Bei jeder Transaktion sollte darauf geachtet werden, ob Abschlussdokumente verfügbar sind und korrekt ausgeführt werden. Dabei geht es nicht um Zahlungen, Quittungen, Kontoauszüge, die auch obligatorisch und sehr wichtig sind.
Abschlussunterlagen sind Sicherheiten, bei denen beide Parteien den Abschluss des Geschäfts in Bezug auf die Erfüllung des Vertragsgegenstandes durch die Partner bestätigen.
Damit die Gegenparteien keine Missverständnisse und Missverständnisse in Bezug auf Einzelheiten der Operationen haben, wird empfohlen, dass Sie immer alle Nuancen im Vertrag sorgfältig aufschreiben. Es ist nicht überflüssig, an derselben Stelle anzugeben, welche Dokumente erforderlich sind, damit die Vereinbarung als umgesetzt betrachtet wird. 
Wofür sind die Abschlussunterlagen?
Damit die Transaktion als abgeschlossen und nicht nur bezahlt betrachtet werden kann, muss dies schriftlich bestätigt werden. Hierzu gibt es verschiedene Abschlussunterlagen.
Die Rechnungslegung jedes Unternehmens erfordert eine strenge Rechnungslegung und die Verfügbarkeit aller Unterlagen. Wenn Geld für ein Produkt oder eine Dienstleistung überwiesen wird, muss der Buchhalter über ein Dokument verfügen, aus dem hervorgeht, dass das Unternehmen es erhalten hat. Umgekehrt schließt die Gegenpartei den Vorgang mit denselben Dokumenten beim Geldeingang ab und bestätigt, wofür sie bezahlt wurde. 
Für verschiedene Arten von Transaktionen gibt es verschiedene Vereinbarungen sowie Wertpapiere, die deren Umsetzung bestätigen. Was sind Abschlussunterlagen, für jede von ihnen werden wir weiter prüfen.
Bestätigung der Ausführung des Liefervertrages
Das Hauptdokument umfasst Vertrag über die Lieferung von Waren, Materialien, Rohstoffe oder sonstige Gegenstände sind eine Rechnung. 
Nur Originaldokumente sind rechtsverbindlich. Daher sollte das Original, auch wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt aufgrund bestimmter Umstände eine Kopie der Rechnung angenommen wurde, weiterhin in den Geschäftsbüchern geführt werden. Auch eine Reservierung in einem Vertrag kann dies nicht ändern.
Pflichtangaben der Rechnung
Beim Verkauf von Waren ist der Lieferant verpflichtet, eine Rechnung in zweifacher Ausfertigung auszustellen: für sich und den Käufer. Es sollte solche Details haben wie:
- Name und Datum des Dokuments;
- Name des Lieferanten;
- Beschreibung der übertragenen Werte;
- Menge und Maßeinheit (in physischen und monetären Äquivalenten);
- Unterschrift der verantwortlichen Person mit Angabe ihrer Position und ihrer Initialen.
Das Gesetz sieht kein verbindliches Rechnungsformular vor. Jedes Unternehmen kann seine eigene Form entwickeln. Die vorstehenden Angaben müssen jedoch nach dem Bundesgesetz über die Rechnungslegung unbedingt alle Abschlussunterlagen des Liefervertrages enthalten.
Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der Selbstzusammenstellung des Formulars, können Sie erfolgreich die Formularnummer TORG-12 verwenden, die bis 2013 als obligatorisch galt.
Beispiel
Für das Beispiel können Sie die folgende Rechnung berücksichtigen:
RECHNUNG Nr. 12 vom 19. März 2015
Absender: Chip LLC.
Empfänger: LLC Astra.
Grundlage für die Freigabe der Ware: Vertrag Nr. 7 vom 13. Januar 2015
Vollmacht Nr. 25 vom 28. Februar 2015 durch den Einkaufsleiter E. G. Viktorov.
| Nr. P / p | Name | Einheiten rev. | Menge | Preis
reiben cop. |
Menge
reiben cop. |
| 1 | Patrone | Stück | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| INSGESAMT | 3000,00 | ||||
Habe gerade einen Namen veröffentlicht
In der Höhe von: Dreitausend Rubel. 00 Kopeken
Versendet den Regisseur _____________________ A. A. Sergeev
Einzelteil empfangen _______________________
M.P.
Bestätigung der Durchführung des Servicevertrages
Wenn der Vertragsgegenstand Dienstleistungen oder Arbeiten sind, ist das Hauptdokument, mit dem der Vertrag geschlossen wird, eine Handlung. Wie bei der Rechnung muss die Transaktion mit dem Original bestätigt werden. 
Es gibt jedoch einige Ausnahmen. Wenn Abschlussunterlagen für Dienstleistungen keine Vertragsvoraussetzung sind und ihre Abwesenheit gesetzlich zulässig ist, können Kopien von Rechtsakten (falls erforderlich) in die Buchführungsregister aufgenommen werden. Diese Papiere dürfen jedoch nur zur Vereinfachung der Rechnungslegung verwendet werden. Solche Fälle treten beim Abschluss von Miet- und Angebotsverträgen auf.
Durchgeführte Arbeit (erbrachte Dienstleistungen) - ein Dokument, das nicht nur den Abschluss der Transaktion, sondern auch das Fehlen von Kundenbeschwerden belegt. Sie dient als Hauptbestätigung, mit der Sie die Kosten des Vorgangs berücksichtigen und in die Steuererklärung aufnehmen können. Der Akt wird in zwei Exemplaren gedruckt, sie werden von jedem der Teilnehmer an der Transaktion gespeichert.
Pflichtangaben
Das Gesetz führt keine einheitliche Form des Aktes der abgeschlossenen Arbeit ein. In jedem Unternehmen werden Abschlussdokumente im Rahmen eines Servicevertrags unabhängig entwickelt, aber ihr Design sollte eindeutig den festgelegten Standards entsprechen.
Die wichtigsten Details, die erforderlich sind, sind:
- Name und Nummerierung des Dokuments;
- welches Datum ist erfunden;
- Name des Auftragnehmers und Kunden;
- Beschreibung der Operation;
- Maßeinheit und Menge (Natur- und Wertindikatoren);
- Unterschriften der für die Operation verantwortlichen Personen mit Angabe ihrer Positionen und Initialen.
Probe
Gesetz Nr. 98 vom 12. Dezember 2014, Abnahme der geleisteten Arbeit (erbrachte Dienstleistungen).
Der Auftragnehmer Chip LLC, vertreten durch den Geschäftsführer A. A. Sergeyev, und der Kunde Astra LLC, vertreten durch den Beschaffungsleiter I. V. Kulebyakin, stellten ein Gesetz auf, das besagte, dass der Kunde die durchgeführten Arbeiten akzeptierte und keine Beschwerden vorlagen hat.
| Nr. P / p | Name | Einheiten rev. | Menge | Preis, reiben. cop. | Menge
reiben cop. |
| 1 | Patronen nachfüllen | Stück | 1 | 500,00 | 500,00 |
| INSGESAMT | 500,00 | ||||
Gesamtbetrag: 500 Rubel 00 Kopeken.
Künstler:
Direktor von Chip LLC _______________________ A.A. Sergeev
Kunde:
Supply Manager von Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Fehlende Abschlussunterlagen
Rechnungen und Handlungen müssen die Transaktion unbedingt abschließen. Erst danach wird es von allen Regeln als voll und geschlossen betrachtet.
Es kann jedoch vorkommen, dass das Schließen von Dokumenten aufgrund verschiedener Umstände verloren geht. Oder der Firmenchef muss sich mit der Nachlässigkeit von Untergebenen auseinandersetzen, und als Ergebnis von Kontrollen wird das Fehlen solcher Papiere aufgedeckt. 
Eine der negativen Folgen solcher unangenehmen Vorfälle ist die zusätzliche Erhebung von Steuern. Schließlich hatte der Buchhalter des Unternehmens nicht das Recht, nicht belegte Aufwendungen in die Meldung aufzunehmen. In diesem Fall wird die Einkommensteuer unterschätzt, und Sie müssen sie nicht nur bezahlen, sondern auch alle Bußgelder und Strafen auflisten. Darüber hinaus werden sie auch für das Fehlen von Unterlagen selbst bestraft. 
Um solche Konsequenzen zu vermeiden und die Reputation des Unternehmens und die Beziehungen zu den Steuerbehörden nicht zu beeinträchtigen, ist es erforderlich, den Stand der Dokumentenverwaltung und Rechnungslegung im Unternehmen sorgfältig zu überwachen. Es ist wichtig, alle Papiere rechtzeitig und in geeigneter Form auszufüllen.
Wenn der Manager die Kompetenz oder Verantwortung seines Buchhalters anzweifelt, ist es besser, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu bezahlen und eine Prüfung durchzuführen, als wenn Dutzende oder sogar Hunderte Male mehr für den Mangel an Unterlagen zu bezahlen.
