tomu je třeba použít registrační formuláře T-12 a T-13 vytvořené Státním statistickým výborem. Vyplňování časového výkazu je poměrně jednoduché, ale z tohoto důvodu je třeba vzít v úvahu některá pravidla a požadavky, aby byla zpráva správná. Z jeho obsahu záleží na správném výpočtu platu zaměstnanců.
Koncept dokumentu
Zvláštní formulář karty byl schválen v roce 2004 Goskomstatem. Správa rozvrhů v organizacích je prováděna zaměstnanci personálního oddělení nebo účetního oddělení.
Na základě tohoto formuláře může podnikové řízení provádět různé akce:
- brát v úvahu všechny hodiny odpracované každým zaměstnancem podniku;
- sledovat disciplínu na pracovišti;
- odrážet všechny docházky a nepřítomnost zaměstnanců;
- zaznamenat skutečnost, že každý odborník je pozdě;
- vlastnit informace, které vám umožní určit, jak plně byla práce provedena odborníkem ve společnosti;
- používat tyto informace pro kompetentní výplatní listinu;
- zadávat data do statistických formulářů.
Tento dokument nejčastěji používají zaměstnanci účetního oddělení při výpočtu optimální mzdy, bonusů a příspěvků ostatním zaměstnancům podniku. Udržování časového rozvrhu zaměstnanců pro personální službu vám umožňuje kontrolovat docházku a zpoždění. Jsou-li zjištěna porušení, jsou odpovědní příslušní zaměstnanci podniku a mohou být uplatněny různé typy disciplinárních sankcí.
Nuance použití dokumentu
Daňový řád obsahuje informace, že každá osoba úředně pracující ve společnosti může po propuštění požádat o pracovní výkaz spolu s dalšími dokumenty, které obsahují pracovní knihu. Tato informace je uvedena v čl. 84.1 Daňový zákon.
Od roku 2013 nesmějí manažeři podniků používat jednotné formuláře při vedení časového rozvrhu zaměstnanců, protože byli zrušeni. Odborníci společnosti však tyto dokumenty obvykle používají. Vzorový časový výkaz je níže.
Je dovoleno, aby odborníci účetního oddělení nebo personálního oddělení provedli v tomto dokumentu různé změny. Závisí na specifikách celého podniku a počtu zaměstnanců ve státě.
Forma zavedená Goskomstatem je považována za vhodnou, takže ji lze snadno zpracovat a změnit. Často se používá bez jakýchkoli změn.
Jaké formy jsou vhodné?
Existují tři formy dokumentu, které se považují za snadno použitelné. Můžete snadno provádět různá nastavení. Volba závisí na směru podnikání a počtu pozic ve společnosti.
Udržování pracovního výkazu lze provádět na základě tří formulářů:
- T-13. Tuto formu obvykle používají společnosti, ve kterých je u vchodu nainstalován turniket nebo jiné zařízení, na základě kterého je automaticky zaznamenán, když konkrétní odborník přijde do práce.Dokumentace je vyplněna jak manuální metodou, tak pomocí různých počítačových programů.
- T-12. Tato možnost je univerzální formou. Obvykle je vyplňují odborníci podniku ručně. Má další sekci, ve které lze zadat informace o výši platby za provedenou práci.
- 0504421. Tento formulář je považován za specifický, protože ho používají pouze rozpočtové organizace. Nejvýznamnější mezi učiteli nebo učiteli pracujícími v různých vzdělávacích institucích.
Každý dokument má své vlastní vlastnosti, proto je vyplněn specifickým způsobem.
Kdo vyplňuje časový výkaz?
Konkrétně by společnost měla určit konkrétní osobu odpovědnou za vedení časového výkazu. Obvykle je vybrán personální úředník nebo účetní. Za tímto účelem by měl být zpočátku vydán příkaz, na jehož základě jsou příslušné pravomoci převedeny na specialistu.
Na časovém rozvrhu musí být podepsána osobou odpovědnou za vedení časového rozvrhu a vedoucí personálního oddělení. Není nutné, aby společnost takovému zaměstnanci přidělila místo samostatně, protože každá osoba, která má nad řízením podniku příslušnou pravomoc, se s tímto úkolem může vypořádat. Povinnost vést pracovní výkaz se převádí na základě objednávky. Označuje, který zaměstnanec podniku je odpovědný za údržbu tohoto dokumentu.
K pracovní smlouvě vybraného specialisty musí být připojeno samostatné ustanovení. Znamená to, že občan má zvláštní pravomoci. Pokud tento proces není dokončen, může odborník odmítnout další práci.
Osoba vybraná pro vedení časového výkazu musí zadat informace po celý měsíc, po kterém je dokumentace předána vedoucímu personálního oddělení. Ředitel odboru zkontroluje informace s jinými zdroji a formulář podepíše. Poté se převede do účetního oddělení, aby se vypočítal plat každého zaměstnance podniku.
Pravidla plnění
Zaměstnanec podniku, který je oprávněn vyplnit tento dokument, by měl chápat nuance procesu zadávání informací. Pravidla pro vedení časového výkazu jsou považována za jednoduchá a srozumitelná. Je vhodné jim nejprve porozumět, což jim usnadní a usnadní práci se zprávou. Záleží na tom produktivita nejen personálních služeb, ale také účetního oddělení. Na základě správně zadaných údajů budou zaměstnanci účetního oddělení schopni správně vypočítat odměnu každého zaměstnance podniku.
Mezi základní pravidla pro vyplňování dokumentu patří:
- od samého začátku je aktuální forma udržování časového výkazu vybrána správně;
- dokument je vyplněn pouze v jedné kopii;
- je povoleno manuálně zadávat data nebo používat počítač;
- zaměstnanec zapojený do tohoto procesu musí mít příslušnou pravomoc, pro kterou zaměstnavatel nejprve vydá objednávku;
- připravit časový rozvrh na začátku nového měsíce;
- informace o názvu společnosti a existujících divizích jsou uvedeny na titulní stránce;
- datum zahájení účetnictví je uvedeno;
- na konci měsíce je stanoveno datum hlášení;
- hlavní list časového rozvrhu je reprezentován tabulkou, do které jsou zapisovány údaje o každém zaměstnanci organizace, a je důležité správně zadat všechna jména, aby nedošlo k záměně nebo chybám;
- musí být k dispozici jistě spolehlivé informace o každém zaměstnanci a zaznamená se také číslo přidělené odborníkovi, které lze zaznamenat do osobního spisu;
- sloupce časového rozvrhu jsou reprezentovány konkrétními dny v měsíci;
- v opačném příjmení jsou buňky, ve kterých se zadávají informace o všech odpracovaných hodinách nebo směnách;
- pokud jsou víkendy nebo svátky, musí být tato informace označena zvláštními značkami;
- informace odpovědné osoby musí být zadávány denně, pro které je odborník veden úředními doklady, které zahrnují různé příkazy, prohlášení, nemocenskou dovolenou nebo pokyny vedení společnosti;
- pokud je zaznamenána latence nebo nepřítomnost, jsou fixovány speciálními kódy složenými z čísel a písmen.
Dokument je připevněn podpisem vedoucího podniku. Bez tohoto podpisu nebude považován za platný. Postup pro vedení časového výkazu je považován za jednoduchý, proto se s ním může každý zaměstnanec personální služby vyrovnat. Pokud jsou zjištěny chyby nebo porušení, je za tyto informace odpovědný určený odborník.
Nuance zadávání různých informací
Vyplnění tohoto dokumentu je ve skutečnosti celkem jednoduché. K tomu musíte pochopit pouze účel každé buňky. Odpovědné osoby s oprávněním vyplňovat dokumentaci by měly dobře rozumět složení dokumentu. Mezi vlastnosti procesu plnění patří:
- dovoleno zvýšit počet sloupců;
- výdajové kódy hodin jsou zobrazeny nahoře a dole ukazuje, jak moc odborník skutečně pracoval v určitý den;
- každý zaměstnanec organizace musí mít v časovém plánu osobní číslo, které se používá pro výpočet mezd a provádění dalších akcí;
- pracovníkům na částečný úvazek jsou přidělena dvě čísla;
- je nutné uvést jak odpracované dny, tak i počet hodin, které odborník denně pracoval;
- na konci každého měsíce je předávací karta předána personálnímu oddělení a odborníci tohoto oddělení zkontrolují správnost přípravy dokumentu a také se ujistí, že pracovní doba, kterou zaměstnanci nevynechají, není nepřítomná;
- pokud odborník odejde, od následujícího měsíce se jeho číslo při vyplňování časového rozvrhu nepoužívá;
- Uveďte údaje o nepřítomnosti, volno a také o nepřítomnosti, dovolené, služebních cestách nebo o jiných důvodech, pro které na pracovišti není odborník.
Pokud je délka pracovního dne uvedena v hodinách, není nutné neúplné hodiny fixovat.
Specifika pro rozpočtové organizace
Podniky, které jsou z rozpočtu, používají během provozu jinou formu. Jmenuje se č. 0504421. Tato forma má některé odlišnosti od standardní formy T-12 nebo T-13. Důvodem je skutečnost, že odráží všechny nuance práce rozpočtové organizace. V tabulce můžete zadat různé kódy, které označují víkend během školení nebo studijních prázdnin.
Mezi hlavní nuance vedení časového rozvrhu pro zaměstnance ve veřejném sektoru patří:
- je důležité na titulní stránku uvést nejen název instituce, ale také přiřazený digitální kód;
- pokud potřebujete v dokumentu provést určité změny, je předepsán opravný kód;
- existují grafy, kde musíte zadat informace o mezisoučtech.
Při používání tohoto formuláře není nutné registrovat další výpočty. Při vyplňování dokumentu se používají standardní pravidla.
Jaké kódy se používají?
Při vyplňování tohoto dokumentu musíte mít informace o tom, které kódy by měly být zadány. Skládají se z čísel a písmen. Na titulní stránce této zprávy je přepis všech kódů. Často je nutné zadat další kódy, pro které vedoucí podniku vydává zvláštní ustanovení o vedení výkazu času.
Mezi hlavní kódy použité k vyplnění tohoto časového výkazu patří:
- trvání denní směny - Я01;
- noční práce - Н02;
- činnosti, které musí zaměstnanci provádět o víkendech nebo svátcích - PB03;
- přiřazení přesčasů - С04;
- odeslání specialisty na služební cestu - K06;
- registrace povinné placené dovolené - OT9;
- poskytnutí dodatečné placené dovolené specialistovi - OD10;
- nalezení osoby na pracovní neschopnosti - B19;
- registrace dočasného postižení bez placení - T20.
Obvykle stačí ke správnému vyplnění dokumentu standardní kódy zavedené zákonem.
Jaké chyby se často dělají?
V dokumentu jsou některé běžné nesrovnalosti, které způsobují významné chyby. Mezi ně patří:
- jsou uvedeny pouze iniciály zaměstnanců a zároveň nejsou k dispozici žádné informace o pozici, kterou zastávají;
- Svátky jsou registrovány jako pracovní dny;
- v den před svátkem není zaznamenáno, že pracovní směna je snížena o jednu hodinu.
Pokud má občan ve společnosti částečný úvazek, je třeba věnovat velkou pozornost přesné délce jeho pracovního dne. Specialisté často chodí na služební cestu a za těchto podmínek se kód K06 jednoduše používá, takže není nutné uvádět, kolik hodin zaměstnanec denně pracuje.
Jak je vyplněna kusovou platbou?
Podniky používají poměrně často mzdové sazby, což vede k obtížím při vyplňování časového rozvrhu. Pokyny pro vedení časového plánu pro pracovníky jsou následující:
- odměna závisí na množství práce prováděné odborníkem;
- dokument by měl brát v úvahu výstupy pro každého zaměstnance podniku;
- je povoleno měřit práci v hodinách, například je to vyžadováno ve školách nebo jiných vzdělávacích institucích, proto by časový rozvrh měl být zapsán do časového rozvrhu;
- v jiných situacích se používá kód I01, takže není nutné vyplňovat poslední řádek této dokumentace;
- práce na dovolené se platí zvlášť a výše platby závisí na informacích obsažených v kolektivní smlouvě.
Vyplňování časového výkazu je tedy i při kusové mzdové formě poměrně jednoduché.
Odpovědnost za chyby
Specifický specialista společnosti je oprávněn vést pracovní výkaz, pro který zaměstnavatel vydá příslušnou objednávku. Měl by dobře rozumět tomu, jak správně naplnit stůl. Pro zjednodušení procesu se často používá speciální program k udržování časového výkazu. Stačí zadat potřebné údaje do potřebných řádků, po kterých je dokument vytištěn a podepsán. V případě potřeby proveďte různé změny.
Pokud regulační orgány v tomto dokumentu zjistí chyby, bude společnost odpovědná. Inspektor nejčastěji odhalí, že existují informace v údajích uvedených v časovém rozvrhu s údaji obsaženými v primárních dokumentech. Informace o platu se často liší od údajů v dokumentaci k vypořádání.
Pokud se zjistí, že došlo k porušení, pak je společnost odpovědná za správu, proto platí pokutu 5 000 rublů. Pokud je odhalena úplná absence tohoto dokumentu, pokuta se zvýší na 50 tisíc rublů a je účtována vedoucímu podniku na základě ustanovení Čl. 5.27 zákoníku o správních deliktech. Aby se této situaci zabránilo, musí vedení společnosti sledovat správnost a včasnost sestavování časového rozvrhu.
Závěr
Proto je pro každou organizaci povinné udržovat časový rozvrh zaměstnanců. Tento proces provádí odpovědný odborník, kterému je dána příslušná autorita vydáním zvláštní objednávky vedoucím podniku.
Je důležité porozumět pravidlům pro vyplnění všech buněk v tomto dokumentu. Pokud společnost obsahuje chyby nebo je ve společnosti zcela nepřítomna, mohou orgány dozoru považovat společnost za administrativní odpovědnost.Na základě informací z časového výkazu se provádí výpočet odměn odborníků. Pro správu dokumentů je optimální používat speciální počítačové programy, které tento proces zjednodušují.