Die wirtschaftliche Tätigkeit von Unternehmen umfasst den Einsatz verschiedener Vollmachten. Eine Vollmacht zum Empfang von Fracht ist ein Dokument, das die Rechte des Empfängers auf Inventargegenstände bestätigt. Sie kann sowohl in einfacher schriftlicher als auch in notarieller Form abgefasst werden. Es gibt mehrere Vollmachtsvorlagen, die jedoch alle dem Gesetz entsprechen müssen.
Die Vollmacht zur Entgegennahme der Fracht berechtigt auch zur Erstellung aller dazugehörigen Papiere: Rechnungen, Dokumente für den Warenverkehr und deren Lieferung, Dokumente für die Entgegennahme der Gelder.
Die Vollmacht muss angeben:
- Persönliche Unterschrift eines Firmenvertreters. Es ist durch die Unterschrift des Kopfes und Siegels zertifiziert.
- Name, Vorname und Patronym des Vertreters, seine Position, personenbezogene Daten.
- Die Nummer und der Name aller Werte, die abgerufen werden sollen.
Der Lieferant muss alle Informationen unbedingt überprüfen und erst danach die Erlaubnis erteilen, die Werte zu erhalten.
Jede Vollmacht zur Entgegennahme der Ware (Formular) muss folgende Spalten enthalten:
- Datum und Ort der Zusammenstellung.
- Titel des Dokuments und Nummer.
- Angaben zum Bevollmächtigten.
- Die speziell formulierte Bestellung.
- Unterschrift des Auftraggebers und Firmensiegel.
Es ist nicht erforderlich, eine notariell beglaubigte Vollmacht vorzulegen, um die Waren im Transportunternehmen entgegenzunehmen. Wenn die Waren jedoch besonders wertvoll sind, kann dies auf Wunsch erfolgen.
Dokumente für Einzelpersonen
- Reisepass, der die Staatsbürgerschaft bestätigt.
- Eine Vollmacht des Empfängers, die alle erforderlichen Informationen und Daten des Vermittlers enthält.
- Persönliche Dokumente des Vertreters des Empfängers.
- Wenn eine Zahlung erforderlich ist, sollte der Vermittler den richtigen Geldbetrag bei sich haben.
Für den Fall, dass solche Vorgänge zur Warenannahme regelmäßig stattfinden, ist es ratsam, Standardvorlagen vorzubereiten, in denen das Datum, der Name und die Menge der Waren eingegeben werden können.
Welche Unterlagen benötigt eine juristische Person?
Wenn die Waren bei einer juristischen Person eingehen, müssen Sie eine Vollmacht vorlegen, um die Waren zu erhalten, in der alle Einzelheiten des Unternehmens angegeben sind, für das sie bestimmt sind. Zur Bestätigung Ihrer persönlichen Daten benötigen Sie einen Reisepass oder eine Kopie davon. Die Vollmacht muss die Menge des Produkts und seinen Namen sowie den Ort angeben, an dem es angekommen ist.
Unternehmer, der Waren empfängt
Erhält der Unternehmer, für den die Ware bestimmt ist, diese persönlich, ist eine Vollmacht zur Entgegennahme der Ware nicht erforderlich. Es reicht aus, einen Urlaub von Waren und Rechnungen auf der Grundlage eines Reisepasses und einer Bescheinigung über die staatliche Registrierung auszustellen.
Einige Organisationen möchten Waren nicht ohne Vollmacht ausgeben und verlangen, dass der Unternehmer sie selbst erstellt. Aber diese Handlungen sind illegal.
Warenannahme durch Mitarbeiter
Sie können eine Vollmacht nur an Mitarbeiter des Unternehmens schreiben. Manchmal ist es jedoch erforderlich, dass die Waren von Personen entgegengenommen werden, die nicht in der Organisation beschäftigt sind. In diesem Fall muss ein Reisepass mit der Vollmacht vorgelegt werden.
Eine solche Vollmacht kann nur mit Zustimmung der Gegenpartei ausgestellt werden, die im Gegenzug eine Rechnung ausstellt.
Benötige ich eine Vollmacht, wenn die Ware zur Lagerung oder Verarbeitung übergeben wird?
Eine Vollmacht ist auch erforderlich, wenn die Ware ohne Eigentum übertragen wird. Sie bestätigt die Übergabe der Fracht an den Empfänger, deren Namen und Menge. Darüber hinaus ist die Art der Beziehung zwischen den Parteien der Transaktion nicht relevant.
Es ist verboten, Rohstoffe zur Verarbeitung ohne Vollmacht auszugeben, daher muss der Kunde sicherstellen, dass diese gemäß allen Anforderungen gefüllt sind. Eine Vollmacht ist auch für Container erforderlich, in denen Rohstoffe transportiert werden.
Wann funktioniert dieses Dokument nicht?
Entspricht die Vollmacht nicht den festgelegten Anforderungen, so gilt sie als ungültig und die Ware wird nicht darauf freigegeben. Dies kann in folgenden Fällen der Fall sein:
- Requisiten oder andere Pflichtfelder sind nicht ausgefüllt.
- Das Dokument enthält Flecken und Korrekturen.
- Keine Unterschriften von Verantwortlichen.
- Der Stimmrechtsvertreter verfügt nicht über die erforderlichen Dokumente oder den Reisepass.
- Die Vollmacht ist abgelaufen oder wurde gekündigt.
Um die Vollmacht zur Entgegennahme der Ware korrekt ausfüllen zu können, ist es zweckmäßiger, die Probe der verantwortlichen Person oder beim Notar zu entnehmen.
Verfahren zur Erteilung einer Vollmacht
Die Vollmacht ist berechtigt, ausschließlich vom Vorgesetzten oder einer von ihm beauftragten Person zu schreiben. Ein Auslieferungsprotokoll muss im Registrierungsjournal erstellt werden, indem dem Dokument eine Nummer zugewiesen und das Datum angegeben wird. Der Empfänger muss vor und nach Erhalt der Ware das entsprechende Feld ausfüllen. Wenn das Dokument abgelaufen oder storniert wurde, wird dies auch im Journal aufgezeichnet.
Jeder Mitarbeiter, der Waren und Materialien erhält, muss eine Vereinbarung über die volle Haftung unterzeichnen. Im Falle eines unzeitigen Eingangs der Ware oder der Nichteinhaltung der Anforderungen kann der Vorgesetzte gegen den Mitarbeiter Sanktionen verhängen. Die Vollmachtsdauer beträgt 10 Tage und kann bei Bedarf gekürzt oder verlängert werden.
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