Outsourcing des Druckens. So sparen Sie beim Drucken mit aktiven Dokumenten

Selbst das reichste Unternehmen, das das kostengünstigste Produkt besitzt, denkt über angemessene Einsparungen nach. Nur in diesem Fall wird sie mehr Mittel und Möglichkeiten haben, um ihr eigenes Geschäft über Wasser zu halten und sich weiterzuentwickeln.

Es ist kein Geheimnis, dass die Kosten umso höher sind, je größer das Unternehmen ist. Darüber hinaus machen sekundäre Haushaltsposten, zu denen auch das Drucken von Dokumenten gehört, den Löwenanteil aus. Und angesichts des aktuellen Dollarkurses können die gedruckten Dateien wirklich „Gold“ sein.

Wie viel Geld kostet das Drucken von Dokumenten?

Laut den von Hewelett-Packard veröffentlichten Statistiken gibt jedes Unternehmen, das als mittleres und großes Unternehmen eingestuft werden kann, etwa 6% seines Gewinns für Papierkosten aus. Für manche mag dieser Prozentsatz als Prozentsatz klein erscheinen, ist es aber überhaupt nicht.

Wenn das durchschnittliche monatliche Einkommen des Unternehmens 10 Millionen Rubel beträgt, kostet es ungefähr 600 Tausend Rubel, die Dokumentation zu drucken! Es ist sehr schwierig, eine solche Figur klein oder unbedeutend zu nennen.

Eine angemessene Optimierung der Druckkosten wird zu einer neuen und noch nicht sehr beliebten Dienstleistung - dem Druck-Outsourcing - beitragen.

Was ist Print-Outsourcing und wie funktioniert es?

Dieser Service hilft nur bei mittleren, großen und sehr großen Unternehmen mit großen internen und externen Arbeitsabläufen, Geld zu sparen. Das Auslagern von Druckaufträgen wird manchmal als "Kopierwartung" bezeichnet.

Die exakte Berechnung der Druckkosten ist manchmal nicht nur schwierig, sondern einfach unglaublich. Dies liegt daran, dass Einkäufe von verschiedenen Abteilungen getätigt werden:

• Das Büro (Papier) wird vom Bürovorsteher, der Sekretärin und jedem anderen AXO-Mitarbeiter übernommen.
• Die IT-Abteilung ist für den rechtzeitigen Kauf und die Reparatur von Druckgeräten verantwortlich.
• Die Nachfüllpatronen werden wie alle anderen Verbrauchsmaterialien von der Einkaufsabteilung gepflegt.

In verschiedenen Städten und Regionen verdoppeln sich Tag für Tag Dutzende, Hunderte und sogar Tausende von Arbeitnehmern. Bürogeräte erfordern von Zeit zu Zeit nicht nur Einstellungen oder Auftanken, sondern auch Reparaturen. Die Kosten steigen, wenn die Mittel des Unternehmens unvernünftig verwendet werden: Der Drucker hat keine Tinte mehr und der Vertrag sieht verblasst aus, es werden Testblätter gedruckt, wenn Sie die Funktionsfähigkeit von Druckgeräten überprüfen müssen usw.

Die Auslagerung des Drucks ist nichts anderes als ein umfassender Service für Druckgeräte. Alle seine Vorteile sind, dass der Kunde nur für die Kopien der angefertigten Dokumente bezahlt.

Wie wird die Druckbuchhaltung geführt und wie wird der Kopienzähler vom Drucker entfernt?

Bei allen neuen Modellen der Drucktechnik ist ein Zähler für die produzierten Exemplare vorhanden. Es ist möglich, manuell Ablesungen von diesem Zähler vorzunehmen, oder es ist auch im automatischen Modus möglich.

Die manuelle Methode, die das übliche Drucken einer Konfigurationsseite ermöglicht, ist nicht die bequemste, aber die genaueste. Die Verwendung verschiedener Software zur Überwachung von Druckern (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor usw.) ist beliebt.

Alle aufgelisteten Programme zeigen die in den Patronen enthaltene Tintenmenge, das Vorhandensein gedruckter Blätter, die ungefähre Zeit bis zum Austausch der Patrone usw. an.

Ein wesentliches Minus, das die automatische Methode aufweist, ist die obligatorische Integration in das Internet. Nicht jede öffentliche oder private Einrichtung wird das Risiko eingehen, interne Daten zu verlieren.

Die offensichtlichen Vorteile der Verwendung

Unabhängig von der gewählten Methode kann das Auslagern von Druckaufträgen als effizienteres Mittel zur Erfassung des Druckprozesses von Dokumenten bezeichnet werden. Darüber hinaus können Sie mit einem anderen Druckdienstleister zusammenarbeiten und die Arbeitszeiten der IT-Abteilung optimieren, die den Drucker nicht nur regelmäßig wartet, sondern auch betankt, einrichtet und repariert.

In diesem Fall können Sie den quantitativen Wirkungsgrad der Patronen, ihre technischen Eigenschaften und das Betanken völlig vergessen.

Dieses Service-Format sieht die Zahlung nach Abschluss der Arbeiten vor, dh es wird Geld für qualitativ hochwertige gedruckte Dokumente gezahlt. Der Outsourcing-Vertrag sieht wie andere Vereinbarungen klare Fristen für die Erbringung von Dienstleistungen, deren Kosten und Zahlungsfristen vor.

Ein Unternehmen, das einen solchen Vertrag abgeschlossen hat, befreit sich von vielen kleinen Sorgen: Kauf von Papier, Geräten und anderen Verbrauchsmaterialien, keine Reparaturen von Geräten, Einsparung von Strom und Drucken von Dokumenten für die persönlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter.

Welche Briefmarke wird nicht bezahlt?

In der Tat liefert die Vereinbarung nur einen Qualitätsausdruck. Ein Qualitätsdruckbogen sollte nicht enthalten:

• verschiedene Punkte auf Papier;
• Streifen und Aufdruck;
• verschiedene Fremdgeräusche;
• Papierstaus und mechanische Beschädigungen;
• Bildverzerrung;
• Tonerpartikel.

Wie kann ich den Service bezahlen?

In den Kosten für eine Kopie des Dokuments, die vom Kunden bezahlt wird, sind bereits alle Ausgaben für Material, Wartung und Gerätereparatur enthalten.

Die Gegenpartei kann verschiedene Möglichkeiten zur Bezahlung ihrer Dienstleistungen anbieten:

1. In den meisten Fällen schließen Unternehmen traditionelle Vereinbarungen ab, in denen die Kosten für jede Kopie enthalten sind.
2. Große Unternehmen mit einem riesigen Workflow sind an einem einzigen Preisvertrag interessiert. Mit anderen Worten: Für die uneingeschränkte Nutzung der Geräte zahlt das Unternehmen monatlich einen einzigen Tarif.
3. Kunden, die ihre kleinen Bedürfnisse genau kennen, sind mit einem Festpreisvertrag besser dran. In diesem Fall enthält die obligatorische monatliche Zahlung ein Seitenlimit zu einem Sonderpreis. Wenn das Unternehmen mehr als den angegebenen Standard druckt, wird ein gedrucktes Dokument, das über die Norm hinaus erstellt wurde, zum üblichen Preis gekauft.

Fallstricke und versteckte Nachteile

Trotz der vielen Vorteile des Dienstes hat es viele versteckte Nachteile:

1. Aufgrund der hohen Kosten des Dienstes ist es ratsam, nur große Organisationen zu verwenden. Der Preis richtet sich ausschließlich nach den Originalkartuschen und Ersatzteilen für deren Ausstattung.
2. Jeder Anbieter bietet Service ausschließlich für seine Produkte an, und der Übergang zu Druckern einer anderen Marke kann zu einem hübschen Cent führen. In Anbetracht der gegenwärtigen Situation auf dem Weltwährungsmarkt kann die Abhängigkeit von einem ausländischen Produzenten kaum als sicher bezeichnet werden. Kein einziges Bürogerät und seine kostenlose Wartung kosten solche Risiken.
3. Bestehen Sie bei der Installation von Geräten auf einem Laser. Tatsache ist, dass es viel einfacher und bequemer ist, gedruckte Exemplare übersichtlich zu dokumentieren.
4. Einige Drucker enthalten keine Druckzähler.
5. Kein Anbieter erwägt, auf anderen Formaten als A4 zu drucken. Wenn die Organisation ein Dokument im A3-Format drucken muss, wird es als 2 A4-Blätter gezählt.
6. Der Wechsel zum Outsourcing des Bürodrucks ist ein langer Prozess. Die Praxis zeigt, dass die Koordinierung aller Vertragsklauseln bis zu zwei Monate dauern kann, während die Organisation große Schwierigkeiten bei der Übertragung von Zweigniederlassungen in den Regionen haben wird. Experten stellen fest, dass der Prozess der Einführung eines Dienstes im Durchschnitt viel Zeit in Anspruch nehmen kann (von 3 bis 6 Monaten). Niederlassungsleiter in Regionen können mit Innovationen in Konflikt geraten. Es mag viele Gründe geben, aber die häufigste ist das persönliche Interesse an der Zusammenarbeit mit einem bestimmten Lieferanten.Von einer Zentralisierung der Presse können solche Beamten nur in schrecklichen Träumen träumen, und dies kann zu einem ernsten Problem werden. Überlegen Sie sich vor einer so ernsten Entscheidung - dem Übergang zum Auslagern des Bürodrucks - genau, und analysieren Sie die Situation mit dem Workflow im Unternehmen.

Versuchen Sie, die Bürodruckkosten pro Monat, Quartal und Jahr zu berechnen. Die Zahl muss genau sein! Berücksichtigen Sie dabei alle versteckten Kosten (Energieverbrauch, Zeitaufwand für die Wartung von Druckern, Drucken persönlicher Dateien durch Mitarbeiter usw.). Informieren Sie sich über die heutigen Outsourcing-Angebote für den Bürodruck. Wählen Sie niemals einen Anbieter, der sich von einem außergewöhnlich niedrigen Preis leiten lässt. Eine solche Zusammenarbeit ist mit Kopfschmerzen behaftet. Wichtige Erfahrung und Reputation, die Anzahl der erfolgreichen Projekte.