Vedení hotovostní dokumentace při práci s hotovostí je povinným požadavkem pro právnické osoby a soukromé podnikatele. Pokladna je konsolidovaný účetní doklad, který zaznamenává pohyb peněz na pokladně společnosti. V malém podniku se spustí v jedné kopii. Podívejme se podrobněji na funkce uchovávání a uchovávání dokumentu. Zejména jak zašít pokladní knihu za rok.
K čemu je dokument?
Pokladna je vydávána pro všechny osoby s pokladnou. Tento požadavek se vztahuje na jednotlivé podnikatele, včetně těch, kteří pracují na zjednodušeném daňovém systému. Formulář KO-04 byl schválen v roce 1998 vyhláškou Státního statistického výboru Ruské federace. Je povolen papírový formulář a elektronická pokladní kniha, elektronický formulář lze uchovávat ve Wordu a Excelu s povinnou ochranou proti neoprávněnému přístupu. Pokladník (provozovatel) to provádí, ale hlavní účetní vykonává kontrolu nad správností plnění. Správnost jednání systematicky kontrolují regulační orgány.
Ve velkých společnostech je vedení pokladny v každé jednotce nezbytné za předpokladu, že každá z nich je uvedena v samostatné rozvaze. Jedna jednotka má jednu kopii dokumentu. Kopie knihy a originály primárních dokumentů jsou poskytovány hlavní kanceláři (správcovské společnosti). Informace o zbývajících penězích se berou v úvahu při sestavování rozvahy a podávání zpráv o podniku jako celku. Zvažte níže, jak zašít pokladní knihu za rok.
Postup zpracování ručně psaného dokumentu
Papírová verze je brožura A4, která je vytištěna na tiskárně nebo v tiskárně a je vedena rukopisem. Listy jsou nutně očíslovány a prošity. Musí odpovídat formě KO-04. Musíte vědět, jak zašít hotovostní knihu za rok. Proces číslování a udržování elektronického a papírového formátu se liší od klasické verze používané v kancelářské práci.
Důležité! Stránky jsou očíslovány a duplikují číslo duplikátem. První stránka je originál, druhá kopie. Kopie je vyplněna karbonovým papírem a převedena do účetního oddělení k hlášení. Pro odpojení druhé stránky je k dispozici čára řezu.
Je pohodlnější spustit firmware ve spodní části stránky. Okraje niti jsou zobrazeny na zadní straně posledního listu, upevněny uzlem, papírovým těsněním a těsněním. Plomba je umístěna tak, že částečně zachycuje stránku knihy a plombu. V okolí uveďte počet stránek, uveďte podpis vedoucího nebo hlavního účetního.
Postup pro vydávání elektronické verze
Při registraci elektronického formátu pro pokladní knihu je formulář podmíněně rozdělen na dvě části řádkem, který odděluje sudé a liché stránky. Řez tištěného listu se provádí vodorovně podél dané linie. Horní část stránky je původní, spodní část je oddělena pro přenos do účetního oddělení pro podávání zpráv.
Důležité! Dokument je veden denně, s výjimkou situací, kdy nebylo provedeno vyrovnání. Pokladna na začátku a na konci dne informuje o zůstatku na pokladně. Toto je povinný údaj!
Zvažte, jak zařídit hotovostní knihu pro daný rok. Provozovatel si při provádění finančních transakcí v dokumentu pořizuje poznámky o pohybu finančních prostředků. Nezapomeňte vyplnit informace pro každý příchozí a odchozí peněžní příkaz. Na konci směny je nutně vyřazena celková částka nákladů, výnosů, vypočítán zůstatek hotovosti.Primární dokumenty jsou připojeny k ořezané kopii knihy a převedeny do účetnictví. Účetní ověřuje původní stránku a její kopii vlastním podpisem.
Návrh titulní stránky. Nuance
Titulní stránka pokladny je vyplněna podle jednotného formuláře KO-4. Obsahuje celé jméno společnosti, strukturální jednotky a OKPO. Soukromí podnikatelé uvádějí celé jméno, pokud název společnosti chybí. Mělo by být uvedeno, na jaké období (měsíce a rok) je dokument spuštěn.
První list: vlastnosti převodu zůstatku peněz
Před sešíváním pokladní knihy na jeden rok musíte znát jemnosti jejího plnění. V horní části stránky napište datum a uveďte aktuální den, měsíc a rok. Nezapomeňte uvést částku hotovostního zůstatku v hotovosti na začátku dne. Převádí se z zůstatku předepsaného na konci předchozího dne. Pokud je otevřena nová kniha, zbytek je převzat z předchůdce. Na první stránce vyplněné v první den kalendářního roku zaregistrujte zůstatky hotovosti vypočtené na konci posledního dne posledního roku.
Vyplnění formuláře knihy
Sloupce 1-5 jsou vyplněny z formulářů RKO a PKO. V buňce „Číslo dokumentu“ předepište aktuální číslo z registrované objednávky. Ve sloupci 3 by mělo být uvedeno celé jméno příjemce nebo osoba, která peníze předala. Odpovídající číslo účtu je vyžadováno pouze u právnických osob, jednotliví podnikatelé vloží do pole pomlčku nebo ji nechají prázdnou. Množství spotřeby / příjmu je uvedeno v číslech, které předepisují penny. V řádku převodu jsou částky výnosů a nákladů krouceny samostatně. Sloupce a řádky, které nejsou vyplněny, musí být označeny pomlčkou ve tvaru písmene Z.
Jak vypočítat zbytkovou částku v pokladně?
Zůstatky na konci dne se vypočítají podle vzorce: k zůstatku peněz na začátku dne se přičte částka příjmu a náklady se odečtou. Na oddělení vezměte v úvahu všechny finanční prostředky přijaté na pokladně. Pokud zůstatek na konci směny opustil peníze určené k vydání platů, stipendií a jiných sociálních dávek, jsou níže uvedeny v paušální částce. Výpočet vám umožňuje identifikovat excesy a nedostatky. Jak zašít pokladní knihu za rok, zvažte níže.
Nuance udržování dokumentu
Osobou odpovědnou za vydávání a přijímání peněz může být kterýkoli zaměstnanec jmenovaný vedoucím společnosti vydáním příslušného příkazu. Ve firmách s malým počtem zaměstnanců může manažer vést pokladní knihu vlastníma rukama. Základem pro zadávání do dokumentu jsou obchodní transakce, které se odrážejí v inkasních a debetních příkazech. Účetnictví se provádí v den vypořádání. Pokud během dne nedošlo k žádnému pohybu peněz, tento den se v knize neodráží.
V dokumentu můžete provést úpravy. Změny se zaznamenávají s rozpisem a datem opravy. Informace jsou ověřeny osobou, která provedla úpravu. Po odsouhlasení údajů na konci dne se skutečnou částkou hotovosti jsou informace ověřeny podpisy provozovatele a hlavního účetního. Mnozí se zajímají o to, kolik let vést hotovostní knihu. Odpověď je jednoduchá. Je uložena v podniku po dobu nejméně 5 let. Neexistence pokladní knihy a její údržba v rozporu se zákonem se trestá pokutami 40 až 50 tisíc rublů pro podniky a 4 až 5 tisíc rublů za úředníka odpovědného za vedení dokumentu.
Jak flash dokument na konci roku?
Standardní kniha má 50-100 listů. Ve velkých společnostech, kde jsou obchodní operace aktivně prováděny, nemusí stránky stačit. V takové situaci zahajují nový dokument, který navazuje na starý dokument. Označuje časové období, během kterého se provádí. Papírová verze, která je plněna ručně, bliká před prvním naplněním.
Kopie dokladů pro účetnictví jsou soubor pokladny a pokladny vydávané za den, listy knihy, vyplněné uhlíkovou kopií s originálním podpisem úředníků.Hlavní účetní ověřuje záznamy pomocí objednávkových formulářů a částka převedené primární dokumentace je uvedena v pokladně. Tento záznam je potvrzením o přijetí primární dokumentace pokladníka. Všechny operace v knize se zaznamenávají formou účtování na příslušné účetní účty.
Důležité! Kromě objednávek je veškerá primární dokumentace opatřena kopií. Zahrnuje příjmy, plné moci, zálohy, výpisy z příkazů a další dokumenty související s pohybem peněz při pokladně.
Elektronická verze je uložena na počítači jinak. K tomu použijte speciální software. Při vytváření účtů u pokladny se formulář vytvoří automaticky. Je však důležité zjistit něco jiného. Jak je hotovostní kniha šitá na konci roku? Lze jej vytisknout na konci dne a provést dvojmo stejným způsobem jako v papírové verzi. Tištěnou verzi uložte na pokladně společnosti.
Na konci roku jsou originály vytištěny do jedné knihy a kopie jsou denně převáděny do účetnictví. Pokud máte elektronickou správu dokumentů, výtisk je volitelný. Elektronické stránky jsou podepsány digitálním podpisem pokladny a účetního. Po podpisu knihy a neoprávněném přístupu je nutné zajistit ochranu proti změnám. Je třeba si uvědomit, že pokud na účtech existují nepřesnosti, pokladní kniha je dokument, který ukazuje obecný obraz o peněžních tocích a potvrzuje legitimitu operací.
